La gestión documental para el mejor Gobierno y
la cultura de los derechos
Margarita Vázquez de Parga
Consultora gestión Documental y Archivos
Seminario Internacional “Gestión de la Información y
Transparencia”
ITAM-IFAI, Ciudad de México 28 de noviembre 2013
El valor añadido de la Política de Gestión documental y archivística
……Esto no ocurriría
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Gobierno Abierto
Minister for Cabinet Office and Paymaster General UK:
“Ha llegado el momento de la transparencia y el Gobierno abierto. La gente, en todo el
mundo, está demandando a sus gobiernos un mayor grado de apertura, democracia y
rendición de cuentas. Los ciudadanos están demandando que el estado esté a su
servicio, no que sea su dueño, y que se abra la información del gobierno a quien quiera
consultarla. Al mismo tiempo, nuevas tecnologías están irrumpiendo en la burocracia y
creando oportunidades para un gobierno mas abierto y responsable. Alrededor del
mundo, las reformas para un gobierno abierto están produciendo beneficios tangibles:
mayor crecimiento, mejores servicios públicos, menos corrupción y menos pobreza”.
Greg Goulding, Chief Archivist and General Manager of Archives New Zealand:
“Rendición de cuentas, transparencia y acceso a la informacon son importantes porque
justifican la necesidad de un buen sistema de gestión de documentos …Sin acceso no hay
transparencia, sin transparencia no hay rendición de cuentas y la rendición de cuentas es el
objetivo central para la buena gestión documental”.
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Gobierno Abierto
Estudio de la demanda y uso de Gobierno Abierto en España (Edición 2013)
“Se entiende por Gobierno Abierto un modelo de gobierno que incorpora como pilares
fundamentales de su funcionamiento los principios de transparencia, participación y
colaboración con la ciudadanía, aprovechando las oportunidades que ofrecen las Tecnologías
de la Información y la Comunicación”
Algunos de los principales datos del informe son:
• El 75% de los encuestados creen que la transparencia mejoraría la confianza en el Gobierno.
• El 42,2% realizan trámites electrónicamente con las administraciones públicas y el 65,2%
consultan las webs públicas para informarse de actividades o actuaciones administrativas.
• El 81,4% de la ciudadanía reclama nuevos canales para incrementar la participación y
apuesta por la convivencia entre canales digitales y canales tradicionales.
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E-Gobierno: Un nuevo concepto de relación con los ciudadanos
El Leit motiv del Gobierno Abierto
• Transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información generada por
todas las instituciones del Estado
• Participación ciudadana
• Respeto a la privacidad de los ciudadanos
• Seguridad de la información
• Inmediatez y ubicuidad en el acceso
•
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Leyes y Planes de Gobierno abierto y transparencia en el mundo
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E-Gobierno: Un nuevo concepto de relación con los ciudadanos
El Leit motiv del Gobierno Abierto

En México:
 Ley Federal de procedimiento Administrativo
 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública
Gubernamental
 Reglamento de la Ley de Transparencia….
 Lineamientos de desarrollo del Reglamento
 Ley Federal de Archivos

Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la
información pública,que deberá ser:





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Clara
Completa
Veraz,
Oportuna
Confiable
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E-Gobierno: Un nuevo concepto de relación con los ciudadanos
El Leit motiv del Gobierno Abierto
El e-Gobierno mantiene los principios fundamentales de la
actuación administrativa:
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
El principio de legalidad de las actuaciones administrativas

El procedimiento administrativo es garantía de legalidad

El expediente administrativo es el instrumento de prueba legal de
la resolución de los asuntos

