EJÉRCITO NACIONAL
DIRECTIVA TRANSITORIA No. 0214 /2014 MDN-CGFM-CE-JEM-JEFIPCECON-23.2
PRESENTACION EMPRESAS CME
Coordinación Convenios de Colaboración
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034
FECHA:
“Actitud Positiva para vencer”
22-08-2014
Ejército Nacional
OBJETIVO
El contenido de esta presentación es un extracto de la Directiva Transitoria
0214 de 2014, dirigida a las Unidades Militares, en donde el Comando del
Ejercito estipula unas normas para la planeación, ejecución, liquidación y
supervisión de los apoyos de los convenios descritos en la Finalidad de la
misma.
La presente guía se expide a solicitud del CME, para las empresas. En caso
de dudas o ampliación
de la información puede comunicarse a la
Coordinación Convenios del Ejército Nacional al teléfono 4261485 o al correo
electrónico [email protected]
“Actitud Positiva para vencer”
Ejército Nacional
ASPECTOS GENERALES
ASUNTO: Planeación, ejecución, liquidación, control y supervisión sobre los
recursos provenientes de convenios para la Defensa y/o Seguridad.
AL: Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor del Ejército Nacional, Inspector
del Ejercito, Jefes de Jefatura, Direcciones, Comandantes de División, Jefes de
Estado Mayor de División, Comandantes de Brigada, Segundos Comandantes y
Jefes de Estado Mayor de Brigadas, Comandantes de Unidades Tácticas,
Ejecutivos, Segundos Comandantes de Unidades Tácticas que planean, ejecutan,
reciben y liquidan apoyos de convenios de los sectores de hidrocarburos,
energético, minero, biocombustibles y construcción de la infraestructura.
“Actitud Positiva para vencer”
Ejército Nacional
ASPECTOS GENERALES
FINALIDAD
Emitir directrices y establecer controles para el planeamiento, ejecución,
liquidación, control y supervisión de los recursos provenientes de los apoyos en
dinero y especie, contemplados en los convenios para la Defensa y/o Seguridad,
suscritos entre empresas de los sectores de hidrocarburos, energético, minero,
biocombustible y construcción de la infraestructura y el Ministerio de Defensa
Nacional - Fuerzas Militares de Colombia - Ejército Nacional
A partir de la fecha de su expedición hasta el treinta y uno (31) de
Diciembre del año dos mil quince (2015)
“Actitud Positiva para vencer”
Ejército Nacional
REFERENCIAS
1.
Constitución Política de Colombia.
2.
Ley 80/1993 Estatuto General de Contratación - Ley 1150/2007
3.
Ley 1474/2011-“Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública”.
4.
Decreto 1737/1998, “Por el cual se expiden medidas de austeridad y
eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de
compromisos por parte de las entidades públicas que manejas recursos
del Tesoro Público.”
5.
Decreto 2674/2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF-Nación”.
“Actitud Positiva para vencer”
Ejército Nacional
REFERENCIAS
6.
Resolución No. 2240 del 19 de marzo de 2014 del Ministerio de Defensa
por la cual se delegan funciones y competencias relacionadas con la
Contratación.
7.
Resolución No. 5342 del 25 de junio de 2014 del Ministerio de Defensa Nacional,
por la cual se expide el Manual de Convenios.
8.
Directiva Permanente No. 055 de 2013, “Políticas y Directrices para verificar y
controlar la ejecución de los recursos provenientes de convenios de colaboración
Interinstitucional y apoyo a las Fuerzas Militares, emitida por la Jefatura Logística
Conjunta del Comando General de las Fuerzas Militares.
9.
Circular contabilización de Convenios No. 20194940783661/2012 del Ejército
Nacional, modificada mediante radicado No. 20124940927191 del 3 de septiembre
de 2013.
“Actitud Positiva para vencer”
Nacional,
Ejército Nacional
ANTECEDENTES
El Ministerio de Defensa Nacional y las empresas de los sectores de
hidrocarburos, energético, construcción de la infraestructura y minero han
celebrado convenios, con el fin de prestar un apoyo destinado a mantener las
condiciones de protección y seguridad.
