OFICIALÍA MAYOR
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Módulo de Registro y
Digitalización de Documentos
(Captura)
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UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Contenido
• Estructura del CGI
• Módulo de Registro y Digitalización de Documentos
• Oficina y usuarios de captura
• Tipos de usuarios de captura
• Documentos que se registran en el Módulo de Registro y
Digitalización de Documentos
• Generación de folios
• Registro de documentos
• Requisitos para el uso del Módulo de Captura
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Estructura del CGI
Módulo de Administración
Módulo de Registro y
Digitalización
Módulo de Seguimiento –
Escritorio WEB
SCT
SCT
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Módulo de Registro y Digitalización de Documentos
Éste módulo, permite llevar a cabo el proceso
de registro y digitalización de los documentos
impresos recibidos en la organización con la
finalidad de generar el flujo electrónico interno,
o en su caso, para resguardo de asuntos
generados
en
papel
anteriores
implementación del sistema.
a
la
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Oficina y Usuarios de Captura
Sub-Oficina 1
Oficina Principal
Oficina de Captura
Sub-Oficina 2
Ejecutivo de
Captura
(1)
Oficina de Captura
Capturistas (N)
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Tipos de Usuarios de Captura
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Documentos que se registran en el
Módulo de Registro y Digitalización
de Documentos
Sub-Oficina 1
Oficina
Principal
Oficinas
Oficina de
Captura
Sub-Oficina 2
Ejecutivo
Oficina de
Captura
Capturistas
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Generación de folios
G 100 00 10 – 1
G 100 00 10 – 2
E 100 00 10 –1
E 100 00 10 –2
Oficina
Cuando un asunto se registre en el sistema, éste le proporcionará un número de folio de
forma automática, el cual contiene los siguientes elementos:
Origen: “G” o “E”
• Si remitente del asunto es un “Usuario interno” (de la SCT), el sistema generará
un folio con origen “G”
•
Si remitente del asunto es un “Usuario externo” (ajeno a la SCT), el sistema
generará un folio con origen “E”
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Generación de folios
G 100 00
G 100 00
E 100 00
E 100 00
10 – 1
10 – 2
10 –1
10 –2
Oficina
Prefijo
•Cada oficina en el sistema contará con un prefijo para identificar los asuntos
registrados en la Unidad Responsable, el prefijo será el número que cada unidad
tiene presupuestalmente, así como la oficina interna de la unidad, por ejemplo,
Oficina del Secretario, Secretaría Particular 100 00, Coordinación Administrativa 100
10, Coordinación de Asesores 100 20, etc.
•Todos los folios tanto internos como externos contarán con el mismo prefijo de
acuerdo a la oficina que se trate.
Año
•Año de calendario en dos dígitos, este valor lo tendrán todos los folios y cambiara
una vez que suceda el cambio de año.
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Generación de folios
G 100 00
G 100 00
E 100 00
E 100 00
10 –
10 –
10 –
10 –
1
2
1
2
Oficina
Consecutivo
•Este elemento se asignará por cada origen de folio, prefijo y año, es decir, habrá
para cada oficina dos contadores de folios, uno para Internos y otro para externos,
el cual se iniciará en 1 cuando haya cambio de año calendario.
Nueva modalidades de numeración de consecutivos:
•Consecutivo Separado.- Se tendrá numeración independiente para los folio E y G,
es decir, se tendrá:
E1, E2, E3, E4, … EN
G1, G2, G3, G4 … GN
•Consecutivo Único.- Se tendrá numeración única para los folio E y G, es decir, se
tendrá:
E1,
E3,
E5, E6, …
EN
G2,
G4,
G7, G8 … GN +1
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Registro de documentos
-Nuevas solicitudes recibidas
SCT
Registro y Digitalización
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Registro de documentos
-Devolución de Solicitudes
SCT
Registro y Digitalización
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Registro de documentos
-Solicitudes para el Jefe de Captura
SCT
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Registro de documentos
-Acuses de respuestas
SCT
Registro y Digitalización
Acuse de
recibo
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Registro de documentos
-Acuses de solicitudes generadas en el
EW para usuarios sin Sistema
SCT
Registro y Digitalización
Acuse de
recibo
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Registro de documentos
-Respuestas recibidas de usuarios sin
Sistema.
SCT
Registro y Digitalización
Acuse de
recibo
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Registro de documentos
Solicitudes de usuarios enviadas entre
Usuarios CON
Sistema.
SCT
Registro y Digitalización
Descargar

CGl – Módulo de Registro y Digitalización de Documentos CGI