PLAN DE MEJORAMIENTO
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AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
HALLAZGOS REPORTADOS




Un total de 12 Hallazgos
12 con incidencia administrativa
4 con incidencia disciplinaria
1 Con incidencia fiscal (levantado por CGR, en Febrero de 2014)
PLAN DE MEJORAMIENTO




Implementado por el AGN en Enero de 2014
Registrado en el SIRECI en Febrero de 2014
Contempla 22 acciones para atender los 12 hallazgos formulados
Reporte al SIRECI con corte a Junio 30 de 2014 y Diciembre 31 de 2014
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AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
OFICINA ASESORA JURIDICA
 Con tres (3) hallazgos a su cargo que corresponden a deficiencias en la
liquidación de los contratos, falta de seguimiento y control en los
contratos y soportes documentales acorde con la tabla de retención
documental.
 Responde por la ejecución de siete (7) acciones de mejora
implementadas para sus tres hallazgos.
 Comparte acciones de mejora con Recursos Humanos, la Subdirección de
proyectos archivísticos y la Subdirección del Sistema Nacional de
Archivos.
 Presenta un porcentaje de ejecución acumulada igual al 100%
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AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
CÓDIGO
HALLAZGO
1405100
1404004
1404004
1404100
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES DICIEMBRE 2014
En el Contrato 226 de 2012 por $63.000.000 existe acta de terminación
La Oficina Asesora Jurídica tiene implementada el Acta de Liquidación
anticipada del 30/11/ 2012. El plazo pactado para la ejecución vencía
formato GCA-F-015
20/12/2012, pero que a la fecha 30/11/2012, el contratista ya 'había
.
ejecutado a satisfacción el 100% del objeto contractual, como aparecía
Se continua con la revisión de los documentos de los Contratos de
soportado en las respectivas certificaciones de cumplimiento. Por tanto se
Prestación de Servicios y cuentan con lista de chequeo de documentos.
Actualizar al acta de terminación anticipada por mutuo acuerdo,
ordenó el pago de la totalidad del cto. El objeto establecía que el cto no era
En le mes de Diciembre suscribieron 2contratos de prestación de
incluyendo la descripción detallada del porcentaje de ejecución en
por un producto, labor o tarea específica, sino por labores continuas a
servicios
actividades, valor y tiempo, asi como el porcentaje no ejecutado.
ejecutar dentro del plazo fijado.
.
El contratista mediante acta de Posesión No. 118 del 10/12/2012, con nota
En la vigencia 2014 se suscribieron 290 contratos de prestación de
aclaratoria de que la fecha de posesión corresponde al 4/12/2012, tomó
servicios
posesión del cargo de Subdirector de Entidad, desconociendo el orden
consecutivo de las actas de posesión, la No. 116 y 117 tienen fecha
10/12/2012 y la No 119 de 11/12/2012.
Durante el mes de diciembre no se presentaron liquidación de
contratos
de prestación de servicios anticipadamente.
Implementar control de verificación -cotejo de cifras- al momento de
efectuar la orden de pago
El Grupo de Gestión Financiera mantiene el control, mediante matriz
de liquidación de Ordenes de Pago.
PORCENTAJE PORCENTAJE
DE AVANCE
DE AVANCE
CUMPLIMIENTO ACUMULADO
9%
100%
9%
100%
En el Contrato 316 de 2012 se evidencia que no entrego, por parte del
La Oficina Asesora Jurídica recibe los originales de los Informes de
Aplicar el procedimiento de gestión archivística (tabla de retención
contratista, el Informe de actividades realizadas y la copia del pago de
Supervisión con sus soportes, radicándolos con fecha de recibido, los
documental) Incluir en la matriz de control columna de verificación
aportes al sistema de seguridad social correspondiente al informe No. 2. Se
cuales se archivan en la respectiva carpeta, que contiene listado de
de existencia de los documentos y soportes requeridos en la
deja observación con presunto alcance disciplinario, de acuerdo con lo
chequeo de documentos. Igualmente se relaciona en la matriz de
ejecución contractual.
previsto en el numeral 1 de los artículos 34 y 35 de la Ley 734 de 2002.
contratación los informes y los pagos de seguridad social.
13%
