FUNCIONES:


El presidente del comité coordina y promueve las
actividades de Intercambio de Jóvenes en el ámbito del
distrito y mantiene comunicación con Rotary International, el
gobernador de distrito y los clubes.
En consulta con el gobernador de distrito, el presidente
nombra a los miembros del comité y define las
responsabilidades específicas de cada uno.
RESPONSABILIDADES DE:
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FAMILIAS ANFITRIONAS

LOS CLUBES ROTARIOS

DEL JOVEN EXTRANJERO PARTICIPANTE DEL YEP DEL
DISTRITO 4380

LOS CONSEJEROS
RESPONSABILIDADES
FAMILIAS ANFITRIONAS
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
Deberán someterse a una entrevista en la cual se determine su idoneidad para recibir estudiantes de
intercambio en su hogar, con las siguientes condiciones:
Compromiso demostrado para la seguridad y salvaguarda de los estudiantes.

Motivación para recibir en su hogar a un estudiante en consonancia con los ideales rotarios de promover
la comprensión internacional y el intercambio cultural.

Medios económicos suficientes para proporcionar hospedaje adecuado ( alojamiento y comidas) al
estudiante
.
Actitud para brindar supervisión adecuada y responsabilidad como padres anfitriones, a fin de garantizar
el bienestar del estudiante.



Deberán completar la planilla de solicitud para jóvenes aspirantes( Anexo Nº 3)

Colaborar y participar en las actividades del Rotary patrocinan te, y motivar al joven a integrarse a su
club sponsor.
RESPONSABILIDADES
FAMILIAS ANFITRIONAS

Matricular al joven de intercambio en un Instituto de Educación Formal privado y cancelar todas las
mensualidades.

Vigilar por la salud y seguridad del joven de intercambio.

Proporcionar una mesada.

Ayudar al joven de intercambio a comprender el idioma e integrarlo con los miembros del grupo familiar.

Incorporar al joven de intercambio en sus actividades diarias, fiestas, paseos, reuniones, etc.

Vigilar que el joven de intercambio cumpla con las normas de Rotary, en especial las 4 D ( no conducir
vehículos automotores, no consumir bebidas alcohólicas ni drogas, no tener relaciones sentimentales
alguna)
RESPONSABILIDADES
FAMILIAS ANFITRIONAS

Asignar las responsabilidades que tendrá en el hogar, así como las normas internas de los
miembros de la familia. Señalar los horarios rutinarios del hogar y especificar claramente las
horas de llegada a casa.

Informar los números telefónicos, direcciones, etc. para casos de emergencia.

Mantener contacto permanente con el Consejero y Chairman del club.

Responder por la asistencia a la Conferencia de Rotary y del RYLA.( transporte, traslado e
inscripción.)
RESPONSABILIDADES
LOS CLUBES ROTARIOS PARTICIPANTES

Cada club participante del Programa de Intercambio debe de cumplir las normas de RI para la Prevención
y Abuso Sexual. El Club Rotario se compromete a proporcionarle al Comité Distrital de Intercambio los
siguientes documentos para su examen y aprobación, previo al comienzo del programa anual.

Cada Club participante del Programa YEP estará obligado a impartir capacitación para la prevención y el
abuso además de las capacitaciones que son impartidas a nivel Distrital.

Cada club Rotario que participa del YEP Distrito 4380 debe cumplir con los siguientes requisitos para su
acreditación:

Completar y remitir una declaración de acatamiento en la cual se asegura que el Club gestiona su
programa de conformidad con las normas del Distrito 4380, establecidas por el Comité de Intercambio de
Jóvenes del Distrito4380 y RI ( SOLICITUD DE ACREDITACION DE CLUBES ROTARIOS PARA
PARTICIPACION EN PROGRAMAS DE INTERCAMBIO DE JOVENES DEL DISTRITO 4380)
RESPONSABILIDADES
LOS CLUBES ROTARIOS PARTICIPANTES

Todos los voluntarios deberán completar y firmar el Contrato de Voluntariado o Declaración Jurada de
Voluntario de Intercambio de Jóvenes, y deberá ser remitida junto con la acreditación ( Anexo Nº 1).

