COMISIÓN UNIVERSITARIA
DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN
DE DOCUMENTOS
Evaluación Documental
Orígenes y desarrollo
Vigésimo Aniversario
de la Comisión Universitaria de Selección
y Eliminación de Documentos
“Evaluación de Documentos”
María Teresa Bermúdez Muñoz
Representante de la Sección de Archivística
2
Teoría archivística
3
Tratamiento archivístico
Clasificación
Ordenación
• Identificación
Descripción
Evaluación
4
AUROL
Instancias
universitarias
Identificación
CUSED
Valoración
Documental
Evaluación de
Documentos
Instancias universitarias
Selección
Archivo Universitario
Eliminación
Artículos del 11 al 15
Analizar series documentales
Evaluar y declarar vigencias
administrativa-legal y Valor Científico
Cultural
Promover elaboración de instrumentos
descriptivos
Aprobar las tablas de plazos
Analizar los plazos establecidos por
la CUSED
Agrupar la documentación de
acuerdo con sus plazos.
Describir la documentación
Da apoyo técnico en el proceso de
selección
Revisar inventarios
Cotejar documentos para eliminación y
transferencia
Instancias universitarias
Elaboración de las actas
de eliminación
5
6
“Evolución de la metodología para la elaboración de las
Tablas de Plazos de Conservación de Documentos en
la Universidad de Costa Rica”
Raquel Umaña Alpízar
Directora, Archivo Universitario
7
Antecedentes
•
•
•
•
•
Primer experiencia: agosto de 1993
Oficina de Suministros
Comisión Nacional de Eliminación de Documentos
Informe de Valoración 19-93
Once series documentales.
8
Comité Institucional de Selección y
Eliminación Documentos (CISED)
• En 1993 la Rectoría crea el CISED, con base
en el marco del Proyecto del Archivo
Universitario y con fundamento en la Ley del
Sistema Nacional de Archivos No. 7202.
9
Primer procedimiento
• Se basaba en cuatro puntos muy básicos:
- Levantamiento de un listado de tipos documentales.
- Remisión del CISED a la CNSED el listado de los tipos
documentales.
- Elaboración de acta de eliminación.
- Destrucción de los documentos.
CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993
10
Conservar permanentemente
• Actas de Asamblea, Consejo Asesor, Comisión, y
similares.
• Boletines, publicaciones y similares (al menos 1 ejemplar)
• Circulares y resoluciones.
• Correspondencia emitida (numérico o consecutivo de la
Dirección, Jefatura, Departamento, Sección, Unidad, etc.).
• Correspondencia recibida por su dependencia de manera
oficial para ser tramitada de conformidad con sus
potestades estatutarias y reglamentarias.
CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993
11
Conservar permanentemente
• Expedientes de asuntos específicos (actividades
propias de su dependencia: proyectos de
investigación, licitaciones, construcciones, auditorias,
apelaciones, planos, escrituras, etc.)
• Expedientes de personal docente, administrativo o
estudiantil vinculados oficialmente a su dependencia.
• Informes específicos (elaborados en cumplimiento de
las funciones de la oficina).
CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993
12
Definir plazos de vigencia administrativa
1. Documentación administrativa interna (vales, fórmulas de
vacaciones, fotocopias y similares, etc.).
2. Documentación financiera
3. Periódicos y otras publicaciones seriadas recibidas por la
dependencia.
4. Registros, listados y controles (cuando la información de base
está en otros soportes).
5. Reglamentos y normas.
6. Otros (según la especificidad de su dependencia).
CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993
13
Primeras tablas aprobadas
Oficina de Administración Financiera (1997)
Vicerrectoría de Acción Social (1997)
Tres solicitudes parciales de Oficina de Registro e
Información y el Centro de Evaluación Académica (1994)
Solicitud parcial de la Oficina de Salud (1995)
14
15
Administración Superior
De una manera estratégica se inicia la confección de
tablas con la administración superior:
– Consejo Universitario
– Vicerrectoría de Administración
– Vicerrectoría de Docencia
16
Tablas generales
17
Elaboración de tablas de plazos generales
• Taller de validación con un grupo de jefes
administrativos
y
encargados
de
servicios
administrativos de diferentes Unidades Académicas.
