UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS
“EL PROTOCOLO EN LA
FIRMA DE CONVENIOS”
EL PROTOCOLO EN LA FIRMA DE
CONVENIOS
I.
INTRODUCCIÓN. FIRMA DEL CONVENIO
II. ADECUACIÓN DE LA SALA
III . PROTOCOLO DE LAS COMITIVAS
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS


CONVENIO SIMPLE
CONVENIOS MÚLTIPLES
I.
INTRODUCCIÓN.
FIRMA DEL CONVENIO
La firma de convenios es uno de los actos clásicos incluido
dentro del protocolo actual.
o
Se entiende como tal, aquel acto en el que dos o
más partes suscriben y hacen suyo un documento
mediante firma privada o pública, es decir, con
presencia de otros invitados o sin ella.
Generalmente, se hace pública la firma para contribuir
a su difusión general y dar cuenta del resultado final de las
negociaciones, siendo el carácter de estos actos positivo,
amable y afable, distendidos y, por lo general, muy
diseñados para los medios de comunicación o para un
sector de público reducido
II.
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
ADECUACION DE LA SALA
La sala deberá estar correctamente habilitada antes de que tenga
lugar la firma del convenio.
Para ello se supervisará previamente la temperatura (aire
acondicionado/calefacción.
La ventilación.
La iluminación artificial y natural.
Butacas/sillas suficientes para los asistentes.
Banderas, imágenes corporativas o escudos detrás de la mesa
de firmas.
Atril con micrófono en caso necesario.
En la mesa se colocará agua y vasos, los carteles de
sobremesa(indicadores de posición en un acto institucional,
carpetas de firma y pluma
IMPORTANTE, debe existir una infraestructura suficiente para la
instalación de todos los aparatos de los medios de comunicación
que asistan al evento. (tomas telefónicas y eléctricas, conexiones
telemáticas, etc….)
III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS



Dependiendo de la autoridad el recibimiento será distinto por
parte del anfitrión.
Anteriormente al acto, se habrá acordado con la persona de
responsable del protocolo del invitado, la forma de acceso al
parking, facilitando a nuestra servicio de seguridad el número
de matricula del vehículo e identificando a las autoridades que
accederán al recinto. (no pasan por control de accesos)
Una vez allí se seguirá el protocolo correspondiente al
tratamiento de la autoridad visitante.
Ej.: En el caso de un Ayto. el Alcalde bajaría a buscar al
invitado en caso de ser una autoridad superior a él. Sí es otro
homologo, será el Teniente Alcalde o Jefe de Gabinete el que lo
reciba, si fuera representantes de alguna empresa sería el
asistente el que recibiría al invitado, acompañándole para
dirigirle al despacho o sala correspondiente
III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS

A posteriori se dirigen a la sala de la firma del convenio, donde
se encontraran con el resto de la delegación anfitriona, cuyos
miembros son presentados de un modo informal antes de
colocarse en sus sitios.

Cabe también la opción de que estos esperen fuera de la sala,
bien en un saloncito adjunto, para efectuar estas
presentaciones.
III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS
A las comitivas que acompañan a los firmantes es bueno y
conveniente reservarles un lugar especial en el acto .
En el caso de ser dos las partes :
Los que encabezan la delegación ocuparán la mesa presidencial, y
las comitivas se situarán a ambos lados de la mesa, ubicándose
cada una de ellas en el lado más próximo a su jefe.

III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS
En el caso de ser más los acompañantes:
 Lo lógico es habilitar en las primeras filas, y de forma mixta, sitios
para ellos.
Si son dos, pueden acompañarlos en la mesa, sus segundos,
situados inmediatamente a su lado, en la parte del extremo de la mesa.
Esta solución es buena cuando la firma de convenios es suscrita, por
ejemplo, por el Presidente nacional, y afecta sólo a una comunidad
autónoma. El responsable en la comunidad de cada una de las partes
firmantes ocupará este lugar de privilegio, aunque no firmará.(Sólo
asiste desde un sitio especial).
III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS
III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
La firma de convenios puede llevarse a cabo mediante varias
fórmulas, pero las más habituales son dos:
Convenio
simple: firma pública de tantos ejemplares como
firmantes, con intercambio de las mismas.
Convenio
múltiple: firma pública de un único ejemplar, sin
intercambio de carpetas.
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
El programa protocolario básico de una firma de convenio
responde a unas determinadas características, este podría ser el
esquema:



Lectura del texto a firmar por un técnico o alto directivo de la
institución anfitriona o persona designada al efecto por las
partes.
Firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas.
Palabras de los firmantes, por el orden establecido (el mismo
que se ha seguido para su colocación en la mesa). En ocasiones
un invitado de honor (el que termina el acto).