100%
La Oficina Asesora Jurídica registra el porcentaje de ejecución mensual
de los contratos y deja evidenciado en comentario la fecha de entrega
En los contratos 421, 431, 441 y 490 de 2012, para prestar servicios como
Auxiliar de Archivo apoyando al AGN en el desarrollo de actividades Implementar control que verifique la designación de supervisión en de los informes y pago de seguridad social (Salud, pensión y ARL), los
archivísticas, se evidencia que algunas certificaciones de cumplimiento el 100% de los contratos celebrados por la Entidad (matriz de documentos quedan archivados en la carpeta de cada contrato. Se
reviso Matriz implementada y aleatoriamente veinte (20) contratos, se
están firmadas por un funcionario distinto al supervisor inicial, sin que exista verificación documental)
verifico el cumplimiento de las series y Subseries de la tabla de
documento alguno que acredite la designación del firmante para
retención acorde con la modalidad contractual respectiva.
desempeñar
dicha
función
9%
100%
11%
100%
9%
100%
9%
100%
La Oficina Asesora Jurídica mantiene actualizada la Matriz de
Esta situación que genera incertidumbre sobre el cumplimiento a
contratación vigencia 2014. Se revisaron aleatoriamente veinte (20)
satisfacción por parte de los contratistas, ya que podrían estar certificando
contratos, para verificar el cumplimiento en la designación del
el cumplimiento de las obligaciones, funcionarios que carecen de facultades Capacitar a los supervisores de contratos en las obligaciones y supervisor.
para
hacerlo. responsabilidades a su cargo
En el mes de Diciembre se celebraron 2 contratos de prestación de
servicios personales.
Se implementó documento - anexo contractual - en donde se definen
los productos y metas por cada contratista que presta sus servicios en
la Subdirección de Proyectos Archivísticos. Los contratos celebrados
El contrato 241 de 2012, se da la terminación anticipada del mismo por la Implementar un anexo con metas a cumplir por cada contratista que en la vigencia 2014 para la prestación de servicios de Técnicos y
terminación de actividades con la cancelación total de los servicios presta sus Servicios en la Subdirección de Proyectos Archivísticos.
auxiliares y de apoyo a la gestión de la subdirección, contienen el
prestados, sin que exista una asignación previa de actividades por parte del
anexo contractual. (Se revisaron y verificaron 20 contratos).l.
supervisor que permita hacer el cotejo correspondiente, generando
incertidumbre
al
respecto.
Se observa qué en algunas carpetas de contratos les faltan documentos Aplicar el procedimiento de gestión archivística (tabla de retención La Oficina Asesora Jurídica registra el porcentaje de ejecución mensual
como órdenes de pago, respuestas a las comunicaciones, certificaciones de documental) Incluir en la matriz de control columna de verificación de los contratos y deja evidenciado en comentario la fecha de entrega
CDP y RP Y seguimiento a la facturación por parte de los supervisores del de existencia de los documentos y soportes requeridos en la de los informes y pago de seguridad social (Salud, pensión y ARL), los
contrato, lo que genera incertidumbre respecto del cumplimiento legal del ejecución contractual.
documentos quedan archivados en la carpeta de cada contrato. Se
proceso contractual.
reviso Matriz implementada y aleatoriamente veinte (20) contratos, se
verifico el cumplimiento de las series y Subseries de la tabla de
retención acorde con la modalidad contractual respectiva.
69%
10%
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700%
100%
AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Con dos (2) hallazgos relacionados con debilidades en la
cobertura y atención del SNA y la reglamentación del articulo
32 de la Ley 594/2000.

Responde por la ejecución de tres (3) acciones de mejora
implementadas para sus tres hallazgos.

Con corte al mes de diciembre de 1091 actividades
programadas entre
Inspección, seguimiento, visitas de
Inspección y vigilancia, solicitudes de entidades territoriales,
funcionamiento de entidades territoriales y controles al SNA,
se han ejecutado 1008
actividades. Rezago en 83
actividades.

