CENDITEL
Centro Nacional de Desarrollo e
Investigación en Tecnología Libres
Escuela Latinoamericana de Pensamiento y
Diseño Sistémico (ELAPDIS)
Seminario de Verano sobre Diseño y Diagnóstico
Organizacional a partir de la Cibernética Organizacional
Alfonso Reyes Alvarado
Universidad de los Andes, Bogotá
Julio 10 y 11 de 2008
Temas de la quinta parte



Análisis de discrecionalidad

Autonomía y discreción

Centralización .vs. Descentralización funcional

Centralización de recursos y descentralización funcional
Un método para balancerar autonomía y cohesión
(ejemplo)
Construcción del Modelo del Sistema Viable

Mecanismo de Cohesión

Mecanismo de Adaptación

Recursividad
El punto de partida
NO es un problema ideológico;
es un problema de diseño
¿Cuál es el problema?

Una inadecuada
centralización produce:
- Cuellos de botella
- “Burocracia” (cargos que
no agregan valor, “mirar
y firmar”)
- Decisiones tomadas
sin contexto
¿Cuál es el problema?

Una inadecuada
descentralización
genera:


“Burocracia”
(tiempo ocioso);
Descoordinación
Bueno, esta realmente no es la
reunión. Es la reunión preparatoria de
la reunión en donde decidiremos
cuando reunirnos para elaborar la
agenda de la reunión
El enclave conceptual




Discreción se define como delegación más
capacidad de acción.
El propósito del análisis es estudiar la forma en
que se distribuyen los recursos y las funciones
en una organización.
La herramienta asociada es la matriz de
Recursión-Función.
Esta matriz cruza los procesos misionales con
los procesos de apoyo de la entidad.
¿Reformulación del problema?

Para realizar los procesos de
apoyo se requieren recursos:
Personas; tecnología; insumos, etc.
¿En donde situar estos recursos? Hay
dos posibilidades:
1) Los recursos de los procesos de apoyo
deben ser compartidos por varios
procesos misionales (centralización).
2) Los recursos de los procesos de
apoyo deben formar parte de los
recursos de los procesos
misionales (descentralización)
Ejemplo
Proceso de apoyo
Oficina de sistemas
Icfes
SNP
Mantenimiento de
sistemas de información
Vig. y ctrol.
de Inst. de
Educ. Sup.
Técnico en sistemas
Procesos misionales
Técnico en bases de datos
Alternativa 1
Alternativa 2
Alternativa 3
Alternativa 4
Una solución
Proceso de apoyo
Oficina de sistemas
Icfes
SNP
Mantenimiento de
sistemas de información
Vig. y ctrol.
de Inst. de
Educ. Sup.
Apoyo compartido
Procesos misionales
Técnico en bases de datos
Este tipo de análisis permite definir con precisión la distribución de los
Recursos (humanos, tecnológicos y de insumos) en todos los procesos
misionales de la entidad.
Criterio para el diseño


Comprender la relación entre el proceso de apoyo
(PA) y el proceso misional (PM) al que sirve.

Si el PA es crucial para el éxito del PM;

Si el PA tiene características particulares propias del PM;

