Controles Internos
Control Interno
 Es el plan de la organizacion y todos los
metodos relacionados y medidas de un
negocio para:
– Salvaguardar los activos de la empresa de robos
por empleados, robos o usos no autorizados
– Exaltar la precision y veracidad de la data de
contabilidad al reducir riegos de errors e
iregularidades en los procesos de contabilidad
Control Interno
 La importancia del control interno es tal que
en el 1977 el Congreso de los Estados
Unidos creo “The Foreign Corrupt Practice
Act” que requiere que todas las companias
estadounidenses mantengan un sistema de
control interno adecuada.
 La Comision Nacional en Reportes
Fraudulentos concluyo que todas las
corporaciones que son publicas tienen que
mantener un sistema de control interno
Principios del Control Interno
Establecer
Responsabilidades
Controles
Fisicos,
Electronicos
Y Manuales
Segregacion de
Tareas
Verificacion
Interna
Independiente
Procedimientos
De Documentacion
Otros
Controles
Establecimiento de
Responsabilidades
 El Control es mas efectivo cuando solo hay
una persona responsible por una tarea
especifica. (Cajeros)
Segregacion de Tareas
 El trabajo de un empleado debe sin
duplicidad de esfuerzo, proveer una base
confiable para evaluar el trabajo de otro.
– Actividades Relacionadas Cuando un individuo
es responsable por todas las actividades
relacionadas, hay posibilidad de errores y
fraude
– Contabilidad para activos Cuando un empleado
es custodio del activo, y otro mantiene el record
de uso del activo el custodio del activo
probablemente no lo use para cosas personales
Procedimientos de
Documentacion
 Los documentos deben proveer evidencia de
las transacciones y eventos ocurridos
– Documentos deben ser preparados cuando el
suceso ocurre
– Documentos pre-numerados permiten que todos
los documentos de una serie sean
contabilizados
Controles Fisicos,Mecanicos y
Electronicos
 Controles Fisicos: Son los utilizados para
salvaguardad los activos Ejemplo: Cajas
Fuerte, Almacenes con acceso controlado,
Bovedas de los bancos.
 Controles Mecanicos y Electronicos: Estos
aumentan la veracidad y la precision de los
records de contabilidad. Ejemplo
Monitores, Sensores de movimiento
Alarmas etc.
Verificacion Interna
Independiente
 La revision,comparacion y reconciliacion de
la data preparada por otros empleados
– Son mas efectivas cuando:
• Se hacen por sorpresa
• Se utilizan grupos independientes o externos
• Discrepancias y errores son reportados y corregidos
– Auditores Independientes revisan las
actividades de los departamentos y determinan
si estan de acuerdo con las politicas
establecidas y hacen recomendaciones para su
mejoramiento
Otros Controles
 La obligacion del empleado que trabaja las
transacciones de efectivo envuelve el
obtener seguros contra la apropiacion ilegal
de fondos por empleados deshonestos
 Rotacion de las tareas de los empleados y
enviar a los empleados de vacaciones va
desanimar a los empleados de robar ya que
ellos no van a esconder sus actividades
ilicitas permanentemente.
Limitaciones del Control Interno
 El costo de establecer los procedimientos de
control no debe exceder los beneficios
esperados
 Y que el factor humano como el cansancio ,
el descuido y la indiferencia son factores
importantes como lo es la confabulacion de
dos o mas individuos para esquivar los
controles internos.
Controles de Efectivo
“Cash Controls”
Controles Internos sobre el
efectivo recibido
 El efectivo consiste de monedas, billetes, cheques,
giros que tengamos a mano o depositados en el
banco
 Control de los recibos de efectivos en las ventas
“over the counter” son centralizados a traves de las
cajas registradoras
 Cuando existe un descuadre de efectivo en las cajas
se le conoce como un exceso o una falta de efectivo
 Recibos por correo de facturas o ventas a credito
son la manera mas comun de recibir efectivo y
todos los recibos por correo deben ser abiertos en
presencia de dos personas
Controles Internos sobre
desembolsos de efectivo
 Mas control mas efectivo de los
desembolsos es cuando se pagan en cheque,
con exepcion de cantidades pequenas que se
pagan del “petty cash”
 El uso de un sistema de “voucher” permite
que una red de aprobaciones por individuos
autorizados actuando independientemente
para asegurar que los desembolsos por
cheques estan debidamente autorizados
Transferencias Electronicas
 El efectivo puede ser transferido por
telefono, computadora etc. Un ejemplo los
depositos de nomina de los empleados
Petty Cash Fund
 Este fondo es el de dinero en efectivo para
pequenas cantidades
 La operacion de este fundo envuelve
– Establecimiento del fondo debito a Petty Cash y
Credito a Cash
– Hacer pagos al fondo, deben estar
documentados por vouchers de petty cash
prenumerados
– Reestablecimiento del fondo: debitar cuenta de
gastos apropiada y credito a Cash
Uso del Banco
 Uso de los bancos contribuyen
significativamente a buenos controles
internos por:
– Proveer contoles fisicos para el
almacenamiento de cash
– Minimizar las cantidades de efectivo a tener a
mano
– Crear un record doble de todas lastransacciones
bancarias.