De acuerdo a la sentencia T-651 del 27 de Noviembre de 1996, proferida por la
Honorable Corte Constitucional, se avala la celebración de Convenios para dar
un apoyo en la seguridad y protección a las actividades privadas de los
sectores antes mencionados, por ser actividades de interés general y de
utilidad pública, en algunos casos especiales se dispone de vigilancia y
patrullaje armado en algunas zonas en las que se desarrollen aquellos
comportamientos económicos.
“Actitud Positiva para vencer”
Ejército Nacional
GENERALIDADES
Toda protección especial y entrega de recursos que se deriven de ella,
deben estar enmarcadas dentro de las normas de la presente Directiva.
En la eventualidad de proyectos menores a 90 días, se tendrá en cuenta las
siguientes instrucciones: Valor de los apoyos menos a 50 SMLMV, modalidad
ESPECIE y su destinación únicamente en Apoyo Seguridad Infraestructura y
Bienestar.
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PROCESO
PLANEACIÓN
SUPERVISION
Y CONTROL
EJECUCIÓN
LIQUIDACIÓN
“Actitud Positiva para vencer”
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PASOS PARA LA SUSCRIPCION DEL CONVENIO
.
Ver Pagina WEB http:/www.ejercito.mil.co/SGC/procesosyprocedimientos
Dentro del MACROPROCESO Gestión Financiera PROCESO Gestión
contable PROCEDIMIENTO Suscripción de convenios, se espera sea
certificado por el ICONTEC en el año 2015.
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Ejército Nacional
ETAPA DE PLANEACIÓN
MEGAPROYECTOS INTEGRALES
En la estructuración del Plan de Compras se encuentran los Megaproyectos
integrales y es indispensable que el empleo de los recursos de CONVENIOS
guarde conexión y concordancia con la visión a nivel macro del Comandante
del Ejército; la Dirección de Planeación del Ejército es la encargada de verificar
las alineaciones respectivas. Los Megaproyectos integrales son proyectos de
interés estratégico para la Fuerza sobre los cuales se desarrolla la gestión del
Comandante del Ejército y son integrales porque reúnen todos los
componentes para su funcionamiento, es decir, personal, material y equipo,
tecnología, infraestructura y demás que lo complementan según sus
características.
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Ejército Nacional
PLANEAMIENTO
DINERO 40%
APOYOS
ESPECIE 60%
PLANEACIÓN
Aspectos
Administrativos
ACTA DE ESTRUCTURACIÓN
(Anexo No. 2)
aspectos Operacionales y Administrativo
Aspectos
Empresa: Presenta a U.M. el
Análisis de riesgo desde el
punto S.P.
Acompañamiento
Movimiento de
caravanas
Seguridad general
del proyecto
Coordinación y
comunicación
Operacionales
Movilidad
Protección de DDHH
y Medio ambiente (P.V.)
Otras que se consideren
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MODALIDAD DE ENTREGA DE LOS APOYOS
• Directamente por la empresa
Especie
 ALFM
• A través de un tercero
Dinero
 ICFE
 Fiducia
 Otros con capacidad
legal
• Apoyos consignados a la cuenta bancaria de
Fondo Interno del Comando del Ejercito, con
destinación especifica a la Unidad Militar
que recibe el apoyo.
 Cuando se soliciten apoyos en DINERO, la Unidad Militar responde por
la apropiación para efectuar la ejecución presupuestal.
 Los apoyos en DINERO o ESPECIE se consideran bienes fiscales
 No esta autorizado a las Unidades solicitar pagos directos a los
proveedores
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DESTINACIÓN APOYOS
2%
1%
3%
1%
7%
40%
APOYO SEGURIDAD
INFRAESTRUCTURA
33%
PROYECTOS ESTRATEGICOS
6%
MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES
7%
BIENESTAR DE PERSONAL
7%
FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
2%
DERECHOS HUMANOS Y DIH
1%
PROTECCION DEL MEDIO
AMBIENTE
3%
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
1%
CIENCIA Y TECNOLOGIA
40%
7%
6%
33%
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PROYECTOS ESTRATEGICOS DEL EJERCITO
Rubro Obligatorio, se pactara como mínimo el 33%.
