Universidad Interamericana de Puerto Rico
Oficina de Recursos Humanos Sistémica
ORIENTACION PARA SUPERVISORES
SOBRE
LOS NUEVOS CAMBIOS EN LA
LEGISLACION QUE REGULA
EL PAGO DE HORAS Y SALARIOS
AGOSTO 2004
TEMAS QUE CUBRIREMOS




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




Propósito de la orientación
Porqué orientarlos
Qué es la Fair Labor Standard Act (FLSA)
Definiciones de personal exento y no exento
Cambios relevantes en la legislación que nos efectan
Resumen de los cambios
Criterios para clasificar a los empleados como exentos o no
exentos (Ejecutivo, Administrador, Profesional de conocimiento
avanzado, Profesional creativo, Empleados de computadoras)
Efectos de los cambios
Implicaciones para los supervisores
Estrategias para el control de tiempo extra
Responsabilidades de los supervisores con respecto al cambio
Controles para minimizar gastos por concepto de horas extra
PROPÓSITO DE LA ORIENTACIÓN

Explicar cómo los cambios recientes en la
Ley Federal titulada Fair Labor
Standard Act (FLSA) impacta las
prácticas de recursos humanos
relacionadas con el pago de horas extra,
efectivo el 23 de agosto de 2004.
PORQUÉ ORIENTARLOS





Son la fuente de información primaria de la Oficina de
Recursos Humanos para orientar a los empleados.
El supervisor es la persona encargada de mantener el
control de la asistencia de los colaboradores.
Debe asegurarse de que éstos cumplan con las normas
establecidas sobre asistencia y puntualidad.
Es responsable del pago de horas extra de los
empleados no exentos.
Es responsable ante la gerencia por el mal uso o uso
excesivo del presupuesto para esos fines.
FAIR LABOR STANDARD ACT

Es la ley federal que regula lo relacionado
con el salario mínimo federal y establece en
su reglamentación los criterios para
determinar si un empleado es exento o no
exento para propósitos del pago de horas
extra.
EXENTO Y NO EXENTO
EXENTOS
NO TIENEN DERECHO
AL PAGO DE
HORAS EXTRA
NO EXENTOS
TIENEN DERECHO AL
PAGO DE HORAS
EXTRA
DEFINICIONES

Empleado exento - personal que cumple con
los requisitos establecidos en la Ley federal
(FLSA) para ser clasificado como:
• Ejecutivos
• Administradores
• Profesionales
– Profesionales Creativos
• Empleados del área de computadoras
• Vendedores externos
• Empleados altamente compensados
DEFINICIONES

Empleado No exento – personal que no
cumple con los criterios establecidos en la
ley para clasificarse como:
–Ejecutivos
–Administradores
–Profesionales
•Profesionales Creativos
–Empleados del área de computadoras
–Vendedores externos
–Empleados altamente compensados
CAMBIOS EN LA LEGISLACION
(Fair Labor Standard Act)

Actualiza y aumenta los requisitos de nivel
salarial mínimo para la determinación de
exención de las disposiciones establecidas
en la ley, como por ejemplo, el pago de
tiempo extra.

Modifica las pruebas para determinación
de las categorías de personal exento.
RESUMEN DE LOS CAMBIOS
A LA LEY
 Las
nuevas reglas establecen
claramente que las exenciones no
aplican a empleados que realizan
tareas manuales, u otros empleados de
“cuello azul” cuyo trabajo envuelve
operaciones repetitivas con sus manos,
destrezas y energía física.
Para clasificar un empleado como
exento, en una de esas categorías:
Se utilizan dos criterios:
1. Salario
2. Funciones o preparación
académica
PRIMER CRITERIO: SALARIO
 Para
que un empleado sea
considerado exento, lo primero es
que debe recibir un salario mínimo
de…
- $1,971.66 mensuales
EJECUTIVO
Para cualificar para la exención de empleado EJECUTIVO, se debe
cumplir con todos los siguientes elementos:
1.
El empleado debe ser compensado a base de un salario básico
o un “rate” no menor de $455 semanales ó $1,971.66
mensuales.
2.
El deber principal del empleado debe ser manejar una empresa,
o manejar un reconocido departamento o subdivisión de la
empresa.
3.
El empleado debe, normal y regularmente, dirigir el trabajo
de por lo menos, dos o más empleados o su equivalente.
4.
El empleado debe tener la autoridad para reclutar o despedir
a otros empleados o que sus sugerencias o recomendaciones
relacionadas con reclutamiento, despido, ascensos u otras
acciones de personal relacionadas con otros empleados se les
adjudica un gran peso.
ADMINISTRADOR
Para cualificar para la exención de empleado ADMINISTRADOR, se
tiene que cumplir con todos los siguientes elementos:
1.
El empleado debe ser compensado a base de un salario o
un “rate” no menor de $455 semanales ó $1,971.66.
2.
El deber primario del empleado debe ser el desempeño de
trabajo de oficina, no manual y que esté directamente
relacionado con la gerencia o con las operaciones
generales del patrono o de los clientes del patrono.
3.
La función principal del empleado incluye el ejercicio de la
discreción y juicio independiente con respecto a aspectos
de importancia.
DIFERENCIA