Porcentaje de avance 93%
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AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
Para el cumplimiento de este hallazgo se conto con el apoyo de las
siguientes áreas:
 Subdirección de Tecnología de la Información
con 314 cartas
de compromiso a entidades del orden nacional y territorial.
 Grupo de Asistencia Técnica, Capacitación a 76 Entidades
 Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias
20 Entidades
 Grupo
de Articulación y Desarrollo : 20 Capacitaciones con
participación de 1909
 Con el apoyo de las áreas presenta un porcentaje de ejecución
acumulada igual al 100%
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ACCIONES /Año
2014
ene-14
feb-14
mar-14
abr-14
may-14
jun-14
jul-14
ago-14
sep-14
oct-14
nov-14
dic-14
11.655
11.609
11.605
11.597
11.578
11.485
11.838
11.593
11.616
11.649
11.609
11.656
11.655
C: INSPECCIÓN A ENTIDADES REPORTADAS
POR DENUNCIAS DE PARTICULARES, ENTES
DE CONTROL Y SOLICITUDES DE PARTE Y DE
OFICIO.
57
17
10
5
5
1
10
5
2
1
0
1
0
0
V:
ACTIVIDADES
DE
SEGUIMIENTO
A
ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL, EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA LEYES 594 DE 2000,
1444 Y 1448 DE 2011 Y DIRECTIVA PGN 001 DE
2010 (AFA - PMA).
82
4
10
4
3
12
14
16
2
1
0
5
11
400
V:
ACTIVIDADES
DE
SEGUIMIENTO
A
ENTIDADES DEL ORDEN TERRITORIAL, EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA LEYES 594 DE 2000,
1444 Y 1448 DE 2011 Y DIRECTIVA PGN 001 DE
2010 (AFA - PMA).
419
7
18
5
13
9
20
33
20
158
49
28
59
350
V: SEGUIMIENTO A LAS SOLICITUDES
REALIZADAS A ENTIDADES TERRITORIALES
PROMOTORES REGIONALES DEL MINISTRIO
DE CULTURA
91
0
0
0
0
0
61
30
0
0
0
0
0
64
V: VERIFICACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE
CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS,
MEDIANTE LA REVISIÓN DE LOS INFORMES
SEMESTRALES.
25
2
3
2
1
0
1
5
7
2
0
2
0
37
V: SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE
CONVENIOS
INTERADMINISTRATIVOS
REALIZADOS
CON
ALCALDÍAS
Y
GOBERNACIONES.
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
I: CONTROL A LA EJECUCIÓN DE PLANES DE
MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO, SUSCRITOS
POR ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y
TERRITORIAL.
151
13
20
23
18
15
14
28
8
3
7
1
1
0
I: REALIZACIÓN DE VISITAS DE INSPECCIÓN Y
SEGUIMIENTO
182
7
4
30
17
11
13
10
27
26
28
6
3
240
SEGUIMIENTO A PROYECTOS PRESENTADOS
AL PROGRAMA ADAI EN EL TERRITORIO
NACIONAL.
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1466
51
65
69
57
48
133
127
66
191
84
43
74
1.091
276
51
116
185
242
290
423
550
616
807
891
934
1008
12,6
0,4
0,6
0,6
0,5
0,4
1,1
1,1
0,6
1,6
0,7
0,4
0,6
POBLACIÓN
OBJETIVO
NACIONAL DE ARCHIVOS
DEL
SISTEMA
TOTAL ENTIDADES INSPECCIONADAS
CRECIMIENTO
DE
COBERTURA
ENTIDADES POR PERIODO
DE
PORCENTAJE CON RESPECTO AL UNIVERSO
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METAS 2014
