Dirección General de Recursos Materiales y Servicios
Dirección de Almacenes e Inventarios
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL
INVENTARIO POR
ADMINISTRACIÓN EN LA SEP
2009-2010
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OBLIGACIÓN NORMATIVA
NORMA DÉCIMA SEGUNDA
Los Oficiales Mayores y equivalentes en las dependencias establecerán
las medidas necesarias para realizar inventarios físicos totales cuando
menos una vez al año y por muestreo físico cuando menos cada tres
meses, cotejando los bienes contra los registros en los inventarios
Manual de Procedimientos para la Administración de Bienes Muebles
en Unidades Administrativas y Planteles Educativos de la Secretaría de
Educación Pública
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ALCANCE
42 UNIDADES RESPONSABLES
1,300 CENTROS DE TRABAJO
 Todas las unidades responsables de la SEP
 Todos los bienes muebles instrumentales propiedad de la SEP, que
se encuentran en los centros de trabajo ubicados tanto en el D. F.
como en el interior de la República
3.6 MILLONES
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ANTECEDENTES

Un Levantamiento Físico por año desde el 2004 y hasta el 2007

Dos Levantamientos Físicos en el 2008
RESULTADOS OBTENIDOS

Cifras parciales

Levantamiento físico incompleto

Cifras NO confiables

Observaciones del O. I. C. que comprueban los tres puntos
anteriores
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RESULTADOS ESPERADOS

Conocer el inventario real de la SEP, tanto en cantidad como en valor

Que el inventario físico sea igual al inventario electrónico registrado

Que todos los bienes muebles instrumentales de la SEP estén etiquetados y
resguardados

Que no existan “pendientes antiguos” respecto a movimientos de alta o baja

Que se realicen conciliaciones entre las áreas de inventarios y financieros
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CONTROL Y SEGUIMIENTO
Director de Almacenes e Inventarios

