ACCESS
BASES DE DATOS
BASES DE DATOS
• Es un conjunto de archivos (tablas )
donde podemos almacenar y controlar
información, clasificando y ordenando
datos de acuerdo a su utilidad. Es
importante al crear una base de datos
analizar la información que se desea
almacenar y clasificarla de acuerdo a
tablas que no permiten la repetición de
información a través del archivo.
TABLA
• Es un archivo o fichero, cuya finalidad es
almacenamiento de grandes cantidades de
información en forma clasificada. La estructura de
las tablas esta compuesta por campos y registros.
Cada tabla debe almacenar cierta clasificación
de datos
EJEMPLO
• si deseamos crear una base de datos que nos
permita guardar información sobre facturación de
ventas, debemos entender que se debe
almacenar los artículos a la venta con toda su
información, la lista de clientes de la empresa y las
ventas que se efectúan entonces es imperativo
crear una tabla para almacenar información
únicamente de los artículos a la venta , otra tabla
donde se ingresen los datos de los clientes y otra
para almacenar los datos de las ventas la cual
utilizaría la información de los clientes que están
comprando y los artículos que se están vendiendo.
DE LO ANTERIOR CONCLUIMOS QUE
HAY DOS TIPOS DE TABLAS
• Tablas de almacenamiento: permiten unicamente
ingresar informacion especificamente de un objeto
o personas para poder utilizar la informacion en
una tabla transaccional. (tabla de clientes y tabla
de articulos.)
• Tabla transaccional: es una tabla que recibe
informacion de otras tablas que permiten
relacionar informacion y asi efectuar una mescla
de datos.(tabla de ventas.)
CAMPOS
• Son espacios vacios dentro de la tabla que se
distinguen por un identificador ( nombre ) y a los
que podemos asignar un valor de diferente tipo.
REGISTROS
• Son considerados como la suma de información en
cada uno de los campos que se refieren a
personas o a un objeto
LLAVE PRIMARIA
• Es un campo dentro de una tabla que sirve como
identificador único de los registros almacenados en
la tabla. Las características de una llave primaria
son:
1.- El identificador no se puede repetir, por ejemplo
un tabla de clientes, el campo llave podría ser
un código, ya que este no se puede asignar
para identificarlo. No podría ser el nombre del
cliente pues estos pueden repetirse.
2.- los campos llaves de una tabla se convierten en
llaves foráneas en otras tablas, de esta forma se
puede efectuar una relación de datos.
EJEMPLO
• El registo nacional de las personas necesita
almacenar toda la informacion relacionada a sus
actividades que son las siguientes:
• Actas de nacimiento.
• Tarjetas de identidad.
• Actas de defuncion.
• Tomando en cuenta lo anterior, podemos deducir
que el conjunto de libros donde se almacena la
información es la base de datos, y que el libro es
una tabla donde se organiza la información
correspondiente a cada tema, las tablas a su vez
podrían ser así:
identidad
Nombre
Nacionalidad
sexo
padres
observaciones
Todos los espacios vacíos que deben llenar serian los campos, los
cuales los cuales deberíamos clasificar de acuerdo al tipo de datos
que almacenaran.
• La identidad que se ingresa seria 0601-1992-10234,
por tanto el campo debería ser NUMERICO , así
como el nombre la nacionalidad, padres serian
campos de TEXTO, observaciones por contener
informacion variada deberia ser un campo MEMO.
• Una vez lleno todo el documento con la
información correspondiente, consideramos que
toda la informacion en el se refiere a una persona
especifica , entonces decimos que el conjunto de
datos es un registro.
ELABORANDO UNA
TABLA
PARA CREAR LA TABLA INICIAL
• Lo primero que debemos hacer es crear una tabla
de datos, por lo que nuestra acción numero uno
será aprender a modificar cualquier actividad de
Access(tablas, consultas, formularios, etc.), lo cual
logramos dando clic al icono VER y luego
seleccionamos vista de diseño seguidamente
seguidamente daremos un nombre a nuestra tabla
por ejemplo : CLIENTES
• Una vez que hemos asignado un nombre a nuestra
tabla presionamos el botón aceptar y se
desplegara una pantalla donde definiremos los
campos de la tabla asi como las propiedades o
caracteristicas de cada uno de ellos.
