Road Show 2008
Servicio orientado a
ciudadanos
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Quienes somos
Expediente electrónico
Procesos interinstitucionales – ventanilla única
¿Cómo podemos implementarlo?
Diseño y puesta en marcha de un trámite
Casos de éxito
Preguntas y respuestas
¿Te Subes?
“Y ese MIDES aluvional, hoy se está institucionalizando, ha llamado a concursos,
está incorporando gente, tenemos expediente electrónico. ¿Saben por qué tenemos
expediente electrónico? Porque los expedientes son gente, porque lo que hay en ese
montón de papeles que uno acarrea para un lado y otro, y que se pierde y no se
sabe dónde está, es la vida de la gente. Por lo tanto, el modernizar, el poner un
Ministerio moderno, un Ministerio que pueda realmente agilizar todo tipo de trámite
y que sea transparente para la población, que la población pueda mirar dónde están
esos expedientes y donde esta su trámite es una cosa fundamental, no un chiche,
no es ponernos a la moda. Es una necesidad imperiosa que, aún en un Ministerio
pequeñito como el nuestro, nos dimos cuenta que lo precisábamos.”
Ministra de Desarrollo Social – MIDES – Marina Arismendi
22/05/2008
Q-expeditive en MIDES – UY
¿Te subis?
• Un trámite es la ejecución de una serie de
reglas y pasos preestablecidos
• Un expediente es el conjunto de documentos
utilizados en un trámite o generados por el
trámite
– Componente Digital
– Componente Físico (documentación física)
Términos
• Cada una de las actividades que los funcionarios
de una dependencia realizan con un expediente
como parte de un trámite
• Los nodos son las dependencias y oficinas que
intervienen en un trámite. Un trámite sólo
puede estar en un nodo en un determinado
momento
Términos
• Es la lista de nodos que en determinado orden
recorre un expediente desde su inicio hasta su cierre
– Rutas Predefinidas
– Rutas Ad-hoc (se define en el momento por el
funcionario)
– Mixtas
Términos
Administración y Diseño
Funcionarios
Ciudadano - Autoconsulta
Actores del Gobierno
Electrónico
Hasta hoy…
Primera Ola:
Segunda Ola:
• Ventanillas Únicas
• Servicios en la Web
• Automatización de
tareas
• Dificultades de
Integración
• Enorme mejora a
nivel de las tareas
• Interoperabilidad
• Descentralización
• Automatización de
los Procesos
• Mayor cercanía con
el requerimiento
• Consumo bajo
demanda
Los estándares
comienzan a
permitir escoger
entre los
módulos que
mejor satisfacen
la necesidad
Administración y Diseño
Funcionarios
Ciudadano - Autoconsulta
Actores del Gobierno
Electrónico
Módulos de la Solución
• Los Actores:
– Ciudadano
– Ministerio de Desarrollo Social
– Ministerio del Interior
• El Trámite:
– Solicitud ciudadana para recibir asistencia social
– Obtener y evaluar información del ciudadano
– Gestionar la asistencia
Caso de estudio
Ministerio de desarrollo
Social
Ministerio del Interior
Obtiene información del
ciudadano
Valida la información
Evaluación por el
instituto de la Mujer
Solicita Certificado de buena
conducta
Evaluación Sicológica
Evidencia de maltratos
Denuncia Penal
Administración y Gestión
Caso de estudio
Road Show 2008
Proyecto de
Implementación
• Disponer de una plataforma flexible y escalable
• Diseñar y Sistematizar una nueva forma de Trabajo
– Mejora de la Gestión
• Es un proyecto Organizacional
– Existen Factores no Tecnológicos que influyen
superlativamente
• Roles:
– La INSTITUCIÓN
– La consultora
¿Te Subes?
• Diseñado desde la Institución
– Capacitar a los Implantadores de la Institución
– Relevamiento Integral de todas la áreas
– Capacitar a los Usuarios Finales
• La Consultora
– Provee la Herramienta, Metodología y Capacita
– Asiste en la Gestión y Planificación
¿Te Subes?
• Autonomía de la Institución para el mantenimiento del
Sistema
– Funcional
– Operativo
• Grupo Implantador (multidisciplinario)
–
–
–
–
Relevar y Definir
Diseñar
Capacita a Usuarios Finales
Implanta el Expediente electrónico
¿Te Subes?
Capacitación
Relevamiento
Diseño y
construcción
Marketing interno – Difusión
¿Te Subes?
Prototipeo
Pruebas y
puesta en
producción
• Sistematización en la cultura organizacional
• Provee un entorno controlado de trabajo para
múltiples usuarios
• Trazabilidad de los tramites, tanto para el ciudadano
como para la organización
• Notifica y Distribuye las tareas a las personas
involucradas
• Simple generación de Informes y estadísticas
¿Te Subes?
•
•
•
•
Flexible a la hora de Modificar Trámites y Procesos
Flexible a la hora de Diseñar Nuevos Trámites
Transparencia Transversal de la Información
Mejora Continua
¿Te Subes?
¿Qué Gano?
¿Qué me Evito?
Sistematizar y Estandarizar los Procesos Alto Acoplamiento de lógica de
procesos y personas.
Inteligencia Organizacional
Impacto frente cambios estructurales
Acceso Rápido a la Información para
todos los Actores en forma
Transparente
Perdidas de Tiempo
Trazabilidad de Trámites
Desconocer el Estado en que se
encuentra un trámite
Entorno Controlado y Seguro
Disminuyo riesgos de pérdida o rotura
accidental de Documentación Física
Introspección Organizacional y Mejora
Continua
Ineficiencia e Ineficacia
Capacidad de Brindar Nuevos y
Mejores Servicios al Ciudadano
Incapacidad de brindar nuevos servicios
por saturación de tareas administrativas
¿Te Subes?
Road Show 2008
Casos de Éxito
• Gobierno municipal de La Paz – Bolivia
• Se implementó el sistema de Ventanilla Única para todos
los trámites
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170.000 trámites promedio al año
700 trámites promedio al día
17 puntos de atención
3.000 personas promedio al día, atendidas en
“Ventanillas”
70% de reducción en tiempos de espera, de 50 a 15 días
50% de reducción en procedimientos, de 40 a 20 pasos
50 % de requisitos innecesarios eliminados, de un
promedio de 20 a 9
62% de reducción de visitas del ciudadano para
seguimiento de trámite, de 8 a 3
• Gobierno Municipal de Santa Cruz de la Sierra – Bolivia
• Se implementó el sistema de Ventanilla Única para todos
los trámites
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60 tipos de trámites
400 trámites promedio al día
7 puntos de atención
57 trámites implantados
200 usuarios activos (entre actuantes y visualizadores)
• Grupo Implementador:
– OyM de la Institución
– Funcionarios (multidisciplinario)
– Consultora
• Ministerio de desarrollo social – Uruguay
• 2 tipos de trámites:
– Involucrando ciudadanos
– Internos
34 tipos de trámites en total
• Implementado en 4 meses y en cronograma!!!
relevamiento-diseño-testing- capacitación y puesta
en producción
• Grupo implementador: 8 del Mides y 4 de la
Consultora
– El grupo implementador formo el Depto: OyM del
Mides
Road show 2008
Javier Briosso: [email protected]
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