Gestión del Alcance
Gestión del Alcance e Involucrados
Administración
APP
Administración Tradicional
Chamoun, 2002
Planificación
• Do I really look like a guy
with a plan? You know what
I am? I'm a dog chasing cars.
I wouldn't know what to do
with one if I caught it. You
know, I just do things
• Joker
¿Qué es Alcance?
•
•
•
•
•
•
¿Proyecto?
¿Producto?
¿Programa?
¿Necesidades?
¿Expectativas?
¿Involucrados?
Gestión del Alcance
• Procesos necesarios para
garantizar que el proyecto
incluya todo (y únicamente
todo) el trabajo requerido
para completarlo con éxito.
Su objetivo principal es
definir y controlar qué se
incluye y qué no se incluye
en el proyecto.
PMI, 2013
Alcance
Producto
• Las características y
funciones que definen un
producto, servicio o
resultado.
Proyecto
• Trabajo que debe realizarse
para entregar un producto,
servicio o resultado con las
funciones y características
especificadas.
PMI, 2013
Procesos Alcance
Planificación
• Planificar la gestión del
alcance
• Recopilar Requisitos
• Definir el Alcance
Monitoreo y Control
• Crear la EDT
• Validar el Alcance
• Controlar el Alcance
PMI, 2013
¿Por qué gestionar el Alcance?
Herramientas Gestión
Alcance(Línea Base)
• Declaración del
Alcance
• EDT
• Diccionario EDT
• Plan de Gestión
del Alcance
PMI, 2013
Gestión Alcance
(Esquema)
Planificar gestión
del alcance
Controlar el
Alcance
Recopilar
Requisitos
Validar el Alcance
Definir el Alcance
Crear la EDT
PMI, 2013
Planificar la gestión del alcance
• Es el proceso de crear el plan
de gestión del alcance que
documenta como el alcance
del proyecto será definido,
validado y controlado.
PMI, 2013
Planificar la gestión del
alcance
Entradas
T&H
• Plan de gestión
de proyecto
• Chárter
• Factores
ambientales de la
empresa
• Activos de los
procesos de la
organización
• Juicio de expertos
• Reuniones
Salidas
• Plan de gestión
del alcance
• Plan de gestión
de los requisitos
PMI, 2013
Plan de Gestión
de Requisitos
• Documenta la manera en que se analizarán,
documentarán y gestionarán los requisitos a lo
largo del proyecto.
PMI, 2013
Recopilar Requisitos
• Consiste en definir y
documentar las necesidades
de los interesados a fin de
cumplir con los objetivos del
proyecto. El éxito del proyecto
depende directamente del
cuidado que se tenga en
obtener y gestionar los
requisitos del proyecto y del
producto.
PMI, 2013
Recopilar Requisitos
Entradas
• Plan de gestión del
alcance
• Plan de gestión de
requisitos
• Chárter
• Plan de gestión de
Involucrados
• Registro de
involucrados
T&H
• Entrevistas
• Focus Groups
• Talleres
• Técnicas de
Creatividad
• Técnicas de Toma de
Decisiones
• Cuestionarios
• Observaciones
• Prototipos
•…
Salidas
• Documentación de
Requisitos
• Matriz de Trazabilidad
de Requisitos
PMI, 2013
Documentación
de Requisitos
• Describe como los requisitos individuales cumplen con las
necesidades del proyecto.
• Pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtiéndose
gradualmente en requisitos más detallados, conforme se va
conociendo más.
• Requisitos deben ser claros (medibles y comprobables),
rastreables, completos, coherentes y aceptables para los
interesados clave.
PMI, 2013
¿Qué características deben
tener los requisitos?
S.M.A.R.T.
Specific
Measurable
Achievable
Relevant
Time based
eSpecífico
Medible
Alcanzable
Realista
Tiempo establecido
Chamoun, 2002
S.M.A.R.T.E.R.
Specific
Measurable
Achievable
Relevant
Time based
Ethical
Rewarding
eSpecífico
Medible
Alcanzable
Realista
Tiempo establecido
Ético
Reconocimiento
Matriz de Trazabilidad
de Requisitos
• Vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo
de vida del proyecto. Busca asegurar que cada requisito agrega valor a
la empresa, vinculándolo con objetivos de la empresa y del proyecto.
• Permite monitorear los requisitos a lo largo del ciclo de vida, ayuda a
asegurar que al final del proyecto se entreguen los requisitos
aprobados en la documentación de requisitos.
• Proporciona una estructura para gestionar los cambios al alcance del
producto.
PMI, 2013
Matriz de Trazabilidad
de Requisitos
Requirement Information
ID
Requirement
Priority
Relationship Traceability
Category
Source
Relates to
Objective
Manifests in WBS
Deliverable
Verification
Validation
Definir el Alcance
• Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del
producto. La preparación de una declaración detallada del alcance
del proyecto es fundamental para su éxito, se elabora a partir de los
entregables principales, los supuestos y las restricciones que se
documentan durante el inicio del proyecto.
• Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se
define y se describe de manera más específica conforme se va
recabando mayor información acerca del proyecto.