PERSONAL ADMINISTRATIVO
(NO DOCENTE)

PERSONAL ADMINISTRADOR
Según definido en la Ley Fair Labor
Standard Act
PROFESIONAL DE CONOCIMIENTO
AVANZADO
Para cualificar para la exención de empleado PROFESIONAL DE CONOCIMIENTO
AVANZADO, se tiene que cumplir con todos los siguientes elementos:
1.
El empleado debe ser compensado a base de un salario o
un “rate” no menor de $455 semanales.
2.
El deber primario del empleado debe ser el desempeño de
trabajo que requiere conocimiento avanzado, definido
como trabajo que es de carácter predominantemente
intelectual, el cual incluye trabajo que requiere el ejercicio
consistente de discresión y juicio.
3.
El conocimiento avanzado debe ser en un campo de
ciencia o aprendizaje.
4.
El conocimiento avanzado debe ser normalmente
adquirido mediante un curso prolongado de instrucción
intelectual especializada.
PROFESIONAL CREATIVO
Para cualificar para la exención de empleado PROFESIONAL
CREATIVO, se tiene que cumplir con todos los siguientes elementos:
1.
El empleado debe ser compensado a base de un salario o
un “rate” no menor de $455 semanales ó $1,971.66
mensuales
2.
El deber primario del empleado debe ser el desempeño de
trabajo que requiere invención, imaginación, originalidad, o
talento en un campo reconocido del quehacer artístico o
creativo.
EMPLEADOS DE COMPUTADORAS
Para cualificar para la exención de EMPLEADO DEL ÁREA DE LAS
COMPUTADORAS, se tiene que cumplir con todos los siguientes elementos:
1.
El empleado debe ser compensado ya sea a base de un
salario o tarifa a un “rate” no menos de $455 semanal o si
es compensado por hora, no menos de $27.63, la hora.
2.
El empleado debe desempeñarse como Analista de
Sistemas de Computadoras, Programador de
Computadoras, Ingeniero de Programas u otro trabajador
experto en el campo de las computadoras que desempeñe
las tareas que se mencionan a continuación.
EMPLEADOS DEL CAMPO DE LAS
COMPUTADORAS (Cont.)

La función primaria del empleado debe consistir en:
a)
b)
c)
d)
La aplicación de técnicas y procedimientos de análisis
de sistemas, incluyendo consulta a usuarios para
determinar “hardware”, “software”o especificaciones
funcionales de sistemas.
El diseño, desarrollo, documentación, análisis,
creación, prueba, o modificación de sistemas o
programas de computadoras, incluyendo prototipos,
basados en y relacionados con usuarios o
especificaciones de diseño de sistemas.
El diseño, documentación, prueba, creación o
modificación de programas de computadoras
relacionados con los sistemas de operación de
maquinaria.
Una combinación de las tareas antes mencionadas,
cuyo desempeño requiere el mismo nivel de destrezas.
EFECTO DE LOS CAMBIOS
 Aumentará
el número de empleados
NO EXENTOS
 Aumentará
el número de empleados
elegibles a cobrar horas extra.
 Aumentará el gasto por dicho
concepto.
 Requerirá de controles estrictos.
IMPLICACIONES

Cambio en clasificaciones de algunos empleados
de exentos a no exentos y viceversa.

Cambio en el registro de asistencia.

