Comprender la Gestión
Financiera de su Acuerdo de
Cooperación
Quito, Ecuador
Del 13 al 16 de octubre 2009
Desmitificación de la Jerga Financiera
•
•
•
•
•
•
Monto máximo de la adjudicación
Monto obligado
Fondos obligados por incurrir
Índice de agotamiento
Modificación financiera
Gastos devengados
Fundamentos de Administración Financiera
Monto del
Convenio
Monto total que USAID espera se gaste
En la ejecución durante la vida
del proyecto
Monto
Obligado
Monto que USAID ha comprometido
para gastos del proyectoto
Saldo obligado
Tasa de
Agotamiento
El monto de fondos obligados pero
aun no gastados
$3,000,000
$2,000,000
Obligación
$ 2,000,000
– Expenses
$ 1,500,000
Saldo oblidado $
500,000
Tasa a la que se gasta la obligación.
$1,500,000/24 meses
Da una indicación cuantos meses les durará
= $125,000 mensual
el saldo antes de recibir una nueva obligación # de meses antes que la obligacion
NOTA: Es responsabilidad del beneficiario
se agote
Hacer seguimiento de los fondos gastados
= $500,000/$125,000
Cuando se ha gastado 75% de los fondos
obligados se debe informar a USAID
= 4 Meses
Ciclo de Reportes
Financieros del Proyecto
Informe
Financiero
SF 269
Liquidación
SF 1034
1 Oct
2009
3 SF
1034
Anticipo de
Fondos
Informe
Financiero
SF 269
Liquidación
SF 1034
31 Dic 09
3 SF
1034
Anticipo de
Fondos
Informe
Financiero
SF 269
Liquidación
SF 1034
31 Mar 2010
3 SF
1034
Anticipo de
Fondos
Informe
Financiero
SF 269
Liquidación
SF 1034
30 Junio 2010
3 SF
1034
Anticipo de
Fondos
Informe
Financiero
SF 269
Liquidación
SF 1034
30 Sep
2010
3 SF
1034
Anticipo de
Fondos
Seguimiento del presupuesto
•Herramienta que muestra el progreso de un
proyecto
• No es sólo de utilidad financiera, sino una
herramienta de importancia para el personal técnico
también
• El índice de agotamiento fluctuará en el transcurso
de la duración del proyecto
• Las proyecciones precisas son importantes y
requieren buena comunicación
Formulario Estándar - 269
Reportes trimestrales del estado financiero – FS 269
• Presentado dentro de los 30 días después del
cierre de cada trimestre
• Demuestra cómo se han utilizado los fondos de
USAID
• Hace un seguimiento de los aportes de costo
compartido
• Refleja los fondos del proyecto obligados y aun no
gastados
FS-269: Pasos para completar este
formulario (Información administrativa)
1. USAID/GH/OHA
2. Número del Acuerdo de Cooperación
3. Información de la organización
4. EIN, según lo asignó el IRS
5. Número interno de referencia
6. Reporte final – Sí o de progreso - No
7. Se recomienda efectivo
FS-269: Pasos para completar este
formulario (Información administrativa)
8. Fechas de inicio y cierre del Acuerdo de
Cooperación
9. Periodo cubierto por el informe
10. Ejercicio de estudio de caso
11. Remítase al Acuerdo de Cooperación, según sea
aplicable
12. Certificación de un Signatario Autorizado
1 de diciembre de 2006
30 de noviembre de 2009
Cuatro opciones:
1. 1 de octubre
2. 1 de enero
3. 1 de abril
4. 1 de julio
Cuatro opciones:
1. 31 de diciembre
2. 30 de marzo
3. 30 de junio
4. 30 de septiembre
Debería identificar lo que se
ha gastado (tanto el USG
como costos compartidos)
acumulado al inicio del
trimestre sobre el cual se
está reportando. Este
recuadro debería ser el total
de las dos columnas que
aparecen a continuación
combinadas.
Este recuadro
representa los dólares
USG gastados a
comienzos del
trimestre sobre el cual
se está reportando.
Este recuadro representa el
costo compartido gastado al
comienzo del trimestre sobre
el cual se está reportando.
Esto debe identificar lo que
se ha gastado (tanto el USG
como costos compartidos) a
lo largo del trimestre que se
muestra en #9 (Este
recuadro debería ser el total
de las dos columnas que
aparecen a continuación
combinadas).
