PROCESO PROMOCIONMATRICULA Y RETIRO EN
SIMAT
Vigencia 2014
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
PROCESO PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO
EN SIMAT
El objetivo de este proceso es matricular alumnos antiguos en el
Sistema de Matriculas Estudiantil, del Ministerio de Educación
Nacional.
Con las herramientas explicadas en el presente documento es
posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantes que tienen
un cupo asignado en la Institución, así como registrar o
modificar el estado de los estudiantes reprobados de forma ágil.
La promoción permite trasladar la población matriculada en
2013 a la siguiente vigencia (2014), el proceso es fácil de
ejecutar y posibilita reprobar, retirar, promocionar y matricular
estudiantes, permitiendo a la institución la verificación de los
alumnos registrados en el momento de la promoción y
matricula.
Todas las instituciones deben realizar la promoción y matrícula,
de no hacerlo en las fechas establecidas el sistema iniciara la
vigencia 2014 y no encontraran alumnos en la institución, lo que
implica un esfuerzo mayor por parte de la institución la cual
debe matricular uno a uno los estudiantes.
PASO 1: Crear grupos
PASO INDISPENSABLE PARA DAR COHERENCIA AL PROCESO EN
MATERIA DE LA CAPACIDAD DE CUPOS Y GRUPOS QUE SE
OTORGARÁN EN CADA GRADO
Ubicada en la barra de herramientas opción
Instituciones-grupos
Nota: Para realizar este proceso remitirse a la guía
rápida suministrada
PASO 2: Registro Reprobados
Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Registrar reprobados”.
Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que reprobarán el año
y marcarlos como “Reprobado”.
1. Opción Matrícula / Registrar reprobados
Paso 1. Registro
Reprobados
REGISTRO REPROBADOS
Código DANE
Institución
Ingresar Código DANE Institución
Dar click en Buscar instituciones
Click en seleccionar
REGISTRO REPROBADOS
A continuación aparecen los campos para búsqueda y registro de
reprobación.
• Año de reprobación 2013
Año Reprobación
2013
REGISTRO REPROBADOS
2. Buscar
1. Seleccionar
Grado
1.
2.
Seleccionar el grado en el cual la institución marcará reprobación en el
año lectivo actual antes de realizar la correspondiente promoción y
matrícula al siguiente año lectivo
Marcar la opción buscar (lupa)
El sistema reporta en orden alfabético los alumnos registrados en el grado
seleccionado para el año lectivo 2013.
1. Seleccionar en la casilla de REPROBADOS el alumno(s) correspondiente(s)
 Se puede marcar varios alumnos reprobados en el mismo grado
2. Guardar cambios
2. Guardar
1. Seleccionar
Alumno(s)
reprobado(s)
Desplazamiento a otras
páginas de registros
NOTA: No olvide que el sistema le permite desplazarse por varias
páginas en las cuales encuentra la totalidad de alumnos que ha
registrado la institución de acuerdo al grado seleccionado.
Reporte exitoso del cambio a alumno(s) reprobado(s)
Reporte exitoso!
ANULACION REPROBADOS
Si la institución por error involuntario, registró uno o varios estudiantes como
Reprobados en el sistema, éste le permite anular el registro a través de la
opción «Anular Reprobados»
1. Opción MATRICULA / ANULAR REPROBADOS
1. Anular Reprobados
ANULACION REPROBADOS
Código DANE
Institución
Dar click en Buscar instituciones
Click en seleccionar
ANULACION REPROBADOS
2. Buscar
1. Seleccionar
grado a corregir
1.
2.
Seleccionar el grado en el cual se requiere realizar la corrección de
estudiante(s) reprobado
Marcar la opción buscar
ANULACION REPROBADOS
El sistema reporta únicamente los alumnos que fueron registrados como
reprobados.
1. Marcar el (los) estudiante(s) para anular la reprobación
2. Guardar cambios
2. Guardar
1. Seleccionar
estudiante (s)
ANULACION REPROBADOS
Reporte exitoso de anulación de reprobados
El alumno regresa al estado que tenia antes de ser reprobado
Reporte exitoso!
Anulación reprobado
PASO 3: Promoción-Matrícula y Retiro
2014
El objetivo del proceso de promoción y matrícula es
tomar los alumnos matriculados actualmente y
llevarlos al grado siguiente para el próximo año lectivo,
previo registro de reprobados.
Es importante verificar los estudiantes matriculados y
retirar del sistema a los que ya no se encuentran en la
institución educativa en el presente año lectivo, para
que sus registros puedan ser liberados y matriculados
por la nueva institución educativa que los ha acogido.
PASO 3: Promoción-Matrícula y Retiro
2014
Nota:
Es importante tener en cuenta que si se trata del
último grado (11º), los alumnos no se promocionanmatriculan, se gradúan, solo en el caso de que se tenga
la certeza; puesto que el registro del estudiante
quedara bloqueado y ya no se podrán hacer
modificaciones. (remitirse a la opción matriculanovedades)
PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014
Esta opción permite promocionar los alumnos que aprobaron el grado en el
año actual, y que serán matriculados en el siguiente grado en el posterior año
lectivo.
