Reporte de Monitoreo
de Progreso (PMR)
¿Qué es el PMR?
Es un instrumento de monitoreo basado en Resultados que
proporciona información cuantitativa y cualitativa con respecto
al progreso del proyecto, la entrega de los Productos en el
corto plazo y la efectividad de los Resultados en el largo plazo
Resultados Integrados con Estrategias de Pais
Estrategia
de País
P
M
R
Resultados
Productos
Proyecto
 PMR recoge la información del avance en los Productos y Resultados de
los proyectos
 PMR integra los Resultados de los proyectos con el Marco de Resultados
de las Estrategias de País
Contenido del PMR
Llenado del PMR: ¿Qué Secciones Contiene el PMR?
 Datos Básicos (provienen de base de datos corporativa)
 Resultados (relacionados con la Estrategia de País)
 Productos (relacionados con los resultados)
 Desempeño (basado en un índice cuantitativo)
 Estado de Situación (corresponde al Plan de Supervisión)
 Manejo de Riesgo (Metodología de Gestión de Riesgo)
 Lecciones Aprendidas (durante toda la ejecución y al cierre)
 Reportes (contienen información cuantitativa y cualitativa)
 Validación (Jefes de División y Representantes)
PMR Inicial
¿De dónde Proviene la Información?
Documento de Proyecto
Matriz de Resultados
Tabla de Costos
Plan de Adquisiciones
Plan de Ejecución del Proyecto
Plan Operativo Anual
PMR Inicial
Sección de Resultados (Outcomes):
¿Qué Resultados se quieren Lograr?
¿Con qué Indicador se va a Medir?
¿Cuál es su Línea de Base?
¿Qué se pretende lograr al Fin del Proyecto?
¿Qué Método de Evaluación se utilizará?
Plan de la Matriz de Resultados (Outcomes)
Outcomes
Indicators
Unit
Current
Baseline
Control (n)
Planned
Actual
EOP Target
(Q1/YY)
Planned
Actual
Indicator 1.1.
X
X
X
X
X
Indicator 1.2
X
X
X
X
X
Indicator 1.3
X
X
X
X
Indicator 1.4
X
X
X
X
Indicator 2.1
X
X
X
X
Indicator 2.2
X
X
X
X
Indicator 2.3
X
X
X
X
Indicator 2.4
X
X
X
X
Outcome 1
X
X
Outcome 2
to
ti
X
teop
PMR Inicial
Sección de Productos (Outputs):
Para cada Componente¿Qué Productos se van a lograr?
¿Cuándo se van a lograr los Productos?
¿Cuáles son los Costos asociados a los Productos
Anualmente y al Fin del Proyecto?
Plan de la Matriz de Resultados (Outputs)
End of Program
OUTPUTS
Y1
Y2
Y3
Total
Quantity Unit
Planned
Units
Progress
Units
Planned
Units
X
X
Y
X
Y
X
X
X
X
X
Y
X
X
X
X
Y
X
X
X
X
X
Y
X
X
X
1.0
2.0
3.0
…
…
End of Program
PROJECT COSTS by OUTPUTS
Total
$
1.0
2.0
3.0
…
…
%
X
X
X
X
Y1
Planned
$
%
Progress
Units
Y
Y2
Progress
$
%
Planned
$
%
Progress
Units
Progress
$
%
X
Y
X
Y
X
Y
X
Y
X
Y
X
Y
X
Y
X
Y
Planned
$
%
End of Program
Total
$
%
Y1
Progress
$
%
Planned
$
%
Progress
Planned
$
%
Planned
$
%
X
X
X
X
X
X
Z
Y3
Progress
$
%
Planned
$
%
Progress
$
%
X
X
Y2
Progress
Units
Y(n)
Z
DISBURSEMENTS
Planned
Units
Y3
TOTAL COST (IDB + LOCAL)
TOTAL (IDB)
Planned
Units
Y(n)
Y(n)
Progress
$
%
Planned
$
%
Progress
$
%
PMR: Seguimiento
¿Cuántas veces se da seguimiento a la información PMR?
Se prepara dos veces al año en Septiembre y Marzo
¿Quién revisa su Contenido?
Equipo de Proyecto, Jefe de División y Representante
¿Qué Información se necesita para llenar la Sección de
Ejecución en el PMR?
Avance físico de los Productos y Avance Financiero
(PEP y POA)
PMR: Seguimiento
¿De dónde proviene la información para llenar la Sección
de Ejecución en el PMR?
Informes Semestrales, Ayudas de Memoria y Plan de
Supervisión
¿Qué se ingresa en la Sección de Estado de Situación?
Explicación o comentarios de temas relacionados a
desviaciones en el plan de entrega de cada Producto
Riesgos relevantes identificados
PMR: Plan de Acción
¿Qué incluye el Plan de Acción?
 Acciones y medidas de mitigación de riesgos,
Responsable, Tiempo y Recursos
¿ Se prepara para todos los productos?