Si la demanda por el PA es alta.
Entonces es muy probable que deba descentralizarse
Matriz de Recursión-Función
Tabla de Recursión-Función
Motor 1
Máquina
Ensambla
je
Terminación
Tabla de Recursión-Función
Posibles problemas !!!
Organigrama de Satena
Junta Directiva
Control Operativo y de Sistemas
Investigaciones Administrativas
Investigaciones Disciplinarias
Control Financiero
Of. Jurídica
Of. Control Interno
Seguridad Ocupacional
Planeación Estratégica
Prevención
Gerencia
Organización y Métodos
Salud Aérea
Investigación
Sistemas
Seguridad Aeroportuaria
Dpto. Seguridad
Planeación y Sistemas
Instrucción y Mantenimiento
Control Calidad Mantenimiento
Inspectores
Calidad de Servicio
Subgerencia
Adquisiciones y Suministros
Admon.
de la Calidad
Reservas y Atención al Cliente
Servicios Generales
Estadística
$
Administrativa
Operaciones Contables
Operaciones Financieras y de Presupuesto
$
$
$
Gestión Humana
$
Promoción y Ventas
Div. Administrativa
y Financiera
División
Comercial
Mercadeo y Publicidad
Vuelos Charter
Operaciones de Crédito y Recaudo
Financiera
Programación
Estadística de Vuelo
Grupo Mantenimiento
Programación
Talleres de Apoyo Técnico
Estadistica
Servicios Generales
Planeación y Mantenimiento
Operaciones
Servicio al Cliente
Despacho Aeronaves
Mantenimiento
Bodega
Clasificación y Archivo
Pit
Despacho
Análisis y Adaptación
Confiabilidad
Ingenieria
División Técnica
Servicio a Bordo
Embrader ERJ
División
Operaciones
Dornier - 328
Abastecimientos
Casa
Importaciones y Aduanas
Entrenamiento
Bodegas
Procesos Logísticos
Comunicaciones
Publicación y Planes de Navegación
SATENA
Medellín
Cali
Transporte
aéreo
Transporte
de
carga y
correo
Transporte
de
pasajeros
Rutas
comerciales
Rutas
sociales
Villavicencio
Bogotá
Mantenimiento
Vuelos
Charter
Intervuelos
Desdoblamiento de
procesos misionales
Satena
Bogotá
Transporte aéreo
Transporte de pasajeros
Rutas comerciales
Rutas sociales
Transporte de carga y correo
Vuelos charter
Intervuelos
Servicio de mantenimiento
Medellín
Seguridad
Planeación y sistemas
Control interno
Control de operaciones
Compras
Servicios generales
Ventas
Reservas
Tarifas
Entrenamiento
Presupuesto
Procesos misionales
Talento Humano
Proceso de apoyo
Mercadeo y publicidad
Satena (matriz de Rec/Función)
• • • • • • • • • • • • •
•
• • •
• •
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• • •
• •
•
Desdoblamiento de funciones
reguladoras

Una función reguladora se puede descomponer en
sub-funciones, sub-sub-funciones ….



Talento Humano (Selección, contratación, capacitación,
evaluación)
Gestión de sistemas (diseño, desarrollo, mantenimiento,
entrenamiento)
La descomposición se detiene cuando la distribución
de discrecionalidad se hace indiferenciable.
Satena
Bogotá
Transporte aéreo
Transporte de pasajeros
Rutas comerciales
Rutas sociales
Transporte de carga y correo
Vuelos charter
Intervuelos
Servicio de mantenimiento
Medellín
Seguridad
Planeación y sistemas
Control interno
Control de operaciones
Compras
Servicios generales
Ventas
Reservas
Tarifas
Entrenamiento
Presupuesto
Procesos misionales
Talento Humano
Proceso de apoyo
Mercadeo y publicidad
Satena (diferenciación de un
proceso de apoyo)
Consolidar ventas en el país
• • • • • • • Coordinar
• • •ventas
• •en Bogotá
•
•
• • •
• •
•
•
•
Vender pasajes en Bogotá
• •
•
•
• y correo en Bogotá
Vender servicio de carga
• Vender servicio de vuelos
• charter en Bogotá
• •
•
Vender servicio de intervuelos en Bogotá
•
•
Coordinar ventas
• en Medellín
•
• • •
• •
•
Centralización de recursos pero
descentralización funcional