CÓDIGO
HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES DICIEMBRE 2014
El Sistema Nacional de Archivos, con corte al mes de
Diciembre presenta un acumulado en la ejecución de
actividades programadas en la atención del Sistema,
igual a 1008, Entidades del orden nacional y territorial,
frente a una meta para el periodo de 1091. con un
faltante de 83 entidades frente a la meta propuesta.
1202100
1201101
Existe baja cobertura en la función de asistencia, control y
Durante la presente vigencia el Sistema Nacional
vigilancia a los archivos del nivel departamental, nivel
de Archivos tuvo acompañamiento para el
territorial y archivos privados que prestan funciones
cumplimiento de la meta propuesta, así: La
públicas, de acuerdo con las actividades realizadas en el
Subdirección de Tecnologías de la información
cumplimiento de metas del Plan de Acción y Operativo de
Ampliar la cobertura en un mediante la estrategia de capacitación, y
la vigencia 2012
30% respecto a lo alcanzado acompañamiento a entidades implemento 314
.
cartas de compromisos a Entidades del orden
en la vigencia 2012
nacional
y
territorial
Las metas que se fijaron fueron bajas con respecto al
El Grupo de Asistencia Técnica durante la
número de entidades identificadas que conforman el
presente vigencia visito 76 entidades
censo nacional de archivos
capacitaciones sobre modernización de los
archivos
públicos.
El Grupo de Evaluación Documental y
Transferencias
Secundarias,
socialización
Decreto 1515 de 2013 visito 20 Entidades
El Grupo de Articulación y Desarrollo, durante la
vigencia se realizaron 20 capacitaciones con la
participación de 1.909
El Proyecto Reglamentario del Capitulo VIII de la
Ley 594 de 2000 se encuentra listo para ser
No se ha reglamentado la Ley General de Archivos, en lo
firmado como decreto por parte del Ministerio
referente a la facultad de imponer sanciones a las
de Cultura . (Decreto No. 106 de 2015
entidades que la incumplen, lo que incrementa el riesgo
Reglamentar el articulo 32 de promulgado el 21 de enero de 2015; "Por el cual
de deterioro o pérdida de la documentación de
la ley 594 de 2000, se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000
importancia para el patrimonio documental de la Nación.
especialmente su artículo 45 en materia de inspección, vigilancia y control a
El hallazgo tiene presunto alcance disciplinario según lo
los archivos de las entidades del Estado y a los
previsto en el No 1 de los artículos 34 y 35, Ley 734 de
documentos de carácter privado declarados de
2002.
interés cultural; y se dictan otras disposiciones"
)
PORCENTAJE PORCENTAJE
DE AVANCE
DE AVANCE
CUMPLIMIENTO ACUMULADO
9%
93%
0%
100%
20%
100%
29%
293%
97,67%
10%
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AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
GRUPO DE GESTIÓN HUMANA
 Con (1) hallazgo a su cargo que se relacionan con debilidades
en descuentos de nomina.