Responsable de conducir la organización general del proyecto

Atender y resolver las dudas o problemática que se presente

Facilitar las reuniones para la información de avances, de la Operación
y Control General
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CONTROL Y
SEGUIMIENTO
Reuniones de Trabajo
SES
OF. C
SRIO
SEMS
Coordinadores
Administrativos
DAI
OIC
Informa respecto de los
avances y problemática
OM
UPEPE
SEB
Se levanta acta de la
reunión sancionándola los
que en ella intervengan
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RECOMENDACIONES OPERATIVAS
1. El proceso de Levantamiento Físico no cambia la operación y entrega de
información obligatoria
2. El Levantamiento
instrumentales
Físico
se
circunscribe
sólo
a
bienes
muebles
3. El proceso de Levantamiento Físico se realiza ligado al contenido del Manual
de Procedimientos vigente, NO deberán quedar pendientes de documentar
bienes sobrantes o faltantes, la documentación que se genere formara parte
del expediente
4. Los Coordinadores Administrativos y los titulares de los Centros de Trabajo
son los directamente responsables de que se lleve a cabo Levantamiento
Físico, así como de la documentación soporte
5. Todos los Bienes Muebles Instrumentales deberán estar resguardados, tanto
electrónica como documentalmente; en opinión de la DGAJ, es valido que
personal de honorarios firme resguardos
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RECOMENDACIONES OPERATIVAS
6. Los bienes que se hubieren entregado para su uso a Entidades Federativas ó a
otras instancias, (Dependencias, Órganos Desconcentrados, Descentralizados etc.)
y que no se hubieran formalizado, se tomarán como verificados físicamente
7. El Titular del Centro de Trabajo o en su caso el Coordinador Administrativo, deberá
formalizar el levantamiento Físico del Inventario, un Informe Circunstanciado, el cual
se integra con todas las actas y documentación soporte del proceso
8. Los bienes no localizados, de los cuales no exista evidencia documental, deberán
formalizarse de inmediato como baja por extravió y el Coordinador Administrativo
solicitará su autorización a la DAI, anexando la documentación soporte
9. Los bienes que resulten como sobrantes, de los cuales no exista evidencia
documental de su origen, deberán formalizarse como alta por indocumentación y el
Coordinador Administrativo solicitará su autorización a la DAI, anexando la
documentación soporte
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RECOMENDACIONES OPERATIVAS
10. Los bienes que resulten como sobrantes, de los cuales exista evidencia documental,
deberán formalizarse de inmediato como alta por el concepto que le corresponda:
por Entrada de Almacén SEP, por Compra Directa, por Donación, por Producción,
por Reposición o por Transferencia y el Coordinador Administrativo solicitará su
autorización a la DAI, anexando la documentación soporte
11. Los bienes que resulten como faltantes, de los cuales exista evidencia documental,
deberán formalizarse de inmediato como baja por el concepto que corresponda:
Robo o Siniestro; o bien como movimiento al inventario: por Cambio de Adscripción,
por Duplicidad y el Coordinador Administrativo solicitará su autorización a la DAI,
anexando la documentación soporte
12. En el caso de bienes que resulten como faltantes, que sean parte de algún proceso
autorizado en curso, pendiente de concluir o afectarse, se deberá documentar e
incluirse en el Informe Circunstanciado
13. El titular del Centro de Trabajo y/o el Coordinador Administrativo, será el
responsable de certificar que a cada uno de los bienes muebles que corresponda a
su CT o UR, les sea colocada una etiqueta especial del Levantamiento Físico del
Inventario 2009-2010
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RECOMENDACIONES OPERATIVAS
14. Las etiquetas especiales que no sea posible adherir a los bienes por sus
características o tamaño, deberán pegarse en una hoja con la imagen del bien
15. Cada UR deberá hacerse cargo de los gastos que genere el Levantamiento
Físico del Inventario, incluyendo la capacitación que se requiera
16. Para el Levantamiento Físico del Inventario se deberán utilizar exclusivamente
las “etiquetas especiales” y deberán ser de un color distinto al que
ordinariamente utilizan.
En aquellas regiones o zonas en las que por las condiciones climáticas, las
etiquetas tienden a despegarse rápidamente o bien en las adheridas a
mobiliario escolar que los alumnos despegan a propósito; deberá contarse con
una reseña fotográfica como documento soporte de haber cumplido con el
etiquetado
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PROCEDIMIENTO
TRABAJO DE CAMPO
1. Ordenar los bienes de acuerdo con las áreas de trabajo en las que
se ubican, con los usuarios y/o resguardantes que los utilizan
2. Formar grupos de trabajo de acuerdo a estructura, cantidad de
bienes, número de instalaciones, extensión territorial de la
instalación, etc.
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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
1.- Ordenar los bienes de
acuerdo al Área de Trabajo y
resguardantes de los mismos
2.- Formar Grupos según
extensión
territorial,
instalaciones y la cantidad
de bienes
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PROCEDIMIENTO
