Es un comunicado
personalizado, con
carácter formal. Se
utiliza para informar,
solicitar, agradecer,
invitar, entre muchos
otros.
La Norma Técnica
Colombiana 3393
establece los siguientes
parámetros para la
Elaboración de cartas
comerciales:




· Superior entre 3 cm
y 4 cm
· Inferior entre 2 cm y
3 cm
· Lateral izquierdo
entre 3cm y 4 cm
· Lateral derecho entre
2 cm y 3 cm



Fecha:
Se
escribe
acompañada de la ciudad de
origen: día, mes, año.
Ejemplo:
Medellín, 10 de febrero de
2003
· Encabezamiento o datos del
destinatario: se dejan entre
cuatro y seis espacios
sencillos después de la fecha.
Los datos que componen el
encabezamiento se escriben a
espacios sencillos. Estos
datos son:


·Tratamiento: se escribe la
palabra
completa,
con
mayúscula inicial y sin
abreviaturas: Señor, Señora,
Licenciado,
Ingeniera,
Economista, Doctor, etc.
Nombres
y
apellidos
completos de la persona a
quien va dirigida la carta,
escritos en mayúsculas fijas.





Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El
cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy
largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.
Nombre de la empresa: se escribe en el renglón
siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la
empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.
Dirección: ubicación del destinatario. Puede ser escrita
en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el
sobre.
Nombre de la ciudad de destino: se escribe con
mayúscula inicial, e inmediatamente después de la
dirección o de la casilla postal, si la hubiere.
Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona,
pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el
tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en
mayúsculas fijas.


Asunto:
también
llamado "referencia", es
una línea opcional que
sintetiza el tema de la
carta. Cuando la carta
se dirige a una Junta, es
conveniente que se
escriba el asunto para
facilitar la respuesta
deseada.
Saludo: es la frase de
cortesía, que se escribe
después
del
encabezamiento y antes
del cuerpo de la carta.
Ejemplos:
Apreciado
señor
Gómez;
Respetados señores;


Respetado señor Rector. Después del saludo se
escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el
destinatario es una mujer, se le trate por su nombre
y cuando es un hombre, por su apellido, así:
Apreciada
economista
Ángela;
Apreciado
economista Pérez.
Texto: es el mensaje que se transmite al
destinatario. Está contenido, en promedio, en tres
párrafos: el primero introduce el tema; el segundo
lo desarrolla, y el tercero presenta información
complementaria. Los párrafos deben ser cortos,
claros y sencillos. No se deben dividir los nombres
propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las
palabras escritas con mayúsculas fijas. Es
incorrecto separar una sílaba y no poner guion o
marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo
de la letra. Los párrafos se escriben a espacio
sencillo y a dos espacios entre párrafos.





Despedida: igual que el saludo,
es una expresión de cortesía. Se
puede elegir una expresión de
una o dos palabras, seguida de
una coma o una oración
terminada en punto.
Ejemplos:
Cordialmente,
Atentamente, Respetuosamente,
Cordial saludo, Atento saludo,
Muchas gracias por su atención,
etc.
Firma: Está compuesta por tres
elementos:
Nombre
y
apellidos
del
remitente,
escritos
en
mayúsculas fijas.
Rúbrica: es el conjunto de rasgos
de figura determinada que,
como parte de la firma, pone
cada cual después de su nombre
o título. La rúbrica se escribe
encima
del
nombre
del
remitente que se ha escrito en
mayúsculas fijas. No se usa la
raya para poner la rúbrica.