• En sesión 90, artículo 3 de 11 de agosto de 2005, la
CUSED acuerda dar por concluido el análisis de
dicho instrumento.
• En setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del
Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica
• Informe de valoración 5-2008
18
Tabla general de Unidades Académicas
No.
Orden
Series documentales
Vigencias
Valor
1
Actas de:
Asamblea de Facultad
Asamblea de Escuela
Consejo de Área
Consejo Asesor de Facultad
Permanente
CientíficoCultural
7
Planes de estudio
Permanente
CientíficoCultural
8
Programas de cursos
Permanente
CientíficoCultural
19
Tablas generales
Unidades
Académicas
Unidades
Académicas de
Investigación
Programas de
Posgrado
20
21
Series comunes
Tablas aprobadas
1. Centro de Evaluación
Académica
2. Consejo Universitario
3. Oficina de Administración
Financiera
4. Oficina de la Contraloría
Universitaria
5. Oficina Ejecutora del
Programa de Inversiones
6. Oficina Jurídica
7. Programas de Posgrado
8. Rectoría
9. Sistema de Estudios de
Posgrado
10. Tribunal Electoral
Universitario
11. Unidades Académicas
12. Unidades Académicas de
Investigación
13. Vicerrectoría de
Investigación
14. Vicerrectoría de Vida
Estudiantil
22
Nueva metodología
23
PROCEDIMIENTO PARA LA
VALORACIÓN DOCUMENTAL EN
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
24
FICHA PARA IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO PRODUCTOR
25
26
27
28
29
Solicitud de eliminación de
documentos
30
Acta de eliminación
“Proceso Administrativo”
Jorge Barquero Picado
Representante de la Rectoria
31
El proceso administrativo
Organización
Desarrollo
Identidad
Insumos
Productos
PROCESO
( Medios )
( Fines )
Funcionamiento
Información
Comunicación
En la medida en que conozcamos a fondo la organización del proceso administrativo y el
funcionamiento de la organización, contaremos con mejores criterios de pertinencia y de
razonabilidad para la evaluación documental.
32
Evaluación Documental en la Universidad de
Costa Rica: Un abordaje desde la Ciencia
Jurídica
Katya Enamorado Salazar
Representante de la Oficina Jurídica
33
I. Marco Normativo
• Ley Orgánica de la Universidad de Costa Rica
N° 362, del 26 de agosto de 1940.
• Constitución Política de la República de Costa
Rica, 7 de noviembre de 1949:
“Artículo 84: La Universidad de Costa Rica es una institución de cultura
superior que goza de independencia para el desempeño de sus
funciones y de plena capacidad jurídica para adquirir derechos y
contraer obligaciones, así como para darse su organización y gobierno
propios. Las demás instituciones de educación superior universitaria
del Estado tendrán la misma independencia funcional e igual
capacidad jurídica que la Universidad de Costa Rica. (…)”.
34
I. Marco Normativo
• Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa
Rica, publicado en el Alcance N° 52 a La
Gaceta Oficial N° 56, del 22 de marzo de 1974.
• Reglamento del Sistema de Archivos de la
Universidad de Costa Rica, aprobado por el
Consejo Universitario en sesión N° 5282,
artículo 5, celebrada el 3 de setiembre de 2008.
35
I. Marco Normativo
La Universidad tiene una independencia de rango
constitucional. Esto significa que no tiene que
someterse a la aprobación de entes externos para
decidir sobre la organización y conservación de
los documentos que produce; pero también
implica que debe implementar las medidas
idóneas para proteger responsablemente el
patrimonio que le ha sido encomendado.