Es posible centralizar recursos
altamente especializados pero
descentralizar su apoyo funcional
mediante el empleo de tecnología de
comunicación.
Un método para balancear
autonomía y cohesión
Organization chart
To analize
centralized
functions
To design
the level of
discretion
Building the
function/recursion table
Diagnostic
Workshops
Process´map
Entrevistas
Entrevistas
Entrevistas
Interviews
To analize
decentralized
functions
To design a
cohesion
mechanism
Structural
adjustments
Elaborar la matriz de R/F
A partir del
desdoblamiento de
procesos se llena la
primera columna;
A partir del
organigrama y el mapa
de procesos se llenan
los nombres de las
demás columnas.
A partir de entrevistas se
llenan los cruces de filas y
columnas.
Verificar si en estos
procesos se presentan
“cuellos de botella”;
Satena
Bogotá
Transporte aéreo
Transporte de pasajeros
Rutas comerciales
Rutas sociales
Transporte de carga y correo
Para estos, estudiar la
factibilidad de
delegarlos;
Revisar el perfil
requerido y el manual de
funciones respectivo.
Vuelos charter
Intervuelos
Servicio de mantenimiento
Medellín
Seguridad
Planeación y sistemas
Control interno
Control de operaciones
Compras
Servicios generales
Ventas
Reservas
Tarifas
Entrenamiento
Procesos misionales
Presupuesto
Proceso de apoyo
Talento Humano
Listar todos los procesos
que se encuentren
centralizados;
Mercadeo y publicidad
Analizar los procesos
centralizados
• • • • • • • • • • • • •
•
• • •
• •
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• • •
• •
•
Verificar si en estos
procesos se presentan
problemas de coordinación;
Satena
Bogotá
Transporte aéreo
Transporte de pasajeros
Rutas comerciales
Rutas sociales
Transporte de carga y correo
Para estos, diseñar un
mecanismo de
cohesión;
Revisar el perfil requerido y
el manual de funciones
respectivo.
Vuelos charter
Intervuelos
Servicio de mantenimiento
Medellín
Seguridad
Planeación y sistemas
Control interno
Control de operaciones
Compras
Servicios generales
Ventas
Reservas
Tarifas
Entrenamiento
Procesos misionales
Presupuesto
Proceso de apoyo
Talento Humano
Listar todos los procesos que
se encuentren
descentralizados;
Mercadeo y publicidad
Analizar los procesos
descentralizados
• • • • • • • • • • • • •
•
• • •
• •
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• • •
• •
•



Se especifica el detalle de estas funciones
de apoyo y con base en esto se define el
perfil del rol requerido;
Si la demanda por este proceso de apoyo
es poca, es posible asignar esta función a
un rol existente. En este caso, se agrega a
sus funciones.
Si la demanda es muy alta y se requiere un
cargo nuevo, se define el perfil de acuerdo
con las características del proceso de
apoyo.
Satena
Bogotá
Transporte aéreo
Transporte de pasajeros
Rutas comerciales
Rutas sociales
Transporte de carga y correo
Vuelos charter
Intervuelos
Servicio de mantenimiento
Medellín
Seguridad
Planeación y sistemas
Control interno
Control de operaciones
Compras
Servicios generales
Ventas
Reservas
Tarifas
Procesos misionales
Entrenamiento
Para cada uno de estos procesos
misionales se verifican las funciones de
apoyo adicionales que deben realizarse;
Proceso de apoyo
Presupuesto

Una vez ajustada la matriz de R/F se listan
los procesos misionales que fueron
afectados;
Talento Humano

