ORGANIZACIÓN
DE UN EVENTO!!!
EXPOSITOR: PROF HERNÁN ZUAZO F.
ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Los eventos exitosos no simplemente ocurren; requieren mucha planificación y
Premeditación, atendiendo los detalles más pequeños, así como las consideraciones
mas extensas tales como presupuesto y auspiciadores
A
ANTES DE ORGANIZAR UN EVENTO:
1. Consideraciones Previas al evento
¿Mi institución es capaz de realizar el evento?
¿Tenemos las instalaciones o las podríamos conseguir?
¿Contamos con recursos financieros?
¿Contamos con equipo de trabajo predispuesto?
¿Contamos con la experiencia necesaria?
¿Contamos con el tiempo necesario?
2. Historia Anterior al Evento
¿Qué otros eventos como este se han realizado?
¿Qué tan exitosos fueron?
¿Qué factores contribuyeron al éxito?
¿Pueden esos factores ser repetidos o mejorados?
3. Mi institución puede organizar el evento
¿Existe alguna personalidad u otros problemas que
puedan inhibir el éxito del evento?
B
ORGANIZACIÓN DEL EVENTO:
MUCHO CUENTA AQUÍ
ELorganizador
ENTUSIASMO!!!
2. Crear un comité
1. Nombrar una persona que desempeñe el papel más importante de la
organización; esta persona (coordinador) es el presidente del comité
organizador, secretario (a) persona que apoya al presidente.
a) Comité técnico
b) Comités de diferentes áreas (presidente por área)
Instalaciones y equipo
Aspectos técnicos: jueces, árbitros, programas, etc.
Enlace con instituciones participantes
Transporte, alimentación, alojamiento
Prensa y publicidad
Protocolo – ceremonia
Control financiero
Programa social
Evaluación e informes
Aspectos medicos
Aspectos de seguridad
Voluntarios
El presidente del C.O será responsable de las tareas de anfitrión y coordinará todas las tareas con el
resto de las áreas.
Los presidentes de áreas combinarán las tareas juzgando por el tamaño del evento y el tiempo que hay
disponible
C
CREAR UN DIAGRAMA:
Identificado las áreas que deben ser abarcadas y los dirigentes (presidentes) acupan
Su puesto, llega el momento de planificar.
6 MESES ANTES DEL EVENTO
Reunión inicial del presidente con el equipo organizador.
Los presidentes presentan una lista con sus áreas de
responsabilidad.
Presentan de listas de requerimientos.
Fijan fecha de realización.
Reservan instalaciones y equipo, según se requiera
3 MESES ANTES DEL EVENTO
Reunión del presidente con el equipo organizador.
Fijar reuniones para verificar el progreso del plan.
Abarcar aspectos del evento que requieren un trabajo
anticipado, por ejem: Convocatorias, auspiciadores,
lista de premios, imprenta, voluntarios, financiamientos
y otros.
2 MESES ANTES DEL EVENTO
Reunión con los presidentes o con el equipo organizador
para compartir el progreso del plan.
Revisar las tareas planificadas.
Buscar soluciones a problemas que se presentan.
Enviar convocatorias o formas de inscripción.
1 MESES ANTES DEL EVENTO
Verificar espacios deportivos, instalaciones.
Verificar cantidad de inscritos.
Fijar fecha de reuniones con centros participantes.
Verificar equipo de apoyo.
Verificar lista de jueces, árbitros y otros.
1 SEMANA ANTES DEL EVENTO
Última reunión del presidente con el equipo organizador.
Coordinar las interacciones finales entre encargados de
áreas de responsabilidad.
Comité técnico debe diseñar series, grupos de competencia
Verificar programas y otras cosas.
Solucionar problemas.
DÍA DEL EVENTO
Cada presidente de área actúa en
lo que le corresponde, apoyando a aquel
que tuviera alguna dificultad.
DESPUÉS DEL EVENTO
Escribir cartas de agradecimiento.
Reunión de evaluación del evento.
MEDALLA DE ORO AL EQUIPO ORGANIZADOR.
D
EXTRAS:
Al margen de las actividades deportivas se puede agregar algo extra en la
Inauguración, durante o en la clausura del evento.
Presentación de grupos musicales.
Presentación de barras.
Presentación de cuadros gimnásticos.
Otros de creatividad de los organizadores.
E
SUGERENCIAS ÚTILES:
Elaborar una lista de personas que componen el equipo y registrar el número
de teléfono y otros.
Elaborar una lista de instituciones participantes y registrar direcciones y
números de teléfonos.
Elaborar lista de responsabilidades por áreas.
Fijar fechas de reunión con grupos de apoyo.
Elaborar formatos de cartas.
Elaborar lista de requerimientos por área.
Elaborar el diagrama de procedimiento y atenerse a él, asegurarse de
disponer suficiente tiempo para atender todos los aspectos como: las
instalaciones tienen que ser reservadas lo antes posible.
“SEA
OPTIMISTA
Y REALISTA,
Considere
los requerimientos
de los participantes.
Delegar tanta
como sea posible
poner en
peligro la
GUARDE
LAresponsabilidad
CALMA SUCEDA
LOsinQUE
SUCEDA”
calidad.
Revisar y verificar requerimientos.
Cerciórese que las premiaciones estén situadas estratégicamente.
Evitar problemas con los participantes, si los hay solucione de buena manera.
Sea optimista y relista, guarde la calma no importa lo que suceda.
F
INFORMACIÓN PARA Y DE LOS PARTICIPANTES:
Nombre del evento.
Hoja de información
Dirección y número telefónico del organizador.
Detalles de cómo llegar a la institución.
Condiciones para inscribirse.
Cuotas de inscripción.
Gracias por su atención
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