1.4 Planeación: Éxito o fracaso
Definición de planeación
• “La determinación de los objetivos y
elección de los cursos de acción para
lograrlos,
con
base
en
la
investigación y elaboración de un
esquema detallado que habrá de
realizarse en un futuro”.
PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN:
¿Qué HACER?
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MISIONES O PROPÓSITOS
METAS U OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS
PLANES
PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
PRESUPESTOS
Los fundamentos básicos que muestran
la importancia de la planeación son:
• Promueve el desarrollo del organismo al
establecer métodos para utilizar racionalmente
los recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se
pueden presentar en el futuro, mas no los
elimina.
• Propicia una mentalidad futurista, teniendo más
visión del porvenir y un afán por lograr y
mejorar las cosas.
• Condiciona al organismo social al medio
ambiente externo.
• Establece un sistema racional para la toma
de decisiones, evitando las “corazonadas”
o empirismos (intuición, improvisación).
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha
al máximo las oportunidades.
• Al establecer planes de trabajo, éstos
suministran las bases a través de las
cuales, operará el organismo.
• Disminuye al mínimo los problemas potenciales
y proporciona al administrador adecuados
rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los
recursos, en todos los niveles de la organización.
• Hace
que
los
empleados
conozcan
perfectamente, qué es lo que se espera de ellos y
les da una oportunidad de tomar parte en las
decisiones a que se lleguen.
• Proporciona los elementos necesarios para llevar
a cabo el control.
Principios de la Planeación
1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser
realizable; es inoperante elaborar planes
demasiado ambiciosos y optimistas que sean
imposibles de lograrse. La planeación debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones
objetivas que actúan en el medio.
2. Objetividad y cuantificación. Conocido
como el principio de Precisión, establece la
necesidad de utilizar datos objetivos tales
como estadísticas, estudios de mercado,
estudios
de
factibilidad,
cálculos
probabilísticos, modelos matemáticos y datos
numéricos, al elaborar planes para reducir al
mínimo, los riesgos.
3. Flexibilidad.
Al elaborar un plan, es
conveniente establecer márgenes de holgura que
permitan afrontar situaciones imprevistas, y que
proporcionen nuevos cursos de acción que se
ajusten fácilmente a las condiciones.
4. Unidad. Todos los planes específicos del
organismo deben integrarse a un plan general, y
dirigirse al logro de los propósitos y objetivos
generales, de tal manera que sean consistentes
en cuanto a su enfoque y armónicos en cuanto al
equilibrio e interrelación que debe existir entre
éstos.
5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan
se extiende en relación al tiempo (largo plazo),
será necesario rehacerlo completamente. Esto
no quiere decir que se abandonen los propósitos,
sino que la empresa tendrá que modificar los
cursos
de
acción
(estrategias),
y
consecuentemente las políticas, programas,
procedimientos y presupuestos para lograrlos.
Consecuencias de la falta de
Planeación
• Excesivas situaciones imprevistas.
• Inexistencia de una “media” para controlar el
verdadero éxito o fracaso de la gestión.
• Falta de guía de acción clara y precisa.
• Peligrosa visión a corto plazo.
• Falta de criterios para decidir las inversiones y
gastos a realizar.
• Falta de control.
Ventajas de aplicar la planeación
• Ayuda a establecer objetivos específicos claros y
precisos para toda la empresa.
• Ayuda a establecer un plan de trabajo, que
permita alcanzar esos objetivos con eficacia y
eficiencia.
1.4.1 Tipología de la Planeación
• Los planes son el resultado del proceso de la
planeación y pueden definirse como diseños o
esquemas detallados de lo que habrá de hacerse
en el futuro, y las especificaciones necesarias
para realizarlos.
• Un plan, es un mapa de ruta que nos
indica como ir de un punto a otro, se
parte de un plan informal o idea
general; así también los estudios de
factibilidad, el estudio de casos y los
análisis competitivos son preplanes.
Su objetivo es lograr que los
responsables de la ejecución, ajusten el
proyecto
a
sus
objetivos,
requerimientos y posibilidades.
Objetivo
Lograr que los responsables de la ejecución,
ajusten el proyecto a sus objetivos, requerimientos
y posibilidades.
Los planes, en cuanto al periodo establecido para
su realización, se pueden clasificar en:
a) Corto plazo. Cuando se determinan para
realizarse en un término menor o igual a un año.
Éstos, a su vez, pueden ser:
b) Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta
seis meses.
c) Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo
mayor de seis, o menor de 12 meses.
d) Mediano plazo. Su delimitación es por un
periodo de uno a tres años.
e) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un
tiempo mayor de tres años.
Planeación integral o Planeación Total
• Estratégica.
• Táctica.
• Operativa.
Estratégica.
• Establece los lineamientos generales de la
planeación, sirviendo de base a los demás planes
(tácticos y operativos). Es diseñada por los
miembros de mayor jerarquía de la Organización
y su función consiste en regir la obtención, uso y
disposición, de los medios necesarios para
alcanzar los objetivos generales de la
Organización. Es a largo plazo y comprende
toda la Empresa.
Definición.
• “Es el esfuerzo sistemático y formal de una
empresa para establecer sus objetivos, políticas
y estrategias básicas, para desarrollar planes
detallados con el fin de poner en práctica las
políticas y estrategias, y así lograr los objetivos
organizacionales”.
