Visitas administrativas (“Dawn raids”)
UNILEVER, Septiembre 2015
Bogotá
Carolina Pardo
Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal
Baker & McKenzie S.A.S. es miembro de Baker & McKenzie International, una sociedad suiza (Verein) de la que forman parte firmas de abogados en todo el mundo. De
acuerdo con la terminología comúnmente usada en organizaciones de prestación de servicios profesionales, el término "socio" se refiere a aquellas personas que son socios
o equivalentes a socios de dichas firmas de abogados. Así mismo, el término "oficina" se refiere a cualquier oficina de dichas firmas de abogados.
© 2015 Baker & McKenzie S.A.S.
Relevancia
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‒
‒
En la mayoría de las jurisdicciones, las autoridades
administrativas pueden implementar visitas administrativas
sorpresa o “dawn raids”.
Durante las visitas pueden entrevistar a funcionarios, pedir copias
de documentos e incluso llevarse copia de los archivos de la
empresa.
Muchas veces los funcionarios no esperarán a los abogados para
empezar su labor de investigación
Negarse a colaborar puede generar las más severas multas.
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Estadísticas 2014
Comision Europea
Germany
Norway
Sweden
Denmark
Poland
Netherlands
Czech Rep
Belgium
United
Kingdom
Canada
Lithuania
Ireland
Ukraine
Hungary Kazakhstan
France
United States
of America
Portugal
Spain
Italy
Switzerland
Morocco
Mexico
Russia
Turkey
Greece
Austria
Israel Pakistan
Egypt Saudi
China
Japan
South Korea
Arabia
Vietnam Philippines
0 dawn raids per year
1-5 dawn raids per year
Venezuela
Colombia
Singapore
Indonesia
6-10 dawn raids per year
11-20 dawn raids per year
Peru
Thailand
Malaysia
Brazil
30 + dawn raids per year
100+ dawn raids per year
Australia
South
Africa
Chile
Argentina
New Zealand
Fuente: Global Competition Review: Rating Enforcement 2014, complementado con estimados de Baker&Mckenzie.
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¿Pasa sólo en las películas?
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Funcionarios claves?
‒ Los recepcionistas deben tener un entrenamiento claro
sobre cómo manejar la llegada de las autoridades




Tratarles con cordialidad y respeto
Solicitar documentos de identificación
Saber a ¿quién dar aviso inmediato?
Dar tiempo razonable para que llegue el asesor legal
‒ Gerente o funcionario de tecnología
‒ Area comercial
‒ Gerente o Presidente
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¿Qué hacer cuándo llegue la autoridad?
‒
‒
Compruebe y tome copias de los DI y de todo documento legal
(como la orden de inspección).
Contacte al abogado y asesor externo

‒
‒
‒
La reserva legal de lo discutido con el abogado interno ha sido
cuestionada en varias jurisdicciones (UE / Colombia)
Manifieste su intención de cooperar
Designe un vocero frente a la autoridad
Hable sobre “las reglas de juego” con los funcionarios





El alcance de la investigación
La posible duración de la inspección
¿Qué funcionarios se van a entrevistar?
¿Cómo se discutirán los desacuerdos?
Pida tiempo para tener una reunión con los empleados requeridos
Dé instrucciones para que no se filtre la realización de la inspección
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Ejemplo orden
para la visita
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Frente a los empleados
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‒
Explique a todos los empleados que obstruir la investigación
podría tener implicaciones penales para ellos y legales para la
empresa.
Explique también que el intento de destrucción de información
debe evitarse  puede ser detectado y generar consecuencias
más graves – incluso penales
Designe funcionarios “sombra” para cada uno de los
investigadores (idealmente 1 por investigador).
Cortésmente pida que todas las preguntas se dirigirán a un
abogado y que los funcionarios no se entrevisten con la autoridad
sin aprobación previa.
Entrene a su equipo preventivamente pero repase los protocolos cuando se
presenten las visitas
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Aspectos técnicos
‒ Al inicio de la visita, contacte al funcionario encargado
del área de tecnología




Existe la posibilidad de que las autoridades puedan tener acceso a
todos los sistemas de la empresa
Eviste ofrecerlo a menos que el funcionario lo requiera
En la UE los funcionarios están investidos de facultades para
inspeccionar incluso herramientas propias de los funcionarios si han
sido usados para comunicaciones de la empresa.
Discusión sobre acceso a correos privados (gmail, yahoo, aol, me,
etc.)
Las herramientas electrónicas de trabajo son una de los principales
objetivos, pero evite ofrecerlas
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Multas en Colombia
Empresas
‒
Hasta 100,000 smmlv

COP $ 64.435.000.000. Aproximadamente USD 21 millones

Si resulta ser mayor, 150% de la utilidad derivada de la conducta.
Personas Naturales
‒
A cualquier persona que colabore, facilite, autorice, ejecute o tolere conductas
violatorias de las normas sobre protección de la competencia
‒
Hasta 2,000 smmlv

COP $1.288.700.000. Aproximadamente USD 430,000
Los pagos no pueden ser hechos ni asegurados
por la empresa
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Gracias
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“oficina” se refiere a cualquier oficina de dichas firmas de abogados
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