EDIFICIO GÉNESIS:
Avenida de Burgos, 8 b
(Madrid)
MANUAL DE MUDANZA
Nueva Sede de Agencia EFE
EDIFICIO GENESIS
Avenida de Burgos, 8 (Madrid)
diciembre 2013
¡Bienvenidos
a tu nuevo lugar
de trabajo!
Guía de traslado
Calendario
01
02
01.1 Introducción
02.1 Planning general
02.2 Acciones a tener en cuenta
Procedimiento
03
03.1
03.2
03.3
03.4
03.5
Limpieza y vaciado
Embalaje de documentación departamental
Embalaje de documentación personal
Equipamiento informático
Elementos especiales
Etiquetado
04
04.1 Etiqueta y caja tipo
04.2 Ejemplo de etiquetado
Información útil
05
05.1 Información básica del edificio
2
01
01.1
Guía de traslado
Introducción
Encontrarás en esta guía todas las
informaciones útiles y necesarias para el éxito
de tu traslado.
Te agradecemos de antemano la lectura de
esta guía, tu colaboración y que te dirijas al
responsable de tu área para toda duda que te
pueda surgir.
3
02
02.1
Calendario
Planning General
DIRECCIÓN / ÁREA
FASE
FECHA PREVISTA
DEPORTES
2A
10 de enero
MULTIMEDIA
2A
10 de enero
Con el fin de facilitar vuestra acogida en la
nueva sede, seréis atendidos por personal de
apoyo que os ayudara a resolver cualquier
duda o incidencia que pueda surgir.
Ext. 8580 / 8306
4
02
02.1
Calendario
Planning General (cont.)
DIRECCIÓN / ÁREA
FASE
FECHA PREVISTA
D. REDACCIÓN
3A
17 de enero
DOCUMENTACIÓN TV
3A
17 de enero
ECONOMÍA
3A
17 de enero
EFE AGRO
3A
17 de enero
EFE EMPRESAS
3A
17 de enero
EFE SALUD
3A
17 de enero
EFE VERDE
3A
17 de enero
FUNDÉU
3A
17 de enero
GRÁFICA
3A
17 de enero
INTERNACIONAL
3A
17 de enero
NACIONAL
3A
17 de enero
PRACTICA ESPAÑOL
3A
17 de enero
RADIO
3A
17 de enero
REPORTAJES
3A
17 de enero
RI CULTURA
3A
17 de enero
RI NOCHE
3A
17 de enero
RIA NOVOSTI
3A
17 de enero
TELEVISIÓN
3A
17 de enero
UNIDAD DE APOYO
3A
17 de enero
Con el fin de facilitar vuestra acogida en la
nueva sede, seréis atendidos por personal de
apoyo que os ayudara a resolver cualquier
duda o incidencia que pueda surgir.
Ext. 8580 / 8306
5
02
02.1
Calendario
Planning General (cont.)
DIRECCIÓN / ÁREA
FASE
FECHA PREVISTA
COMERCIAL
4
31 de enero
COMITÉS Y SINDICATOS
4
31 de enero
COMUNICACIÓN
4
31 de enero
CONSEJO DE REDACCIÓN
4
31 de enero
ECONÓMICO-FINANCIERO
4
31 de enero
EFE ESCUELA
4
31 de enero
GERENCIA
4
31 de enero
MANTENIMIENTO
4
31 de enero
OPERACIONES
4
31 de enero
PRESIDENCIA
4
31 de enero
RRHH
4
31 de enero
TECNOLOGÍA Y SISTEMAS
4
31 de enero
Con el fin de facilitar vuestra acogida en la
nueva sede, seréis atendidos por personal de
apoyo que os ayudara a resolver cualquier
duda o incidencia que pueda surgir.
Ext. 8580 / 8306
6
02
02.1
Calendario
Planning General (cont.)
DIRECCIÓN / ÁREA
FASE
FECHA PREVISTA
ARCHIVO FOTOGRÁFICO
5
15 de febrero
BANCO DE DATOS
5
15 de febrero
Con el fin de facilitar vuestra acogida en la
nueva sede, seréis atendidos por personal de
apoyo que os ayudara a resolver cualquier
duda o incidencia que pueda surgir.
