LIAEHs 08-11
1. RESERVATIONS
1.1 New Reservations
1.2 Update Reservations
1.3 Profiles
1.3.1 Profile Options
1.4 Floor Plan
1.5 Room Plan
1.6 Calendar
1.7 Confirmation
3
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13
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37
39
40
41
2. FRONT DESK
2.1 Arrivals
2.2 In-House Guests
2.3 Accounts
2.4 Room Bloking
2.5 Messages
2.6 Traces
2.7 Options
42
46
53
54
55
60
66
3. CASHIERING
3.1 Billing
3.1.1 Right click
3.2 Fast Posting
3.3 Cashier Functions
3.4 Passer By
3.5 Quick Check out
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104
114
119
133
136
4. ROOMS MANAGEMENT
4.1 Housekeeping
4.1.1 Opciones de Housekeeping
4.2 Room History
4.3 Sell Limits
4.4 Occupancy Graph
4.5 Maintenance
138
140
142
143
144
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Split Transaction: Esta opción sirve para divider el pago. Tiene dos
opciones: Amount y Percentage.
Transfer Transaction: Esta opción sirve para transferir los cargos de el
huésped a otra habitación. Se puede seleccionar si se transfiere todo el
monto o solo una parte.
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- Adjust Transaction: Esta opción sirve para hacer un ajuste en un
cargo. El ajuste queda registrado.
- Transfer to Window: Esta opción sirve para transferir cargos de una
ventana a otra.
- Add New Window: En esta opción se puede agregar una nueva
ventana para organizar mejor los cargos del huésped. Se pueden abrir
como máximo 8 ventanas.
- Delete Window: Al dar click en esta opción se borra la ventana
seleccionada.
-POS check details: En esta opción se checa el Punto de Venta.
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Fast Posting
Bienvenidos a Fast Posting. Este submódulo nos permite hacer cargos
rápidos a diferentes números de habitaciones sin tener que ingresar
en cada habitación.
Los usos más comunes son para hacer cargos rápidos de lavandería,
estacionamiento, etc.
PARA EMPEZAR A HACER FAST POSTINGS
Primero debes ingresar al modulo de Cashiering, al segundo
submódulo el cual es fast posting.
Debes ingresar tu contraseña.
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Se abrira un cuadro como el siguiente.
Se abrirá un cuadro como el siguiente.
PARA EMPEZAR A LLENAR DEBES SABER QUE:
Room
Debes ingresar el número de cuarto al que quieres hacer el cargo.
Puedes darle clic en la flechita derecha para buscar entre los cuartos
ocupados.
Code
Es el código del producto que quieres cobrar. Debes hacer clic en la
flecha derecha y te aparece un recuadro como el siguiente, ahí puedes
encontrar los diferentes productos que ofrece el Hotel. (Ej. 1200 para
Tonalna Food)
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Description
Este renglón se llena automáticamente al momento de ingresar el
código, se agrega la descripción del producto. (Ej. Tonalna Food)
Amount
Aquí se agrega el precio del producto.
Qty.
Quantity, aquí debes poner la cantidad de productos adquiridos. (Ej. 2
comidas en el restaurante Tonalna).
Win.
Window, aquí debes poner en que ventana quieres que aparezca este
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cargo. (Recuerda que el máximo de ventanas es 8).
Arr Code.
Aquí aparece automáticamente el código en letra del producto
adquirido. (Ej. TRR para Tonalna Restaurant).
Check No.
Aquí debes agregar el número de cheque de la cuenta. (Ej. 123467865
es el número en rojo que aparece en la cuenta esta foliado).
Supplement
Aquí debes incluir una breve descripción del producto adquirido. (Ej.
Tonalna Food Combo No.2)
Reference
Aquí debes incluir una breve descripción de la descripción que te
ayude a recordar el cargo hecho en caso de reclamo o duda. (Ej. Long
Distance Call Reference: número de teléfono)
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Después de haber llenado todo el cargo, debes hacer clic en Post y
automáticamente te permite hacer otro cargo.
Recuerda que el cargo puede ser en diferentes habitaciones y
diferentes cargos.
Al finalizar los cargos que quieres realizar debes dar clic en Close y
los cargos se graban automáticamente.
Estas listo para hacer Fast Posting ahora a practicar.
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Cashier Functions
El botón de Cashier Functions tiene diferentes opciones, donde puedes
realizar diversas tareas referentes a lo que entra y sale de la caja, por
lo que es muy importante entender cada una de ellas.
Las opciones que podemos encontrar son las siguientes:
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1. Batch Folios
Cada habitación tiene un folio.
Sirve para imprimir varios folios al mismo tiempo
analizarlos.
La razón más común por la que pueden ser impresos los Batch Folios
es por un rápido check-out, y esto generalmente lo hace el auditor
nocturno.
Opciones de Batch Folios:
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2.Batch Posting
Sirve para generar un cargo a varias personas.
Es muy efectivo cuando hay grupos en casa ya que generalmente
realizan el mismo tipo de consumo.
Ventana de Batch Posting:
Los datos necesarios son:
•Código del cargo o recibo (debe ser el mismo para todos).
•Articulo o servicio consumido
•El cargo o precio del articulo
o servicio consumido
•Numero de habitación
•Grupo al que pertenece (si es el caso).
•Agencia a la que pertenece (si es el caso).
•Información referente al cargo
Suplemento que sea necesario para reforzar dicha información.