Posible rueda de prensa.

Fotos (imprescindible)
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
Se podría completar con otros elementos, tales como una
primera intervención para explicar los pormenores de la
negociación y las necesidades que han llevado al
establecimiento de este convenio y el uso de multimedia para
apoyar los contenidos de la firma.
En algunas ocasiones, a la firma puede asistir una alta
autoridad o invitado de honor cuya presencia refuerza la
filosofía y difusión del acto y que, aunque no firma, preside
simbólicamente la reunión y cierra con una intervención el
acto correspondiente .
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
El acto denominado convenio simple, es aquél en el
que las partes firman ante los invitados tantos ejemplares
como partes, a los efectos de que cada una pueda llevarse
suscrito por todos, un ejemplar.
Tras la firma es habitual el intercambio de carpetas y el
apretón de manos como símbolo del éxito alcanzado y de la
satisfacción conseguida. Este tipo de acto es el indicado
hasta un máximo de cuatro firmantes; más no, dado que el
sistema se complicaría mucho.
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
El proceso de la firma sigue los siguientes criterios:

Al sentarse a la mesa los firmantes (generalmente mirando todos
ellos hacia el público, en una mesa rectangular de presidencia
clásica, sin ningún adorno en la misma), tienen dispuestas las
carpetas que contienen los documentos que han de suscribir.
Dichas carpetas, de buena presentación (en piel o similar, de
color oscuro y en la medida de lo posible con los anagramas o
escudos de las instituciones firmantes) permanecen cerradas.
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
Junto a ellas, las plumas de tinta negra dispuestas sobre la
mesa. (Antiguamente, se añadía a la decoración general de la
mesa el secante para pasar por encima de la firma con el fin de
evitar borrones)
Lo normal es que los firmantes estampen su firma con la
pluma que se les ofrece, no con la que puedan llevar consigo
(podría entenderse como descortesía). La pluma, tras la firma,
se deposita sobre la mesa (no debe guardarse si no es de uno).
Se deberá comprobar que escriban antes del acto.
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE

Los firmantes permanecen escuchando la lectura del texto
(completo si fuera breve o resumido si fuera largo, citando al
acabar los nombres de los firmantes).

La persona que lee el texto, se colocará de pie, al lado de la
presidencia, pero mirando hacia el público y los firmantes( con
la ayuda de un atril y un micrófono). Tras la lectura se retirará.
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE

En ese momento, los ayudantes de cada uno de los firmantes
se aproximarán desde atrás a la mesa y abrirán al mismo
tiempo las carpetas.

Irán pasando folio a folio (no es lo habitual), indicando en cada
momento dónde se ha de firmar, por regla general en el
margen izquierdo en todas las hojas, a excepción de la última
que se hará en el espacio reservado a tal fin (firma auténtica).

La misión de los ayudantes es conseguir que los firmantes
vayan al mismo ritmo y terminen a la vez. Los ayudantes se
situarán con discreción y por la parte más próxima al extremo
de la mesa, dejando el espacio central libre (muy indicado para
uso de imagen corporativa).
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE

Tras la firma del primer ejemplar, los ayudantes cerrarán la
carpeta que contiene el documento. La tomarán y por detrás se
la intercambiarán con el otro ayudante. De nuevo pondrán las
carpetas sobre la mesa y repetirán la operación. Tras la firma el
ayudante cerrará la carpeta y la dejará frente al firmante,
retirándose a continuación.

Seguidamente, los firmantes se pondrán de pie con la carpeta en
la mano izquierda (no es necesario pueden dejarla encima de la
mesa) y se saludarán con la mano derecha (se realizarán las
fotografías pertinentes) . Tras ello se sentarán y comenzarán los
discursos por el orden correspondiente si es que los hubiese.
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
Con 2 firmantes:
ayudantes
firmantes
PRENSA, PÚBLICO
1. Firman cada uno su carpeta
2. Los ayudantes se intercambian las carpetas
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
Si hubiera tres firmantes la operación de los ayudantes para
la circulación de carpetas será el siguiente:

Cada ayudante pasará al de su derecha la carpeta y tomará
del de la izquierda la nueva. El último entregará al primero
su carpeta.