Comparte acciones en dos (2) hallazgos con la Oficina
Jurídica.

Ejecuta cuatro (4) acciones de mejora implementadas para
los tres hallazgos.

En el periodo registra un cumplimiento en la ejecución de las
actividades previstas en el plan de mejoramiento igual al 9% .

Presenta un porcentaje de ejecución acumulada del 100%.
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CÓDIGO
HALLAZGO
1405100
1404004
1502003
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES DICIEMBRE 2014
En el Contrato 226 de 2012 El contratista
El Grupo de Gestión Humana esta llevando en
mediante acta de Posesión No. 118 del
orden cronológico, en la presente vigencia 2014,
10/12/2012, con nota aclaratoria de que la fecha
las actas de posesión en una hoja Excel, para la
de posesión corresponde al 4/12/2012, tomó
vigencia 2013 se efectuaron 139 registros(actas
posesión del cargo de Subdirector de Entidad,
de
posesión).
desconociendo el orden consecutivo de las actas Efectuar el registro consecutivo de actas de posesión En la Vigencia 2014 se han registrado ochenta
de posesión, la No. 116 y 117 tienen fecha de los servidores del AGN, acorde con la cronología del (80) actas de posesión todas ellas vinculando
10/12/2012
y la No 119 de 11/12/2012. ingreso al servicio público.
servidores
públicos
en
calidad
de
provisionalidad, supernumerarios y encargos .
Durante el mes de Diciembre se vincularon
veintitrés (23) servidores públicos. Actas de
Posesión 58 al 80 de 2014
En los contratos 421, 431, 441 y 490 de 2012,
El Grupo de Gestión Humana cumplió con el
para prestar servicios como Auxiliar de Archivo
envío a la Oficina Asesora Jurídica, de las
apoyando al AGN en el desarrollo de actividades
novedades de los funcionarios que ejercen
archivísticas, se evidencia que algunas
supervisión a través del correo electrónico.
certificaciones de cumplimiento están firmadas Generar reporte mensual con las novedades
por un funcionario distinto al supervisor inicial, administrativas de personal que ejerce supervisión de La Oficina Asesora Jurídica revisa mensualmente
sin que exista documento alguno que acredite la contratos
las novedades de personal, relacionadas con los
designación del firmante para desempeñar dicha
supervisores de contratos enviadas por la
función
Coordinación de Gestión Humana.
El numeral 5 del artículo 3 de la Ley 1527 del 27
El Grupo de Gestión Humana cumplió con la
de 2012, prevé como condición para acceder a Actualización del procedimiento de descuento por Actividad aprobación por parte del SIG del
libranza
de
conformidad
con
la
Ley
1527
de
2012
y
sus
cualquier tipo de producto, bien o servicio a
Procedimiento
GHU-P-05"Autorización
través de libranza o descuento directo, que" ...el decretos reglamentarios
Descuentos por Libranza- punto 6 numeral 5"
asalariado o pensionado no reciba menos del
cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario
El Grupo de Gestión Humana implemento una
o pensión, después de los descuentos de ley... "
Matriz Control de capacidad de endeudamiento,
no obstante, se evidenció que el Archivo
donde se relaciona nombre de funcionario, valor
General de la Nación permitió descuentos
devengado,
descuentos
capacidad
de
mayores al 50%,. Por lo anterior, la observación
50% y el porcentaje de
tiene presunto alcance disciplinario, de Implementar base de datos (matriz de control) a los endeudamiento
conformidad con lo previsto en el artículo 34, descuentos aplicable al momento de liquidar nomina endeudamiento de cada funcionario. dando
cumplimiento
al
Decreto-1527/12.
numeral 1, de la Ley 734 de 2002.
encontrándose de acuerdo a lo estipulado en la
norma. Se aplicó en nómina mes de Diciembre
de 2014.
PORCENTAJE PORCENTAJE
DE AVANCE
DE AVANCE
CUMPLIMIENTO ACUMULADO
9%
100%
9%
100%
0%
100%
8%
100%
26%
7%
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400%
100%
AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA

Con cuatro (4) hallazgos relacionados con debilidades en la
oportunidad de entrega de información, falta actualización del
aplicativo SICOF y NOVASOFT y con los reportes en Saldos de
Propiedad, planta y equipo (conciliaciones).

Ejecuta seis (6) acciones de mejora implementadas para los cuatro
hallazgos.