Mercadeo y publicidad
Revisar perfiles y manuales
• • • • • • • • • • • • •
•
• • •
• •
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• • •
• •
•
Unidades administrativas
Bienestar
UNIVERSIDAD DE IBAGUÉ
Rectoría
Vicerrectoría
Gestión del talento
humano
Oficina de Admisiones y Registro
Profesores
Dirección Administrativa y Financiera
Promocióm y Mercadeo
Talento Humano
Bienestar Universitario
Personal
administrativo
Centro de Gestión y Redes
Centro de Cómputo
Sistemas
Mantenimiento
Salones
Dirección de Planeación
Oficina de Autoevaluación y Acreditación
Comité Central de Acreditación
Comité de Investigación de la Universidad
Centro de Idiomas
Oficina de Relaciones Internacionales
Oficina de Investigaciones
Oficina de Postgrados
Biblioteca
CRE (Unidad de ayudas educativas)
Centro de Educación Permanente - CEP
Comité Curricular
Proyecto Ardilla
Auditoría
Centro de Didáctica y Pedagogía -CEDIP
Consejo de Fundadores
Consejo Académico
Consejo de Superior
Comité de carrera profesoral
Comité de Análisis y Formulación de Estrategias - CAFÉ Comité de Auditoría Administrativa
Universidad Empresa
Gerencia de Proyección Social
Junta Directiva de Proyección Social
DECANATURA
Consejo de Facultad
Comité de Programa
Comité de Investigación de Facultad
Dirección de Programa
Dirección de Especialización
Dirección de Maestría
58 PROCESOS DE APOYO
Secretaría General
Laboratorios
Gestión de recursos
físicos, tecnológicos y
bibliográficos
Equipos de apoyo
docente (video
beam, PC, etc.)
Gerencia de Proyección Social
Junta Directiva de Proyección Social
CENDES
SAN JOSÉ
ESCUELA DE GOBIERNO
AVANCEMOS
CURSOS DE EXTENSIÓN (CEP)
Administración
Mantenimiento
Administración (Asignación)
Mantenimiento (Dotación)
Administración (Asignación)
Mantenimiento (Dotación y reparación)
Administración de TICS
Administración de "hardware"
Administración recursos bibliográficos
Tecnología
Gestión de recursos financieros
Estudiantes
Gestión académica
Programas
Contratación
Generación de recursos
Contabilidad
Presupuesto
Auditoría
Tesorería
Cartera
Admisión y Registro
Administración de matrículas
Expedición de certificados.
Administración de notas
Administración de becas y de créditos
Grados
Registro calificado
Administración del Programa
Actualización curricular
Acreditación
Divulgación
Promoción
Planeación estratégica
Planeación
Ejecución de la estrategia
Evaluación de la gestión
Operación
Gestión de comunicaciones
Actualización de procesos
Gestión jurídica
Mercadeo
Gestión administrativa y
jurídica
Dirección de Tecnología
Grupo de investigación
Profesor(a)
Recreación
Deportes
Cultura
Salud
Contratación
Evaluación
Formación (ej. Maestría, doctorado)
Capacitación (didáctica y pedagogía)
Administración de la carga laboral
Carrera Profesoral
Contratación
Evaluación
Capacitación
Carrera Administrativa
Gestión de la investigación
Gestión del entorno
Administración de la investigación
Calificación de grupos en Colciencias
Publicación
Administración de convenios y contratos
Administración de becas
Administración de egresados
Administración de intercambios
Representación en juntas drectivas y Comités
Participación en eventos
Organización de eventos
Nivel actual de centralización/descentralización de procesos en la Universidad
X X X
X
X
X
X
X X X X
X X
X
X
X
X X
X
Organización de eventos
Participación en eventos
Representación en juntas drectivas y Comités
Administración de intercambios
X
X
Administración de egresados
X
Administración de becas
Administración de convenios y contratos
X
Gestión del entorno
Publicación
X
X
X
Calificación de grupos en Colciencias
X
X
Administración de la investigación
X
Gestión jurídica
X
X
X
X
X
X
X
Actualización de procesos
X
Gestión de la
Investigación
Operación
Gestión de comunicaciones
Promoción
X
X X X X
Planeación
Evaluación de la gestión
Divulgación
Acreditación
Actualización curricular
Administración del Programa
Grados
Administración de becas y de créditos
Administración de notas
Expedición de certificados.
Admisión y Registro
Cartera
Tesorería
Auditoría
Presupuesto
X
Mercadeo
Ejecución de la estrategia
X
X
Programas
Planeación estratégica
X
Gestión Administrativa y Jurídica
X X X X
X
X X X X X
X X X X
Contabilidad
X
Generación de recursos
X
Contratación
Administración recursos bibliográficos
X
Administración de matrículas
Estudiantes
X
X X X X X
Gestión académica
Gestión de Recursos
Financieros
Tecnología
Administración de "hardware"
Mantenimiento (Dotación y reparación)
Equipos de
apoyo
docente
Administración (Asignación)
Mantenimiento (Dotación)
Administración (Asignación)
Mantenimiento
Administración
Carrera Administrativa
Capacitación
Evaluación
Laboratorios
Administración de TICS
X
X X X X X
Contratación
Carrera Profesoral
Administración carga laboral
Capacitación (didáctica y pedagogía)
Formación (ej. Maestría, doctorado)
Contratación
Salud
Cultura
Deportes
Recreación
Nivel central
Evaluación
Profesores
Bienestar
UNIVERSIDAD DE IBAGUÉ
Rectoría
Vicerrectoría Académica
Oficina de Admisiones y Registro
Dirección Administrativa y Financiera
Promocióm y Marketing
Talento Humano
Bienestar Universitario
Centro de Gestión Y Redes
Centro de Cómputo
Sistemas
Mantenimiento
Secretaría General
Dirección de Planeación
Oficina de Autoevaluación y Acreditación
Comité Central de Acreditación
Comité Central de Investigaciones
Centro de Idiomas
Oficina de Relaciones Internacionales
Oficina de Asesoría de Investigaciones
Oficina de Postgrados
Biblioteca
CRE
Centro de Educación Permanente - CEP
Comité Curricular
Proyecto Ardilla
Auditoria
Centro de Didáctica y Pedagogía - CEDIP
Consejo de Fundadores
Consejo Académico
Consejo de Superior
Comité de evaluación de carrera profesoral
Comité de Análisis y Form. de Estrategias - CAFÉ Comité de auditoría administrativa y financiera.
Universidad Empresa
Gerencia de Proyección Social
Junta Directiva de Proyección Social
INGENIERIA
Consejo de Facultad
Comité de Programa
Comité de Investigación de Facultad
Programas
Especialización
Maestría
Grupo de investigación
Profesor(a)
CENDES
SAN JOSÉ
IDIOMAS
ESCUELA DE GOBIERNO
INVESTIGACIÓN
AVANCEMOS
CURSOS DE EXTENSIÓN (CEP)
Personal
Salones
Administrativo
Registro calificado
Gestión de recursos físicos, tecnológicos y
bibliográficos
Gestión del Talento Humano
X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X X
X X X X X X
X X X X X X
X X
X
X X
X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X X
X
X
X
X
X
