Elaboración y presentación de propuestas
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
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Elaboración y presentación de propuestas
3 FASES
Elaboración y presentación
Negociaciones
Desarrollo del proyecto
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Elaboración y presentación de propuestas
DECISIONES ESTRATÉGICAS
Papel: Coordinador o Socio
Redactar la propuesta en solitario
o con los socios
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RIESGOS DE PARTICIPAR
COMO SOCIO
STRATEGISCHE
ENTSCHEIDUNGEN
• El presupuesto ¿es suficiente para realizar las tareas que se me asignan?
Koordination
oderde
Partner
• La previsión de gastos
desplazamiento, ¿es suficiente?
• ¿Será necesario realizar traducciones? ¿Hay partida presupuestaria para ello?
• ¿Recibo información regular sobre el avance del proyecto?
• ¿Tengo voz para opinar en la toma de decisiones relativas al proyecto?
• ¿Soy titular
de todos
Proposal
selbst
oderlos derechos que emanen de los resultados/productos?
• El coordinador
puede retrasarse en el reparto de la subvención a los socios
gemeinsam
Schreiben
• La comunicación entre el coordinador y los socios no es fluida
• El coordinador no tiene experiencia
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OPORTUNIDADES INICIALES
• El texto de la convocatoria se ajusta muy bien a mi propia idea de proyecto
• La cofinanciación ya está fijada.
• El consorcio se compone de socios y un
coordinador con experiencia
• Disponibilidad de recursos (conocimientos de
inglés, Excel, maquetación, comunicación, etc.)
• Iniciar la elaboración de la propuesta lo antes posible
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CONSTITUIR UN CONSORCIO
Aspectos geográficos:
• Equilibrio entre las zonas geográficas (esto no excluye que pueda haber dos
socios del mismo país)
Contenidos / Experiencia:
• ¿Qué experiencia necesito? (Gestión, Comunicación, Maquetación, etc.)
• ¿Qué contenidos necesito? (depende del texto de la convocatoria)
• Mezcla de socios con experiencia y socios noveles
Aspectos políticos:
• Se recomienda incluir socios de los nuevos países miembros de la UE
• Los 5 mayores países de la UE deberían ser socios (IT, UK, DE, ES, FR)
• Incluir a las partes interesadas y principales agentes
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CONSIDERACIONES SOBRE EL PRESUPUESTO
Preguntar a la UE sobre la cuantía aproximada total del presupuesto
Los esfuerzos dedicados a la gestión del proyecto no deberían superar el 7 – 9 %
del presupuesto total.
Partidas fuertes del presupuesto:
• Traducciones
• Viajes, Reuniones
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RIESGOS
STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN
• El socio no logra obtener fuentes de cofinanciación
• Instituciones (y personas) reconocidas participan en el proyecto, pero también un
Koordination
oder Partner
socio sin experiencia.
• Los cambios políticos durante el proyecto pueden hacer peligrar el apoyo.
• Grandes retrasos.
• Falta deselbst
entendimiento
Proposal
odersobre contenidos entre los socios y el coordinador.
gemeinsam
Schreiben
• Los socios no
lograr realizar sus tareas.
• El consorcio depende de contribuciones externas al proyecto.
• Falta de flexibilidad institucional.
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CRITERIOS DE ÉXITO: COMPROBACIONES
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¿Cumplimos los requisitos formales /administrativos?
¿Cumplimos los requisitos de la convocatoria?
Calidad de las actividades descritas.
Estudio de costes y beneficios.
Comprensión de los contenidos, metodologías, enfoques y mensaje.
Dimensión europea.
¿Participan las partes interesadas y los principales actores?
¿Participan socios de los nuevos países miembro?
¿Se han tenido en cuenta las políticas europeas?
Consorcios
¿Los gastos no superarán la financiación máxima?
Practicidad: se trata de poner en práctica, no de investigar.
Tamaño del consorcio (6 – 9 socios).
Consorcio: mezcla equilibrada de socios.
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CONTENIDOS DE LA CONVOCATORIA Y
PROGRAMA DE TRABAJO
Texto de la Convocatoria
• Instrucciones y requisitos fundamentales
Programa de Trabajo
• Pautas para cada ámbito específico y acciones clave
• Acuerdos de ejecución
• Criterios de evaluación
• Calendario indicativo para la ejecución del programa de trabajo
FUENTE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues modified
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PRIMERAS PREGUNTAS A RESPONDER
• Investigar los últimos avances. ¿Qué se ha hecho ya?
• ¿Qué es exactamente lo que se propone hacer?