Cada Club Rotario que participa del YEP deberá entregar al Presidente del Comité de Intercambio una
carta compromiso ( Anexo Nº 5) donde el Club se hace responsable de todos los gastos del INBOUND
(Mesada, Colegiatura y otros gastos determinados por RI), previo acuerdo financiero con la familia
Anfitriona.

Efectuar evaluaciones para el seguimiento de los estudiantes de intercambio y las familias Anfitrionas en
base al sistema propuesto por el Comité de Jóvenes de Intercambio de RI el Distrito 4380.

Prohibir la asignación directa de los estudiantes de intercambio fuera del andamiaje organizativo del YEP
del Distrito4380. El Club no puede realizar intercambios de forma independiente del YEP del Distrito 4380
y la Asesoría Distrital.
RESPONSABILIDADES
LOS CLUBES ROTARIOS PARTICIPANTES

Utilizar los procedimientos para el retiro de un estudiante del hogar de la Familia Anfitriona que son
establecidos por Rotary.

Establecer planes alternativos para la sustitución de Familias Anfitrionas, incluida la preselección de
Familias Anfitrionas Sustitutivas.

Cerciorarse de que los estudiantes de intercambio a largo plazo cuenten con varias Familias Anfitrionas
o que roten dentro de las Familias Anfitrionas que son guiadas por el Club.

Garantizar al Consejero Anfitrión en cuanto a abordar todo problema o inquietud que pueda surgir
durante el intercambio.

Realizar invitación a los Estudiantes Extranjeros a las Sesiones del Club.
RESPONSABILIDADES
LOS CLUBES ROTARIOS PARTICIPANTES

Notificar de inmediato al Equipo Distrital del YEP todo incidente grave ( accidente, delito, regreso
anticipado, muerte) relacionado con el estudiante de intercambio. Para el caso de accidentes que puedan
ser resueltos a nivel local, las Resoluciones no deben tomar mas de 72 horas desde el momento en que
se realiza la denuncia.
El Anexo Nº 1 ya citado “Contrato de Voluntariado”
Anexo Nº 2 Referencia del Club Rotario para Voluntarios
Anexo Nº 3 Planilla de Solicitud para Familias de Jóvenes Aspirantes
Anexo Nº 4 Solicitud de Postulación del Aspirante
Anexo Nº 5 ya citado “Carta de Compromiso de los Clubes con el Joven Aspirante”
Todos estos Anexos o Documentos forman parte de los requisitos necesarios para la acreditación de un
Club Rotario y /o Obligación y Responsabilidades de los Clubes Participantes. Aceptadas las
condiciones propuestas, entendiendo que cualquier violación a las responsabilidades y requerimientos
contenidos en el presente Documento “ SOLICITUD DE ACREDITACION DE CLUBES ROTARIOS PARA
LA PARTICIPACION EN EL YEP DEL DISTRITO 4380” podría implicar el termino inmediato de la
acreditación. Este documento lo certifican el Presidente, Secretario y Representante del YEP del Club
Rotario.
RESPONSABILIDADES
JOVEN INBOUND PARTICIPANTE DEL PROGRAMA YEP EN VENEZUELA

Mantener una actitud acorde con los principios de RI.

Ser embajador de su país en Venezuela.

Asistir obligatoriamente una vez por mes a las reuniones del club patrocinan te.

Colaborar con las actividades de carácter social organizadas por el club patrocinan te

Asistir a las actividades de compañerismo del club patrocinan te, así como a las actividades de Interact de su
club.

Cumplir con la normativa y reglas generales de la familia anfitriona.
RESPONSABILIDADES
JOVEN INBOUND PARTICIPANTE DEL PROGRAMA YEP EN
VENEZUELA

De Domingo a Jueves el INBOUND debe regresar a casa a las 9 de la noche y de Viernes a Sábado hasta la 1
AM.

Cuando este en compañía de algún Rotario puede llegar a la hora que este decida previo acuerdo con la familia
anfitriona.

El INBOUND no tiene permitido quedarse en otra casa cuando salga a una fiesta, solo tendrá permiso de
quedarse en casa de otra familia anfitriona del mismo club Rotario.

