Unidad 4. Comunicaciones escritas
Comunicación empresarial y
atención al cliente
04 Comunicaciones escritas
En esta unidad aprenderás a:
-Clasificar las tipologías más habituales de documentos
dentro de la empresa.
-Redactar el documento apropiado cumpliendo las normas
ortográficas y sintácticas.
-Identificar los soportes para elaborar, transmitir y
diferenciar documentos.
-Identificar los canales de transmisión.
-Identificar al destinatario observando las normas de
protocolo.
-Identificar las herramientas de búsqueda de información
para elaborar documentos.
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Estudiarás:
1. Elementos de la comunicación escrita.
2. La redacción de escritos.
3. Documentos propios de la empresa y de la Administración
Pública.
4. Soportes para elaborar y transmitir documentos.
5. Canales de transmisión de documentos.
6. Herramientas de búsqueda de información.
7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos.
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Y serás capaz de transmitir información escrita, aplicando
técnicas de estilo a documentos propios de la empresa y de
la Administración Pública, así como a recibir y procesar
04 Comunicaciones escritas
1. Elementos de la comunicación
escrita
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Características de la comunicación escrita
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2. La redacción de escritos
La redacción de cualquier documento escrito requiere de un uso
correcto del lenguaje. Para transmitir un mensaje de manera
eficaz deben seguirse los siguientes pasos:
-Analizar previamente el contexto del mensaje: a quién me voy
a dirigir, para qué, etc.
-Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
-Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el
texto.
-Elegir adecuadamente las frases y expresiones que se van a
utilizar.
-Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.
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Principios fundamentales de redacción en la
comunicación escrita
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El tratamiento que empleemos en un documento debe ser
respetuoso y de acuerdo a los vínculos de amistad,
trato o confianza que existan entre el remitente y el
destinatario, estableciendo un protocolo en función de
dicho destinatario.
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Para redactar un documento hay que tener un perfecto
dominio de la sintaxis, la gramática y la ortografía,
teniendo especial cuidado con:
-La división y separación de las palabras en sílabas.
-La colocación del acento ortográfico (tilde) en las
palabras.
-El uso de las mayúsculas.
-La escritura de los números.
-La correcta concordancia en género y número de
las palabras.
-La construcción de las oraciones.
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También hay que tener especial cuidado con los signos de
puntuación.
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Y también tenemos que cuidar mucho la presentación en un
documento escrito.
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3. Documentos propios de la empresa y
de la Administración Pública
Las empresas y las administraciones públicas disponen
de sus propios modelos de documentos escritos, que
siguen una estructura y un lenguaje concretos.
Estos se dividen en documentos de comunicación interna
y documentos de comunicación externa.
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Documentos de comunicación interna
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Documentos de comunicación interna
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Documentos de comunicación interna
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Documentos de comunicación externa
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El estilo
de una
carta
comercial
es la forma
de
distribuir
y ordenar
los
diferentes
estilos de
su
estructura
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Documentos de comunicación externa
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Documentos de comunicación externa
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Documentos de comunicación externa
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Documentos de comunicación externa
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Documentos de comunicación externa
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4. Soportes para elaborar y
transmitir documentos
Existen dos modelos de soporte: papel y
digitales.
Dentro del soporte papel, existen a su vez dos
divisiones según el tipo de papel y los
formatos.
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Existen varios tipos de papel diferentes para el
soporte escrito:
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Respecto a los formatos, existen dos tipos:
-El sobre es el envoltorio, normalmente de papel, en el que
se 1ntroduce el documento escrito para su entrega o envío.
Existen muchos tipos y tamaños de sobre: plastificados,
acolchados, con solapa, ventanilla, prefranqueados, etc.
-Los impresos son formularios con algunas partes ya
cumplimentadas y otras en blanco para que la persona
interesada los rellene con datos específicos. Cuando son
necesarias varias copias del impreso se utiliza papel
autocopiativo de distintos colores.
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Dentro del soporte digital
(ordenador portátil, tableta,
smartphone) podemos acceder a una
gran cantidad de información.
La recepción de información ha
dejado de ser lineal y ha pasado a
utilizar hipervínculos, utilizando
también un soporte básico de
intercambio de información que es
el archivo.
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5. Canales de transmisión de información
Las empresas y organismos disponen de muchos canales y
medios para transmitir información, tanto internamente
como fuera de la organización.
Correo convencional
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Fax
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Correo electrónico
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SMS y tramitación a través de Internet
La información electrónica y los servicios basados
en Internet son cada vez más utilizados por las
empresas y organizaciones públicas.
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6. Herramientas de búsqueda de
información para elaborar la
documentación
Bases de datos
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Internet
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Boletines oficiales
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7. Aplicaciones informáticas de
procesamiento de textos
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