X X X X X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X
X
X X X X
X
X X X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X X
Propuesta de discrecionalidad
Gestión del Talento Humano
Profesores
Evaluación
Responsabilidades
UNIVERSIDAD DE IBAGUÉ
Rectoría
Vicerrectoría
Oficina de Admisiones y Registro
Dirección Administrativa y Financiera
Promocióm y Marketing
Talento Humano
Bienestar Universitario
Centro de Gestión y Redes
Centro de Cómputo
TALLERES
Revisar el proceso actual y proponer políticas y metodología de
evaluación
Registrar la información
Sistemas
Mantenimiento
Secretaría General
Consejo de Fundadores
Consejo Académico
Consejo de Superior
Comité de evaluación de carrera profesoral
Comité de Análisis y Formulación de Estrategias CAFÉ Comité de Auditoría Administrativa
Universidad Empresa
Gerencia de Proyección Social
Junta Directiva de Proyección Social
Aprobar las políticas de evaluación
DECANATURA
Consejo de Facultad
Revisar los planes de mejoramiento agregados y hacer un
seguimiento
Comité de Programa
Comité de Investigación de Facultad
Dirección de Programa
Revisar la evaluación y acordar los planes de mejora
Dirección de Especialización
Revisar la evaluación y acordar los planes de mejora
Dirección de Maestría
Dirección de Tecnología
Grupo de investigación
Profesor(a)
Revisar la evaluación y acordar los planes de mejora
Realizar la auto-evaluación
Distribución propuesta de centralización/descentralización de procesos en la Universidad
●
●
●
●
Bienestar Universitario
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Sistemas
Mantenimiento
●
Comité Central de Acreditación
Comité de Investigación de la Universidad
Centro de Idiomas
Oficina de Investigaciones
Oficina de Postgrados
Comité Curricular
Proyecto Ardilla
●
●
●
Centro de Didáctica y Pedagogía -CEDIP
●
●
●
●
●
●
●
Comité de carrera profesoral
Comité de Análisis y Formulación de Estrategias - CAFÉ Comité de Auditoría Administrativa
Universidad Empresa
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Consejo de Facultad
●
Comité de Programa
Comité de Investigación de Facultad
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Dirección de Tecnología
Grupo de investigación
Profesor(a)
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
● Realizar la contratación
●
●
● ● ●
●
●
●
Aprobar las políticas de contratación
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Aprobar candidato(a)
●
●
●
●
●
●
●
Convocar concurso, seleccionar candidato(a) (y
tecnológico en San José)
●
Proponer candidato(a)
●
●
●
Proponer● candidato(a)
● ●
●
●
●
●
●
●
●
●
● ●
● ● Aprobar ●
● ●
●
personal
Gerencia
de● Proyección●Social
●
●
● ● ●
Junta Directiva de Proyección Social
● ●
Seleccionar personal (instructores)
CENDES
●
●
●
●
●
●
●
● ●
●
● ● ● ●
Asesorar en●la selección
de personal técnico
●
● ●
Director(a)
Cendes y delegado de ●Facultad ●
●
●
●
●
Seleccionar personal (instructores)
SAN JOSÉ
●
●
●
●
Coordinador académico Saleciano y un delegado de
Asesorar en la selección de personal técnico
●
●
●
●
la Facultad
●
●
●
●
●
Seleccionar
●
● personal
●
ESCUELA DE GOBIERNO
●
●
●
●
●
●
Seleccionar
AVANCEMOS
●
●
●
● personal
●
●
●
●
●
●
●
CURSOS
DE EXTENSIÓN (CEP)
●
●
Coordinador del CEP y delegado de Facultad
● personal
● propio del
● CEP
Seleccionar
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Organización de eventos
Participación en eventos
Representación en juntas drectivas
Administración de intercambios
Administración de egresados
Administración de becas
Gestión del entorno
Administración de convenios y contratos
Gestión jurídica
Acreditación
Grados
Elaborar propuesta de políticas de contratación
Publicación
Registro calificado
Aprobar la creación de nuevas plazas
Actualización de procesos
Gestión de comunicaciones
Evaluación de la gestión
Ejecución de la estrategia
Planeación estratégica
Actualización curricular
Adminisración del programa
Responsabilidades
Gestión de la
investigación
Calificación de grupos en Colciencias
Operación
Administración de la investigación
Planeación
●
●
Coordinación de Maestría
Dirección de Tecnología
Grupo de investigación
Profesor(a)
●
Merca
deo
●
●
Coordinación de Especialización
Consejo de Fundadores
Consejo de Superior
Administración de becas y créditos
Administración de notas
Expedición de certificados
Administración de matrículas
Admisión y registro
Cartera
Tesorería
Auditoría
Contabilidad
Contratación
Presupuesto
Administración de TICs
Administración recursos bibliográficos
Administración de "hardware"
Mantenimiento (dotar y reparar)
Administración (asignar)
Mantenimiento (dotación)
Generación de recursos
●
Dirección de Programa
Auditoría
Gerencia de Proyección Social
Junta Directiva de Proyección Social
CENDES
SAN JOSÉ
ESCUELA DE GOBIERNO
AVANCEMOS
CURSOS DE EXTENSIÓN (CEP)
●
●
●
● ●
Comité de Investigación
de Facultad
CRE (Unidad de ayudas educativas)
Dirección de Maestría
●
Comité de Programa
Biblioteca
Dirección de Especialización
●
●
DECANATURA
Consejo de Facultad
Oficina de Relaciones Internacionales
Dirección de Programa
●
Gestión administrativa y jurídica
Programas
Comité de Auditoría
Administrativa
●
●
●
Universidad Empresa
●
Gerencia de Proyección Social
Junta Directiva de Proyección Social
Secretaría General
Dirección de Planeación
Oficina de Autoevaluación y Acreditación
●
●
Estudiantes
Consejo de Superior
Comité de evaluación de carrera profesoral
Comité de Análisis y Formulación de Estrategias - CAFÉ
-
Centro de Cómputo
DECANATURA
Mantenimiento
●
Centro de Gestión y Redes
Consejo Académico
Adminisración
Talento Humano
●
Consejo Académico
●
●
●
Dirección Administrativa y Financiera
Promocióm y Marketing
Promocióm y Mercadeo
Talento Humano
Administración (asignación)
Carrera administrativa
Capacitación
●
Evaluación
●
Vicerrectoría
Oficina de Admisiones y Registro
Oficina de Admisiones y Registro
Dirección Administrativa y Financiera
Tecnología
UNIVERSIDAD DE IBAGUÉ
Rectoría
Contratación
●
●
Carrera profesoral
Formación (ej. Maestría, doctorado)
●
Contratación
Administración carga laboral
Evaluación
●
●
Capacitación (didáctica y pedagogía)
Contratación
Salud
Cultura
Deportes
Recreación
Vicerrectoría
apoyo
docente
Profesores
UNIVERSIDAD DE IBAGUÉ
Rectoría
Laboratorios
Gestión académica
Gestión de Recursos
Financieros
bibliográficos
Gestión Talento
Humano
Equipos de
Personal
Salones
Administrativo
Profesores
Divulgación
Gestión de recursos físicos, tecnológicos y
Gestión del Talento Humano
Bienestar
¿Cuál es el problema?