Así durante tres operaciones. Es necesario seguir este
esquema, pues de lo contrario se crean confusiones .
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
Con 3 firmantes:
ayudantes
firmantes
1. Firman cada uno su carpeta.
2. Los ayudantes se intercambian las carpetas con el de su
derecha, y el 3 se cambia con el 1.
3. Se repite la operación, hasta completar las firmas.
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE

Si hubiera cuatro firmantes, el esquema operativo sería el
siguiente:
 Primer paso: los dos de cada lado se intercambian
entre sí las carpetas.
 Segundo paso, los dos ayudantes situados en el
centro toman del ayudante más próximo de su
extremo la carpeta, y junto con la suya se
intercambian ambas, dando una de ellas al ayudante
del extremo.
 Tercer paso, los dos ayudantes de cada lado se
intercambian las carpetas.
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
Con 4 firmantes:
ayudantes
firmantes
PÚBLICO , PRENSA
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE
2
3
2
1
3
ayudantes
1
firmantes
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO SIMPLE

Más de cuatro no es muy recomendable, sugiriéndose el sistema
múltiple, salvo que uno de los firmantes sea un personaje
excepcional, cuya presidencia del acto sea bien vista por todos.
En este caso, el anfitrión pasará al puesto número dos.
Si a la firma de este tipo de convenios acudiera una alta
autoridad, ésta ocuparía el asiento central o en cualquier caso el
primero, situándose a su izquierda el anfitrión. Si no se desea
que esta autoridad ocupe lugar en la mesa durante el momento
de la firma, podrá habilitarse un lugar especial para la autoridad.
En este caso, la mesa de firmas se ladeará un poco, de forma
que mire para el público y a la autoridad.
Si el acto de la firma se celebra en territorio neutral, los firmantes
se ordenarán de acuerdo a los criterios previstos, no teniendo
nadie el carácter de anfitrión. Todos ellos lo son al mismo
tiempo.
III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO MÚLTIPLE

Otro sistema para estos casos es que los firmantes se sienten
en un mesa y que el único documento que contiene la carpeta
sea pasada de unos a otros por un ayudante.

En este caso, se empieza por el de la derecha del que preside y
en sentido circular se seguirá hasta acabar por el de la izquierda
del que preside, finalmente lo hará éste.

Tras la rúbrica, todos se pondrán de pie y se saludarán entre sí
y la carpeta firmada será retirada por el ayudante.
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO
MÚLTIPLE
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO MÚLTIPLE
En el caso de haber más de
cuatro
firmantes,
lo
más
recomendable es pasar al sistema
múltiple.
Todos los representantes firman
privadamente las distintas copias,
salvo una que se deja para la firma
en público. De acuerdo con este
sistema, en el acto todos firman
un
mismo
documento
(no
olvidemos que se trata de un acto
simbólico; las formalidades se
pueden resolver privadamente).
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO MÚLTIPLE
•
La actuación protocolaria a seguir es similar a la descrita
en el caso anterior, si bien a la hora de firmar se sigue un
esquema distinto.
•
La persona que lee el texto completo o el resumen del
mismo, va llamando uno a uno a los firmantes, que pasan
por una mesa pequeña, donde se encuentra el documento
en una carpeta abierta y una pluma.
•
De pie o sentados, firmarán cada una de las hojas y la
última completa (la firma de cada una de las hojas, puede
suprimirse igualmente). Los firmantes permanecerán de
pie en la presidencia (sin mesa) y se acercarán cada vez
que se les llame. El orden protocolario es de menos a más
(el de menor rango el primero y así sucesivamente).
IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS
CONVENIO MULTIPLE

Otro sistema para estos casos es que los firmantes se
sienten en un mesa y que el único documento que
contiene la carpeta sea pasada de unos a otros por un
ayudante en su caso.

En este supuesto, la firma empezará por la persona que
esté a la derecho del que preside preside y en sentido
circular se seguirá hasta acabar por el de la izquierda del
que preside, que será el último en firmar .

Tras la rúbrica, todos se pondrán de pie y se saludarán
entre sí y la carpeta firmada será retirada por el ayudante.
EJEMPLOS:
El Real Madrid ampliará su ayuda a los
niños enfermos terminales de fuera de
España
04 USI firma y taller - inicio del
acto de firma
FIRMA DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN HOSPITAL - EVE
El Alcalde de Móstoles firma un convenio pionero en España con
la Asociación de Trabajadores Autónomos para apoyar a este
sector a salir de la crisis económica
FIRMA DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN ENTRE LA UNIVERSIDAD DE LAS
PALMAS DE GRAN CANARIA Y LA AUDIENCIA DE CUENTAS DE CANARIAS. 12 DE
JUNIO DE 2008
Ejemplo de Carpeta de firmas
Documento tipo: Convenios
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Diapositiva 1 - Protocolo en Relaciones