Cargo
o
documento
de
identificación: se escribe debajo
del nombre y con mayúscula
inicial. Cuando la carta está
firmada por una persona
particular, va, en el lugar del
cargo,
el
documento
de
identificación personal.
Cuando firman dos o más
personas, los nombres van por
categoría. No obstante, el autor
de la comunicación debe firmar
debajo de la despedida, aunque
su cargo sea inferior al de quien
firma a la derecha.
Identificación del transcriptor:
a dos interlíneas del firmante o
del último renglón escrito se
anota el nombre con mayúscula
inicial, e inicial del apellido de
la persona que transcribió la
carta. Se recomienda emplear
letra más pequeña y en caso de
nombre
compuesto
es
conveniente escribir uno de los
dos. Ejemplo: María R
1. CARTAS DE
AGRADECIMIENTO.
Son aquellas en las que
expresamos
nuestras
más sinceras gracias por
un favor realizado, por
una ayuda prestada, por
una
hospitalidad
recibida, etc. Aunque el
teléfono ha dado al
traste con la mayor
parte de ellas.
2. CARTAS DE
DISCULPA.
Aquellas cartas que
escribimos
para
disculpar
cierta
incorrección, actitud o
error cometido en el
transcurso
de
un
encuentro.
Generalmente se da la
razón por la que
cometió el error o por
la falta de asistencia.
3. CARTAS DE
SOLICITUD.
En determinadas
ocasiones necesitamos
información, datos
sobre un producto o
servicio, un empleo,
etc. En todas ellas
habrá que expresar de
forma muy clara el
objeto de la misma, de
forma breve y clara.
4. CARTAS DE
FELICITACIÓN.
Si desarrollamos una
mínima vida social, hay
múltiples ocasiones en
las que poder felicitar.
Desde el nacimiento de
un nuevo bebé, hasta un
ascenso en el trabajo, la
obtención de un título
académico, etc. Aunque
la mayoría de ellas
comparten
una
estructura
común,
podemos
encontrar
diferentes maneras de
expresarlo por medios
escritos.
5. CARTAS DE
PRESENTACIÓN.
Aunque son cartas que
prácticamente
no
se
utilizan la actualidad, en
otros tiempos fueron muy
utilizadas para darse a
conocer en el nuevo
entorno donde se iba a
desarrollar nuestra vida
laboral o profesional. Hoy
día
se
utiliza
la
presentación personal, por
que
se
juzga
más
conveniente y directa. No
obstante
si
queremos
hacer llegar más detalles
nuestros, no está demás
redactar una carta de
presentación
para
nuestros superiores o
compañeros de trabajo o
profesión.
6. CARTAS DE
INVITACIÓN.
Aunque lo habitual es
confeccionar
una
"invitación" para la
mayor
parte
de
celebraciones,
existen
muchas otras ocasiones
en que invitamos a un
reducido
grupo
de
amigos, familiares o
compañeros de trabajo
y no se hace necesaria
tal
formalidad;
si
queremos algo más que
una llamada telefónica,
podemos recurrir a una
carta de invitación.
7. CARTAS DE
PROTESTA/RECLAMACIÓN.
Hay ocasiones en las que un
servicio o producto no ha
cumplido las expectativas que
esperábamos de el, o no
responde a las características que
se indicaban en la publicidad o a
la finalidad para la que fue
adquirido.
Aunque
en
la
actualidad
existen
varios
organismos
encargados
de
dirimir estos conflictos no está
demás tratar la vía del acuerdo
previo de forma educada, para
resolver posibles diferencias.
Aquí englobamos las cartas de
protesta por un determinado
hecho, comentario, artículo, etc.
al que todos tenemos derecho de
"discrepar" siempre que lo
hagamos de forma educada y
respetuosa.
8. CARTAS DE
RECOMENDACIÓN.
Esta práctica ha caído
casi en el olvido, y ha
sido sustituida por una
llamada telefónica o
cualquier otro moderno
medio de comunicación.
La misma consiste en
"remarcar"
la
gran
calidad profesional y
personal del portador
de la misma, esperando
poder
ayudarle
a
situarse en su nuevo
ámbito
social
o
conseguir
un
determinado puesto en
una
empresa
u
organización.
9. CARTAS
COMERCIALES.
Esta
correspondencia
aún perdura en gran
medida, siempre escritas a
máquina o impresora
(laser, tinta, etc.) aunque
la aparición de nuevos
medios como el fax y el
correo electrónico, está
mermando
de
forma
considerable el tráfico de