Cuando se descentraliza un proceso de apoyo entre
varios procesos misionales se genera la posibilidad de
pérdidas de control;
Aquí es necesario establecer mecanismos de
coordinación y de monitoreo.

Ejemplo de una política de sistematización.
Mecanismo de cohesión
Aseguran la calidad
del proceso
(auditorías)
Proceso de apoyo
descentralizado
Mecanismo de monitoreo
Políticas centralizadas
Son condiciones
generales que
regulan el
proceso
Evitan quiebres
(manuales, comités,
formatos, métodos)
Mecanismo de coordinación
Mecanismo de negociación
de recursos
Permiten la
asignación de
recursos para
ejecutar el
proceso
Mecanismo de cohesión
Mecanismo de
monitoreo
Sistematización de
procesos
Auditoría de sistemas
Normas sobre bases de datos
y plataformas de desarrollo
Politicas
centralizadas
Mecanismo de
coordinación
Manuales de codificación,
estándares de programación,
formatos de documentación
Asignación del presupuesto
en el componente de TICs
Mecanismo de
negociación de
recursos
Mecanismo de cohesión
Mec. Monitoreo 1
Mec. Monitoreo 5
Proceso de apoyo 1
Proceso de apoyo 2
Proceso de apoyo 3
Proceso de apoyo 4
Proceso de apoyo 5
Mec. Coordinación 1
Mec. Coordinación 5
Políticas proceso 1
Negoc. recursos 1
Políticas proceso 5
Negoc. recursos 5
Supuestos