36
II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
• Expresión del acto administrativo: Acto jurídico
de la Administración con un contenido, motivo y
fin particulares, según un elenco de
competencias asignadas.
• Capacidad probatoria: El operador jurídico
verifica la validez y eficacia del acto
universitario, acredita su carácter legítimo frente
al particular y deja testimonio de las actuaciones
de las autoridades ante los órganos contralores
y jurisdiccionales.
37
II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
• Transparencia y rendición de cuentas: Una
adecuada gestión documental universitaria sirve
para coadyuvar en la toma de decisiones
transparentes e informadas, y consolidar una
política de rendición de cuentas.
• Acceso a la información: Una eficiente
producción documental permite garantizar el
efectivo Derecho a la Información y el respeto al
Derecho a la Intimidad.
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II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
Series documentales de especial relevancia jurídica:
• Expediente administrativo: Ficción jurídica que
otorga a un grupo de documentos el carácter de
unidad documental lógica.
• Existencia de un proceso administrativo que los
aglutina. Debido Proceso, afectación de derechos
de particulares.
• Requisitos formales y sustantivos, secuencia lógica
de actuaciones y resoluciones.
39
II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
Series documentales de especial relevancia jurídica:
• Actas de órganos colegiados: Testimonio de sesiones,
deliberaciones y acuerdos que adoptan los colegios
universitarios.
• Modelo democrático de toma de decisiones en la
estructura universitaria.
• Conformación de la voluntad del órgano, suma de
voluntades con arreglo a requisitos formales y
sustantivos, votaciones, quórum, sistemas de mayorías.
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II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
Series documentales de especial relevancia jurídica:
• Resoluciones de alcance particular: Actos
resolutivos que otorgan o afectan derechos
académicos, laborales o civiles de sujetos.
• Son susceptibles de impugnación por los medios
normados – recursos administrativos.
• Aspectos formales y sustantivos acreditan la validez
del contenido, fin y motivación del acto.
41
III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la
CUSED
• Órgano interdisciplinario encargado no sólo de
aprobar tablas de plazos de conservación y
eliminación, sino también de establecer
directrices en materia de valoración, selección y
eliminación de documentos, y de evaluar y
declarar la vigencia administrativa-legal y el
valor científico-cultural de los documentos que
produce la Universidad.
42
III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la
CUSED
• Trabajo interdisciplinario y transversal, función
proactiva.
• Intercambio de puntos de vista de la compleja
estructura y el variado quehacer universitarios.
• “Conversación de saberes” relacionados con la
gestión documental universitaria: Archivística,
Administración, Derecho, Historia, entre otras.
• Experiencia del grupo de trabajo.
43
IV. Conclusiones
• El universo de lo jurídico es más que leyes y
reglamentos; incluye prácticas, estructuras y
procesos que deben tomarse en cuenta para
formular soluciones jurídicas a los problemas
universitarios.
• No se trata sólo de conocer el Derecho Positivo,
sino también de apropiarse de los sistemas de
interpretación y razonamiento jurídicos para dar
contenido vivo al mandato normativo, a los
imperativos de “deber ser”.
44
IV. Conclusiones
• La labor del
cuenta los
propugna, la
procesos y
Universidad.
operador jurídico debe tomar en
valores que el ordenamiento
forma en que ellos permearán los
productos documentales en la
• Al conocer los valores y fines que pretende
alcanzar una norma jurídica, es posible que
sean esos principios, en un contexto
determinado, los que en definitiva le den
contenido y la conviertan en Derecho vivo.
45
IV. Conclusiones
• Velar por la conservación del patrimonio
documental constituye no sólo un derecho de la
Institución, sino también un deber a cuyo
cumplimiento compelen los fines y principios de
la propia Universidad.
• Todas las instancias universitarias que
produzcan documentos deben implementar los
mecanismos necesarios y suficientes para
garantizar la efectiva conservación y correcta
gestión documental.