Este recuadro
representa los dólares
del USG gastados en
el trimestre
presentado en #9.
Este recuadro representa el
costo compartido gastado en
el trimestre presentado en
#9.
Total de fondos del USG
gastados hasta la fecha (con
la inclusión del trimestre que
se muestra en #9). Los dos
recuadros son iguales (IIIc &
IIIg).
Se trata de la totalidad
de fondos del USG
obligados hasta la fecha
(con la inclusión del
trimestre que se muestra
en #9).
Se trata del resto de
todos los fondos del
USG obligados hasta
la fecha, con la
inclusión del trimestre
que se muestra en
#9) – los fondos
obligados por incurrir.
Ejercicio SF-269
• “Su ONG” ha incurrido en el siguiente gasto – favor completar el SF
279 por el periodo enero-marzo 2010:
Desde el inicio del Convenio
hasta Diciembre de 2009
Enero Marzo
2010
Gastos totales
$ 2,500,000
$ 500,000
Monto de Gastos con fondos de
USAID
$ 2,000,000
$ 400,000
Monto de gastos con fondos de
compartida
$ 500,000
$100,000
• El monto total del Convenio es $4,000,000 y el monto obligado a la
fecha es $3,000,000
Formulario Estándar SF-1034

El SF 1034 es la factura publica para compras
y servicios que no sean personales

Ustedes lo utilizarán para solicitar anticipo de
fondos de USAID y liquidarlos.
SF-1034
 Se trata de anticipo de fondos trimestral
 El primer mes presentarán el SF 1034 para el primer
trimestre que abarca el segundo, tercer y cuarto meses.
 Está diseñado para que su organización mantenga un flujo
de fondos uniforme.
 Al final del trimestre, ustedes presentaran otro SF 1034
para liquidar el adelanto.
 Deben presentar un original y tres copias del SF 1034 a la
oficina señalada en su Convenio de Cooperación.
SF- 1034 Voucher
 Presentar tres formularios SF-1034s solicitando tres
anticipos de fondos separados para el trimestre (uno para
cada mes).
 Cada formulario debe estar identificado con el número del
Convenio y debe especificar el monto total solicitado.
 Los SF 1034 deben estar marcados en la parte superior
con la frase “Solicitud de Anticipo”.
 Para liquidar los anticipos el formulario debe estar
marcado en la parte superior con la frase “Liquidación de
Anticipos”.
Formulario Estándard SF 1034
Calendario para la liquidación de anticipos
Anticipo Inicial
1st Mes
Adelanto del Primer Trimestre
(3SF 1034s c/u por 30 Días)
2nd Mes
3rd Mes
Liquidación del primer trimestre
(Anticipo de 3 meses en 1 SF 1034)
4th Mes
Anticipo del Segundo Trimestre
(3 SF 1034s c/u por 30 Días)
5th Mes
6th Mes
7th Mes
Liquidación del segundo trimestre
(Anticipo de 3 meses en 1 SF 1034)
VOUCHER NO.
PUBLIC VOUCHER FOR PURCHASES AND
SERVICES OTHER THAN PERSONAL
U.S. DEPARTMENT, BUREAU, OR
DATE VOUCHER PREPARED
SCHEDULE NO.
ESTABLISHMENT AND LOCATION
CONTRACT NUMBER AND DATE PAID BY
Dejar en blanco
REQUISITION NUMBER AND
DATE
PAYEE'S NAME AND ADDRESS
DATE INVOICE RECEIVED
DISCOUNT TERMS
PAYEE'S ACCOUNT NUMBER
SHIPPED FROM:
NUMBER
AND DATE
OF ORDER
TO:
DATE OF
DELIVERY
OR
SERVICE
WEIGHT:
ARTICLES OR SERVICES
(Enter description, item # of contract or Federal supply
schedule, and other information deemed necessary)
GOVERNMENT B/L NUMBER
QUANTITY
UNIT PRICE
COST
AMOUNT(1)
PER
$0.00
$0.00
$0.00
Escriba el nombre y
dirección postal de su
organización, tal como
(Use continuation sheet(s) if necessary)
esta escritaPAYMENT:
en su
APPROVED FOR
Convenio dePROVISIONAL BY:
CooperaciónPARTIAL
FINAL
P
A
I
D
B
Y
PROGRESS
ADVANCE
$0.00
$0.00
(Payee must NOT use the space below)
TOTAL
EXCHANGE RATE
DIFFERENCES
$0.00
AMOUNT VERIFIED;
CORRECT FOR
TITLE:
(SIGNATURE OR INITIALS)
PURSUANT TO AUTHORITY VESTED IN ME, I CERTIFY THIS VOUCHER IS CORRECT AND PROPER FOR PAYMENT .
