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Viajes Corporativos
PwC México
Octubre 30, 2013
Assurance, TLS y Advisory
Reconversión de nuestro negocio
Planeación - Viajes Corporativos
• Lo primero que debemos tener claro es, que es lo que
quieren mis jefes de este evento.
• Obtenemos la lista de los participantes.
• Solicitud de cotizaciones, checar disponibilidad, menús
y facilidades.
• Al obtener la autorización procedemos con toda la
logística del evento.
• Por lo general nos ofrecen habitaciones gratis, según el
número solicitado, por ejemplo la 20 es gratis .
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Planeación - Viajes Corporativos
• La renta del salón es gratis por el consumo del coffee
break, ya sea continuo o a horas determinadas.
• Boletos de avión – aquí es importante checar cuantos
boletos podemos obtener sin costo, esto es debido al
volumen de reservaciones de la empresa.
• Nos aseguramos que el hotel seleccionado tenga la
infraestructura para poder llevar a cabo nuestro evento
(aunque ya lo habíamos preguntado).
• Personal de seguridad disponible para los días de
nuestro evento.
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Logística - Viajes Corporativos
• Si tienes oportunidad de conocer el salón físicamente
antes del evento es un plus, pues puedes prevenir
situaciones como contratar pantalla, equipo de sonido,
cableado, etc.
• Transportación del hotel al lugar del evento (si es que
este no se lleva a cabo en el mismo lugar).
• Conocer los Restaurantes, lugar de los baños, si el
estacionamiento tiene costo, así como otra información
relevante del lugar en el que estas llevando a cabo el
evento, pues como organizadora en caso de dudas se
van a dirigir a ti.
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Registro de Participantes - Viajes
Corporativos
• La mayoría de las empresas tienen un Departamento de
Educación Continua, y este tiene una política de puntos
con los que debes de cumplir cada año, cuando realizas un
evento este tiene validez y muchas veces entregas una
constancia al final, por ejemplo, si el evento es de 300
personas debes tener varias listas para que se registren los
participantes y evitar largas y desesperantes filas, y si
tienes la facilidad enviar la constancia posteriormente,
con esto evitarás filas tediosas al final del evento.
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Registro de Participantes - Viajes
Corporativos
• Esto solo aplica cuando el evento es interno o cuando
tienes la información completa de los participantes
previamente registrados.
• Debes agilizar la entrada al evento, pero contar con la
información de los participantes, esto hará que la
espera sea menos tediosa y créeme te lo van a agradecer
los invitados a tu evento.
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Puntos importantes a considerar Viajes Corporativos
• Si conoces los generales de los comensales puedes
planear que tipo de platillo queda mejor, es decir
pescado en una cena en vez de carne, ya que son
personas maduras la mayoría.
• Regalos debes buscar algo adecuado, útil y no caro para
que las personas lo usen y se sientan halagadas.
Muchas veces los detalles son más importantes.
• ¿Tu evento cierra con una comida o cena?, busca una
opción dentro del mismo hotel para que sea cómodo
para todos los participantes.
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Puntos importantes a considerar Viajes Corporativos
• Aquí es importante que desde el principio tengas
confirmado esta comida o cena de cierre del evento,
porque si te dicen que no y ya el día del evento te dicen
busca la opción siempre si, seguramente no podrás
cumplir con este requerimiento.
• Personas que te confirman su asistencia el día anterior
al evento o cancelan su asistencia, debes tener un margen
considerando estas posibilidades.
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Información a compartir con los
participantes
• Si tienes oportunidad de saber como estará el clima los
próximos 3 días en el lugar a celebrar el evento esto
sería de gran utilidad, pues si habrá temporal u onda de
calor, esto puede significar una gran diferencia en la
ropa que tendrán que llevar.
• Así como el código de vestimenta para el evento, si será
formal casual o informal.
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Información a compartir con los
participantes
• Así como si habrá evento de clausura formal, pues
sabrán los caballeros que tienen que llevar camisa con
cuello y manga larga y damas vestido adecuado para el
evento de clausura.
• Y así finalmente te garantizó el éxito de tu evento si
sigues estos puntos, pues créeme a mi me han
funcionado.
¡Buena suerte!
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Gracias
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