46
“La CUSED y la declaración de valor científicocultural en la documentación de la Universidad
de Costa Rica”
Mariana Campos Vargas
Representante de la Escuela de Historia
47
Trayectoria
Eliminación
CUSED de Documentos
Comisión
Universitariade
deDocumentos
Selección y Eliminación
CUSED
Etapas
Proceso
23 de junio de 1993
*Creación del Comité de Selección
y Eliminación de Documentos
CISED
(Ley Nº 7202)
1993-2004
CISED - CNSED
2003
*Rectoría presentó al Consejo
Universitario : “Lineamientos para
la gestión de la información”
(Aprobado) y “Reglamento del
Sistema de Archivos Universitarios”
(Consulta)
2005-2006
*El CU recibe observaciones al
Reglamento del SAU y nombró
subcomisión para sistematizar
48
Etapa
Proceso
Trayectoria
CUSED
2006
*Dictámenes de la Procuraduría
General de la República
Puso de relieve:
**Autonomía universitaria en
competencia para elaborar su propia
tabla de plazos de conservación y
eliminación de documentos
**CISED a CUSED
2007
*Subcomisión presentó Informe y
nueva propuesta de reglamento al
SAU
*Se discutió propuesta con AUROL y
CUSED
2008
*CU llevó a consulta la propuesta y
recibió observaciones
*Sesión Nº 5282 del 2 de setiembre del
2008, el Consejo Universitario aprobó
el “Reglamento del Sistema de
Archivos de la Universidad de Costa
49
Rica”.
Integración de la CUSED
*Con la vigencia de ese reglamento en el año 2008, se integró la
Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos
(CUSED), como un órgano técnico del sistema de archivos de la
institución para establecer las
directrices en materia de
valoración, selección y eliminación de documentos de las
dependencias universitarias, con el propósito de resguardar el
patrimonio documental
*Convocó a representantes de distintas disciplinas: Archivística,
Derecho, Administración e Historia, saberes definidos por
requisitos académicos y fronteras funcionales, parte del proceso
de fragmentación de las disciplinas formales, pero a la vez
garantía de especialización del conocimiento
50
Integración de la CUSED
Funciones
•Establecer los procesos internos de trabajo
•Analizar tipologías documentales que generan y custodian
las diferentes instancias
•Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación
de documentos
•Emitir directrices, procedimientos, pronunciamientos
•Brindar asesorías a las instancias respectivas
•Declarar la
vigencia administrativa-legal y el valor
científico-cultural de los documentos de la institución.
51
Declaración del Valor Científico-Cultural
*En cumplimiento de esa última disposición, durante seis
sesiones del año 2009, la CUSED se dio a la tarea de
sistematizar y definir los criterios para realizar la
declaratoria del valor científico-cultural de los documentos
universitarios, tarea que culminó en su sesión Nº 19 del 3
de diciembre de 2009
*El “valor científico-cultural”, se refiere a la permanencia
de los documentos por su utilidad para la investigación y
por su relevancia social.
