Madrid, 15 de Noviembre de 2005
1
SITUACION DE PARTIDA
(Antes de la aprobación de la Ley de Firma
Digital el 14 de Febrero de 2003)
2
Se reciben más de 20.000 facturas
físicas al día
3
12 Km de lineales de archivo con
8.000 containers de 64.000
archivadores
4
Cientos de personas dedicadas a la
validación de facturas
5
Punteábamos 7 millones de líneas de
factura al año para identificar los
litigios
6
Gestionamos más de 6 millones de
facturas / año
7
Nº FRAS AL MES (ANTES DE LA APROBACION DE LA LEY)
FACTURAS PROCESADAS POR MES HASTA MARZO 03
600
500
189.000 fras
400
42%
MANUAL
300
268.000 fras
200
58%
100
0
EDI
MARZO 01
MARZO 03
8
APROBACION DE LA FIRMA
DIGITAL
(14 de Febrero de 2003)
9
PASOS SEGUIDOS PARA CAPTAR PROVEEDORES QUE YA TRABAJABAN
CON EDI

Adaptamos nuestras estaciones EDI

Comunicamos a todos nuestros proveedores
trabajaban con EDI esta nueva oportunidad

Hicimos llamadas telefónicas a todos los proveedores para
explicarles los pasos a seguir para enviar facturas firmadas

En sólo un mes 25 proveedores ya nos estaban enviando
facturas firmadas.

Se incorporaban 3 proveedores al día.
que
ya
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PASOS SEGUIDOS PARA CAPTAR AL RESTO DE PROVEEDOR
Teníamos dos perfiles de proveedores:
1º proveedor EDI que no enviaba firma
2º proveedor que aún no era EDI y queríamos captar directamente en DIGITAL
Preparación
Reuniones
Reuniones con empresas de software EDI para fijar objetivos de
captación de proveedores
Reuniones con proveedores para explicar ventajas de EDI
(Reuniones conjuntas AECOC/CARREFOUR/EMPRESA SOFTW)
Reactivaciones
y seguimiento
Seguimiento telefónico de cada uno de los proveedores por parte del
equipo de Carrefour (media de 7 llamadas para captar a un proveedor)
Aceptación e
implantación
Tras un período de pruebas, el proveedor nos envía escrito de comienzo
de envío de facturas EDI con firma digital
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R ap i d ez
Seguridad de datos
Simplificar trabajos administrativos
¿ P O R Q U E C A R R E F O U R Q U IE R E R E C IB IR T O D A S L A S FA C T U R A S C O M E R C IA L E S
C O N E L E S TA N D A R E .D .I. D E F O R M A E L E C T R O N IC A ?
¿ P O R Q U E C A R R E F O U R Q U IE R E R E C IB IR T O D A S L A S FA C T U R A S C O M E R C IA L E S
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Mayor información
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Tecnología avanzada
Elimina papel
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C O N E L E S T A N D A R E .D .I. D E F O R M A E L E C T R O N IC A ?
Beneficio de todos
Avalado por AECOC
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C O N E L E S TA N D A R E .D .I. D E F O R M A E L E C T R O N IC A ?
C O N E L E S TA N D A R E .D .I. D E F O R M A E L E C T R O N IC A ?
Sr. Proveedor,
informese en el
902 15 84 84
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SITUACION ACTUAL
(A 15 de Noviembre de 2005)
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EVOLUCION CAPTACION PROVEEDORES FIRMADOS DIGITALMENTE
EVOLUCIÓN PROVEEDORES FIRMA DIGITAL
1800
1.622 prov
1600
1400
1200
1000
800
600
400
200
25 prov
0
MARZO 03
OCTUBRE 05
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EVOLUCION Nº FACTURAS FIRMADAS DIGITALMENTE
FACTURAS PROCESADAS POR MES
600
500
7%
30.000 fras
400
42%
300
50.000 fras
12%
MANUAL
EDI
370.000 fras
93%
200
100
0
58%
MARZO 01
88%
F. DIGITAL
MARZO 03
OCTUBRE 05
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VENTAJAS QUE NOS HA APORTADO LA FIRMA DIGITAL
SIN LA FIRMA RECIBIAMOS
20.000 FACTURAS AL DIA
CON LA INTRODUCCION DE LA
FIRMA SE RECIBEN SOLO 3000.
SIN LA FIRMA ARCHIVABAMOS
20.000 FACTURAS AL DIA
CON LA INTRODUCCION DE LA
FIRMA SE ARCHIVAN SOLO 3.000.
Se reciben más de 20.000 facturas físicas al día
SOLO CON ESTO EL RATIO DE
PRODUCTIVIDAD
EN EL DPTO. DE ARCHIVO Y CLASIFICACION
HA MEJORADO EN UN 80 %
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VENTAJAS QUE NOS HA APORTADO LA FIRMA DIGITAL
Punteamos 7 millones de líneas de factura al año para
encontrar los litigios
La recepción de facturas por EDI permite
avanzar en el desarrollo y aplicación de
funcionalidades que incrementan la eficiencia y
eficacia en procesos automatizables como la
resolución de litigios.
Pagamos más de 6 millones de facturas / año
El 93% de todas las facturas que pagamos
vienen en formato EDI y, de estas, el 88%
vienen firmadas digitalmente
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MAS VENTAJAS DE LA FIRMA DIGITAL
NO SOLO RECIBIMOS FACTURAS
FIRMADAS SINO QUE CARREFOUR
TAMBIEN ENVIA UN % MUY ALTO
DE SUS FACTURAS Y CARGOS
CON FIRMA DIGITAL AVANZADA.
A UNOS 2.800 PROVEEDORES
DE NUEVO UN AHORRO DE COSTES
MOTIVADO POR LA FIRMA DIGITAL
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Evita imprimir el pedido
Proveedor
Distribuidor
Evita enviarlo por
fax
Evita controlar que llega al proveedor
Datos del producto
Sabemos que lo ha recibido y leído
Introducción
en en
los sistemas
Introducción en los sistemas
Evita teclear
el pedido
el sistema
Negociación
Evita errores de introducción
Introducción en los sistemas
Introducción en los sistemas
Realización del pedido
Evita perder/traspapelar
la factura
Generación del albarán
de recepción
Introducción del pedido en el sistema
(unidades)
Evita abrir el sobre, clasificarla y repartirla.
Generación del albarán de entrega
(unidades)
Evita
Generación
de teclear
la factura
Generación del albarán valorado
la factura en el sistema
Evita errores de introducción
Ensobrado y sellado de la factura
Evita que vengan algún dato incoherente
Envío de la factura
Tenemos el detalle de la factura a la línea.
Recepción de la factura
Introducción de la factura en el sistema
Comparación de la fra con el albarán
valorado
Búsqueda de las diferencias
Evita imprimir la factura
Evita ensobrarla y timbrar
Evita pérdidas en el trayecto
Evita enviarla a otros destinatarios
Resolución del litigio
Contabilización y pago
Permite comparaciones
automáticas.
Encuentro automático de diferencias
(precio/cantidad)
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Madrid, 15 de Noviembre de 2005
CONCLUSION
AHORRO DE COSTES ESTIMADO:
GASTOS DE PERSONAL 2.500.000 €
GASTOS DE ARCHIVO 200.000 €
GASTOS DE CORREO 35.000 €
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CONCLUSION
Mayor eficacia en los procesos administrativos
Mayor fiabilidad al evitar el error humano
Mayor agilidad en los flujos de información con
nuestros proveedores
Sinergias importantes en la gestión del pago-cobro
21
Muchas gracias por su atención
22
Descargar

Power Point de Carrefour