Corresponde a las necesidades establecidas en el Plan Estratégico y
de Transformación del Ejército, fundamentado en el fortalecimiento de
las capacidades que coadyuven a efectos sinérgicos en la institución a
través del eficiente empleo de los recursos. Éstas serán determinadas
por el Segundo Comandante y JEM del Ejército, quedarán estipuladas
en el convenio y corresponderán en todo caso a proyectos que
guardan relación directa o indirecta con el cumplimiento de los
objetivos trazados por el convenio
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MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES 6%
Mantenimiento de la infraestructura física de instalaciones de
propiedad del MDN.
 Se encuentra prohibida la construcción de nuevas instalaciones.
 Los apoyos se destinaran para la adecuación y mantenimiento de
las instalaciones.
 Mantenimiento Vivienda Fiscal los recursos son en ESPECIE y
ejecutados a través del ICFE.
< de 500 millones: paquete técnico en coordinación con el
oficial de Ingenieros
MANTENIMIENTOS
< de 500 millones: paquete técnico en coordinación con el
oficial de Ingenieros
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BIENESTAR DE PERSONAL (MINIMO 7%)
Rubro Obligatorio, se pactara como mínimo el 7%. Debe estar
destinado en su mayor porcentaje a las Unidades Tácticas
comprometidas en el sector de interés del convenio.
Equipos y elementos de bienestar.
Pasajes para bienestar.
Mejoras de alimentación.
Exámenes médicos, medicamentos y servicios médicos de
urgencia (ESPECIE).
 Planes de bienestar (DINERO – Ejecución por la JEFAM).
 Contratación de horas de vuelos para movilizar tropas que salen a
licencias o permisos.




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DD.HH Y DERECHO INTERNACIONAL
HUMANITARIO (2%)
Este apoyo deberá pactarse en dinero y será ejecutado a través de la
Jefatura de Derechos Humanos y DIH.
 Capacitación y difusión.
 Elaboración de publicaciones e impresos
Con este concepto NO se podrá financiar la defensa jurídica de
personal militar o civil al servicio de la institución.
No incluye la compra de equipos y mobiliarios para el funcionamiento
de la oficina de Derechos Humanos, esto se puede adquirir por el
rubro “Gastos de Funcionamiento”.
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PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE (1%)
Se financiaran los programas de protección al medio ambiente, así:
 Saneamiento básico ambiental (fumigación, agua potable, pozos
sépticos, tratamiento de aguas residuales)
 Protección, conservación de ecosistemas y educación ambiental.
Políticas emitidas Dirección de Gestión Ambiental y Ecosistemas de la
Jefatura de Ingenieros.
No incluye la compra de equipos y mobiliarios para el funcionamiento
de la oficina de Medio Ambiente, esto se puede adquirir por el rubro
“Gastos de Funcionamiento”.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 7%
Apoyos DINERO
Destinados al fortalecimiento del derecho operacional en el nivel táctico y
operativo – Plan Jurídico – Fondo Interno Cdo. Ejército.
ASESORES U.O (1%)
Permite la contratación de asesoría técnica y profesional (Materia
disciplinaria, contratación, convenios, procesos de gestión de
calidad, periodistas, comunicadores sociales, historiadores,
personal profesional para la supervisión y planeamiento de los
mantenimientos), PREVIO AVAL DEL SEGUNDO COMANDANTE Y
JEM DEL EJÉRCITO.
Nota: Excluye defensa jurídica de personal militar o civil al servicio de la
institución.
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GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 3%
Se atenderán los gastos básicos, así:










Adquisición y/o Mantenimiento de Maquinaria y Equipo.
Adquisición y/o Mantenimiento preventivo de equipo de cómputo.
Adquisición y/o mantenimiento de equipo de oficina.
Adquisición de suministros de papelería y útiles de escritorio.
Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.
Pago de Servicios Públicos (U.M. e instalaciones que no están en
propiedad de la Fuerza) ESPECIE
Pago de Servicios de Telefonía Celular y/o Avantel.
Compra de equipos de telefonía Celular y/o Avantel.
Adquisición de productos de aseo y limpieza.
Pasajes para funciones de mando y control, coordinación y
supervisión de convenios (Prohibida la compra de pasajes en
clase ejecutiva).
