HABILIDADES DE
ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA
BIENVENIDAS
FACILITADOR: ALMA RUTH ALBARRÁN ORTEGA
OBJETIVO GENERAL
Identificar cómo priorizar las actividades
designadas , con el fin de lograr una adecuada
motivación para desempeñar actividades
encaminadas al propio desarrollo profesional y
el de la institución.
CONTENIDO TEMÁTICO
1. LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO
PROCESO.
2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.
3. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN.
4. LOGÍSTICA.
INTRODUCCIÓN
PARA MUCHOS EL TIEMPO, SE HA CONVERTIDO EN UN
ENEMIGO, UN ADVERSARIO PODEROSO QUE APARECE COMO
EL ORIGEN DE GRAN PARTE DE LOS PROBLEMAS A LOS QUE
DEBE HACERSE FRENTE.
ESTE MAL , SE MANIFIESTA COMO LA EXPERIENCIA DE ESTAR
AGOBIADOS Y CONFUNDIDOS POR LA DESPROPORCIÓN QUE
HAY ENTRE LAS MUCHAS TAREAS Y “POCO” EL TIEMPO PARA
REALIZARLAS.
INTRODUCCIÓN
COMPROMISOS,
PRISAS,
INTERRUPCIONES,
MARCHAS Y DISTANCIAS QUE HAY QUE RECORRER
CON COTIDIANA FRUSTRACIÓN.
ESTO PUEDE PROVOCAR SENTIMIENTOS DE
IMPOTENCIA, ENOJO, ESTRÉS O INCLUSO, LA
INCAPACIDAD PARA DISFRUTAR Y RELAJARSE.
¿¿SOLUCIONES???
¿DALAY?
¿CONTAR CON UN HELICÓPTERO?
¿SOLUCIONES?
¿VIVIR EN UNA ISLA LEJANA?
O BIEN QUIZÁS…
COMENZAR ADMINISTRANDO EL TIEMPO
1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ES EL ARTE DE HACER QUE ÉSTE SIRVA PARA
EL BENEFICIO DE LAS PERSONAS Y DE LAS
SOCIEDADES.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPLICA
ENTONCES, HABILIDADES DE AUTO-GESTIÓN.
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO
PROCESO
PLANEACIÓN: PERMITE ESTRUCTURAR, CON BASE
EN LOS OBJETIVOS Y/O METAS, LAS ACCIONES POR
REALIZAR PARA ALCANZARLOS.
ORGANIZACIÓN: PERMITE ESTABLECER LOS
RECURSOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS Y LAS
METAS .
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO
PROCESO
EJECUCIÓN: PERMITE VALUAR LA FORMA
EN QUE SE ESTÁ HACIENDO USO DEL
TIEMPO ACTUALMENTE.
CONTROL: PERMITE COMPARAR LOS RESULTADOS
CONTRA LO PLANEADO Y AJUSTAR O REORIENTAR
LAS ACCIONES DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y
SITUACIONES EXISTENTES.
ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
EFICIENCIA: HACER MÁS EN MENOS TIEMPO.
CANTIDAD Y VELOCIDAD IGUAL A MEJOR.
KRONOS: TIEMPO CRONOLÓGICO, LINEAL Y SECUENCIAL.
MÉTODO: CÓMO HACER LAS COSAS.
Tradicional
ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
EFECTIVIDAD: CAPACIDAD Y HABILIDAD PARA LOGRAR OBJETIVOS.
KAIROS: TIEMPO APROPIADO O DE CALIDAD. ES DECIR EL VALOR QUE
SE OBTIENE DE ÉL, NO LA CANTIDAD DE TIEMPO KRONOS INVERTIDO.
MÉTODO: INNOVACIÓN, VISIÓN.
Contemporáneo
TIEMPO
UN DIA TIENE 24 HORAS.
UNA SEMANA 168 HORAS.
UN MES TIENE 672 HORAS……
• ENTONCES PORQUÉ SI TODOS TENEMOS LA
MISMA CANTIDAD DE HORAS, NO A TODOS
NOS “RINDE” IGUAL???
DESPERDICIADORES DEL TIEMPO
LLUVIA DE IDEAS
¿CUÁLES SON TUS
DESPERDICIADORES DE TIEMPO?
CAUSAS DE DESPERDICIADORES
•FALTA DE PLANEACIÓN.
•ASUSENCIA DE PRIORIDADES (A,B,C)
•HIPERDEDICACIÓN.
•VISITANTES/TELÉFONO.
•REUNIONES INNECESARIAS.
SUGERENCIAS PARA DISMINUIR LOS
DESPERDICIADORES DEL TIEMPO
•APRENDE A DECIR NO.