• ¿Qué habrá cambiado una vez finalice el proyecto?
(Una vez concluido, ¿como sabemos que el proyecto ha tenido éxito?)
EXPLIQUE ESTOS PASOS CON CLARIDAD EN LA PROPUESTA
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
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DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO
•Cada paquete de trabajo debería generar unos entregables claramente
definidos (hay que ser ambiciosos, pero no exagerados)
•Delegar responsabilidades en los socios; los coordinadores no deberían intentar
dirigir todos los paquetes de trabajo
•Supone un valor añadido europeo que varios socios ejecuten juntos tareas
conjuntas. No asignar un paquete de trabajo a cada país
•El texto de los paquetes de trabajo debe dejar claro qué van a hacer los socios
•Dejar un paquete de trabajo aparte para la gestión, en el que se incluyan
reuniones regulares de consorcio e informes
•Programar los entregables con los informes de progreso, intermedios y final. La
duración típica de un proyecto es de 24-36 meses
FUENTE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
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ALGUNAS PISTAS Y EXPERIENCIAS
•Redactar una propuesta lleva más tiempo del que se pueda pensar
•Procurar que la propuesta sea fácil de leer: los evaluadores de la propuesta la
deben valorar en menos de dos horas
•Seguir las pautas de los formularios y solicitudes
•Reflejar con claridad el papel que representa cada socio
•Reflejar cómo se va a medir el rendimiento durante el proyecto (indicadores de
rendimiento)
•Programar el trabajo adecuadamente, escalonando y secuenciando los paquetes
FUENTE: Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
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DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
• Definir el público objetivo y entablar un diálogo con él desde el principio (no sólo al
final)
• Crear un sitio web (independiente, bien identificado, de fácil acceso) para el
intercambio de información, y tomar medidas para garantizar visitas (hasta dos años
después de finalizado el proyecto)
• Desarrollar mensajes simples y comunicarlos directamente a cada público objetivo
concreto
• Buscar nuevos mercados y actores en sus propias instalaciones y eventos, ya sean
locales, nacionales o europeos
• Considerar la posibilidad de fijar un paquete de trabajo de divulgación conjunta, que
cuente con una partida de 7000-15000€, para tareas requeridas por la CE
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
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PRIMERAS PREGUNTAS A RESPONDER
• Investigar los últimos avances. ¿Qué se ha hecho ya?
• ¿Qué es exactamente lo que se propone hacer?
• ¿Qué habrá cambiado una vez finalice el proyecto?
(Una vez concluido, ¿como sabemos que el proyecto ha tenido éxito?)
EXPLIQUE ESTOS PASOS CON CLARIDAD EN LA PROPUESTA
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
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CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (1)
Fase
Pasos
1.
Apertura de la convocatoria
- Leer y comprender el texto de la convocatoria
- Revisar documentación de propuestas
- Obtener información adicional
2.
Concepto e ideas de base
- Breve descripción de la idea (1 página)
3.
Decisión: Coordinador/Socios
4.
Constituir un Consorcio 1
con el apoyo de:
- Debate interno y toma de decisiones
- 1 Considerar la posibilidad de constituir un
consorcio
- Primeros contactos
- Envío de la descripción breve (1 página)
- Envío de la “declaración de confidencialidad e
imparcialidad”
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CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (2)
Fase
Pasos
- Envío de los formularios administrativos a
todos los socios, quienes a su vez firman la
declaración
5.
Formularios e Información
6.
Constituir un Consorcio 2
7.
Redacción de la propuesta 1
8.
Comprobación de Calidad 1
- Detalles relativos a los contenidos
(Objetivos, Grupos objetivo, Programa de
trabajo, Resultados esperados, Indicadores de
rendimiento, etc.)
- Comprobación externa o por lo propios socios
9.
1. Consideraciones presupuestarias
- Cálculo aproximado: ¿el presupuesto es
ajustado?
con el apoyo de:
- Localizar y contactar con socios necesarios (ver
fase 4)
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CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (3)
Fase
Pasos
10. Redacción de la propuesta 2
- Valores añadidos, contribución a políticas,
gestión, consorcio, resúmenes, etc
11. Comprobación de Calidad 2
- Comprobación externa o por lo propios socios
12. Herr. Electrónica de Entrega
- Descarga de la herramienta
- Familiarizarse con la herramienta
13. Presupuesto detallado
- Cálculos definitivos
14. Finalización de la propuesta
- Formato y contenido, comprobación financiera
15. Entrega de la Propuesta
- Entrega electrónica o duplicado y entrega por
correo ordinario / servicio de mensajería
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