En el periodo del mes de Diciembre registra un cumplimiento en la
ejecución de las actividades previstas en el plan de mejoramiento
igual al 100%.
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CÓDIGO
HALLAZGO
1804004
1804001
2202001
1903005
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORA
Depreciación Acumulada. Analizado el reporte "Total Activos por
cuenta contable", el cual muestra la depreciación acumulada a la Generar reportes mensuales acumulados y a corte de vigencia.
fecha de generación del reporte, es decir octubre 15 de 2013, y
ante la imposibilidad de generar un reporte consolidado con
corte a 31 de diciembre de 2012 que refleje los saldos de la
cuenta Depreciación Acumulada, no se pudo estimar
razonablemente sobre qué saldos se realizan los movimientos
mensuales del ario en dicha cuenta, y, por tanto, no se puede
determinar si los saldos anuales han de ser o no ajustados, ni
por qué valores, por lo que existe una incertidumbre en esta
Contratar la actualización con el proveedor ADA S.A. del modulo de
cuenta por valor $3.766,6 millones.
compras.
ACTIVIDADES DICIEMBRE 2014
PORCENTAJE PORCENTAJE
DE AVANCE
DE AVANCE
CUMPLIMIENTO ACUMULADO
Se generaron en el aplicativo SICOF los reportes de
depreciación mensual y acumulada correspondiente al
mes Diciembre de 2014. Se entregaron a Contabilidad.
Se realizó conciliación contable de Diciembre 2014
quedando las cifras de Almacén e Inventarios Vs. Balance
general, conciliadas.
Se cumplió con el contrato N° 136 de 2014, celebrado con
la firma ADA S.A. para soporte y desarrollos del sistema
SICOF, correspondientes a los desarrollos de Recursos
Físicos
(Almacén
e
Inventarios)
El Grupo de Recursos Físicos generó en el aplicativo SICOF
Ante la imposibilidad de generar un reporte consolidado a
y entrego Reporte de activos por cuenta contable del
31/12/ 2012 que refleje los saldos de las cuenta 16 Propiedad,
mes de Diciembre de 2014 al grupo de Contabilidad.
Planta y Equipo, no se pudo estimar razonablemente los saldos
Conciliar mensualmente las cifras contables de Almacén e Inventario Se realizó conciliación contable de Diciembre 2014
contables propios del año, ni se determino si los saldos han de
Vs Balance General
quedando las cifras de Almacén e Inventarios Vs. Balance
ser o no ajustados, ni por qué valores. Ante estas diferencias se
general,
perfectamente
cuadradas.
concluye que existe una incertidumbre en la cuenta 16 por
$7.087,2 millones
Se entregó Boletín mensual de Almacén del mes de
Diciembre de 2014 al grupo de Contabilidad.
El Grupo de Gestión Financiera cumplió con la actividad
El AGN no ha realizado un análisis del aplicativo SICOF en los Revisar y actualizar el procedimiento de consolidación de información en un 100% Procedimiento GfI-P-01- Consolidación de la
módulos de inventarios y nómina para establecer las debilidades contable y financiera para reducir pasos innecesarios (reprocesos), información contable, Publicado en el SIG Versión: 02;
y limitaciones del mismo. Lo anterior, con el fin de que se pueda ajustar controles y miniminzar riesgos.
2014/07/17
solicitar al proveedor del software, soporte, mantenimiento y
actualización
del
aplicativo.
No se ha elaborado el análisis completo del aplicativo
NOVASOFT en los módulos en los que el SIIF II no contempla
funcionalidad, para garantizar eficiencia, eficacia y economía en
el procesamiento y generación de la información financiera,
económica, social y ambiental. Teniendo en cuenta lo previsto Solicitar al Ministerio de Hacienda, administrador del SIIF Nación, la
en el artículo 35 del Dto 2789 de 2004 y en el artículo 33 del Dto implementación y entrega de los módulos de Compras, Nómina, El Grupo de Gestión Financiera cumplió con el 100% de la
2674
de
2012 Facturación e Ingresos
actividad, solicitud a Min Hacienda sobre módulos de
compras
Las áreas generadoras de hechos, transacciones y operaciones
contables responden por la operación eficiente del proceso y el
El Grupo de Gestión Financiera viene realizando las
Conciliar las cifras de los
hechos, transacciones y operaciones
suministro datos oportunos. Los cruces contables entre Recursos
conciliaciones de los reportes de IVA e Ingresos, cartera
susceptibles de reconocerse contablemente, con cada area responsable
Físicos, Sub Proy Archivísticos y Grupo Gestión Financiera fueron
durante el mes de Noviembre y diciembre. Igualmente
para reporte oportuno.
Implementar cronograma
insuficientes no permiten reconocer los registros contables ni los
conciliación con Almacén e Inventarios y Subdirección de
de
concilaición
tirimestral
con
areas
involucradas
Estados Financieros con las características de información
Proyectos
a
Diciembre
de
2014.
requerida
8%
100%
0%
100%
8%
100%
0%
100%
0%
100%
8%
100%
24%
5%
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600%
100%
AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROYECTOS


Con un (1) hallazgo a su cargo relacionado con debilidades en el
cumplimiento del procedimiento de gestión archivística,
procedimiento de servicios archivísticos desactualizado y un (1)
hallazgo compartido con el Grupo Financiero relacionado con la
conciliación de cifras de hechos y operaciones susceptibles de
reconocerse contablemente.
Ejecuta dos (2) acciones de mejora implementadas para los dos
hallazgos.
 Para el periodo registra una ejecución del 8%
 En el periodo del mes de Diciembre registra un cumplimiento en la
ejecución de las actividades previstas en el plan de mejoramiento
igual al 100%.
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CÓDIGO
HALLAZGO
1406100
1903005
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES DICIEMBRE 2014
Dentro de las carpetas de los contratos de
Procedimiento de venta de servicios La Subdirección de Proyectos
venta de servicios archivísticos no se hallan
archivísticos actualizado con descripción de Archivísticos cumplió con la Actividad
archivadas la totalidad de las facturas
seguimiento a ejecución contractual
aprobación Procedimiento GFI-P-05
expedidas con ocasión del mismo como
tampoco informes del supervisor sobre los
pagos efectuados por el contratante y el
saldo por cobrar lo que indica falta de
Se cumplió con la Actividad de realizar
control efectivo a la facturación, remisión y
capacitación a Supervisores en el
recaudo de los recursos originados en la
segundo
Semestre.
Capacitar a los supervisores de contratos en
venta de servicios
Tema: "Manual de Contratación"
las obligaciones y responsabilidades a su cargo
realizada el día 29 de Agosto de
2014, por parte de la Oficina Asesora
Jurídica.
Las áreas generadoras de hechos,
El Grupo de Gestión Financiera viene
transacciones y operaciones contables
realizando las conciliaciones de los
responden por la operación eficiente del
Conciliar las cifras de los
hechos, reportes de IVA e Ingresos, cartera
proceso y el suministro datos oportunos.
transacciones y operaciones susceptibles de correspondientes a los meses de
Los cruces contables entre Recursos Físicos,
reconocerse contablemente, con cada área Noviembre y Diciembre. Igualmente
Sub Proy Archivísticos y Grupo Gestión
responsable
para reporte oportuno. conciliación
con
Almacén
e
Financiera fueron insuficientes no permiten
Implementar cronograma de conciliación Inventarios
y Subdirección de
reconocer los registros contables ni los
trimestral
con
áreas
involucradas Proyectos a Diciembre de 2014.
Estados Financieros con las características
de información requerida
PORCENTAJE PORCENTAJE
DE AVANCE
DE AVANCE
CUMPLIMIENTO ACUMULADO
0%
100%
0%
100%
18%
100%
18%
6%
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300%
100%
FUNCION DE ADVERTENCIA
 Aplicar
correctivos eficientes y oportunos en el registro de la oficina de
instrumentos Públicos, correspondiente a escritura de englobe 1218 del 8 de
agosto de 2007, con el fin de que se tenga una sola matrícula mercantil con el
metraje indicado en la escritura, se pueda registrar el predio en la cuenta 17
Bien de beneficio y uso público, Histórico y cultura, se logren las exenciones de
impuesto predial ante Catastro Distrital y evite realizar avalúos técnicos no
obligatorios.
RIESGOS ADVERTIDOS
 Inmueble con varias matriculas inmobiliarias
 Pago de impuesto predial sin aplicación de exenciones
 No obtener reconocimiento como bien de beneficio de uso público,
histórico y cultural.
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FUNCION DE ADVERTENCIA
 Se realizo contrato No. 368-2014 con e l Instituto Geográfico
Agustín Codazzi.
 Objeto: Realizar el levantamiento planimétrico del perímetro
de los predios conforman el AGN, con el fin de aclarar las


áreas del predio.
Actualmente se realiza verificación de la información para
continuar con el trámite de legalización.
La actividad registra un cumplimiento del 30%.
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