Siempre deberá preguntar si puede invitar a un amigo a casa.

Mantener su habitación en orden y limpia.

Solicitar un permiso a sus padres o representantes legítimos para realizar viajes en el periodo de intercambio. No
pueden viajar solos aun con la autorización de padres legítimos, y a su vez deberán contar con la autorización de
la familia y club anfitrión.
RESPONSABILIDADES
JOVEN INBOUND PARTICIPANTE DEL PROGRAMA YEP EN VENEZUELA

Cumplir las normas de RI en especial las 4 D ( No conducir vehículos automotores, no consumir bebidas
alcohólicas, no consumir drogas, no tener relaciones sentimentales). No piercing no tatuaje

Asistir todos los días a sus clases y participar en las actividades asignadas por la Institución Educativa.

Obtener un promedio mínimo de 15 Ptos. en las materias asignadas previo acuerdo. Si el INBOUND no asiste a
clases o no obtiene el promedio antes indicado, no podrá participar en ningún viaje.

Realizar en su club patrocinan te y/o en cualquier otro club de la ciudad la presentación sobre su experiencia en
el YEP, al final de su curso.
RESPONSABILIDADES
CONSEJERO

El club Rotario anfitrión seleccionara a un consejero para cada uno de los estudiantes del Programa de
Intercambio, este consejero cumplirá funciones de enlace entre el joven participante, el club rotario anfitrión, las
familias anfitrionas, el colegio y la comunidad en general.

Comunicarse con la familia del joven que viene antes de que este salga de su país de origen. Para ello deberá
asegurarse del plan de vuelo del estudiante, fecha de llegada y personas que lo recibirán en el aeropuerto
previamente asignado.

Elaborar carta de bienvenida por parte del club anfitrión para el estudiante y tener la primera reunión en la que
deberá asegurarse que el estudiante resguarde con especial cuidado el boleto de avión de regreso, pasaporte,
seguros y fondo de reserva que traiga consigo el estudiante.

Gestionar con la familia anfitriona la búsqueda del joven de intercambio en el aeropuerto asignado.
RESPONSABILIDADES
CONSEJERO

Dar seguimiento mensual a su rendimiento escolar.

Entrevistarse con el joven todas las veces necesarias y estar al tanto de sus actividades y atento a la solución de
sus problemas.

Notificar al Chairman y este a su vez al Presidente del Comité Distrital cualquier novedad o incidente que ocurra
con el joven.

Garantizar que los socios del club rotario anfitrión inviten a comer al joven de intercambio, ya sea en o durante las
actividades de compañerismo, reuniones de convivencia del club, reuniones sociales, etc.

Llenar y enviar el formato “ INTERCAMBIO DE JOVENES DE DISTRITO DE RI” informe mensual.

Llenar y enviar el formato “EVALUACION AL INTERCAMBIO PARA FAMILIAS ANFITRIONAS” informe mensual
por parte del INBOUND.

SUB COMITÉ DE INTERCAMBIO DE JOVENES

INFORMACION SOBRE ACOSO Y ABUSO SEXUAL.
INFORMACION SOBRE PAGINA WEB Y SUS
APLICACIONES PARA EL PROGRAMA DE
INTERCAMBIO
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



Diseño de pagina amigable e interactiva.
Actualización de toda la información relacionada con el YEP y
Rotary.
Registro en línea de todos los documentos.
Clasificar la
OUTBOUND.
información
de
acuerdo
a
Incorporación de videos sin acceso a youtube.
INBOUND
u
PROCESO DE SELECCIÓN DE JOVENES YEP DE RI DEL
DISTRITO 4380
PERIODO: 2013-2014
VENEZUELA
OUTBOUNDS

INDUCCION PARA LOS JOVENES OUTBOUND

DEBERES Y DERECHOS.

CHARLA DE ACOSO Y ABUSO SEXUAL.

INFORMACION DE CÓMO OBTENER ACCESO A LOS DOLARES CADIVI.

IMPOSICION DE CHAQUETAS.
Descargar

SUB COMITÉ DE INTERCAMBIO DE JOVENES