(DATE) (AUTHORIZED CERTIFYING OFFICER)
(TITLE)
ACCOUNTING CLASSIFICATION
DOC NO
EARMARK
CHECK NUMBER
CURRCODE
ON ACCOUNT OF U.S.
TREASURY
DATE
CURRENCY
CHECK NUMBER
FUNDING
ON (Name of Bank)
Dejar todas
estas casillas
When stated in foreign currency, insert name of currency.
PER
If the ability to certify and authority to approve are combined in one person, one signature only is necessary.
en blanco,
Otherwise the approving officer will sign in the space provided, over his official title.
When a voucher is receipted in the name of a company or corporation, the name of the person writing the company or
son para uso
corporate name, as well as the capacity in which he signs, must appear. For example: "John Doe Company, per John TITLE
Smith, Secretary", or "Treasurer", as the case may be.
Previous edition usable
NSN 7540-00-900-2234 de USAID
CASH
PAYEE
1
2
3
PRIVACY ACT STATEMENT
The information requested on this form is required under the provisions of 31 U.S.C. 82b and 82c, for the purpose of disbursing Federal money. the information
requested is to identify the particular creditor and the amounts to be paid. Failure to furnish this information will hinder discharge of the payment obligation.
Standard Form 1034
Revised October 1987
1987Department of the Treasury
1 TFM 4-2000 1034-121
VOUCHER NO.
PUBLIC VOUCHER FOR PURCHASES AND
SERVICES OTHER THAN PERSONAL
U.S. DEPARTMENT, BUREAU, OR
DATE VOUCHER PREPARED
SCHEDULE NO.
ESTABLISHMENT AND LOCATION
CONTRACT NUMBER AND DATE PAID BY
REQUISITION NUMBER AND
DATE
PAYEE'S NAME AND ADDRESS
DATE INVOICE RECEIVED
La solicitud debe ser
numerada. No se
PAYEE'S ACCOUNT NUMBER
olviden actualizar
GOVERNMENT B/L NUMBER
cada vez que llenen
QUANUNIT PRICE un
AMOUNT
formulario nuevo
TITY
DISCOUNT TERMS
SHIPPED FROM:
NUMBER
AND DATE
OF ORDER
TO:
DATE OF
DELIVERY
OR
SERVICE
WEIGHT:
ARTICLES OR SERVICES
(Enter description, item # of contract or Federal supply
schedule, and other information deemed necessary)
(1)
COST
PER
$0.00
$0.00
$0.00
Insertar el
nombre de la
Don’t forgetchange
to include the date!
oficina
(Use continuation sheet(s) if necessary)
(Payee must NOT use the space below)
TOTAL
especificada PAYMENT:
en
APPROVED FOR
EXCHANGE RATE
DIFFERENCES
su Convenio PROVISIONAL BY:
AMOUNT VERIFIED;
P
A
I
D
B
Y
PARTIAL
FINAL
PROGRESS
ADVANCE
$0.00
$0.00
$0.00
CORRECT FOR
TITLE:
(SIGNATURE OR INITIALS)
PURSUANT TO AUTHORITY VESTED IN ME, I CERTIFY THIS VOUCHER IS CORRECT AND PROPER FOR PAYMENT .
(DATE) (AUTHORIZED CERTIFYING OFFICER)
(TITLE)
No se olficen
incluir la fecha!
ACCOUNTING CLASSIFICATION
DOC NO
EARMARK
CHECK NUMBER
CASH
CURRCODE
ON ACCOUNT OF U.S.
TREASURY
DATE
1
CURRENCY
CHECK NUMBER
Previous edition usable
ON (Name of Bank)
PAYEE
When stated in foreign currency, insert name of currency.
If the ability to certify and authority to approve are combined in one person, one signature only is necessary.