TRABAJO DE CAMPO
3. Imprimir etiquetas especiales para el inventario por (Centro de
trabajo, Área, Clave CABM, etc.) a través del sistema SIBI-SEP, así
como listado de bienes
4. Formar paquetes de etiquetas de acuerdo con los grupos de trabajo;
entregar los paquetes a cada grupo mediante recibo, anotando folios
de las etiquetas que entrega
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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
3.- Imprimir etiquetas por Centro de
Trabajo a través del SIBI-SEP
Generar Etiquetas de Levantamiento 2009
4.Formar
paquetes
de
etiquetas para entregar a los
grupos de trabajo, anotando los
números de folio de las mismas
VALE
Etiquetas de la
1 a la 1,000
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PROCEDIMIENTO
TRABAJO DE CAMPO
5. Pegar en los bienes localizados las etiquetas impresas, y marcar en
el listado SIBI-SEP, los mismos, relacionando aquellos bienes para
los que no existen etiquetas, así como aquellos que teniendo
etiqueta no fueron localizados
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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
5.- Pegar en los bienes Todas
las etiquetas,
relacionando
aquellos bienes que teniendo
etiqueta no se localizaron, así
como
los
que
existen
físicamente pero no tienen
etiqueta
Fue Desalojo, o se deberá
hacer la Baja por Extravío,
Destrucción, Robo, Etc.
No se localizó físicamente
Bienes que no tienen
Etiqueta, solicitar su Alta
según su procedencia
Por Indocumentación
Entrada por Almacén
Compra Directa
Transferencia
Donación
Producción
Reposición
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PROCEDIMIENTO
MESA DE TRABAJO
6. Compulsar listados de bienes faltantes y sobrantes para certificar
diferencias; verificar (un segundo conteo) el etiquetado de bienes en
las áreas con diferentes grupos de trabajo
7. Realizar investigación exhaustiva de búsqueda de bienes faltantes y
de antecedentes documentales de bienes sobrantes
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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
6.- Cotejar listados de bienes
faltantes y sobrantes para
determinar
diferencias
con
distintos grupos de trabajo
Listados de Bienes
Faltantes
Listados de Bienes
Sobrantes
7.Realizar
búsqueda
exhaustiva
de
bienes
faltantes y antecedentes
documentales de bienes
sobrantes
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PROCEDIMIENTO
MESA DE TRABAJO
8. Levantar actas de bienes faltantes y sobrantes, así como elaborar los
folios SIBI-SEP, además de actualizar o resguardar todos los bienes,
tanto electrónica como documentalmente
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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
8.- Levantar actas de bienes
faltantes o sobrantes, así como
solicitar el alta o baja en el SIBI-SEP,
además de resguardar electrónica
como documentalmente los mismos
ANEXOS
Actas Administrativas
de Bienes Faltantes y
Sobrantes
Alta
Desalojo y
BAJA
Resguardo
Solicitud de Alta
Solicitud de Baja
RESGUARDOS
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PROCEDIMIENTO
MESA DE TRABAJO
9. Elaborar informe circunstanciado del levantamiento físico
10.Conformar expediente del levantamiento físico y turnarlo a la
coordinación administrativa de la unidad administrativa
11.Turnar expediente completo a la Dirección de Almacenes e
Inventarios (DAI)
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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
9.- Elaborar Informe
Circunstanciado de
Levantamiento Físico del
Inventario
Informe
Circunstanciado de
Levantamiento Físico
del Inventario
10.- Conformar expediente
del Levantamiento Físico
para
turnarlo
a
su
Coordinación Administrativa
de cada Dirección General
Dirección de Almacenes
e Inventarios
Expediente de
Levantamiento
Físico del Inventario
Actas Administrativas
de Bienes
Coordinación Administrativa
de cada Dirección General
11.Turnar
Expediente
completo a la Dirección de
Almacenes e Inventarios
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INFORME FINAL DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO POR CT
Actas Administrativas
de Bienes Sobrantes
por (SI, EA, CD, DO,
NP, TR y RP ) y folios
SIBI-SEP
Informe Circunstanciado
de Levantamiento Físico
del Inventario
Actas Administrativas
de Baja por Bienes
Faltantes (Robo,
Extravió y Siniestro) y
folios SIBI-SEP
Actas Administrativas
de Bienes Faltantes
por (Donación,
Transferencia y
Destrucción) y folios
SIBI-SEP
Actas Administrativas
de Bienes Faltantes
por (Desalojo) y folios
SIBI-SEP
Actas
Administrativas de
Baja por Bienes
(Duplicados) y
folios SIBI-SEP
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QUE SIGUE ?
1. Las UR’S sin Planteles Educativos u oficinas en el Interior de la República, a
partir de esta fecha pueden iniciar con el proceso de Levantamiento Físico de
su Inventario
2. Las UR’S con Planteles Educativos u oficinas en el Interior de la República,
deberán presentar su Estrategia de Operación (Programa Calendarizado de
Operación Multiplicador)
Independientemente de lo anterior, puede iniciar el proceso de
Levantamiento Físico de su Inventario en sus Oficinas Centrales
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Presentacion Levantamiento Fisico