La Mejora de los
Procesos de Negocio y
el aporte del Software
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Patricio
Rezza
UAI – Noviembre 2005 Rosario
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
Presentación
Patricio Rezza, profesional en Cs. Económicas
Socio de
Empresa con 18 años de trayectoria con sede
Rosario y oficina en Bs.As., dedicada a:
•Consultoría organizacional y de negocios, mejora de
procesos en áreas de TI (ISO 17799, COBIT, ITIL)
•Desarrollo de sistemas para procesos claves e
implementación de software propio y de 3ras. Partes y
Gestión de proyectos
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Patricio
Rezza
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
Objetivos de la exposición
• Repasar los conceptos de la aplicación del
“enfoque o paradigma de procesos” como
metodología que lidera
la introducción de
cambios en la gestión de las Organizaciones de
diferentes los sectores
• Comentar
cómo el Software y la TI
facilitan la aplicación de este enfoque
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Patricio
Rezza
hoy
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
Se dice:
• Que las Organizaciones son tan eficientes como
lo son sus procesos
• Que la calidad de un Producto está determinada
por la calidad del Proceso que se usa para
desarrollarlo y para mantenerlo.
. . . .adaptarse y administrar los procesos de
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negocio
Patricio
Rezza
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
Un proceso es.....
• Un grupo organizado de actividades relacionadas
y realizadas en un orden especifico, con el objetivo
agregar valor a los productos de una organización.
• La secuencia asegura que las actividades serán
realizadas por los agentes designados, en el orden
debido y en plazos aceptables.
No se trata:
•De actividades aisladas ni aleatorias, sino
relacionadas y organizadas con un objetivo común
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Patricio
Rezza
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
¿Por qué el enfoque por Procesos?
Porque el enfoque por procesos cruza todas las
áreas que intervienen desde el inicio hasta la
finalización de un producto o servicio.
Dejando de lado:
• el análisis funcional tradicional,
• las visiones parciales (propias de cada área)
concentradas en si mismas,
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Patricio
Rezza
para centrarse en la secuencia de actividades, del
principio (entradas) al fin (salidas).
gráficamente
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
. . . gráficamente
Visión del
análisis
por proceso
Área
1
Área
2
Área
3
Área
4
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Patricio
Rezza
Visión del análisis por área funcional
La Mejora de los Procesos de Negocio
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Los Procesos de Negocio (PN) han
existido desde un principio
Por qué tiene vigencia la mejora
de la gestión por procesos?...
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Patricio
Rezza
La Mejora de los Procesos de Negocio
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. . . porque:
• Las Empresas comenzaron a darse cuenta que
la gestión es un conjunto de procesos
organizados (industria automotriz pionera, con evolución
diferente según el tipo de industria)
•Sin importar el área que se trate, toda
Organización se ha visto obligada a replantear
sus negocios y orientarlos hacia los procesos
(Nueva forma de pensar)
•Aplicar nuevos criterios de Valor de la
operación y hacia el Cliente:

Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la
recepción hasta la entrega)

Medir el desempeño desde la perspectiva de
procesos internos (Kaplan y Norton BS)
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Patricio
Rezza
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
Se tiene que pasar de una forma
de pensar en silos funcionales......
A una organización enfocada a
procesos
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Patricio
Rezza
Los objetivos funcionales de cada área deben
compatibilizarse con los objetivos de los procesos
Fuente: Intersoft Fuego
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. . . porque:
Las Nuevas Tecnologías de la información
permiten que PN sean:
• Automatizados
• Monitoreados
• Gestionados
• Optimizados
Nos referimos a Sistemas de Administración
de Procesos de Negocio, tales como:
•WorkFlow
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Patricio
Rezza
•BPM (business process management)
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Una primer síntesis
Este enfoque ha permitido ser efectivo al
momento de:
•Incrementar la eficiencia
•Mejorar la calidad
•Reducir tiempos de producción y respuestas a
los clientes
•Tener clara definición de objetivos y
responsabilidades
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Patricio
Rezza
. . . .Contribuir a las demandas de los tiempos
actuales
La Mejora de los Procesos de Negocio
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Los principios del diseño de procesos
son ...
• Focalizar el qué (procesos)
• Usar el quién (las personas) para arreglar el
qué
• Usar la tecnología para mejorar en forma
sustancial el desempeño del proceso
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Patricio
Rezza
• Procurar que el cliente ayude en el proceso.
La Mejora de los Procesos de Negocio
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En consecuencia los procesos
integran.....
Tecnología y Sistemas
Personas
Procesos
Procesos
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Patricio
Rezza
Cliente Interno
Cliente Externo
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
El enfoque de proceso, a través del
Relevamiento, Análisis y Diseño nos permite:
• Visualizar la totalidad de lo que hace la
empresa en procesos
•Identificar las actividades que agregan valor y
las que sólo agregan costos
• Establecer métodos (medir la performance de
los procesos)
• Modelar distintas alternativas de procesos,
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Patricio
Rezza
hasta llegar a la óptima o deseada.
•Qué se debe hacer
•Quién lo debe hacer
•Cómo y con qué
•.......
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En el análisis se debe:
• Poner en duda todo lo conocido,
• Cuestionar la razón de ser de cada actividad,
• No poner límites a las ideas y sugerencias,
• Pensar positivamente.
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Patricio
Rezza
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Volviendo a la tecnología ....