Cambio en el formulario para registrar la
asistencia:
 De mensual a semanal

De semanal a mensual
CAMBIO DE FORMULARIO
Hoja de
Asistencia
Semanal
Hoja de
Asistencia
Mensual
Universidad Interamericana de Puerto Rico
Registro de Asistencia y Autorización de Pago
Oficina de Recursos Humanos
para Personal No Exento
Informe Mensual de Asistencia para
Personal Exento
Universidad Interamericana de PR
Oficina de Recursos Humanos
A. Esta sección debe ser com pletada por la Oficina donde trabaje el em pleado:
Apellido paterno, Apellido materno,
Nombre
Inicial
Unidad
Seguro Social
Título del Puesto
Unidad
Semana del
Oficina, Decanato o Departamento
Mes
Nombre del Empleado
Seguro Social
al
día
mes
año
día
mes
Horario Re gular de l Emple ado
año
Oficina, Decanato o Departamento
Re gistro de Asiste ncia
Instrucciones : El empleado dejará constancia de su asistencia completando este informe mensualmente. El mismo se
Día
E
S
E
S
T otal
E
S
E
S
am
m
pm
pm
Horas
am
m
pm
pm
E
S
T otal
Horas
Período
Horas
T ipo de
Horas
Extra
Alimento
Ausente
Ausencia
L
enviará a la Oficina de Recursos Humanos de su unidad no más tarde del día 5 del mes siguiente al que corresponde el
informe.
K
M
D ía
J
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
V
AM
S
D
T otales
Observaciones:
PM
40
Periodo alimenticio autorizado por ______ minutos.
¿Tiene acuerdo de horario flexible?
Certifico que las horas registradas por este empleado son correctas y el tiempo extra no pudo realizarse dentro
del horario regular.
Fecha
Firma del Empleado
Fecha
Firma del Supervisor
Si*
No
Clave
P
O
E
V
M
F
Presente
Fuera en Asunto Oficiales
Enfermedad
Vacaciones
Licencia de Maternidad
Feriado
LMF
ANA
DL
S
D
J
Licencia Médico Familiar
Ausencia No Autorizada
Día Libre
Sábado
Domingo
MI
LSS
LE
C
FSE
Licencia Judicial
B. Esta sección debe ser com pletada por la Oficina de Recursos Hum anos de la Unidad.
Inform e de:
Firma del Empleado
Tiempo extra trabajando
Nóminas de empleados por horas
Sueldo mensual: $
Sueldo por hora: $
Período alimenticio:
horas = $
Medio tiempo:
horas = $
Tiempo sencillo:
horas = $
Cuenta a cargarse:
Tiempo y medio:
horas = $
Número de puesto:
Tiempo doble:
horas = $
Preparado por:
Total:
Título Oficial
Certifico Correcto
Firma del Supervisor Inmediato
Fecha
horas = $
Observaciones:
C. Esta sección debe ser com pletada por la Oficina de Nóm inas:
Verificado por:
Fecha
Técnico de Nóminas
NO EXENTO
EXENTO
Licencia Militar
Licencia sin Sueldo
Licencia Especial
Cedido
Fondo del Seguro del Estado
ESTRATEGIAS PARA EL CONTROL
DE TIEMPO EXTRA

Planificar adecuadamente el trabajo en las oficinas y
revisar procesos.
 Reasignación de funciones
 Reorganización

Establecer horarios que se adapten a las necesidades
apremiantes.
 Cambio de horarios
 Notificar con por lo menos 15 días de anticipación

Establecer acuerdos de horario flexible.
• Escalonado (adelantar o retrasar la hora de entrada
y salida)
Responsabilidad del supervisor en este
proceso de cambio









Orientar y educar a los empleados correctamente sobre los cambios.
Destacar la importancia de estar autorizados para trabajar tiempo
extra.
Destacar aspectos positivos del cambio.
Trabajar con actitudes y crear un ambiente de motivación.
Monitorear el uso del presupuesto asignado para el pago de horas
extra.
Cumplir con la política y normas relacionadas con el pago de tiempo
extra.
Certificar para pago las horas extra trabajadas por sus
colaboradores.
Enviar a tiempo los registros de asistencia de éstos a la Oficina de
Recursos Humanos dentro del periodo establecido.
Prohibido utilizar tiempo compensatorio para “pagar” el tiempo extra
trabajado por los empleados (concepto no aplica a la empresa
privada). El derecho de los empleados no exentos, de recibir pago por
tiempo extra, es irrenunciable.
Manual de Normas establece:


Artículo 3.3
“Cada supervisor verificará los registros de asistencia de
sus empleados”
APENDICE: Manual de normas y procedimientos para
aplicar medidas correctivas y disciplinarias.
“Es responsabilidad de todo empleado que tiene
autoridad supervisora, velar porque la conducta de los
empleados sea de acuerdo con las normas, reglas y
procedimientos que se han establecido en el Manual
de Normas para el Personal No Docente…”
CONTROLES
Para minimizar gasto por concepto de horas extra:




Prever cuando será necesario trabajar tiempo
extra.
Informar que no se permitirá trabajar más allá
del horario regular, sin la debida autorización.
Revisar detenidamente las hojas de asistencia
semanal de los colaboradores.
Estar pendiente y asegurarse de que todo
empleado que se quede en su área de trabajo,
luego del horario regular, no esté realizando
funciones de trabajo, salvo que esté autorizado.
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ORIENTACION PARA SUPERVISORES SOBRE LOS NUEVOS