Ext. 8580 / 8306
7
02
02.2
Calendario
Acciones a tener en cuenta
Dentro de la planificación del traslado, tenemos
que tener en cuenta que la fecha prevista
indicada es el ultimo día laboral en Espronceda,
a excepción de aquellos usuarios que deban
desempeñar trabajos durante el fin de semana en
cuestión. Para ello, antes de esa fecha, hay que
realizar las tareas de embalaje y limpieza de
nuestro puesto de trabajo, que más adelante, en
este mismo documento, quedarán definidas.
- Limpieza de documentación no válida.
- Embalaje de documentación departamental.
- Embalaje de documentación personal.
- Cómo proceder con los elementos informáticos.
- Traslado de elementos especiales.
8
03
03.1
Procedimiento
Limpieza y vaciado
La disponibilidad de espacio para archivar la documentación
en papel en el nuevo edificio se adaptará a las nuevas
distribuciones, con lo que cada departamento en cuestión
también adaptará su espacio. Las características principales
de la nueva zona de trabajo son principalmente la reducción
notable en el número de despachos, la limitación en el
número de armarios y la existencia de gran parte de zonas
abiertas y espacios compartidos.
El procedimiento de limpieza y de destrucción de
documentación es el mismo que se ha llevado a cabo
durante estos meses de trabajos de planificación.
Se seguirá disponiendo de varios contenedores en el área
para la destrucción de documentación confidencial.
También de cajas de cartón para elementos de mayor
tamaño o de información no sensible.
Se irán reponiendo según necesidades.
Es necesario limpiar / vaciar volumen de documentación, ya
que en el edificio de destino no habrá opción de almacenaje
fuera del espacio asignado.
Es importante tener este punto cerrado antes de comenzar
con el embalaje de la documentación departamental.
9
03
03.2
Procedimiento
Embalaje de documentación departamental
Armario 1
Balda 1
Balda 2
Balda 3
Balda 4
Balda 5
Armario 2
Armario 3
Varios días antes de la fecha de traslado, se personará en
vuestra área el equipo de mudanza para realizar las tareas de
embalaje de aquella documentación departamental, cuyo
traslado al nuevo edificio sea estrictamente necesario. NO
confundir con documentación o enseres personales.
Los responsables de cada armario, cuyo contenido es
departamental, tendrán que indicar al personal de mudanza el
orden lógico de embalaje para que a la hora de desembalarlo
en destino sea más sencillo. ( Ej.: Armario 1 de arriba abajo y
de izquierda a derecha ).
En las etiquetas de identificación, que más adelante en este
documento se muestran, tendremos que identificar la zona /
armario de destino y, opcionalmente, un comentario de su
contenido interno o referencia origen. Por ejemplo: Armario 1
balda 1. Puedes numerar las cajas también según el orden de
embalaje.
Todos estos trabajos los realizará el personal de mudanza
bajo la supervisión de los responsables de la documentación.
Las cajas, precintos y etiquetas se suministrarán para esta
tarea el mismo día que se comience con el embalaje.
10
03
03.3
Procedimiento
Embalaje de documentación personal
El lunes anterior a la fecha prevista para el traslado del área,
vuestro responsable os entregará una sola caja de mudanza,
precinto y una etiqueta identificativa ya codificada, para el
embalaje de la documentación y enseres personales.
En esta caja debéis guardar los elementos necesarios en el
trabajo diario, que se guardarán en destino en las taquillas
personales. Por favor, no guardéis ningún objeto de valor,
cortante, frágil o inflamable. No se trasladarán plantas, ni ningún
elemento similar.
La caja debéis cerrarla con precinto, tanto por arriba como por
abajo. Por favor, es importante que no hagáis las cajas
solapando las tapas sin utilizar precinto.
La etiqueta identificativa debéis pegarla en uno de los laterales,
en una zona bien visible. La etiqueta estará previamente ya
cumplimentada indicando el nombre, área, planta y mesa de
destino con los datos que más adelante os detallamos.
IMPORTANTE: Si para la fecha prevista de traslado, según el
planning, estás de vacaciones o ausente en la oficina, puedes
pedir la caja, precinto y etiqueta identificativa a través de tu
responsable. La caja quedará custodiada durante el tiempo que
transcurra hasta el día del traslado. Esa caja aparecerá en tu
mesa de destino el día que te incorpores a la nueva sede.
