Reuniones
Efectivas
Revisión: 12 Enero 2014
El Proceso para Manejar Reuniones Efectivas es
Simple y Fácil de Seguir
Planear
Preparación de la
Reunión
 Establezca los Objetivos y
la Agenda.
 Determine los Asistentes
Apropiados.
 Defina quiénes deben
participar y las respectivas
responsabilidades.
 Preparación de los
Participantes Claves.
 Organización de la
Logística.
Hacer
Ejecución de
la Reunión
 Asegúrese que las reglas
de la reunión estén claras
 Hacer seguimiento de las
tareas asignadas.
 Asegure la participación
de todos los asistentes
 Termine con los Pasos a
Seguir, los ítems de
acción, asignando
responsables y las fechas
de cumplimiento.
 Evalúe la reunión
Revisar
Seguimiento
 Publicación del Acta
 Los asistentes
comunican los
resultados de la reunión
a sus grupos de interés.
 Ejecutar los Pasos a
Seguir.
 Cada uno trabaja en las
tareas asignadas que le
corresponden.
Las buenas reuniones son eventos bien planeados y
manejados.... No se dan “porque sí.”
Planeación
 Pida a los asistentes los ítems que deben discutirse en la próxima reunión y envíe
con anticipación la agenda a todos los asistentes.... De esta manera todos sabrán qué
se va a hacer...
 Envíe a todos los asistentes el acta de la reunión anterior con suficiente antelación.
 Las actas deben incluir los ítems de acción de tal manera que los responsables
sepan para cuándo deben tenerlos listos.
 Pida a los asistentes confirmar su asistencia o enviar su reemplazo/excusa en caso
de que no puedan asistir.
Logística:
 Reserve un salón que sea cómodo y de tamaño adecuado.
 Incluya refrescos / bebidas para reuniones largas / talleres
 Organice recursos (proyector, papelógrafo, marcadores, tablero,etc).
To Do
Reglas de Juego para una Reunión Efectiva
Llegue
puntual,
cumpla con
el horario.
Sea
constructivo,
no destructivo
Sea abierto,
honesto y dé
apoyo
Deje su
ego en
casa.
Teléfonos apagados
No chat y email
No distraiga la
atención. Evite entrar
y salir del salón
Solo
habla uno
a la vez
Sea breve
(resuma todo
lo que pueda)
No use jerga /
tecnicismos. Evite
confundir.
Durante la reunión quizás sea necesario poner fin o
aplazar una discusión....




Cuando se requiera más información.
Cuando se requiera información de personas que no están presentes.
Cuando se requiere más “tiempo para analizar” el tema.
Cuando no queda suficiente tiempo para cubrir todos los ítems
programados en la agenda
 Cuando un grupo más pequeño puede resolver el tema por fuera de la
reunión.
El facilitador toma la decisión de posponer una
discusión sólo si los asistentes a la reunión están de
acuerdo.
Aquí es donde el proceso “Pasos a Seguir” puede garantizar que se
dé tanto la discusión posterior como la solución de un problema.
Sabes que realizaste una reunión efectiva cuando. . .
 Asistieron las personas correctas, estaban preparadas y
participaron todas en la reunión.
 Se compartió y procesó la información de manera
apropiada.
 Se cumplieron los objetivos y las expectativas.
 Se establecieron planes y se asignaron responsables.
Se contó con suficiente tiempo para discutir todos los
ítems de la agenda
La reunión comenzó y terminó a tiempo
 Se sale con la sensación de que se alcanzaron logros!!!
. . . Y hay una manera simple de medir el desempeño
de tu reunión y darle seguimiento
1. ¿La reunión comenzó y finalizó a tiempo (con todos)? Sí = 1 No = 0
2. ¿Todos los invitados asistieron o se excusaron con anticipación?
3. ¿El Acta y la agenda anterior fueron entregadas con anticipación?
4. ¿Todos los asistentes presentaron su informe de avance?
5. ¿Los ítems de acción fueron cumplidos en el tiempo asignado?
6. ¿Todos los asistentes participaron en la reunión?
7. ¿Realizamos “una sola reunión” sin interrupciones?
8. ¿Tuvimos un Líder Facilitador bueno y fuerte?
9. ¿Se agotaron todos los ítems de la agenda?
Para calcular...
10. ¿Se asignaron nuevos ítems de acción?
Sólo sume los
puntajes ... Y
grafique
Finalmente, recordemos que
Lo más importante es la
IMPLEMENTACIÓN
Las reuniones … Charlas ambientales … El Cineforo …
Descripción de un proyecto … Plan de trabajo … etc
..... todos son pasos hacia la IMPLEMENTACIÓN de un
cambio ambiental positivo.
La verdadera
IMPLEMENTACIÓN
Es PLANTAR
el Arbol
Para de Hablar y Empieza a Actuar !!!
Creando un Mejor
Ambiente en Cartagena!!!
GRACIAS
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Reuniones Efectivas (Rev. 2014-01-12)