Se deberá incluir los Productos con problemas y detallar
Acciones concretas
PMR: Lecciones Aprendidas
¿Para qué es útil la Sección de Lecciones Aprendidas?
Recopilar información durante la ejecución del proyecto
¿Qué contiene la Sección de Lecciones Aprendidas?
Recopila Lecciones en tres categorías: Manejo del
Proyecto, Trabajo con otros Actores e Innovaciones
Preguntas de Sección Lecciones Aprendidas
¿Qué supuestos se hicieron y qué se esperaba sucediera
durante la Preparación, Diseño e Implementación?
¿Qué ocurrió en la realidad?
¿Qué se hizo al respecto?
¿Qué se podría hacer para que situaciones negativas no
se vuelvan a dar y situaciones positivas se puedan
replicar en el mismo País o Sector?
Indice de Desempeño
Utilización del Método de Valor Ganado
Avalado por el Project
Management Institute
Mide y monitorea
variaciones de costo y
alcance
Buena práctica en
gestión de proyecto
EVM
Relaciona el presupuesto
en base a un tiempo y a
acciones especificas
Monitorea diferentes
métricas del proyecto
Provee información
práctica y resumida
Plan de la Matríz de Resultados
Project Planned Value
Table of Outputs
Cost
Output 1
100,000
Output 2
150,000
Output 3
80,000
Output 4
95,000
Output 5
110,000
Output 6
55,000
Y1
1
Y2
2
1
ti
Y3
2
1
Y4
PMR
2
Total (Budget at Completion BAC) 590,000
Cada producto (output) se relaciona con el resultado (outcome) al que contribuye
1
2
Gestión del Valor Ganado (EV)
A
B
C
D
E
F
G
Budget
Planned %
Complete
Actual %
Complete
Planned
Value
(Cx B)
Earned
Value
(D x B)
Actual Cost
Output 1
100,000
100
100
Output 2
150,000
100
70
Output 3
80,000
0
0
Output 4
95,000
95
80
Output 5
110,000
30
30
Output 6
55,000
100
100
BAC
CPI
SPI
PI
590,000
Gestión del Valor Ganado (EV)
A
B
C
D
E
F
G
Budget
Planned %
Complete
Actual %
Complete
Planned
Value
(Cx B)
Earned
Value
(D x B)
Actual Cost
Output 1
100,000
100
100
100,000
Output 2
150,000
100
70
150,000
Output 3
80,000
0
0
0
Output 4
95,000
95
80
90,250
Output 5
110,000
30
30
33,000
Output 6
55,000
100
100
55,000
BAC
590,000
428,250
CPI
SPI
PI
El costo presupuestado del trabajo programado de un
producto hasta un momento determinado.
PV= Budget x Planned % Complete
Gestión del Valor Ganado (EV)
A
B
C
D
E
F
G
Budget
Planned %
Complete
Actual %
Complete
Planned
Value
(Cx B)
Earned
Value
(D x B)
Actual Cost
Output 1
100,000
100
100
100,000
100,000
Output 2
150,000
100
70
150,000
105,000
Output 3
80,000
0
0
0
0
Output 4
95,000
95
80
90,250
76,000
Output 5
110,000
30
30
33,000
33,000
Output 6
55,000
100
100
55,000
55,000
428,250
369,000
BAC
CPI
SPI
PI
590,000
El valor del trabajo completado expresado en términos
del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo
para un producto del cronograma.