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CIENCIA Y TECNOLOGÍA 1%
Rubro Obligatorio, se pactara como mínimo el 1% en DINERO.
Apoyos destinados para la ejecución de proyectos de investigación,
desarrollo tecnológico e innovación del Ejército Nacional y
fortalecimiento de los Centros de Investigación del Ejército, estos
apoyos serán ejecutados a través de la Dirección de Ciencia y
Tecnología del Ejército Nacional.
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PARTIDAS ESPECIALES
Apoyos establecidos en los convenios destinados para gastos generales
del Comando del Ejército y/o funciones de asesoría y coordinación que
desarrolla la Oficina de Coordinación de Convenios. El valor de esta
partida no computará para el cálculo de los porcentajes de los otros
rubros.
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ETAPA DE EJECUCIÓN
Abarca el periodo comprendido entre el perfeccionamiento del convenio
(suscripción por ambas partes) y el termino de la vigencia del mismo.
Se materializa a través de la celebración de los comités de coordinación y la
suscripción del acta.
Acta Comité de Coordinación (Anexo No. 4)
 Selección de proveedores en modalidad de ESPECIE lo hará
exclusivamente la empresa
 Ejecución de los apoyos
 Modificación a la destinación de los apoyos: Comité de
Coordinación (redistribuye) y Otrosí (cambio rubro, valor y
modalidad)
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MISIONES PARTICULARES
SUPERVISORES DE LOS CONVENIOS: JEFES DE JEFATURA, DIRECTORES
DE OFICINA, JEM DE LAS DIVISIONES, BRIGADAS Y EJECUTIVOS DE LAS UT
Exigirá el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los convenios y actas
del comité de coordinación.
Velará porque no se realice ningún tipo de acuerdo por fuera de las condiciones
pactadas en el convenio.
Constatará a la fecha de vencimiento del convenio su total cumplimiento. Si llegaré a
tener dudas sobre la ejecución del mismo no podrá liquidarlo, hasta no aclararlas.
Dan estricto cumplimiento a la cláusula de Supervisión de los convenios.
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MISIONES PARTICULARES
Informan oportunamente al Ordenador del Gasto del Convenio (Secretario General
del Ministerio de Defensa Nacional) las circunstancias que puedan entorpecer la
debida ejecución del Convenio a través de la Oficina de Coordinación Convenios.
Informan por escrito al Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional, sobre
la necesidad de suspender la ejecución del convenio basado en situaciones de
fuerza mayor o caso fortuito, justificando las circunstancias.
Si se presentan problemas en la ejecución de los apoyos, debe informar a la Oficina
de Coordinación Convenios con al menos 60 días de anticipación, con el fin de
tramitar ante el Ministerio la prórroga del convenio.
Suscribe actas de recibo a satisfacción de los bienes o servicios en especie (Anexo
No. 9).
Elabora y firma en coordinación con las empresas las actas de Balance de ejecución
del convenio para su posterior liquidación.
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ETAPA DE LIQUIDACIÓN
La liquidación es el cierre formal del convenio y el balance final de su
ejecución, determinando que se entrego y recibió.
 Elaboración de las actas de balance: se firman por la Unidad
(Supervisor del convenio) y el funcionario de la empresa, se debe
relacionar los soportes documentales de la ejecución.
 Revisión del acta de balance y elaboración del acta de liquidación.
 Las actas reflejaran la ejecución y el recibo a satisfacción de los
apoyos.
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INSTRUCCIONES GENERALES
Para los apoyos en ESPECIE, si es del caso, se definirá el tercero que
ejecutara el apoyo.
La seguridad y los dispositivos de protección a los proyectos, son exclusiva
responsabilidad de cada Comando en su respectivo nivel.
Cada comandante de unidad responderá por el mantenimiento de las
instalaciones en comodato.
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INSTRUCCIONES GENERALES
No se pueden cambiar o modificar las TOE vigentes.
Los supervisores de los convenios serán los Jefes de Estado Mayor de las
U.O. Mayores – Menores y los Ejecutivos y Segundos Comandantes de las
U.T.