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3. Cashier Reports
Reportes del cajero (a) que sirven para revisar la cantidad que se debe
entregar al auditor.
Cada cajero tiene su contraseña con la cual puede acceder a cada uno
de los cargos que ha efectuado durante su turno con lo que puede
realizar un balance de sus cuentas y solucionar cualquier discrepancia
que se presente.
Menú de Cashier Report:
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4. Cashier Status
Sirve para revisar el estado de cada uno de los cajeros.
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5. Check Exchange
Sirve para llenar un reporte cuando un huésped quiere cambiar un
cheque por efectivo.
Los datos requeridos son:
•Numero de habitación (Requisito en la mayoría de los hoteles).
•Nombre (de quien entrega el cheque).
•Cantidad
•Texto (se pone automáticamente la palabra “check”).
•Suplemento.
*Actualmente es poco común que los hoteles realicen este tipo de
operaciones.
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6. Currency Calculator
Sirva para checar como está el tipo de cambio del día.
Como se ve en el cuadro anterior es necesario registrar la
cantidad de dinero que se va a cambiar, el día (para que se
actualice el tipo de cambio), el tipo de moneda que se desea
cambiar (Euros, Pesos, Dólares; etc.), el tipo de moneda al
que se va a cambiar. De esta manera, automáticamente se
realiza la conversión.
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7. Currency Exchange
Aplicación que sirve para hacer cálculos de conversión. Es decir,
convertir un tipo de moneda en otra. Por ejemplo cuando un huésped
quiere cambiar sus dólares a pesos.
*En este caso, el huésped Jones que está hospedado en la habitación
205 quiere cambiar o pagar con 100 euros, cantidad que se cambia
automáticamente a dólares (el tipo de moneda depende de la
localidad) cuando es ingresada.
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8. Exgange Rate
Opción que sirve para actualizar el tipo de cambio. Se
realiza por el auditor nocturno.
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9. Folio History
Sirve para ver el historial de los folios, es decir, de las cuentas que
han salido.
Esta función es útil cuando los clientes necesitan una copia de su folio.
*Para hacer más rápida y eficiente la búsqueda puedes
introducir datos tales como nombre, fecha o número de folio,
entre otros.
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10. General Cashier
Esta función se refiere a la caja general del hotel, esta
sirve para pedir o entregar dinero.
11. Journal
Esta función es considerada como la bitácora la cual sirve para checar
una transacción especifica en el sistema.
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12. Petty cash
Es la caja chica, es decir el dinero que se cuenta para hacer gastos
extras generalmente pequeños. Sirve para registrar dichos gastos.
Un ejemplo es cuando un
huésped requiere de
algún objeto con el que
no se cuenta en el hotel.
El recepcionista puede
tomar dinero de esta caja
chica para cubrir el
gasto.
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13. Receipt History
Sirve para conocer o buscar el historial de recibos. Al igual que Folio
History ayuda a una búsqueda más eficiente y especifica de recibos
mediante los campos: fecha, numero de recibo, tipo de recibo y
nombre.
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14. Deposit/Cancellation
Esta opción sirve para regresar dinero del depósito basándose en las
políticas de penalización por cancelación, dependiendo en el tiempo en
el que se cancele. Igualmente le permite al huésped realizar depósito
de una manera más fácil.
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Passer by
En esta opción se hacen cargos de personas que no están hospedadas
en el hotel. Como por ejemplo, clientes que vienen al restaurante o al
bar.
Aparece una ventana con el título Cashier Login
En esta ventana aparece el número del cajero y se debe introducir el
password.
Al introducir el password se da click en loggin.
A continuación se da click en la opción Post.
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Una vez hecho el cargo aparece en la ventana principal con los
siguientes datos: Date, Code, Description, Price, Quantity , Amount,
Supplement, Reference, Currency, User, Time, Group y Subgroup.
Al dar click en la opción Print se imprime el ticket con los cargos (sin
embargo en el simulacro no se puede imprimir).
La opción Close es para cerrar esa ventana.
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Cuando le das Click en POST,
Aparece una ventana con las siguientes opciones:
Name: Nombre de la persona o compañía a la que se hará
el cargo.
Market Code: Es el tipo de tarifa que se otorgará. Ejemplo:
Group Association, Rack rate, Discount, Local Corporate,
National Corporate, etc.
Source Code: La manera en que el cliente nos contactó,
puede ser Direct Call, Walk In, etc.
Room Class: Es una opción para cargar a una habitación
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si es necesario.
QuickCheckout
1. En el menú de Cashiering, da click en Quick Check Out.
2. Entra con tu contraseña en la pantalla de Entrada de Cajero.
3. Da click la opcion "C/O cero" para darle check out a todos los
huéspedes con un balance de cero.
4. Para darle check out al huésped sin abrir la ventana de folio,
colocar una "X" junto al Número de habitación y da click al
botón de Select.
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5. Una ventana del pago incita para el arreglo para el equilibrio
de folio.
6. Si hay múltiples ventanas de folio, el pago es requerido para
cada uno antes que el cheque fuera sea completo.
7. Para múltiples huéspedes, coloca una "X" junto a cada
número de habitación, escoge Selecto y aplica un pago para
cada folio para cada cuarto.
8.Para darle check out a todos los huéspedes en Due Out,
Dale click en Select All y aplicar un pago a cada ventana del folio.
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