Facturación
Electrónica
Camilo Garrido Torres
Innovación
Pontevedra, 10 de diciembre de 2008
Índice
Caixanova
o
Qué es la factura electrónica
o
Qué es “eFactura”
o
Por qué interesa a las empresas
o
Qué aporta Caixanova
o
Funcionalidades de administración
Qué es la factura
Electrónica
Caixanova
Qué es la factura electrónica
Definición:
Es un documento tributario en formato de fichero electrónico que
contiene los datos de una factura tradicional, al que se le añade
la firma electrónica, garantizando la integridad de la información
y la autenticidad del emisor, lo cual le da plena validez fiscal y
legal.
Las facturas ya no se imprimen, no se envían por correo ordinario,
no se almacenan en archivadores, sino que se generan de forma
ELECTRÓNICA (ficheros informáticos), con el mismo contenido
garantizado por la firma DIGITAL y se comunican vía TELEMÁTICA
(de un ordenador a otro), quedando depositadas en sistemas
informáticos.
Caixanova
Qué es la factura electrónica
Tratamiento habitual de las Facturas
12
minutos
Generación
de la factura
X m2
1 día
Envío y
entrega
Recepción
Administración
Tributaria
1 día
Envío y
entrega
Archivo
Tratamiento con eFactura
Inmediatamente
Generación
de la factura
Envío y
entrega
Recepción
Inmediatamente
Administración
Tributaria
Envío y
entrega
Archivo
La factura que se gestiona en un ordenador, se transmite a otro telemáticamente. Éste la
conserva de forma electrónica y desde él, de ser preciso, se pone a disposición de la
Administración Tributaria por vía telemática.
Los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores.
Caixanova
Al Emisor
Datos
Firma Clave pública
FIRMA
Qué exige la normativa
•Tener consentimiento previo del receptor
•Firmar electrónicamente la factura
•Integridad (el documento no ha sido modificado)
•Autenticidad del origen
•Almacenar copia o datos para reconstruir la factura
•Posibilidad de inspección (Búsqueda, visualización, impresión)
NORMATIVA
•
•
•
•
Reglamento de Facturación (RD 1496/2003)
RD 87/2005
Orden EHA/962/2007 (publicada BOE de 14 de abril de 2007)
Orden PRE/2971/2007 (publicada BOE de 15 de octubre de 2007)
Al Receptor
•Sistema para validar la firma
•Archivo del documento original
•Posibilidad de inspección (Búsqueda, visualización, impresión)
Qué es “eFactura”
Caixanova
Datos
Firma Clave pública
FIRMA
Qué es eFactura
Definición:
Es un proceso de gestión empresarial que se ofrece a los que, en su
actividad profesional, emiten y/o reciben facturas, el cual consiste en la
sustitución de las tradicionales facturas en papel por otras en formato
digital.
6
1
La aplicación
de gestión del
emisor genera
la factura en
cualquier
formato
4
El documento legalizado
es enviado al receptor,
(correo electrónico, FTP,
etc...).También puede
publicarse en una web
Si dispone de una
aplicación
compatible, el
receptor puede
automatizar la
integración
2
Firma
electrónicamente
el fichero que
contiene los datos
de la factura
5
3
Opcionalmente se podría
aplicar un sellado de
tiempo para “fijar” la
fecha de la firma
Caixanova
La aplicación del
receptor debe
verificar la firma
electrónica y permitir
la visualización
Plataforma de Factura Electrónica: eFactura
Participan 30 Cajas de Ahorros
Caixanova
Formato Factura-e
El fichero donde se almacenan los datos que
configuran la factura antes de aplicarle la firma
digital, puede ser desde un PDF, un documento
Excel, Word, texto plano, XML.
El modelo de factura electrónica usado es el
Facturae, instaurado también en la Agencia
Tributaria y el Ministerio de Industria, Tursimo y
Comercio, Asociación Española de Factoring.
Se puede considerar el futuro sistema de
intercambio de facturas.
Este modelo tiene un formato XML lo que le dota
de gran flexibilidad. Puede definir nombres de
campos y asignarles significados; de esta forma
cuando dos ordenadores comparten los mismos
nombres y las mismas definiciones, pueden
intercambiarse fácilmente la información y
explotarla en consecuencia.
eFactura aporta la firma electrónica avanzada de
Caixanova para la firma individual de las facturas
enviadas por nuestros clientes.
Una representación de la factura
Caixanova
¿Quiénes son usuarios de la plataforma?


Los usuarios de banca electrónica de Caixanova con un
contrato para:

Emisión de facturas

Recepción y custodia de facturas

Emisión, recepción y custodia de facturas
Los usuarios sin contrato con Caixanova, destinatarios de las
facturas de nuestros clientes, que acceden a la plataforma
para recibir y descargar las facturas emitidas por éstos.
Caixanova
Proceso de Subfacturación
Receptor
Emisor
Caixanova
Alcance de la Plataforma
Banca electrónica
Entidad 1
Firma/Emite
Receptor
Emisor
Banca electrónica
Entidad 2
Valida/Custodia
Por qué interesa
eFactura a las empresas
Caixanova
¿Por qué interesa la eFactura a las empresas?
 Reducción de costes para el proveedor y para el pagador al eliminar:
 La manipulación de papel.
 El envío por correo postal.
 Archivo físico facturas.
El EDI implica la transferencia electrónica de
ordenador a ordenador de datos comerciales
o administrativos que se estructuran en un
mensaje normalizado que permite su
procesado automático.
Fuente: “La factura electrónica” Editado por red.es
Caixanova
¿Por qué interesa la eFactura a las empresas?
 Agilidad en todo el proceso, simplificación y mejora de los circuitos