Ç
• Para dar una mejor explicacion, debemos definir
cuales seran las tablas que desarrollaremos y las
caracteristicas de los campos que cada una
contiene.
• Tabla 1= clientes
Nombre del campo
tipo
Numero
numerico
Nombre del cliente
texto
Direccion
Memo
Telefono
texto
longitud
Entero largo
50
9
• Escribimos en la parte superior los nombres de los
campos que deseamos en la tabla y especificamos
el tipo de campo que requerimos, como
apreciamos en la pantalla el primer campo tiene
una imagen de llave esto significa que este campo
será la llave primaria de la tabla
PERSONALIZACIÓN DE LOS CAMPOS
• Las propiedades de los campos cambian de
acuerdo al tipo de campo que seleccionemos, sin
embargo las propiedades mas comunes son las
siguientes:
• Tamano del campo.
• Formato.
• Mascara de entrada.
• Titulo.
• Valor predeterminado.
• Regla de validcion.
• Texto de validacion.
AGREGAR O ELIMINAR UNA LLAVE
PRIMARIA
• Si deseamos crear o eliminar una llave primaria,
debemos dar clic derecho sobre el campo que
deseamos y luego seleccionamos la opción de
clave principal
INGRESAR DATOS EN LA TABLA
• Este proceso es muy simple, solamente debemos
dar doble clic sobre el nombre de la tabla a la cual
deseamos asignar datos en el area de actividades
y escribir la informacion.
PARA CREAR UN NUEVA TABLA
• Como hemos mencionado, las bases de datos
están constituidas por una o mas tablas , queremos
agregar nuevas tablas a nuestra base de datos
debemos ejecutar las siguientes instrucciones.
• En Access, la creación de actividades esta
centrada dentro de la viñeta crear, para efecto de
crear una nueva tabla, damos clic el opción diseñó
de tabla , seguidamente iniciaremos con la
creación de campos y la personalización de los
mismos.
• A continuación crearemos dos tablas mas , la
primera creada fue clientes la segunda será la
tabla de películas y la tercera almacenara las
rentas de películas efectuadas por los clientes
Nombre de campo
tipo
longitud
serie
numérico
entero
Titulo de película
texto
50
Tipo de película
numérico
Entero
Clasificación de película
numérico
entero
precio
moneda
estándar
• Al igual que la tabla de clientes, cerramos la
ventana una vez creada, y especificamos si
deseamos almacenarla para luego asignarle un
nombre e ingresarle informacion.
TABLA DE RENTAS
• La tabla de rentas es del tipo transaccional, pues
en ella se ingresan los clientes que rentan y las
peliculas que rentan, recibiendo informacion de las
dos tablas .
• Existen algunos detalles que deben ser declarados
en estas tablas entre ellos.
Nombre del campo
tipo
longitud
Numero
Numerico
Entero largo
serie
Numerico
Entero
Fecha de renta
Fecha - hora
Fecha corta
• La estructura de la tabla tiene dos campos como llaves
foráneas (numero de la tabla cliente y serie de la tabla
de películas). Recordemos que los campos son llaves
primarias en las tablas de almacenamiento. Las tablas
de transacciones contienen llaves foráneas que se
convierten en llaves primarias combinadas dentro de
ellas . Para lograr la creación de llaves efectuamos lo
siguiente:
• Marcamos los campos de llave foranea.
• Damos clic derecho en el nombre de uno de los
campos y seleccionamos la opcion CLAVE PRIMARIA.
Aparecera dos o mas simbolos de llaves junto alos
campos
• No es necesario repetir el nombre ni ningún otro
dato pues basta con saber el numero de cliente
para poder ubicar la información completa desde
la tabla de cliente o el numero de serie para
conocer el titulo de la película. Aquí radica la
integración de datos, pues no necesitamos repetir
información que ya existe en otra tabla.
• Ya que la tabla recibe datos de las otras tablas ,
para evitar errores de dedo a la hora de transcribir
datos, es importante efectuar una vinculación de
datos para seleccionar la información únicamente
sin necesidad de escribir.
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