Otherwise the approving officer will sign in the space provided, over his official title.
3
When a voucher is receipted in the name of a company or corporation, the name of the person writing the company or
corporate name, as well as the capacity in which he signs, must appear. For example: "John Doe Company, per John
Smith, Secretary", or "Treasurer", as the case may be.
2
FUNDING
PER
TITLE
NSN 7540-00-900-2234
PRIVACY ACT STATEMENT
The information requested on this form is required under the provisions of 31 U.S.C. 82b and 82c, for the purpose of disbursing Federal money. the information
requested is to identify the particular creditor and the amounts to be paid. Failure to furnish this information will hinder discharge of the payment obligation.
Standard Form 1034
Revised October 1987
1987Department of the Treasury
1 TFM 4-2000 1034-121
VOUCHER NO.
PUBLIC VOUCHER FOR PURCHASES AND
SERVICES OTHER THAN PERSONAL
U.S. DEPARTMENT, BUREAU, OR
DATE VOUCHER PREPARED
SCHEDULE NO.
ESTABLISHMENT AND LOCATION
CONTRACT NUMBER AND DATE PAID BY
REQUISITION NUMBER AND
DATE
PAYEE'S NAME AND ADDRESS
DATE INVOICE RECEIVED
DISCOUNT TERMS
PAYEE'S ACCOUNT NUMBER
SHIPPED FROM:
NUMBER
AND DATE
OF ORDER
TO:
DATE OF
DELIVERY
OR
SERVICE
WEIGHT:
ARTICLES OR SERVICES
(Enter description, item # of contract or Federal supply
schedule, and other information deemed necessary)
GOVERNMENT B/L NUMBER
QUANTITY
UNIT PRICE
COST
AMOUNT(1)
PER
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
Dejar
en blanco
(Use continuation sheet(s) if necessary)
PAYMENT:
APPROVED FOR
P
A
I
D
B
Y
PROVISIONAL
PARTIAL
FINAL
PROGRESS
ADVANCE
(Payee must NOT use the space below)
TOTAL
EXCHANGE RATE
DIFFERENCES
$0.00
BY:
AMOUNT VERIFIED;
CORRECT FOR
TITLE:
(SIGNATURE OR INITIALS)
PURSUANT TO AUTHORITY VESTED IN ME, I CERTIFY THIS VOUCHER IS CORRECT AND PROPER FOR PAYMENT .
(DATE) (AUTHORIZED CERTIFYING OFFICER)
Insertar las
fechas
DOC
NO
del periodoCHECK
queNUMBER
cubre la solicitud
CASH
(TITLE)
ACCOUNTING CLASSIFICATION
EARMARK
CURRCODE
ON ACCOUNT OF U.S.
TREASURY
DATE
1
CURRENCY
CHECK NUMBER
Previous edition usable
ON (Name of Bank)
PAYEE
When stated in foreign currency, insert name of currency.
If the ability to certify and authority to approve are combined in one person, one signature only is necessary.
Otherwise the approving officer will sign in the space provided, over his official title.
3
When a voucher is receipted in the name of a company or corporation, the name of the person writing the company or
corporate name, as well as the capacity in which he signs, must appear. For example: "John Doe Company, per John
Smith, Secretary", or "Treasurer", as the case may be.
2
FUNDING
PER
TITLE
NSN 7540-00-900-2234
PRIVACY ACT STATEMENT
The information requested on this form is required under the provisions of 31 U.S.C. 82b and 82c, for the purpose of disbursing Federal money. the information
requested is to identify the particular creditor and the amounts to be paid. Failure to furnish this information will hinder discharge of the payment obligation.
Standard Form 1034
Revised October 1987
1987Department of the Treasury
1 TFM 4-2000 1034-121
SF-1034 Exercise
 Su organización en Ecuador esta solicitando fondos para
el trimestre octubre-diciembre de 2009. El presupuesto
aprobado es de $1,000,000, el monto de anticipos
acumulado es $500,000, gastos acumulados hasta agsoto
son $420,000, el gasto proyectado para septiembre es
$20,000; la organización necesita $20,000 de anticpo para
cada mes. Los gastos del trimestre fueron $18,000 en
julio, $21,000 en agosto y $19,000 en septiembre.
 Complete el SF-1034 y el informe de gastos y control
de anticipos
Descargar

Slide 1