EV= Budget x Actual % Complete
Gestión del Valor Ganado (EV)
A
B
C
D
E
F
G
Budget
Planned %
Complete
Actual %
Complete
Planned
Value
(Cx B)
Earned
Value
(D x B)
Actual Cost
Output 1
100,000
100
100
100,000
100,000
105,000
Output 2
150,000
100
70
150,000
105,000
180,000
Output 3
80,000
0
0
0
0
0
Output 4
95,000
95
80
90,250
76,000
150,000
Output 5
110,000
30
30
33,000
33,000
40,000
Output 6
55,000
100
100
55,000
55,000
55,000
428,250
369,000
530,000
BAC
590,000
CPI
SPI
PI
El costo realmente incurrido en la realización del trabajo
Índice de Rendimiento de Cronograma
 El desempeño del cronograma del proyecto se refleja en el Índice de
Rendimiento de Cronograma (SPI) en un tiempo específico
 Esto se logra calculando la variación de cronograma:
Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI)
Costo
Presupuesto hasta la
conclusión (BAC) = 590
590
530
428
SPI = EV/PV
369/428 = 0.86
AC
PV
EV
369
ti
T
Tiempo
Índice de Rendimiento de Costo
 El desempeño del costo del proyecto se refleja en el Índice de
Rendimiento de Costo (CPI) en un tiempo específico
 Esto se logra calculando la variación de costo:
Costo
Índice de Rendimiento de Costo (CPI)
Presupuesto hasta la
conclusión (BAC) = 590
590
530
428
CPI = EV/AC
369/530 = 0.70
AC
PV
EV
369
ti
T
Tiempo
Cálculo del Valor Ganado (EV)
La medición conjunta (tiempo, costo, resultados) del desempeño del
proyecto se refleja en el Índice de Desempeño (PI)
Índice de Desempeño (PI)
Costo
Presupuesto hasta la
conclusión (BAC) = 590
590
530
428
(PI) = SPI x CPI
AC
0.70 x 0.86 = 0.60
PV
EV
369
ti
T
Tiempo
Cálculo del Valor Ganado (EV)
A
B
C
D
E
F
G
Budget
Planned %
Complete
Actual %
Complete
Planned
Value
(Cx B)
Earned
Value
(D
x B)
Actual Cost
Output 1
100,000
100
100
100,000
100,000
105,000
Output 2
150,000
100
70
150,000
105,000
180,000
Output 3
80,000
0
0
0
0
0
Output 4
95,000
95
80
90,250
76,000
150,000
Output 5
110,000
30
30
33,000
33,000
40,000
Output 6
55,000
100
100
55,000
55,000
55,000
428,250
369,000
530,000
BAC
590,000
CPI
0.70
SPI
0.86
PI
0.60
El Índice de Desempeño del proyecto (PI) muestra la
situación de ejecución en cuanto a los resultados en un
momento t0
Evolución del Índice de Desempeño
La evolución del PI refleja el desempeño del proyecto en
una sola variable y provee una medición objetiva para el
cumplimiento de los Resultados.
PI
Por encima de la meta
1.0
.80
Por debajo de la meta
.60
ti
Tiempo
PMR clasificación en ¨Alerta¨ o ¨Problema¨
La combinación de PI y el porcentaje de Desembolso
permitirá clasificar a los proyectos de Alerta o Problema
PI
1.0
Alerta
.80
Problema
.60
% Desembolsado
20%
40%
60%
80%
100%
Revisión de la Cartera basado en PMR
 Especialistas, Jefes de División y Gerentes pueden comparar los
Resultados de los proyectos a nivel de Sector y/o País.
 Solo aquellos proyectos con Planes, Líneas de Base de Tiempo y Costo
podrán ser mapeados con fines comparativos.
PI
CH-L00
CO-L00
UR-L000
CO-L100
Good
BH-L00 PE-L100
1.0
Caution
GU-L00
PE-L00
ME-L00
0.8
BR-L00
AR-000
Poor
DR-L00
PN-L00
PR-L00
0
20%
ALERT
40%
60%
%Disbursed
80%
100%
PROBLEM
Índice de Desempeño por País
PI
AA-L1100
1.0
.80
AA-L1040
AA-L1068
AA-L1084
.60
20%
40%
60%
80%
100%
Desembolsado
Índice de Desempeño por Sector
PI
1.0
NN-L1036
AA-L1031
.80
ZZ-L1041
.60
20%
40%
DD-L1038
60%
80%
100%
Desembolsado
Índice de Desempeño Seguimiento
PI
1.0
AA-L1068
.80
AA-L1068
.60
AA-L1068
AA-L1068
20%
40%
60%
80%
100%
Desembolsado
Conclusiones
El PI es un indicador que permite monitorear el
desempeño del proyecto integrando el Costo y el
Cronograma de Ejecución
El PI es calculado automáticamente en el PMR a partir
de los valores de avance físico de Productos y de
Costos
El PI compara cada proyecto con su propio Plan
La combinación del PI con el avance de Desembolsos
permite clasificar la cartera y monitorear su desempeño
a nivel agregado
Etapas de Implementación del PMR
Jul 30
Fase I
• Proyectos en
Portafolio con
PPMR (Excepto
PBLs, TCs y NSG)
• Proyectos en
Portafolio sin
PPMR
• Proyectos en el
Programa
Operativo
Fase II
•PBLs, TCs y
operaciones NSG
• Todos los
Proyectos en
Portafolio
Fase III
•Todos los
Proyectos en el
Portafolio
Sept 30
Dec
31
Jan 31
Mar
30
Sep 30
Apoyo continuo de los Líderes de Equipo (LE) del PMR
Data será
transferida
automáticamen
te del PPMR al
PMR
Ultima fecha para
validar data y
reportar sobre el
progreso de los
proyectos en el
PMR con la
validación de
Jefes de División
y Representtes
Llenado de PMR
inicial con data
disponible
Se llenará PMR inicial al momento de aprobación del Board
Apoyo continuo de LE (Proyectos <10% desembolso)
Formato de
PMR
terminado
Data será
transferida
automática
mente del
PPMR al
PMR
Reportar
Progreso en el
PMR con
validación de
Jefes de
División y
Representantes
Apoyo de LE para el resto de los proyectos
Continúan
sucesivament
e
Descargar

SEMINARIO TALLER