PMI, 2008
Definir el Alcance
Entradas
• Chárter
• Documentación de
Requisitos
• Activos
Organizacionales
T&H
• Juicio Experto
• Análisis de Producto
• Identificación de
Alternativas
(Ingeniería de Valor)
• Talleres
Salidas
• Declaración del
Alcance del Proyecto
• Actualización de los
documentos del
Proyecto
PMI, 2008
Declaración del Alcance
del Proyecto
D E F IN IC IO N D E L A L C A N C E D E L P R O Y E C T O
F e c h a d e e la b o ra c ió n d e l a lc a n c e
C ó d ig o d e l p ro y e c t o
< d d /m m /a a a a >
< E s c r ib a e l c ó d ig o c o r r e s p o n d ie n te >
IN F O R M A C IÓ N G E N E R A L D E L P R O Y E C T O
N o m b re d e l p ro y e c t o
< N o m b r e c o n e l c u a l s e c o n o c e r á e l P r o y e c to >
Á re a d e a p lic a c ió n
N o m b re d e l s o lic it a n t e
< Á r e a ( s ) e n la q u e s e id e n tific a e l p r o y e c to >
< N o m b r e d e l c lie n te o u s u a r io s s o lic ita n te >
N o m b re d e l d ire c t o r d e l p ro y e c t o
N o m b re d e l P a t ro c in a d o r
< P e r s o n a r e s p o n s a b le d e la a d m in is tr a c ió n d e
< N o m b r e d e l P a tr o c in a d o r , q u ie n a p o r ta lo s
p r o y e c to >
re c u rs o s >
ENFOQUE DEL PROYECTO
P ro v e e u n a v is ió n a n iv e l e je c u t iv o d e l P la n d e P ro ye c t o : id e n t if ic a la n e c e s id a d o e l p ro b le m a d e n e g o c io o
d e la o rg a n iz a c ió n a re s o lv e r
D e s c rip c ió n d e l p ro y e c t o
< B r e v e d e s c r ip c ió n d e l p r o p ó s ito d e l p r o y e c to a tr a v é s d e s u c ic lo d e v id a >
P ro b le m a o N e c e s id a d d e N e g o c io u O rg a n iz a c io n a l a re s o lv e r
< B r e v e d e s c r ip c io n d e la n e c e s id a d o p r o b le m á tic a q u e e n fr e n ta la o r g a n iz a c ió n y q u e ju s tific a e l
p r o y e c to >
O b je t iv o d e l p ro y e c t o
< C r ite r io s e n fo c a d o s a la e n tr e g a d e l p r o y e c to , ( A c c ió n d e l V e r b o e n in fin itiv o + E n tr e g a p r in c ip a l
d e l p r o y e c to + M a r c o d e T ie m p o ( p a r a e l / a n te s d e l d d /m m /a a a a ) + C o s to ( c o lo n e s , d o la r e s ) >
O b je t iv o s e s p e c íf ic o s d e l p ro y e c t o
< 1 . O b je tiv o e s p e c ífic o 1 ,
2 . O b je tiv o e s p e c ífic o 2 .,... >
ABO RDAJE DEL PRO YECT O
D e s c rib e la e s t ra t e g ia p a ra d e s a rro lla r e l p ro ye c t o
E n t re g a b le s
1.
< D e fin ir
lo s
e n tr e g a b le s
m a y o re s
n e c e s a r io s
p a ra
c u m p lir
con
lo s
r e q u e r im ie n to s
del
p r o y e c to >
2 . …
M e d id a s
1.
< C a lific a n
e l r e n d im ie n to
de
la
e n tr e g a , m id e n
el desempeño, no
e l c o s to
o
d u r a c ió n
del
p r o y e c to >
2 . …
E x c lu s io n e s
1.
< E le m e n to s q u e n o s e v a n a e n tr e g a r c o m o r e s u lta d o d e l p r o y e c to >
2 . …
S u p u e s to s
1.
< F a c to r e s q u e s e r á n c o n s id e r a d o s r e a le s o c ie r to s p a r a e l p r o y e c to >
2 . …
R e s t ric c io n e s o lim it a c io n e s
1.
< F a c to r e s
que
lim ita n
la s
o p c io n e s
d is p o n ib le s
p r e s u p u e s to , a s ig n a c io n d e p e r s o n a l y tie m p o >
F a c t o re s c rít ic o s d e é x it o
< In d e n tific a r lo s fa c to r e s c r ític o s d e é x ito d e l p r o y e c to >
p a ra
e l e q u ip o
d e l p r o y e c to ,
p o r e je m p lo ,
CO-DEPENDENCIA
Alcance
Calidad
Tiempo
Calidad
Calidad
Costo
¿Por qué pasa esto?
Quien no sabe a donde va, cualquier camino lo
llevará al lugar equivocado.
Proverbio Árabe
Bibliografía
• Project Management Institute. A Guide to the
Project Management Body of Knowledge (PMBOK®
2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos:
PMI, 2008.
• Chamoun, Y. Administración Profesional de
Proyectos. La Guía. México: Edit. McGraw-Hill,
2002.
Presentación elaborada
Por la cátedra del curso
Bajo la compilación de los profesores:
Ing. William Ernest Mondol, MAP, PMP
Ing. Carlos Brenes, MAP, PMP.
2013
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