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INSTRUCCIONES GENERALES
Los apoyos en DINERO y ESPECIE están sujetos a la supervisión del MDN,
CGFM, COEJE.
Los elementos entregados deben destinarse para el cumplimiento del objeto del
convenio (VEHICULOS, etc. ).
Las U.O.M deberán verificar el cumplimiento de las normas de seguridad industrial,
cuando el personal ocupe instalaciones propiedad de la empresa.
Se podrán suscribir convenios por vigencia hasta de (2) dos años.
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INSTRUCCIONES GENERALES
Los cambios de rubros y/o modalidad de los apoyos se realizan mediante un
OTROSI, previo aval del comité de coordinación y aprobación del Comité Asesor
del MDN.
NO se podrán realizar contratos laborales con apoyos de convenios.
La contratación en la modalidad de ESPECIE la efectúa la empresa o el tercero
designado.
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DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
Se iniciara ejecución de los apoyos una vez se suscriba el convenio, se
efectué el comité de coordinación y se suscriba la contratación que
corresponda.
El comité es quien orienta la ejecución del convenio con niveles de eficiencia y
transparencia.
El comité de coordinación esta integrado por: Representante de la oficina de
Convenios de Ejercito, representante de las unidades apoyadas y
representante de la empresa que suscribe el convenio. Este comité se reúne
de acuerdo a lo establecido en el convenio (Anexo No. 4).
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DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
En ningún caso las unidades enviaran cuentas de cobro a las empresas,
CECON es quien realiza la solicitud de consignación.( Compromiso en el
Convenio)
Las Unidades Militares no deberán suscribir por solicitud de las empresa, actas
o certificados de donación.( Pagina 61 del Manual Convenios de MDN )
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SUPERVISIÓN
 El funcionario de LA EMPRESA: Mediante acta recibo a satisfacción
verifica la entrega de los aportes previstos en el Convenio.
 Responsabilidad de los supervisores: Además de las funciones señaladas
en el convenio, los supervisores ejercerán sus funciones de acuerdo con el
artículo 84 de la ley 1474 de 2011.
Planeación: Acta de estructuración
Seguimiento
por parte de las
empresas
Ejecución: Acta Comité de Coordinación
Liquidación:
Liquidación
Actas
de
Balance
y
LA SUPERVISION EFECTUADA POR LA EMPRESA ES DOCUMENTAL
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NORMAS PARA EL CONTROL Y SUPERVISION
La Supervisión de los convenios se realiza con el fin de verificar la correcta
destinación e inversión de los apoyos y que estos se ejecuten.
Las funciones de supervisión serán ejercidas por: el Jefe de Estado Mayor de
la División y/o Brigada, el Ejecutivo y Segundo Comandante de la Unidad
Táctica; el Jefe de la Jefatura o Dirección podrá designar un Oficial para que
ejerza la supervisión.
FUNCIONES:
a) Supervisar y verificar la correcta inversión de los apoyos dados en
desarrollo del convenio;
b) Revisar los soportes legales, administrativos y financieros de la ejecución
de los apoyos suministrados en el convenio
c) Supervisar y verificar los planes de protección de las instalaciones e
infraestructura acordadas en el CONVENIO
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NORMAS PARA EL CONTROL Y SUPERVISION
d)
Facilitar los documentos soportes de la ejecución de los apoyos
suministrados
e)
Informar cómo se determine en el convenio, el cumplimiento o no del objeto del
mismo
f)
Cualquier otra que de acuerdo con sus funciones se derive.
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NORMAS PARA EL CONTROL Y SUPERVISION
Las directrices y lineamientos impartidas por el Comandante del Ejército, en la
presente Directiva para efectos del control y seguimiento a los convenios serán
objeto de revistas y verificaciones que efectúen las Jefaturas y Direcciones del
Comando del Ejército.
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NORMAS PARA EL CONTROL Y SUPERVISION
La Jefatura Financiera y Presupuestal a través de la Oficina de Coordinación
de Convenios, implementará y difundirá los procedimientos que se adoptarán
con el fin de ejercer un permanente control y seguimiento de las etapas de
Planeación, Ejecución y Liquidación de los convenios; los mecanismos
establecidos deberán ser aplicados por las unidades.
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