SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL
(SENASA)
Ley General de CI N°8292 y Norma de
Control Interno para el Sector
Público(N-2-2009-CO-DFOE)
Dra. Mónica Sandí Lizano
Máster en Sistemas de Gestión de Calidad
Jefe Unidad de Gestión de Calidad
SENASA
10/02/2014
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Qué busca la Ley de CI?
Establecer
Evaluar
Perfeccionar
Hacer
Funcionar
Mantener
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Confidencialidad
• Ante el ciudadano que
presente denuncias.
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Sistema de CI
Aplicable
Integrado y
Congruente
Completo
Razonable
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Proteger y Conservar el
patrimonio público
Exigir confiabilidad y
oportunidad de la
información
Objetivos del
Control Interno
Garantizar eficiencia y
eficacia de las operaciones
Cumplir con el
ordenamiento jurídico y
técnico
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Órganos del SCI
Órganos del
SCI
Administración
Auditoría
Activa
Interna
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Cómo saber quién es la
Administración Activa?
Decide
Decide
Funcional
Resuelve
Ejecuta
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Qué le corresponde hacer al jerarca y sus titulares
subordinados?
Establecer
Evaluar
REALIZAR
ACCIONES
Mantener
Perfeccionar
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Cuáles son los deberes de los
jerarcas?
• Velar por el adecuado desarrollo de las actividades que le
corresponden a la Institución
• Tomar AC ante evidencia de desviaciones
• Analizar e implementar las observaciones o
recomendaciones de la AI, CGR, AE y demás entes de
control y fiscalización
• Que se cumplan los SCI
• Presentar un informe de fin de gestión
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Ambiente de Control
• Busca el desarrollo de una actitud positiva y
de apoyo al CI hacia:
Mantener y Demostrar integridad y ética
Desarrollar una administración orientada al
logro de resultados y medición del desempeño
Evaluar el funcionamiento de la Estructura
Organizativa
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Ambiente de Control
Establecer
autoridad
y
responsabilidad y proporcionar
canales de comunicación
Establecer políticas de gestión en
RRHH (contratación, entrenamiento, evaluación, acciones
disciplinarias)
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Valoración del riesgo
Identificar
y
analizar
los
riesgos asociado
al
logro
de
objetivos y metas
Analizar
posible efecto
los riesgos,
importancia
probabilidad
el
de
su
y
Adoptar medidas
y ubicarse en un
nivel de riesgo
“aceptable”
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Actividades de Control
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Los procedimientos, políticas y
normas deben contener:
• Autoridad y responsabilidad para autorizar o
aprobar operaciones
• Protección y
institucionales
conservación
de
activos
• Diseño y uso de registros que evidencien
hechos importantes de la institución
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Los procedimientos, políticas y
normas deben contener:
• Revisión periódica de registros para verificar
su exactitud y enmendar errores u omisiones
• Controles a los Sistemas de Información que
procesan datos
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Sistemas de Información
• Gestión documental institucional para poder
controlar, almacenar y recuperar la
información realizada o recibida, relacionada a
la gestión de la información incluyendo bases
de datos y aplicaciones informáticas.
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Sistemas de Información
• Identificar y registrar información confiable,
relevante, pertinente y oportuna.
• Comunicar a las personas que sean necesarias
• Cumplir
los
plazos
establecidos
para
comunicaciones
• Armonizar los Sistemas de información con los
objetivos institucionales
• Establecer políticas, procedimientos y recursos
para disponer de un archivo institucional
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Seguimiento del SCI
• Busca valorar la calidad del funcionamiento
del SCI, de modo que:
a. Los funcionarios responsables tomen
acciones de control y prevención
b. Una vez al año se realicen autoevaluaciones
(para perfeccionar el SCI y detectar desvíos en el cumplimiento de los objetivos)
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Sistema específico de Valoración
del Riesgo
• Identificar el riesgo institucional y adoptar
métodos de uso continuo y sistemático
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Cómo funciona la AI Institucional?
• Realizar auditorías o estudios especiales
semestralmente
• Verificar el cumplimiento del SCI
• Verificar que se tomen las AC
• Asesorar al jerarca y advertir a órganos
pasivos sobre las posibles consecuencias por
determinadas conductas o decisiones
• Preparar planes de trabajo y un informe anual
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Dependencia orgánica
• Nombrado por el máximo jerarca
• Deben tener independencia funcional y de
criterio
• Recibir protección jurídica
• Contar con recursos
• Potestad para libre acceso a información
• Solicitar
cualquier
colaboración,
asesoramiento y facilidades
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Responsabilidad administrativa
• Si
se
incumple
injustificadamente
los
deberes y funciones:
a. Amonestación escrita
b. Amonestación escrita con
copia al Colegio Profesional
c. Suspensión sin goce de
salario (8 a 15 días hábiles)
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Norma de Control Interno para el
Sector Público N-2-2009-CO-DFOE
• Provee de una seguridad
razonable
sobre
el
cumplimiento
de
los
objetivos institucionales.
• Mecanismo idóneo para
apoyar los esfuerzos de las
Instituciones
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• Calando paulatinamente
• Integrándose en los
procesos
• Integrándose en la
cultura de las entidades
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Qué busca esta herramienta
Esquema básico para la transparencia en la gestión
pública en el marco de la legalidad, la ética y la
rendición de cuentas.
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Qué comprende la Norma?
•
•
•
•
•
•
Regulaciones básicas
Ambiente de Control
Valoración del riesgo
Actividades de control
Sistemas de información
Sistemas de seguimiento
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Vinculación del SCI con la calidad
• Promover un compromiso institucional con la
calidad y apoyarse en el SCI para propiciar la
materialización de este compromiso.
• Debe establecer políticas y actividades de
control.