Características de la planeación estratégica
Características
Descripción
1. Actividad en la
que
tiene
que
intervenir
la
dirección superior.
En primera instancia, sólo ésta tiene acceso a la
información necesaria para considerar todos los
aspectos de la empresa. Además, es necesario un
compromiso de la dirección superior para generar un
compromiso en niveles inferiores.
Da respuesta a interrogantes como: ¿En qué negocio
estamos ahora y en qué negocio deberíamos estar?,
¿quiénes son nuestros clientes y quiénes deberían
serlo?
Frente a tales decisiones, un gerente debe preguntarse:
¿Cuáles alternativas estarán más de acuerdo con
nuestra estrategia?
2. Trata cuestiones
básicas.
3. Ofrece un marco
para la planeación
detallada y para
decisiones
gerenciales
cotidianas.
4. Se trata de una
planeación de largo
alcance
5. Analiza el medio
ambiente: interno y
externo
de
la
empresa.
Implica un tiempo más largo que otros tipos de
planeación.
Presupone estudiar el entorno no externo, para prevenir
amenazas y aprovechar oportunidades: estudiar
entorno interno para contemplar debilidades y
fortalezas.
Táctica o funcional.
• Determina planes más específicos, que se
refieren a cada uno de los departamentos de la
empresa y que se subordinan a los planes
estratégicos. Es establecida y coordinada por los
directivos de nivel medio (gerentes funcionales),
con el fin de poner en práctica los recursos de la
empresa.
Los planes tácticos, por su
establecimiento y su ejecución, se dan a mediano
y corto plazos, y abarcan un área de actividad
específica.
Definición.
• “Es la etapa donde se definen los objetivos,
tácticas, programas y presupuestos que llevará
a cabo la empresa”.
Características.
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•
•
•
Coordina las funciones importantes del organismo.
Su realización se enfoca a mediano plazo.
Identifica los medios necesarios para lograr los objetivos.
Los encargados responsables de la formulación de estos planes, son los
principales gerentes.
Un conjunto de planes tácticos soportan y complementan un plan
estratégico.
Los planes tácticos están sustentados en valores más objetivos que
subjetivos.
La información necesaria para este tipo de planes, se genera de manera
interna.
El nivel de incertidumbre en un plan táctico, tiende a disminuir.
El desarrollo de planes tácticos, tiene su marco de referencia en la
planeación estratégica.
Facilita y estimula la evaluación de las actividades funcionales de la
empresa.
Operativa.
• Se rige de acuerdo con los lineamientos
establecidos por la planeación táctica, y su
función consiste en la formulación y asignación
de actividades más detalladas que deben
ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la
empresa.
Por lo general, determina las
actividades que debe desarrollar el elemento
humano. Los planes operativos son a corto
plazo y se refieren a cada una de las unidades en
que se divide un área de actividad.
Definición.
• “Son planes que suministran los detalles de la
manera cómo se alcanzarán los planes
estratégicos”.
Características.
• Se enfoca a actividades específicas de la
Organización.
• El periodo de duración es a corto plazo.
• Constituye el soporte de planes tácticos.
• Fomenta la participación del personal en el
establecimiento de metas.
• El responsable de la ejecución de estos planes es el
encargado del área correspondiente.
• El grado de incertidumbre es menor que en otro tipo
de planes.
• Permite calcular la rentabilidad de la implantación
del plan.
• Se convierte en un medio para evaluar los resultados
de la empresa.
Aplicación de la Planeación
Gerente General
Gerente de
Producción
Fabricación
Control de
Calidad
Gerente de
Finanzas
Contabilidad
Gerente de
Personal
Tesorería
Selección
Higiene y
Seguridad
Gerente de
Sistemas
Redes y
Sistemas
Mantenimiento
Planificación de un Proyecto
informático
Concepto
Descripción
Administración del
Alcance.
Asegura que en la ejecución del proyecto se efectué justamente lo que
fue planeado, o para lo que fue creado el proyecto.
Administración de los
Recursos Humanos.
Permite establecer la correcta relación entre las actividades a
desarrollar y el personal contratado y que se debe contratar, para el
proyecto.
Administración de la
Comunicación.
Establece los canales de comunicación que se usarán en la ejecución
del proyecto.
Administración del Tiempo.
Permite medir y establecer los controles de tiempo en la ejecución del
proyecto.
Administración del Costo.
Permite establecer los costos del proyecto y que la ejecución del
proyecto se limite a estos costos planeados.
Administración de la
Calidad.
Establece el aseguramiento de la calidad del proyecto en función de la
satisfacción de estándares de calidad.
Administración del Riesgo.
Permite prever los futuros problemas que se puedan presentar en la
ejecución del proyecto.
Las razones del fracaso de un proyecto
informático:
• Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas
necesidades claramente explicitadas y comprendidas.
• Especificaciones
vagas,
incompletas
o
incluso
cambiantes.
• Falta de utilización de herramientas adecuadas para
poder validar el comportamiento del sistema en el
futuro, donde es necesario disponer de una buena
herramienta de simulación.
• Mala estimación de costes.
• Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del
equipo.
• Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en
momentos inoportunos o que no se ajustan a la realidad.
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