La organización agrega valor.

El entorno cambia muy rápidamente.
REPRESENTACION DE UNA ORGANIZACIÓN
EN SU ENTORNO
E n to rn o
S istem a V iab le
G eren cia
S istem a
V iable
E ntorno
G erencia
V
VS
VE
VE
C ode:
VS
VM
= A m plificador
= A tenuador
G eren cia d e co m p lejid ad
M
S istem a
V iable
E ntorno
G erencia
V ariedad
V ariedad
R esidual
R esidual
D esem penio en el
M erca do
C a pa cida d de
P ro cesa m iento
de info rm a cio n
El problema

Si la organización realiza varias
actividades primarias en un entorno
cambiante, ¿cuál debería ser la relación
entre ellas?
Criterios para el diseño de un mecanismo
de Monitoreo-Cohesión efectivo
• Minimizar el uso del canal de comandos
• Usar el canal de monitoreo de forma
esporádica y con discresión
• Maximizar la coordinación entre
actividades primarias
Criterios para el diseño de un mecanismo de
Adaptación efectivo
• Minimizar los requerimientos de
información de quienes definen las políticas
• Diseñar las funciones de Inteligencia y
Cohesión con una complejidad similar
• Asegurar una alta interrelación entre las
funciones de Inteligencia y Cohesión
El papel de quienes formulan
las políticas
• Identificar aspectos claves para la discusión
• Involucrar al debate a las personas
adecuadas con la mezcla apropiada de
cualidades y competencias
• Monitorear la interacción de estos grupos
• Considerar alternativas y decidir a la luz de
los valores y metas de largo alcance de la
organización
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