•DISEÑA
UNA
ESTRATEGIA
PARA
LAS
INTERRUPCIONES.
•PLANTEA METAS ALCANZABLES Y MONITOREA SU
AVANCE.
•MANTÉN EL ORDEN Y LA LIMPIEZA EN TU ÁREA DE
TRABAJO.
2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
•Conjunto de principios o aspectos
esenciales que determinan el
reparto del trabajo a realizar por un
grupo
de
personas,
que
conjuntamente tienen asignadas
determinadas funciones que deben
realizar en un lugar de trabajo.
MODELO TRADICIONAL
• Existe una escasa o nula división del trabajo.
• La cualificación se adquiere trabajando.
• En este tipo de modelo no existe la jerarquización.
• Se trabaja para obtener productos individuales.
• El producto tiene un alto costo de producción.
MODELO TAYLORIANO
• Separación tajante entre planeación y división
del trabajo (diferencia entre trabajo manual e
intelectual).
• Se simplifican las tareas y se normaliza el trabajo
(crea puestos individuales).
• El trabajador recibe órdenes de distintas
personas.
• Controla al trabajador y lo que realiza, recibe
órdenes de un “capataz”.
• Establece medidas individuales para la
productividad de los empleados.
MODELO NEOCLÁSICO
• Mayor automatización
productivos.
de
los
procesos
• Menor utilización de la mano de obra en
trabajos de producción.
• Mayor cantidad de miembros, por el crecimiento
de las organizaciones.
• Mayor cantidad de objetivos por alcanzar en
cada organización, derivado de su crecimiento
horizontal.
MODELO CONTEMPORÁNEO
• Existe la participación de los trabajadores en
decisiones relativas a la organización del trabajo
y de la producción.
• Los trabajadores poseen todo un cúmulo de
experiencia y de conocimientos, que no debe
desaprovecharse.
• El trabajador debe participar en el análisis de los
problemas y de sus posibles soluciones.
¿Y EN TU ORGANIZACIÓN CUÁL
ES EL MODELO QUE SE UTILIZA?
3. GESTIÓN
• Del latín gestio, el concepto de gestión hace referencia a
la acción y al efecto de administrar.
• Gestionar es realizar diligencias conducentes al logro de
los objetivos de un negocio, por lo tanto implica dirigir,
ordenar, disponer u organizar.
•El término gestión, también refiere al conjunto de
trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o
concretar un proyecto.
HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LA
GESTIÓN
•Planeación de actividades.
•Administración de la agenda.
•Plan de acción.
•HABILIDADES UTILIZADAS EN LA GESTIÓN
•Comunicación organizacional.
•Inteligencia emocional.
•Integración de equipos de trabajo.
LO URGENTE
• Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que
exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir la atención de lo Urgente como toda tarea o
actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de
respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta
capacidad se expresa a través de la generación de
resultados cotidianos de una organización.
LO IMPORTANTE
• Lo Importante, refiere a las actividades que se ocupan
de atender lo que le da sentido a la existencia de una
organización: Lo que constituye la razón de ser o
Misión. Al igual que en nuestro plano personal, la
definición de lo que resulta Importante para una
organización, es lo que nos permite trascender nuestra
realidad actual proyectándonos hacia el futuro.
URGENTE
IMPORTANTE
NO
IMPORTANTE
NO URGENTE
Aquí es donde
administramos, producimos y
recurrimos a nuestra
experiencia y juicio para
responder a necesidades
críticas y retos que se nos
presentan.
Es precisamente donde usted
planifica, prepara, evita las
crisis, clarifica sus valores,
construye relaciones, se
cuida de sí mismo mediante
ejercicio, educación,
descanso, etc
La connotación de urgencia
crea la ilusión de la
importancia. Pero en realidad
las actividades que
componen este cuadrante, si
tienen algo de importante,
son importantes para otros.
Por supuesto, no deberíamos
estar aquí, y la mayoría de los
profesionales tienen poco
tiempo para dedicar a este
cuadrante . Sin embargo, con
frecuencia sucumbimos a
estas actividades sin
pararnos a pensar cual es su
verdadero valor.
PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES
•Realizar una lista de tareas por realizar. En aquellas
actividades complejas, dividirlas en tareas mas
pequeñas.
•Clasificarlas según la prioridad o importancia.
•Planificar el tiempo que requieres para cada una,
considerando siempre un margen.
PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES
•Identificar la hora del día en la que más produce y haga
las labores más importantes.
•Dejar para el final las labores más sencillas.
•No dejar todo para último momento, porque retrasa lo
programado.
•Conocer el propio ritmo biológico y laboral.
