Cincuenta años de servicios de calidad reafirman
nuestro compromiso con la excelencia
DIVISION DE AUDITORIAS DE MUNICIPIOS
FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS
LEGALES RELACIONADOS AL
DEPARTAMENTO DE
OBRAS PÚBLICAS MUNICIPAL
Sr. Herminio Berríos Berríos
Gerente de Auditoría
22 de noviembre de 2002
FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES
RELACIONADOS AL DEPARTAMENTO
DE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL
• Importancia del Departamento de Obras
Públicas
– Es requerido por la Ley 81
– Brinda servicios esenciales
– Administra una parte significativa del
presupuesto y de los fondos municipales
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• Temas a cubrir
– Funciones y Deberes del Departamento de
Obras Públicas
– Organización y Funcionamiento
– Apectos Legales
– 10 Principios de Administración Pública de
Excelencia
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• Porqué hablar de este tema
Es uno de los departamentos mas
importante en los municipios
Cada Departamento de Obras Públicas
funciona de una forma diferente
No está claramente definido que es el
Departamento
Hay mucho por mejorar
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• Funciones y Deberes del Departamento
Deben estar establecidas por escrito
Artículo 6.001 de la Ley 81 requiere que
cada departamento tenga sus funciones
establecidas
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Municipios que tienen
establecidas por escrito
las funciones del
Departamento de Obras
Públicas
Funciones
Escritas
11%
No
Escritas
89%
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• Poderes de los Municipios (Art. 2.001)
• Adquirir
los
terrenos
necesarios
para
la
construcción de cualquier obra o facilidad pública
que entienda necesaria (Inciso i) .
• Adquirir el equipo necesario y conveniente para la
habilitación y operación de cualquier obra o
facilidad pública (Inciso m).
• Ejercer los poderes legislativo y ejecutivo en todo
asunto de naturaleza municipal que redunde en
bienestar de la comunidad y en su desarrollo
económico (Inciso o).
• Hacer convenios con el Gobierno Federal para el
desarrollo de obras y facilidades públicas. (Inciso q)
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• Cont. Funciones y Deberes del Departamento
– Poderes de los Municipios (Art. 2.001)
– Artículo 2.004 Facultades de los Municipios
en General
• Programas de recogido de desperdicios sólidos
• Servicios de transportación escolar
• Construcción de entradas privadas
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• Cont. Funciones y Deberes del Departamento
– Artículo 2.005 Autoriza a los municipios a:
• Reglamentar y privatizar los servicios de
recogido de desperdicios sólidos
• Imponer tarifas a cobrar por este servicio
• Declarar estorbos públicos los solares en
abandono y baldíos que representen algún
peligro a la seguridad
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• Cont. Funciones y Deberes
– Funciones de los Directores según el Art. 6.003
• Administrar y Supervisar las actividades del
Departamento
• Trabajar en coordinación con los otros departamentos
• Establecer medidas de control interno
• Cooperar con las auditorías
• Asesorar a la Legislatura Municipal
• Cooperar en los procesos de transición
• Rendir informes al Alcalde
• Miembro ex-officio de la Junta de Subasta
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• Funciones y Deberes que realiza el Departamento
– Mantener una estructura organizacional
– Implementar la política pública del Municipio
relacionada al desarrollo de obras
– Promover un ambiente saludable y estético
– Mantener control y supervisión eficaz sobre las obras
en construcción
– Rotular e identificar las carreteras y edificios
municipales
– Mantener y controlar la flota de vehículos y equipo
– Colaborar durante los estados de emergencias
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• Funciones y Deberes que realiza el Departamento
– Implementar programas de recogido de animales
realengos.
– Administrar los servicios de cementerios.
– Construcción de facilidades temporeras para la
celebración de acitividades del municipio.
– Evaluar los servicios brindados y detección temprana
de las prioridades de servicios
– Coordinar con las agencias estatales todo lo relacionado
al desarrollo de obras y actividades que puedan afectar
estas agencias.
– Rendir informes
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• Organización Administrativa del Departamento
– Tipos de estructuras organizacionales
• Departamento segregado por áreas o programas
• Segregado en varios departamentos o dependencias
cada uno con un Director
• Dependencia Sombrilla
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M u n icip io S en cillo
A lcald e
D irector d e O b ras P ú b licas
S u p ervisor
C on stru cció n
S u p ervisor
D esp erd icios
S ó lid os
S u p ervisor
O rn ato
S u p ervisor
Taller
M u n icip al
A rea
A d m in istrativa
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Municipio Mediano
Alcalde
Director
Director
Director
Director
Construcción
Desperdicios
Ornato
Taller de
Sólidos
Mantenim iento
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M u n icip io C o m p lejo
A lca ld e
D ire cto r d e la S o m b rilla
D irecto r
In gen iería
y C o n stru cció n
D irecto r
S an eam ien to
D irecto r
O rn ato
D irecto r
T aller y
T ran spo rtació n
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• Aspectos Legales relacionados al Departamento de Obras
Públicas.