cartas de papel siendo
sustituidas por los correos
electrónicos y los faxes. En
este
mismo
capítulo
puede encontrar el tema
sobre la correspondencia
comercial, por si desea
ampliar información al
respecto.
10. CARTAS DE
CONDOLENCIA.
Son esas que nadie
quisiera
mandar
nunca. A parte del
pésame y otras formas
de
manifestar
nuestras condolencias
(véase
nuestro
capítulo sobre los
funerales y entierros).
11. CARTAS DE
TODO TIPO.
Podríamos
escribir
decenas de páginas
sobre los más diversos
tipos de cartas: Cartas
al director, cartas de
pedido, cartas de
bienvenida...
aquí
veremos
algunos
ejemplos de las más
utilizadas, sirviendo
de base para la mayor
parte
de
cartas
similares en objetivo
y/o contenido.
El acta es un escrito o modalidad de
comunicación escrita que tiene por
objeto dejar constancia de lo tratado,
sucedido y acordado en una junta o
reunión. Se extiende en hojas o
folios sueltos, o bien en libros
destinados expresamente para ese
propósito.
LAS ACTAS PÚBLICAS
SON :
Asentadas por una persona
con autoridad pública y tienen
consecuencias jurídicas. Por
ejemplo, una multa por
infracción a las leyes de
tránsito. Otras autoridades
también hacen uso de ellas,
como los oficiales del registro
civil en los municipios, y las
autoridades
de
las
circunscripciones políticas del
país.
La forma en que se redactan
debe permitir que su legalidad
sea verificada, pues, en
ocasiones,
alguna
irregularidad
causa
su
anulación.
LAS ACTAS PRIVADAS
SON :
Por un particular facultado
por la ley o por el estatuto de
un
organismo
privado.
Constituyen la memoria y, por
lo tanto, la prueba de las
condiciones
en
las
que
ocurrieron ciertos hechos de la
vida de organismos como
asociaciones,
sociedades
civiles
y
comerciales,
condominios, etcétera. Todas
las actas se asientan según un
modelo, pero pueden contener
menciones
particulares
debidas al tipo de actividad
del organismo de que se trate,
o a ciertas obligaciones que
imponga la ley.
Un informe es algo tan
simple como el texto a
través del cual se da
cuenta de los avances
realizados
en
un
proyecto en particular.
Por lo general, un
informe va dirigido a
quienes se ocupan de
financiar el proyecto o
lo dirigen, de este
modo, es posible que se
le realicen correcciones
y modificaciones antes
de que éste lleve a su
etapa final.
Un informe necesita
ser claro y preciso,
además debe contar
con la cantidad de
detalles
suficientes
como
para
que
cualquier persona que
lo lea por primera vez
pueda comprender a
cabalidad aquello que
se trata a través del
proyecto y el estado
de avance que este ha
alcanzado.
Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en
particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es
usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin
embargo, en términos generales, un buen informe debe contar con
ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un
abstracto o resumen, un índice o tabla de contenidos, la
introducción, la metodología, los resultados, las conclusiones, la
bibliografía y los anexos.
Es de gran ayuda, a la hora de elaborar un informe, tener en
cuenta que las tablas de datos, las fotos y los diagramas son una
herramienta muy efectiva para explicar con mayor claridad los
contenidos. Por otra parte, algo fundamental es la redacción, la
cual debe ser limpia y ordenada a fin de lograr que cualquier
persona que lea el informe lo pueda comprender, del mismo
modo, la ortografía toma un papel fundamental, por lo que en
muchos casos, es necesario que antes de entregarlo lo revise algún
experto en esta materia. Finalmente, es recomendable incluir en el
informe toda aquella información a la que se le de la connotación
de negativa, ya que es a partir de dichos datos que pueden surgir
nuevas propuestas y nuevas interrogantes en torno al tema que
permitan a otras personas comenzar nuevos proyectos o
investigaciones.
El memorando, conocido
originalmente
como
memorándum,
es
un
documento escrito que se
utiliza en una empresa para
