Taller de Cómputo
Profesora: Paulina Hernández Contreras
Combinación de
Correspondencia
en Word 2007
Colegio de Ciencias y Humanidades Plantel Vallejo
¿Para qué sirve la Combinación
de Correspondencia?
 Mediante
la opción Combinar
correspondencia Word nos permite incluir en
un documento, datos almacenados en otro
documento.
 De
esta forma podremos obtener copias de
un mismo documento pero con datos
distintos.
Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos
utilizando dos elementos fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.


Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar
en el documento principal. Puede ser de distinta
naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Word,
un archivo de Access, un libro de Excel, una lista de
direcciones de Outlook, etc.
Documento Combinado
Documento
Principal
Documento
Origen
Elementos necesarios para la
combinación de correspondencia:
Ejemplo de documento principal:
Sr.(a)
Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta
de promoción de su Hijo(a)
que se llevará a cabo el día 22 de Agosto a las
21:00 hrs. en el Hotel Malsone.
Apreciando su gentileza y esperando su compañía
ya que realzará esta ceremonia
Queda de Ud.
La Promoción
Ejemplo de Documento Origen:
Registros
Campos
Padre
Alumno
Mario González
Luisa González
Margarita Luna
Alfredo Romero
Antonio Rosales
Mariana Rosales
Diana Núñez
Rodrigo Morales
Gloria Castillo
Erick Lugo
Rommel Mondragón
Jaqueline Mondragón
Eduardo Robles
Leonardo Robles
Leticia Mora
Daniela Ruíz
Manuel Vargas
Pablo Vargas
Silvia Palma
Alejandro López
Documento Combinado:
Sr.(a) Mario González
Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de
promoción de su Hijo(a) Luisa González
que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00
PM en el Hotel Malsone.
Sr.(a) Margarita Luna
Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de
promoción de su Hijo(a) Alfredo Romero
que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00
PM en el Hotel Malsone.
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya
que realzará esta ceremonia
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya
que realzará esta ceremonia
Queda de Ud.
La Promoción
Queda de Ud.
La Promoción
Sr.(a) Antonio Rosales
Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de
promoción de su Hijo(a) Mariana Rosales
que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00
PM en el Hotel Malsone.
Sr.(a) Diana Núñez
Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de
promoción de su Hijo(a) Rodrigo Morales
que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00
PM en el Hotel Malsone.
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya
que realzará esta ceremonia
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya
que realzará esta ceremonia
Queda de Ud.
La Promoción
Queda de Ud.
La Promoción
Pasos para hacer Combinación de
Correspondencia en Word 2007
1.
2.
3.
4.
5.
La combinación se realiza en el archivo
Principal
Una vez que ya se tenga el texto fijo, damos
clic a la pestaña Correspondencia del
menú principal
Luego
ubicamos
el
botón
Iniciar
combinación de correspondencia
Elegimos la opción Paso a paso por el
Asistente…
Aparecerá un panel del lado derecho
Pasos para hacer Combinación de
Correspondencia en Word 2007
6.
7.
8.
9.
10.
En el panel de la derecha elegimos la opción
Cartas y damos clic en siguiente (la opción está
en la parte inferior del panel de opciones)
Marcamos la opción Utiliza el documento actual
y siguiente
Dejamos seleccionada la opción Utilizar una lista
existente y damos clic a Examinar
Ubicamos el archivo Origen y damos clic en
Abrir
En la nueva ventana verificamos que todos los
campos y registros sean correctos y estén
seleccionados, para dar clic en Aceptar
Pasos para hacer Combinación de
Correspondencia en Word 2007
11.
12.
13.
14.
15.
Damos clic en Siguiente
En este paso 4 del asistente, es donde
empezaremos a introducir las etiquetas de los
registros en nuestro documento:
Damos clic en la parte del documento donde
queremos colocar la etiqueta y luego vamos al
panel de la derecha para dar clic en Mas
elementos…
Seleccionamos el campo que queremos insertar
y presionamos Insertar, cerramos la ventana
Si tenemos mas etiquetas que colocar
realizaremos los mismos pasos hasta terminar
Pasos para hacer Combinación de
Correspondencia en Word 2007
16.
17.
18.
19.
20.
Damos clic en Siguiente
Con los controles del menú principal de
adelante y atrás, verificamos que se hayan
insertado todos los registros deseados
Si todo es correcto damos clic en Siguiente
Este es el último paso en el Asistente, damos clic
en la opción Editar cartas individuales…
En esta ventana podemos decidir si queremos
todos los documentos generados o solo algunos,
como queremos todos, dejamos
la opción
Todos y damos clic en Aceptar
Pasos para hacer Combinación de
Correspondencia en Word 2007
21.
22.
Observa que se ha creado un nuevo
documento con la combinación de
correspondencia entre tu documento
de origen de datos y el principal.
Guarda el nuevo archivo y habrás
finalizado.
Descargar

Combinación de Correspondencia en Word 2007