• Verificar y gestionar la calidad del sistema
para darle un enfoque de mejora continua.
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Compromiso de las Jefaturas
• Comunicar las políticas
• Difundir la cultura
• Gestión apegada a eficiencia, eficacia,
economía y legalidad
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Fortalecimiento de la ética
institucional
Medidas e
instrumentos
que
materialicen
• La filosofía institucional
• El enfoque de la institución
• El comportamiento del personal
• Gestión ética de la Institución
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Factores formales de la ética
institucional
• Declaración formal de la visión, misión y
valores institucionales
http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php
/secciones/view/2
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Factores formales de la ética
institucional
• Un código de ética o similar
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Factores formales de la ética
institucional
• Indicadores que permitan dar seguimiento a la
ética institucional y efectividad de los
elementos.
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Políticas
• Tratamiento
de
conductas
corruptas o antiéticas
• Manejo de conflicto de interés
• Atención apropiada de denuncias
fraudulentas,
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Elementos Informales de la ética
Institucional
• Clima organizacional
• Estilo gerencial
• Modelo de toma de
decisiones
• Valores compartidos
• Creencias
• El comportamiento
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Personal Idóneo
• Planificar
el
reclutamiento,
selección,
motivación, promoción, evaluación del
desempeño y capacitación del personal.
• Contratación, retención y actualización del
personal idoneo.
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Estructura organizativa
•
•
•
•
•
Relaciones jerárquicas
Líneas de dependencia
Líneas de coordinación
Definición de funciones y autoridad
Rotación de labores de forma sistemática
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Vinculación con Planificación
• La valoración del riesgo
debe ser planificada y
alineada con la Misión
y Visión, Objetivos,
Metas, Políticas e
indicadores
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Actividades de control
Integración a la
gestión
(Eficacia, eficiencia,
simplicidad y celeridad)
Respuesta
a riesgos
(sistema
Viabilidad
(adaptarse a la capacidad de la Institución)
dinámico de acuerdo a la realidad)
Contribución al logro de objetivos con
un costo razonable
(costo beneficio)
Documentación
(manuales, procedimientos, descripción de
puestos y deben estar disponibles para uso,
consulta y evaluación)
DIVULGACIÓN
(de conocimiento general y comunicarse , de preferencia por escrito, en términos claros y específicos)
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Protección y conservación del
patrimonio
• Asegurar de forma razonable la protección,
custodia, inventario, uso correcto y control de
activos, incluyendo los derechos de propiedad
intelectual
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Regulación para la
Administración de Activos
• Establecer,
actualizar
y
comunicar las
regulaciones
con respecto al
uso,
conservación y
custodia de los
activos,
considerando:
Programar
necesidad de
activos
Cumplimiento de
requerimientos
legales (placas)
Asignación de
responsables para
uso, control y
mantenimiento
Préstamos
justificados y
autorizados por
escrito
Control, registro y
custodia de la
documentación
relacionada
Trato de activos
obsoletos, desuso o
reparaciones
costosas
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Custodia de activos
• Debe ser asignado formalmente
• Si el equipo se comparte debe existir un
responsable de su custodia y administración
• Los dispositivos de seguridad deben ser
vigilados para asegurar que siempre sirvan de
forma óptima y se proteja contra el deterioro,
pérdida o uso irregular
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Confiabilidad y oportunidad de
la información
• Documentos y registros de la gestión
institucional
• Formularios uniformes
• Registros contables y legales
• Verificaciones y supervisiones constantes y
periódicas
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Gestión de proyectos
• Identificar el nombre, objetivos,
metas, recursos y fechas de inicio
y fin
• Designar un responsable
(planear, organizar, dirigir,
controlar y documentar)
• Supervisión y control de avance
considerando costos y recursos
(informes periódicos)
• Sistema de información para dar
seguimiento al proyecto
• Evaluación para analizar la
efectividad
del
mismo
y
retroalimentar esfuerzos futuros
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Donaciones Externas
• Establecer,
mantener,
perfeccionar,
evaluar
las
actividades de control para los
bienes y servicios provenientes
de donadores o cooperadores
Transparencia,
rendición
de
cuentas, utilidad, razonabilidad y
buena gestión
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Control sobre la rendición de
cauciones
• http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.p
hp/paginas/view/192
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Informe de fin de gestión
• Se resumen las actividades
realizadas durante su período
de funciones, logros obtenidos
incluso en CI y el estado de las
recomendaciones de la AI, CGR
u otros
• Sugerencias
• Asuntos en proceso
• Entrega de bienes asignados
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Sistemas de información
• El jerarca y subordinados deben disponer
elementos necesarios para organizar de forma
uniforme, consistente y oportuna la
información
• Los sistemas de información deben ser
flexibles que permitan modificaciones a las
necesidades cambiantes del entorno
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Sistemas de información
• Deben propiciar una debida gestión
documental institucional.
• Se debe controlar, almacenar y recuperar la
información de forma oportuna y eficiente.
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Archivo Institucional
• El jerarca y titulares deben implementar,
comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar
políticas y procedimientos para el archivo
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El archivo incluye:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Creación
Organización
Utilización
Disponibilidad
Acceso
Confidencialidad
Autenticidad
Migración
Respaldo periódico
Conservación
Conservación de documentos
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Calidad de la información
Confiabilidad
Oportunidad
Utilidad
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Calidad de la Comunicación
• Llega a las instancias pertinentes
• Llega en el tiempo propicio
• Deben establecerse canales de comunicación
para trasladar la información de forma
transparente, ágil, segura, correcta y
oportuna.
• Tomar en cuenta usuarios internos y externos
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¡Muchas gracias!
Ministerio de Agricultura y Ganadería
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Tel.: (506) 2260.8300. Fax: (506) 2262.0221
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