comunicarse internamente.
El
objetivo
de
este
documento es el traspaso de
información
de
manera
breve. Se define como un
comunicado rápido, formal
pero sin la necesidad de una
firma, que trata de algún
asunto urgente para tener en
cuenta, en forma breve y
resumida. El término viene
del latín memorándum, que
significa “cosa que debe
recordarse”. También en la
oficina es conocido como un
"memo".
El memorando es una
manera
muy
útil
de
comunicarse dentro de una
institución
para
lograr
transmitirse de manera breve
los asuntos importantes que
conciernen
a
dicha
institución. Debido a que es
un documento de carácter
interno por naturaleza, es
utilizado para la transmisión
de información entre los
departamentos
de
una
misma empresa o entre los
trabajadores de la misma.
Puede ser utilizado por
cualquiera de ellos, no
importando la jerarquía. Se
considera una manera eficaz
y rápida de pedir o
suministrar la información,
por lo que en muchos
sectores
como
en
los
servicios
públicos,
ha
logrado
sustituir
otros
documentos como las notas.
Como se mencionó, el memorando transmite información, que
normalmente, incluye instrucciones, orientación, peticiones, informes,
respuestas, advertencias, etc., todo los que sea importante tener presente
entre oficinas o departamentos, ante algún problema o situación de
trascendencia. Aunque es un documento más bien informal, en
comparación con las memorias o las notas, es necesario que sea redactado
de manera precisa, clara y concisa. Se debe tener en cuenta que debe ser
escrito en tercera persona, evitando hacerlo en primera persona. Se debe
referir sólo al asunto tratado, sin incluir cosas que no estén relacionadas.
Sólo se debe usar la construcción positiva. Se deben evitar los rodeos y el
uso de oraciones largas que perjudiquen el entendimiento rápido del
asunto.
En cuanto al contenido, un memorando incluye el membrete, el título del
documento indicando que es un memorando, el lugar y la fecha de
emisión, los datos del remitente y el destinatario (incluyendo sus cargos),
el asunto del documento, el contenido o el cuerpo, el pie de firma y las
referencias finales.
En la práctica, la estructura de un ejemplo de memorando puede incluir
las siguientes líneas: 1- Para: El nombre en cuestión, 2-CC: (con copia a quien
corresponda), 3-De: Quien lo envía, 4-Fecha: la fecha del memo, 5- Asunto: El
motivo del documento. Luego vendría el mensaje, muy breve, de uno o dos
párrafos por lo usual, y se termina sencillamente por un "Gracias por su
atención" o alguna frase por el estilo. No existen estándares para el
memorándum por no ser un documento de los más formales, por lo que
el asunto es bastante libre, y lo que se busca es ir al grano de la manera
más sencilla posible para comunicar el mensaje.
El documento escrito en el cual
se deje asentado la concreción
de algún hecho en particular.
Entre los más comunes se
cuentan el recibo o también
llamado la constancia de pago,
que es generalmente una hoja
impresa o manuscrita en la cual
un particular, una empresa u
organización
le
entregará
oportunamente a su cliente
como símbolo y prueba que
estos han pagado un servicio o
producto que alguno de los
mencionados
comercializan.
Tradicionalmente uno recibe o
debe exigir un recibo, ticket o
constancia de pago cuando
paga el alquiler de un inmueble,
las expensas de este o algún
otro servicio.

La
certificación
es
la
culminación de un proceso
de reconocimiento formal de
las competencias de los
trabajadores;
implica
la
expedición, por parte de una
institución competente, de
una acreditación acerca de la
competencia poseída por el
trabajador.
En
muchas
instituciones de formación la
certificación se otorga como
un reconocimiento a la
culminación de un proceso
de formación, basada en el
tiempo de capacitación y
práctica, así como en los
contenidos evaluados. Ello
no necesariamente asegura
que se esté haciendo una
evaluación de competencias.
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LA CARTA