52
Declaración del Valor Científico-Cultural
“Criterios de la Universidad de Costa Rica para la
declaratoria del valor Científico-Cultural de los
documentos universitarios”
1. Modelo Universitario, fines y principios
2. Estructura jerárquica y funciones
3. Antigüedad
4. Evaluación de la gestión universitaria
5. Proyección de la Universidad en la sociedad
53
CISED-UCR/CNSED-ANCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor científico-cultural, según fecha de valoración
(1997-2005)
Unidad
Oficina de
Administración
Financiera
Informe de
valoración
CNSED 33-96
Vicerrectoría
de Acción
Social
Dependencia
Orden
Departamento de
contabilidad
1.17
1.24
1.25
Libros contables (1974-1997)
Estados financieros (1977-1997)
Informes gerenciales (1977-1997)
Departamento
Administrativo
2.6
2.7
2.18
Correspondencia (1974-1997)
Discursos
Actas
Extensión Cultural
2.25
2.30
2.71
2.76
2.94
7
Afiches (1982-1997)
Afiches (1990-1997)
Reglamentos (1981-1997)
Proyectos
Afiches
Expedientes del Consejo Asesor y
Comisiones (1990-2004)
Expedientes de Informes Técnicos
(1971-2004)
Correspondencia (1978-2004)
Expedientes de resoluciones (19732004)
Trabajo Comunal
PIAM
Vicerrectoría CNSED 44-2004
de
Administración
Vicerrectoría
de Docencia
CNSED 3-2005
8
2
7
Serie documental
Elaboración propia de partir de: ANCR- CNSED Nº 33-96 del 23 de mayo de 1997 ; CNSED Nº 44-2004 del 15 de diciembre de
2004; CNSED Nº 3-2005 del 11 de febrero de 2005
54
CUSED-UCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor científico-cultural, según fecha de valoración (2008)
Unidad
Informe de
valoración
Dependencia
Orden
Oficina de
administración
financiera
1-2008
Dirección
4
Sección de Contabilidad
5
6
7
Unidad de Contabilidad
10
11
Tribunal
Electoral
Universitario
2-2008
Vicerrectoría de
Investigación
3-2008
1
2
3
Consejo
5
Dirección de la gestión de
investigación
17
Comité ético-científico
Serie documental
Minutas del Consejo Asesor de la OAF
Estados financieros
Informes gerenciales
Informes de auditoría externa
Reportes de movimientos mensuales
Reportes de saldos mensuales
Actas de sesiones del TEU
Expedientes de sesiones del TEU
Expedientes de elecciones universitarias
Expedientes de sesiones
Expedientes de actividades de investigación, programas de
investigación y proyectos de investigación
18
Expedientes de proyectos de investigación con fondos externos
33
Expediente de sesiones
55
CUSED-UCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor científico-cultural, según fecha de valoración (2008)
Sistema de
Estudios de
Posgrado
4-2008
Consejo
1
2
Asuntos estudiantiles
13
14
Gestión, evaluación y
seguimiento
Unidades
académicas
(Escuelas y
Facultades)
5-2008
40
1
3
7
8
Actas
Expedientes de actas
Actas de presentación de trabajos finales de investigación
aplicada.
Actas de examen de grado o defensa de tesis
Expedientes de creación o modificación de Programas de
Posgrado
Actas de: Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo
de Área, Consejo Asesor
Expedientes de Sesiones de: Asamblea de Facultad, Asamblea de
Escuela, Consejo de Área, Consejo Asesor
Planes de estudio
Programas de cursos
56
Interrogantes para la valoración:
•el contexto en que se produce ¿cuándo?
•la dependencia ¿dónde?
•la jerarquía dentro de la estructura institucional que lo genera
¿quiénes?
•el tipo de documento y su propósito ¿qué?, ¿para qué?
•la necesidad de producirlo ¿por qué?
57
Los criterios en la valoración científico – cultural en los
documentos de la Universidad de Costa Rica
*Predominan las series que hacen referencia a los actos de los
órganos colegiados, en correspondencia a las:
Actas
Expedientes
Resoluciones
Reglamentos
Estatutos
Normas
Informes
*Refiere a tres de los criterios: Estructura jerárquica y
funciones, Evaluación de la gestión universitaria, Modelo
Universitario, fines y principio
58
Podemos
concluir
señalando
que
la
importancia de la CUSED se relaciona con la
definición de la valoración en procura de un
interés social y público ante un bien cultural, que
se constituye en un elemento para la definición
de la identidad institucional, en este caso – la
Universidad de Costa Rica- y del patrimonio
institucional y nacional.
59
¡Gracias!
¡Gracias!
60
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CUSED - Archivo Universitario, Universidad de Costa Rica