•WF: más orientado a definir reglas para
gestionar la información, la secuencia del
proceso y la intervención de las personas
•BPM: evolución natural del WF como
plataforma de integración de aplicaciones para
gestionar de manera integral la organización y
mejorar la carga de trabajo entre las distintas
áreas
Ambas son herramientas
orientadas a soportar procesos
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Patricio
Rezza
PD: Organización de Profesionales WorkFlow Management Coallition
(WFMC), estándares de construcción
La Mejora de los Procesos de Negocio
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Un WorkFlow soporta y controla la
ejecución de un proceso o
subproceso en función de reglas
previamente definidas. Empuja el
proceso a través de todo el sistema.
Lleva el proceso a las personas.
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Rezza
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Grabar Historia
Herraminetas de
administración
Crear pasos
Asignar
tareas
Sincronizar
procesos
Organizar flujo
de información
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Rezza
Monitorear
plazos
Eventos de
proceso
Fuente: SAP
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BPM, plataformas para la integración de
la empresa con eje en sus procesos
•Todas las empresas tienen un número de
soluciones puntuales, paquetes de aplicaciones
y sistemas legacy, cada uno de los cuales es
usado por grupos de individuos para un propósito
especifico.
•La administración de un proceso de negocio
puede involucrar ERP / sistemas legacy,
infraestructura IT y personas.
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Patricio
Rezza
•Algunos procesos alcanzan a toda la extensión
de la organización incluyendo a terceras partes.
La Mejora de los Procesos de Negocio
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Son herramientas que permiten a las
empresas diseñar soluciones con la
integración de aplicaciones existentes
Monitoreo
ERP
Nuevo
Proceso
BPM
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Legacy
CRM
Patricio
Rezza
DB
Fuente: Gevenue
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Beneficios - Características BPM
• Herramientas de modelado de procesos con
interfaz gráfica
• Sacan la lógica de los negocios afuera de las
aplicaciones (facilita las mejoras y cambios)
• Facilitan el re-uso de procesos y/o
componentes
• Invocan a las aplicaciones integradas
• Integridad de datos
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• Monitoreo del flujo de trabajo, detección de
Patricio
Rezza
cuellos de botella
• Crecimiento incremental
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BPM
Proceso de Negocio
conectores
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Patricio
Rezza
CRM
ERP
SCM
Legacy
Fuente: Pectra BPM
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Work Portal
Web Portal
Work Portal
LDAP
Data Bus
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Patricio
Rezza
SAP
Applications
Ideafix
Data Bases
Fuente: Intersoft Fuego
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La Implementación
Crear, rediseñar e implementar nuevos procesos
es indispensable, pero no es sencillo, ni
automático, ni mágico
Factores críticos para su aplicación:
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Patricio
Rezza
1. Tomar procesos completos (no acotados)pero no
toda la organización de golpe
2. Asignar “dueño” a los procesos a cambiar para
que tome la iniciativa
3. Equipo de diseño dedicado
4. Lograr compromiso Gerencial
5. Hacer sentir a los empleados parte de la
innovación (sensibilización). Capital Humano
6. Predisposición a la acción, enfrentar el cambio
7. La integración de : procesos tecnología, personas,
clientes y la estrategia (recordar grafico)
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
Los procesos integran elementos
indispensables:
Tecnología y Sistemas
Personas
Procesos
Procesos
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Patricio
Rezza
Cliente Interno
Cliente Externo
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A
La Mejora de los Procesos de Negocio
y el aporte del Software
La Industria del SOFTWARE
La industria tiene necesidad de optimizar todos
los aspectos del desarrollo de productos.
La CALIDAD del PROCESO utilizado en la
construcción impacta en la calidad final del soft
desarrollado.
Los estándares internacionales se basan en la
CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI
(modelo de Madurez de Capacidades) del SEI
• Establece 5 niveles de madurez
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Patricio
Rezza
Un dato: Nov 2005, Guadalajara, temario 2da. SEPG
Latinoamérica
La Mejora de los Procesos de Negocio
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CASO Rosario – Polo Tecnológico
8 Empresas implementaron normas CMMI
6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente
Alcanzaron nivel 2 (administrado)
Implica haber implementado mejoras prácticas y
generado evidencias para 6/7 ÁREAS de
PROCESOS, Ej.:
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Patricio
Rezza
•Planificación de proyectos
•Administración de requerimientos
•Monitoreo y control
•Aseguramiento de Calidad
•Administración de la configuración
•Medición y Análisis
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Las mejoras de procesos de negocios, ES
UN CAMINO o un enfoque metodológico cada
vez más utilizado para mejorar la gestión
apoyándose
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en la evolución de las TECNOLOGÍAS de la
INFORMACIÓN que cada vez reutilizan más
componentes.
Patricio
Rezza
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Las organizaciones que sean capaces de
implementarlas correctamente y mantener
una mejora continua en la gestión por
procesos conseguirán:
•Mayor productividad y agregar valor
•Flexibilidad en los servicios/productos
•Mejor atención de los clientes
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Patricio
Rezza
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Bibliografía
•David Brojt, Project management
•Information Technology, revista abril 2005
•Eduardo Navarro, Articulo sobre calidad, gestión de
procesos y TI
•Workflow Handbook 2005, Workflow Management
Coalition www.wfmc.org
•Presentacion de InterSoft, producto Fuego
•Presentacion de SAP, Workflow
•Presentacion sistema Gevenue y Pectra
•Johansson y otros, Reingenieria de procesos de negocios
•Polo Tecnológico Rosario, cuadernos de CMMI
•Metodología GCP, Coa Consultora
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Patricio
Rezza
MUCHAS GRACIAS
www.coasa.com.ar