11
03
03.4
Procedimiento
Equipamiento informático
En el nuevo edificio encontrarás el equipamiento informático
necesario para el trabajo diario en tu zona asignada. Por
tanto, a nivel de equipamiento informático, no tendrás que
hacer nada.
Al igual que con las pertenencias personales, es necesario el
traslado independiente de los datos personales. Para ello se
os proporcionará en el almacén una memoria USB para que
copiéis aquellos datos que os interese mantener (no los
programas). Si tenéis alguna duda relativa a cómo proceder o
a qué es necesario copiar, consultad el documento vinculado
Documento vinculado
En cuanto a elementos personales como auriculares, discos
duros externos etc. llevarán el mismo tratamiento que la caja
de documentación personal, es decir, irán incluidos en esa
misma única caja asignada. O bien, puedes llevarlos tu
mismo fuera del procedimiento de mudanza.
IMPORTANTE: Recuerda, eso sí, tener a mano tu usuario y
claves de acceso al ordenador o a cualquiera de las distintas
aplicaciones que usas en tu trabajo (Entre Todos, Correo,
Skype, etc.), ya que encontrarás equipos distintos al tuyo y
no tendrán nada memorizado. En caso de no recordarlo
solicítalo inmediatamente al departamento habitual donde
deberás
recogerlo
presencialmente
(Soporte,
[email protected]).
12
03
03.5
Procedimiento
Elementos especiales
Llamamos elementos especiales a todo aquello que no
entra dentro de lo establecido como documentación
personal, departamental o equipamiento informático.
Elementos similares a cuadros, cajas fuertes, televisiones,
casilleros, mobiliario extra, artículos de museo ( máquinas
de escribir, cámaras de fotos )......
Todos y cada uno de estos elementos fuera del estándar,
tienen que haber recibido el visto bueno a su traslado por
parte del departamento de OPERACIONES.
Tendrán que llevar una etiqueta identificativa indicando la
zona de su ubicación final en el nuevo edificio.
Todos los elementos especiales estarán inventariados
previamente al traslado, por lo que no se trasladará nada
que aun estando etiquetado no aparezca en dicha
relación.
13
04
04.1
Etiquetado
Etiqueta y caja tipo
NOMBRE
El responsable de cada área entregará, el lunes previo a la
fecha prevista, una etiqueta personalizada ya cumplimentada
con el código de destino y una caja de 440x340x390 a cada
usuario, además de precinto a compartir con los compañeros
del área para el embalaje de la documentación personal.
AREA
Las etiquetas y las cajas serán iguales para la documentación
departamental. En este caso será el personal de mudanza
quien controle el stock necesario y cumplimente esas
etiquetas con los datos necesarios.
PLANTA
Los elementos especiales los etiquetará el departamento de
OPERACIONES, junto con el responsable del área y el
personal de la mudanza.
MESA
14
04
04.2
Etiquetado
Ejemplo de etiquetado
NOMBRE
AYCART ROCA, FRANCISCO JAVIER
AREA
OPERACIONES
PLANTA
09
MESA
09.16
La etiqueta personalizada, que os hará entrega el responsable
del área, ya vendrá cumplimentada con el código de destino.
“NOMBRE” con los apellidos y el nombre en ese orden.
“ÁREA” con el área al que pertenece.
“PLANTA” con el número de la planta de destino del área.
“MESA” con el número de la mesa donde se ubicará la caja en
el nuevo edificio.
Se ha de colocar la etiqueta en un lateral visible de la caja y
cerrarla con precinto tanto por arriba como por abajo.
Una vez precintada la caja se dejará encima de la mesa para
facilitar la labor al personal de la mudanza.
En la entrada a cada una de las plantas del nuevo edificio, se
ubicarán planos con las mesas y taquillas numeradas, además
de un listado del personal con las asignaciones de las mismas.
15
05
05.1
Información útil
Teléfonos para incidencias
TECNOLOGÍA Y SISTEMAS
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
Curro Aycart
Margarita Clemares
Damián Calderón
Control Central
7275
7449
7646
7459
8205
8875
8891
7460
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
PERSONAL DE APOYO EN LA ACOGIDA
8580
8306
16
Descargar

Diapositiva 1