ESTABLECER PRIORIDADES
• Establecer prioridades: elaborar lista de cosas por hacer y
determinarlas por orden de importancia. Usa el método ABC.
• Prioridad “A”= DEBE HACERSE: Estas son las actividades decisivas.
Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes de
importancia, tiempo límite significativo, oportunidades de éxito o
desarrollo.
• Prioridad “B”= “DEBERÍA HACERSE”. Estas son actividades de valor
medio, pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son
esenciales o no requieren de un tiempo límite.
• Prioridad “C”= AGRADABLE DE HACER”: Comprende las actividades
interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse
en periodos de poca presión.
• Dependiendo de la fecha en que elabores tu lista, tus A, B y C pueden
ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las “B”de hoy
pueden convertirse en las “A”de mañana, al acercarse alguna fecha
importante, asimismo, las “A”de hoy pueden ser las “C”de mañana si las
circunstancias cambian…
.
ADMINISTRACIÓN DE LA AGENDA
• La palabra agenda es originalmente una palabra plural,
un término latino para denotar las “acciones a ser
acometidas”. Lo que hoy se conoce por una agenda es:
una lista de actividades cronológicas diarias a realizar.
CRITERIOS PARA ESTABLECER
PRIORIDADES
• Juicio: Tú debes establecer el mejor momento para lo que tiene que
hacer tu jefe o tú mismo, …
haz un juicio certero.
• Relatividad: Al comparar las tareas o actividades debería quedar bien
claro que algunas tienen una prioridad más alta que otras. Siempre
debes guiarte con la pregunta “¿cuál es la mejor forma de utilizar el
tiempo en este momento?
• Tiempo: Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar
prioridades. Precisa el tiempo para cada una de las actividades que se
tienen que realizar, en el caso de tu jefe, primero consúltalo con el.
PLAN DE ACCIÓN
• Una hoja de Milestone expone la relación entre los pasos a seguir
en un proyecto. Para hacer una, enumera las actividades que
necesitas para terminar un proyecto y calcula el tiempo que
requiera cada una.
• Después, enuméralas verticalmente en el lado izquierdo de la
página y pon las fechas en forma horizontal, a lo largo del final de la
misma. Dibuja una línea horizontal para cada actividad, empezando
a la altura del día en que comienzas y finalizando el día en que
debes terminar de hacer dicha actividad. Una vez terminada la
gráfica, podrás observar el curso de cada acción y su secuencia
(incluyendo las que se estén realizando al mismo tiempo)…
.
4. LOGÍSTICA
•El término "logística" (del inglés: Logistics) ha sido
tomado del ámbito militar para ser utilizado en el
mundo empresarial como el término que, en un
sentido general, se refiere al posible flujo de los
recursos que una empresa va a necesitar para la
realización de sus actividades; y al conjunto de
operaciones y tareas relacionadas con el envío de
productos al punto de consumo o de uso.
LOGÍSTICA APLICADA A LAS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
•PREPARACIÓN
DE REUNIONES Y/O
JUNTAS.
•ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
•ELEMENTOS:
•Tema.
•Asistentes.
•Entorno o ambiente físico.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
•ANTES DE LA REUNIÓN:
•Tema y objetivo.
•Asistentes: número, internos o externos a la
organización, convocatoria o invitación, confirmación
(asegurarse de contar con toda la información para su
localización).
•Horario y duración de la reunión.
•Lugar de la reunión o junta.
•Disposición física del lugar. En la cabecera deberá
estar ubicado el responsable de la reunión.
•Recursos que se utilizará para la reunión o junta
(equipo audiovisual, coffee break, carpetas con
información, fotocopias, internet, sonido).
•Diseño o en su caso revisión de la orden del día.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
•DURANTE LA REUNIÓN:
•Atender cualquier requerimiento.
•Entrega de material a los asistentes.
•Tomar nota de la minuta de la reunión.
PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O
JUNTAS
•DESPUES DE LA REUNIÓN:
•Solicitud de acuerdos.
•Agendar fecha próxima reunión.
•Verificar si es necesario enviar información adicional
o la minuta a los asistentes.
•Realización de minuta y entrega al jefe.
ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
TIPO DE EVENTOS
• CONGRESO, SEMINARIO, CONFERENCIA.
• CONVENCIÓN.
• CEREMONIAS.
• CELEBRACIONES.
ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Gestión de
necesarios.
los
recursos
Recursos materiales: lugar,
mobiliario,
materiales
didácticos.
Recursos
financieros:
presupuesto,
cotizaciones,
costos, viáticos.
Recursos humanos: invitados,
proveedores, expositores, staff.
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Habilidades de organización y logística.