1.
Opción Matrícula / MATRICULAR
Matricular
PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014
1. Ingresar Código DANE Institución
2. Dar click en Buscar instituciones
3. Click en seleccionar
4. Click en ver sede
PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014
1.
Seleccionar Jornada
Año
2014
1. Seleccionar
jornada
El sistema predetermina que el año en el que van a quedar
promocionados y matriculados los estudiantes es el siguiente año
lectivo (2014)
PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014
1. Seleccionar Grado al cual la institución va a promocionar al estudiante (s)
para el siguiente año lectivo.
2. Marcar la opción buscar (lupa)
Seleccionar Grado
para el año 2014
Ejemplo: Si la institución requiere promocionar los alumnos de
1º (primero) al siguiente grado 2º (segundo) para el año lectivo
2014, deberá seleccionar el grado «SEGUNDO»
PROMOCIÓN-MATRICULA 2014
El sistema muestra el listado en orden alfabético de estudiantes registrados en
la vigencia actual 2013, los cuales serán trasladados al siguiente año lectivo.
NOTA: De acuerdo al ejemplo anterior, al seleccionar el grado
2º el sistema trae el listado de alumnos registrados en grado 1º
del año 2013.
PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014
1.
2.
Seleccionar el estudiante
Seleccionar el Estado «MATRICULADO» o «RETIRADO»
1. Seleccionar el
estudiante
2. Estado
Matriculado o
Retirado
NOTA: En esta opción no sólo permite matricular en el siguiente
año lectivo, igualmente se puede realizar el «RETIRO» de
estudiantes cuando la institución tiene la certeza del cambio de
estado del estudiante.
SI SELECCIONÓ RETIRADO
SIGA LOS SIGUIENTES PASOS
RETIRAR 2014
1. Una vez se ha identificado dentro de la lista al o a los estudiantes que se
desean retirar, elija dicha opción
2. Luego Marque el o los retiros, en la opción seleccionar
2. Marcar el
o los retiros
1. verificar y
seleccionar
retirado
RETIRAR 2014
3. Indique el motivo del retiro dentro de las opciones que despliega el sistema
4. Seleccione el grupo en el cual será matriculado
3. Indicar
motivo de
retiro
4. Seleccionar
grupo
RETIRAR 2014
5. Seleccione la opción ninguno para internado
6. Dar clic en el botón guardar
6. Guardar
5. Seleccione
ninguno
RETIRADO 2014
Reporte final:
Cambios realizados en: con Éxito
Cambios
realizados en:
con Éxito!
NOTA: Una vez realizado este proceso con cada uno de los cursos
de la institución, se finaliza y se guardarán los cambio de retiro
del o los estudiantes del año lectivo 2013 al siguiente año lectivo
2014.
Desplazamiento a otras
páginas de registros
NOTA: No olvide que el sistema le permite desplazarse por varias
páginas en las cuales encuentra la totalidad de alumnos que ha
registrado la institución de acuerdo al grado seleccionado y que podrá
ubicar para retirar si es el caso.
SI SELECCIONÓ
MATRICULADO SIGA LOS
SIGUIENTES PASOS
PROMOCION Y MATRICULA 2014
1. Seleccionar el grupo en el cual se va a matricular el estudiante.
2. En la opción INTERNADO, simplemente seleccionar «NINGUNO»
3. Seleccione el
grupo
4. Seleccionar
opción NINGUNO
PROMOCION-MATRICULA 2014
Una vez seleccionadas todas las opciones que el sistema requiere para realizar
la promoción-matricula
3. Guardar cambios
5. Guardar
PROMOCION Y MATRICULA 2014
Reporte final:
Cambios realizados en: con Éxito
Cambios
realizados en:
con Éxito!
NOTA: Una vez realizado este proceso con cada uno de los cursos
de la institución, se finaliza la promoción y matricula de
estudiantes del año lectivo 2013 al siguiente año lectivo 2014.
Desplazamiento a otras
páginas de registros
NOTA: No olvide que el sistema le permite desplazarse por varias
páginas en las cuales encuentra la totalidad de alumnos que podrá
matricular en la institución de acuerdo al grado seleccionado.
Observación final
Luego de terminar este proceso, si se identificaron estudiantes
que no fueron ubicados en la lista que arroja la opción
matricula-matricular, debido a que se registran por primera vez
en el SIMAT o en la institución educativa, deben buscarlos
primero por la opción matricula-novedades y si allí se
encuentran sin retirar, solicitar su retiro a la institución
educativa en la que figuran. Si el estudiante a buscar, no se logra
localizar por esta opción, por favor remitirse a la opción
estudiante-registro de estudiantes y efectuar su matrícula. Todo
ello con el ánimo de registrar el número real de estudiantes
matriculados para el año electivo 2014 y que concuerden o se
acerquen a las cifras que se irán a reportar en los formularios
c600.
Nota: Para mayor información de novedades
remitirse a la guía rápida.
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Guía nuevas herramientas Promoción Retiros y Reprobados.