Uso del Banco
 Depositos hechos por empleados
autorizados y documentados por las hojas
de deposito
 Un cheque es una orden esctita por el
depositante indicandole al banco el pagar
una suma especifica de dinero a un receptor
designado
Un estado bancario contiene:
 Cheques pagados y otros debitos que
reducen el balance de la cuenta del
depositante
 Depositos y creditos que aumentan el
balance en las cuentas del depositante
 El balance de la cuenta luego de cada
transaccion
Uso del Banco
 Un memorando de debito es cuando el
banco nos cobra los cargos por servicio o
cheques sin fondo
 Un memorando de credito es cuando el
banco pudo haber cobrado cuentas por
cobrar del depositante
Reconciliaciones Bancarias
Reconciliaciones Bancarias
 El proceso de hacer los balances de los
libros igual al balance del banco.
Reconciliaciones Bancarias
 Ajustamos los balances del banco por lo
siguiente:
– Depositos en Transito, son aquellos depositos
no registrados por el banco. Estos se ANADEN
al balance del banco
– Cheques que se emitieron pero que aun no se
han pagado. Estos se RESTAN al balance del
banco
Reconciliaciones Bancarias
 Ajustamos el balance de los libros por lo
siguiente:
– Cualquier error del banco
– Cualquier memorando
L A IR D C O M P A N Y
B an k R econ ciliation
A p ril 30, 2002
C ash balance per bank statem ent
A dd: D eposits in transit
$ 15,907.45
2,201.40
18,108.85
L ess: O utstanding check s
N o. 453
N o. 457
N o. 460
$ 3,000.00
1,401.30
1,502.70
A djusted C ash B alance per bank
C ash balance per book s
A dd: C ollection of $1,000 note receivable plus interest earned
$50, less collection fee $15
E rror in recording check 443
5,904.00
12,204.85
$ 11,589.45
$ 1,035.00
36.00
1,071.00
12,660.45
L ess: N SF check
B ank service charge
A djusted C ash B alance per book s
425.60
30.00
455.60
12,204.85
Entradas de la
reconciliacion bancaria
G EN ER AL JO U R N AL
D a te
Ap r. 3 0
Ac c o u n t T itle s a n d E x p la n a tio n
C ash
M is c e lla n e o u s E x p e n s e
N o te s R e c e iv a b le
In te re s t R e v e n u e
(T o re c o rd c o lle c tio n o f n o te s
re c e iv a b le b y b a n k )
D e b it
C re d it
1035
15
1000
50
Cobro de las Notas a recibir: Esta entrada usa 4
cuentas. Los Intereses de $50 no han sido acumulados
y el cargo por servicio se lleva contra Gastos
Miscelaneos
Entradas de la
reconciliacion bancaria
G EN ER AL JO U R N AL
D a te
Ap r. 3 0
Ac c o u n t T itle s a n d E x p la n a tio n
C ash
Ac c o u n ts P a ya b le — An d re a
C om pany
(T o c o rre c t e rro r in re c o rd in g
check N o. 443)
D e b it
C re d it
36
36
Error en los libros: Un analisis del Cash Disbursment
Journal demuestra que el cheque No. 443 fue un pago a
la cuenta de Andrea Company, un suplidor. El cheque fue
de $1,226.00 y se registro como $1,262.00
Entradas de la
reconciliacion bancaria
G EN ER AL JO U R N AL
D a te
Ap r. 3 0
Ac c o u n t T itle s a n d E x p la n a tio n
Ac c o u n ts R e c e iv a b le — J . R . B a ro n
C ash
(T o re c o rd N S F c h e c k )
D e b it
C re d it
425.6
NSF Check Un cheque sin fondo se
convierte en una cuenta por cobrar del
depositante.
425.6
Entradas de la
reconciliacion bancaria
G ENERAL JO URNAL
D a te
Ap r. 3 0
Ac c o u n t T itle s a n d E x p la n a tio n
M is c e lla n e o u s E x p e n s e
C ash
(T o re c o rd c h a rg e fo r p rin tin g
com pany checks)
D e b it
C re d it
30
30
Cargos por servicios bancarios Cargos por impresion de
cheques y otros cargos por servicio son debitados a la
cuenta de gastos miscelaneos
Reportando el Efectivo
 Efectivo en mano, efectivo en banco y el
“petty cash” se combinan para ser
reportados en los estados financieros bajo
Efectivo (Cash)
 “Cash Equivalent” son inversiones
altamente liquidas con una madurez de tres
meses o menos que puede ser convertida en
una cantidad especifica de dinero
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