Conservación de los datos de las facturas (matriz que permita generarla)
Automatización de los flujos de recepción y aprobación.
Eficiencia en el espacio del archivo.
Facilidad de búsqueda (información de facturas antiguas en tiempo real).
Control de errores (Solución a facturas perdidas o reemisión de original).
Acceso archivo facturas 24 horas al día.
 Utilización firma delegada de Caixanova (subfacturador) para firmar
facturas con todas las garantías legales.
 Seguridad total a través de la firma electrónica.
 Posibilidad de sincronización automática con los principales programas
contables del mercado (ERPs), lo que favorece la integración de los procesos
ya existentes en el mercado.
 Incorporación modelo estándar homologado por el Ministerio Economía y
Hacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.
Caixanova
Qué aporta la Factura electrónica
de Caixanova
Caixanova
¿Porqué eFactura con Caixanova?
• Caixanova es una entidad de confianza que ofrece a sus clientes el tratamiento
de información en entornos altamente seguros.
• No es necesario disponer de un certificado electrónico.
• Tan fácil como cualquier otro servicio de nuestra banca electrónica.
• Cada participante sigue trabajando con su banca electrónica con
independencia de lo que haga su proveedor ó su cliente.
• Se federan los consentimientos.
• Se caracteriza por su flexibilidad al integrarse con TODOS los ERPs a través del
formato “Facturae” por medio de web Service.
• La factura electrónica de Caixanova es la puerta de entrada para facilitar la
integración de los circuitos de cobro y pago.
• No impide la utilización del papel.
• Garantiza la evolución y la adaptación a la normativa vigente en cada
momento.
• Dispone de distintos modelos de servicio:
•Emisión
•Recepción y custodia
•Emisión, recepción y
custodia
El servicio se encarga de notificar, emitir, firmar y custodiar
las facturas, evitando cualquier complejidad técnica.
Introducción
Manual
Gestión de
pedidos
Factura
Gestión de
facturación
Documentos
anexos
Factura electrónica
Nuestro cliente accede al
servicio de factura electrónica a
través de Enova.
Factura
Visualización
Impresión y
Descarga
Cliente
No cliente
Integración
sistema de
gestión
Sistema de
gestión
EMISOR
Para emitir facturas se pueden
confeccionar manualmente en la página
web. Se puede crear un fichero a partir
del sistema de facturación de nuestro
cliente e importarlo en el servicio de
facturación electrónica (formato
Factuare).
Caixanova
RECEPTOR
Si el receptor es usuario del sistema de
Factura electrónica de Caixanova, al
identificarse en Enova podrá consultar
todas las facturas recibidas.
Si el receptor no es usuario del sistema de
Factura electrónica de Caixanova, recibirá
un correo electrónico con una copia de la
factura y un código que le permite consultar
el documento original.
Operativización
eFactura de Caixanova
Caixanova
Estados de
las facturas
Estados de
Mensajes
las facturas
• Crear jerarquía de centros que emiten o reciben facturas
• Los centros contables son visibles en el directorio de empresas
• A cada centro contable se asigna
• Mail donde notificar y enviar facturas
• Tf Móvil donde notificar
• Crear y configurar usuarios de la empresa:
• Asignarles centro contable (visibilidad de facturas)
• Qué puede hacer cada usuario
• Agenda de proveedores
• Agenda de Clientes
• Grupos de decisores
 Sistema de firma electrónica:
 Certificado digital de Caixanova
 Mecanismo de firma
 Envío/visualización de la factura con el formato de la
empresa
 Recibe información sobre el estado de la factura
 Integración con otros sistemas:
 Envío automático de las facturas desde sus sistemas
 Sistemas de cobro. Generación y envío de ficheros:
• de recibos (CSB19)
• de anticipo de crédito (CSB58)
•Incorporación de datos
•Emitir la factura consiste en:
•Firmar con el certificado electrónico de
Caixanova
•Generar “Código de Autenticación” o
Localizador
•Incluye
“Código de
•Generar pdfAutenticación”
con el formato indicado por el
•Es unemisor
certificado de la factura
electrónica
•Fiscalmente válido para
inspecciones
•Envío a la Entidad financiera del
destinatario
•Envío:
•Notificar aldispone
destinatario
(mail o
•Si el destinatario
de servicios
SMS) eFactura:
•Envío de Mail
con pdf y XML adjuntos
• Elaborar ficheros de cobro
•Si el destinatario NO dispone de






Notificación de nuevas facturas
Organizar visualización de facturas
Mecanismo de validación de firma
Sistema de mensajería con los emisores
Posibilidad de rechazo de facturas
Integración con otros sistemas:
 Carga automática de las facturas en sus sistemas
 Sistemas de pago. Generación y envío de ficheros:
•de transferencias
(CSB34)
•de pagos
domiciliados
Aviso de nueva factura para el receptor
Para el receptor…
Para el receptor…


Recepción de correo electrónico: puede imprimir la factura en papel y
custodiarla así o descargar el fichero
En la web pública siempre tiene accesible por NRC y CIF todas sus
facturas. El emisor debe indicarle cómo acceder
Factura electrónica de Caixanova
Se trata de una OPORTUNIDAD para aumentar la
eficiencia de la empresa.
Simplicidad de los procesos operativos
Mejora del archivo
Reducción de costes (tiempo y dinero)
Agilidad en los periodos de cobros
Desde
Caixanova
podemos ayudar.
Captura automatizada de facturas
Envío de facturas recibidas a su ERP
Definición de reglas que mejoran los procesos
Facilidad de la gestión de cobros/pagos
Con la factura electrónica de Caixanova apostamos
por una opción de futuro.
Facturación
Electrónica
Gracias por su atención
Camilo Garrido Torres
Director de Innovación
E-mail: [email protected]
Pontevedra, 10 de diciembre de 2008
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