Los procesos del tratamiento archivístico se mantienen
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Un nuevo modelo de gestión de las instituciones
Multicanal
Presencial
Electrónico
Movilidad
Telefónico
CLOUD
Gestión del ciclo de vida del expediente y del documento
La política de gestión documental y archivística es fundamental en este nuevo modelo de gestión
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Hacia una Gestión Documental integrada y unificada
Un nuevo ecosistema documental
• Aparición de documentos electrónicos
• Convivencia de documentos físicos y documentos electrónicos
• Necesidad de contar con políticas y herramientas que posibiliten la gestión ordenada,
integrada y unificada de los documentos:
• Gestionar el ciclo de vida de los documentos y expedientes en su totalidad: concepto
del ciclo continuo
• La gestión unificada de los documentos físicos y electrónicos
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Relevancia de la gestión documental y archivística
¿Qué entendemos por gestión documental ? Las operaciones implicadas en la producción,
tratamiento, difusión, valoración, conservación y eliminación de los documentos
producidos como resultado de las actividades de las entidades, sean documentos
físicos o electrónicos
la nueva ISO- 15489 (en discusión): Captura, Agregación, Clasificación, Indexación,
Implementación del acceso, Implementación de la disposición, Mantenimiento de la
usabilidad, Migración y Almacenamiento.
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Producción de documentos electrónicos
Para garantizar la transparencia y rendición de cuentas del e-Gobierno los
documentos electrónicos deben ser auténticos, íntegros y accesibles a largo plazo
Documentos nativos electrónicos
Documentos presentados
por los ciudadanos en
las Oficinas de enlace
Producidos por las
administraciones
Por la automatización
De la gestión
Documentos digitalizados
Imágenes Digitales de
documentos analógicos:
Sustitución de originales:
Digitalización certificada
Consulta y difusión,
conservando los originales
Requisito: deben contar con signos de validación
electrónica: firma, sello de tiempo
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Sistemas de Gestión documental
Normas y estándares internacionales
Diseño del Sistema
ISO 15489: Diseño e
implementación de Sistemas
de Gestión documental
Familia ISO 30300:
Certificación de calidad del
Sistema de Gestión
documental
La plataforma de gestión
Requerimientos funcionales
de las aplicaciones para la
gestión de documentos
electrónicos de archivo
ISO 16175 1, 2 y 3: Diseño y
funcionalidades de los
Sistemas de Gestión de
documentos electrónicos en
fase de oficina
La gestión de los documentos
electrónicos
ISO 14721-Modelo OAIS:
Sistemas de gestión de
documentos electrónicos
ISO 19005-1 PDF/A:
formato de conservación a
largo plazo
ISO 23081 de metadatos
para gestión de
documentos
La participación de archivistas en su definición ha sido fundamental
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Sistemas de gestión documental: norma ISO 15489
Fase 1
Análisis
Situación
Fase 2
Análisis
Actividad
Fase 3
Identificación
Documentos
conservación
necesarios
Fase 5
Definición
Estrategia
Política
Fase 4
Informe
Sistemas
existentes
Normas
Fase 8
Seguimiento
Y
Adaptaciones
El conocimiento archivístico es fundamental para el diseño e
implementación del Sistema de Gestión Documental
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Fase 6
Diseño del
Sistema
Implantación
Diseño
Fase 7
Implementación
Gestión de documentos electrónicos: OAIS/ISO 14721
PLAN DE PRESERVACIÓN
P
R
O
D
U PIT
C
T
O
R
E
S
E-Índice
Información
descriptiva
B.D. Gestión de
información
CONSULTA
Y
ACCESO
CAPTURA
PIA
Sistema de
Almacenamiento
Sello de
tiempo
E-firma
ADMINISTRACIÓN
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Información
descriptiva
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PIA
PIC
PIC
U
S
U
A
R
I
O
S
Plataforma de gestión del SGDEA
Requisitos funcionales obligatorios
Cuadro de Clasificación jerárquico multinivel
Descripción
Transferencia Captura y Registro de documentos
Búsquedas, Recuperación y Presentación
Valoración, Conservación y Eliminación
Auditoría y Seguridad
Administración
La participación de archivistas es fundamental para el diseño funcional de la plataforma
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Gobierno abierto
¿Es posible dar cumplimiento a los objetivos del Gobierno abierto?
Definición clara de la Política de Gestión documental de la organización, incluyendo
la gestión de la información y documentos electrónicos,
Aplicación de la metodología archivística a la gestión de la información,
Disponer de tecnología de la información y la comunicación avanzadas que faciliten
la gestión y el acceso a la información
Disponer Departamentos de comunicación con los ciudadanos
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Dirección
Más información
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Dra. Margarita Vázquez de Parga - Licenciatura en Derecho del ITAM