– La Ley Núm. 81
• Requiere legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y
corrección de los gastos. (Artículo 8.005)
• Dispone que la Custodia y Control de la Propiedad
Municipal es responsabilidad del Alcalde y sus
representantes autorizados (Artículo 8.013)
– El Capítulo VII del Reglamento Revisado sobre Normas
Básicas dispone todo lo relacionado al control de la
propiedad municipal
• Prohibe el uso de la propiedad municipal para fines
particulares o privados, a menos que se pague el
arrendamiento establecido
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• Control, Recibo y Custodia de Materiales,
suministros y piezas de Almacén (Sección 24 del
Reglamento) .
– Se llevará un récord de inventario perpetuo
que
controle
los
materiales
recibidos,
custodiados y despachados en el Almacén.
– Los despachos del Almacén sólo se harán
mediante requisiciones firmadas por el
personal autorizado.
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• Ley 96
– Requiere que se informe a la Oficina del
Contralor,
Departamento
de
Justicia
y
Hacienda la pérdida de propiedad y fondos
públicos.
– Requiere que se realice una investigación
• Reglamento 41 emitido por la Oficina del
Contralor donde se reglamenta el procedimiento
para informar a nuestra Oficina las pérdidas de
propiedad.
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• Artículo 8.016 de la Ley Núm. 81
– Los contratos para la ejecución de obras y mejoras
públicas no se otorgarán hasta tanto haya ocurrido lo
siguiente:
• El contratista evidencie el pago de la póliza del
Fondo del Seguro del Estado y la patente municipal
• Presente la fianza para garantizar el pago de jornales
y materiales que se utilicen en la obra (Payment
Bond)
• Entregue o deposite cualquier otra garantía que le
requiera la Junta de Subastas
• Todo contrato de construcción o mejora pública
proveerá para la retención del 10% de cada pago
parcial
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• Artículo 10 de la Ley Núm. 81
Subastas y Cotizaciones
– Requiere
subastas
para
compras
de
materiales, equipo y otros suministros que
excedan los $10,000
[Artículo 10.001 (a)]
– Toda obra de construcción o mejora pública
por contrato que exceda los $40,000 requiere
la celebración de pública subasta.
[Artículo 10.001 (b)]
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• El Artículo 10.002 de la Ley 81 y el Reglamento
Revisado sobre Normas Básicas se establece el
procedimiento para las compras y otorgación de
contratos de obras mediante la solicitud de
cotizaciones.
• Este artículo exime del requisito de subasta a:
– Las compras que no excedan los $10,000
– Los contratos de obras menores de $40,000
– Las órdenes de cambio a los contratos de obras que no
excedan el 25 %.
» Estas órdenes de cambio tienen que ser aprobadas
por 2/3 partes de la Junta de Subasta
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• Artículo 10.007: Cotizaciones
Corrección y exactitud
o
Subastas:
– Cualquiera que solicite, reciba y acepte cotizaciones
deberá certificar esto con su nombre, título y firma.
Esto incluirá la verificación de la exactitud de los
estimados de costo.
– El funcionario autorizado a adjudicar la compra o
servicio, evidenciará esto escribiendo en forma legible
su nombre, título y su firma.
– Se prohibe el desembolso de fondos municipales para la
compra de bienes, suministros, servicios u obras sin las
cotizaciones requeridas por Ley o reglamento
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DIEZ PRINCIPIOS PARA LOGRAR
UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA
1. Adoptar normas y procedimientos por escrito que contengan controles
internos efectivos de administración y de contabilidad aprobados por los
niveles de autoridad correspondientes. Estos deben proveer, entre otras
medidas, para:
a. La segregación adecuada de funciones, con
énfasis en la preintervención.
b. La confiabilidad de la información financiera.
c. Una supervisión efectiva y documentada.
d. El establecimiento de normas para evitar
conflicto de intereses.
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Cont. 10 Principios...
e. Mantener un programa de seguros actualizado.
f. Contratación por escrito con anterioridad a la prestación de servicios.
2. Mantener una Oficina de Auditoría Interna competente.
3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras.
4. Adoptar un plan estratégico basado en la filosofía gerencial de Calidad
Total.
5. Mantener un buen control presupuestario.
6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos.
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Cont. 10 Principios...
7. Mantener sistemas de archivo y control de
documentos que garanticen la seguridad y la
obtención rápida de los mismos.
8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la
OCPR y atender las recomendaciones de los
auditores externos.
9. Mantener un sistema adecuado de reclutamiento,
de evaluación de desempeño y reconocimiento
del personal. Programa de educación continua.
10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental.
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Conclusión
El Departamento de Obras Públicas Municipal es una de las
áreas esenciales en todo Municipio. Este administra una parte
importante del presupuesto y presta servicios esenciales a la
ciudadanía. Es bien importante que este Departamento tenga
claro cual es su misión dentro del Municipio, establezca
claramente sus funciones y deberes y cumpla con la ley al
ejercer estas funciones. Su Director no puede detenerse en lo
que se ha logrado al presente. Este debe darle sentido de
dirección al Departamento hacia metas concretas según
establecidas en el Plan Estratégico, debe continuamente evaluar
los procesos que se realizan para buscar un mejoramiento
continuo del Departamento.
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CINCUENTA AÑOS DE SERVICIOS DE
CALIDAD REAFIRMAN NUESTRO
COMPROMISO CON LA EXCELENCIA
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