Programa de Ciencia y Tecnología – FINCyT
Contrato de Préstamo BID Nº 1663/OC-PE

Normas administrativas y financieras
› Adquisición directa de bienes y contratación de
servicios
› Pasajes y viáticos
› Caja chica

Informe financiero
› Ejemplo de elaboración de formatos
› Observaciones principales


Informe técnico
Procedimiento para el segundo y siguientes
desembolsos
1.
ADQUISICION DIRECTA
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
COMPARACIÓN DE PRECIOS
9.
1.
2.
Se realiza la solicitud de bienes
Se verifica que el bien se encuentre incluido en el
formato E
Se solicita cotización
Se verifica disponibilidad de saldo en cuenta
corriente
Se realiza orden de compra
Se recepciona el bien, consignado fecha de
recepción en Guía de Remisión
Se solicita la factura
Se solicita conformidad del bien
Se procede al pago
Se realizan los mismos pasos que en un proceso
de adquisición directa con excepción de los
siguientes pasos:
En adición al paso 2 se verifica que el bien se
encuentre incluido en el PAC
En el paso 3 se solicita tres cotizaciones en lugar
de una y se realiza la evaluación mediante
cuadro comparativo
COMPARACION DE PRECIOS
COMITE DE
ADQUISICONES Y
CONTRATACIONES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Se realiza la solicitud de bienes
Se verifica que el bien se encuentre incluido en el
formato E y en el PAC
Se solicita tres cotizaciones cotizaciones y se
realiza evaluación mediante cuadro comparativo.
Se verifica disponibilidad de saldo en cuenta
corriente
Se realiza orden de compra
Se recepciona el bien, consignado fecha de
recepción en Guía de Remisión
Se solicita la factura
Se solicita conformidad del bien
Se procede al pago
Se realizan los mismos pasos que en un proceso de
Comparación de Precios con excepción de que antes
de iniciar el proceso se deberá constituir un Comité
de Adquisiciones
integrado por mínimo tres
personas las cuales serán designadas mediante un
documento formal
Cuadro comparativo de adquisición directa de bienes,
servicios y consultarías
BIENES
Se realiza la solicitud mediante el formato
ORDEN DE REQUERIMIENTO anexo A1
SERVICIOS
SIMILAR
CONSULTORIAS
SIMILAR
Se verifica que el bien se encuentre incluido
en el FORMATO E
SIMILAR
SIMILAR
Se solicita COTIZACION
SIMILAR
Se verifica disponibilidad de saldo en
CUENTA CORRIENTE
SIMILAR
Se realiza ORDEN DE COMPRA de
acuerdo al anexo A2
Se realiza ORDEN DE SERVICIO de
acuerdo al anexo A3
Se solicita CURRICULUM VITAE y
MONTO DE HONORARIOS
SIMILAR
Se realiza ORDEN DE SERVICIO o
CONTRATO de acuerdo al anexo A3
Se recepciona el bien, consignado fecha de Se verifica el servicio prestado
Se verifica el servicio prestado mediante
recepción en Guía de Remisión
mediante la recepción de los
la recepción del informe de consultoria
entregables establecidos en la orden de realizada
servicio
Se solicita la FACTURA
Se solicita la FACTURA o RECIBO DE Se solicita el RECIBO DE
HONORARIOS de ser el caso
HONORARIOS
Se solicita CONFORMIDAD del bien al
Coordinador General del Proyecto
Se solicita CONFORMIDAD del
servicio al Coordinador General del
Proyecto
Se procede al GIRO DE CHEQUE Y PAGO Se procede al GIRO DE CHEQUE Y
PAGO
Se solicita CONFORMIDAD del servicio
al Coordinador General del Proyecto
Se procede al GIRO DE CHEQUE Y
PAGO
Escala de montos y método de contratación en la
adquisición de bienes y contratación de servicios




Elaboración del requerimiento y orden de compra y servicio es
obligatoria
Los procesos que no estén descritos en el PAC, podrán ser
incorporados a éste previa autorización del FINCyT. En ningún
caso se incrementará el monto financiado estipulado en el
contrato.
Todos los pagos dentro del país se efectuarán en moneda
nacional. Excepcionalmente se aceptará el pago en moneda
extranjera.
Todos los bienes deberán contar con certificados de origen de los
países elegibles y los consultores deberán ser nacionales o
residentes de los mismos
(Nombre Completo de acuerdo a lo indicado en el DNI
Comisionado
DNI
Fechas del Viaje
Inicio
Fin
Itinerario de la comisión:
Medio de transporte:
Motivo de la Comisión
Principales Actividades
1,-
2,-
Solicitado Por
Autorizado por:
NOMBRE Y APELLIDOS
VILMA
CARGO
INVESTIGADOR
DESTINO
LIMA-CUZCO-ABANCAY-CUZCO -LIMA
OBJETO DE LA COMISIÓN
RECOGER MUESTRAS
FECHA DE SALIDA
ESTIMADO DE GASTOS
VIATICOS
GUTIERREZ
29/06/08
DIAS
2
FECHA DE RETORNO
MONTO
TOTAL
115.5
231.00
PASAJES TERRESTRES
86.00
CORPAC
28.00
TOTAL IMPORTE OTORGADO
345.00
LUGAR Y FECHA
30/06/08
25/03/2008
COORDINADOR GENERAL DE PROYECTO
Vº Bº
RECIBI CONFORME
0
Recibí la cantidad de S/. 345.00 por concepto de viáticos por viaje al interior del territorio nacional con cargo a rendir cuenta documentada dentro de los ocho (8) días dispuestos por el D.S. Nº 181-86-EF . Si vencido dicho
plazo incumpliera con las normas precitadas, consiento se me impute responsabilidad pecuniaria automática sin lugar a reclamo y se efectué el descuento correspondiente sobre mi remuneración u honorarios, según sea el caso,
incluido el pago de los intereses legales en aplicación de lo establecido en el numeral 68.3 del artículo 68º de la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2007.
Recibí
la cantidad de S/.
por concepto de viáticos por viaje al exterior del territorio nacional con cargo a rendir cuenta documentada dentro de los quince (15) días dispuestos por el D.S. Nº047-2002-PCM .
Si vencido dicho plazo incumpliera con las normas precitadas, consiento se me impute responsabilidad pecuniaria automática sin lugar a reclamo y se efectué el descuento correspondiente sobre mi remuneración u honorarios,
según sea el caso, incluido el pago de los intereses legales en aplicación de lo establecido en el numeral 3 del artículo 72º de la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2007.
AFECTACION
DISPONIBILIDAD FINANCIERA
PLANIFICACION Y PRESUPUESTO
DIA
MES
AÑO
02
julio
2008
RENDICION DE CUENTAS DE VIATICOS Y
GASTOS DE VIAJE
APELLIDOS Y NOMBRES:
CARGO :
VILMA GUTIERREZ
INVESTIGADORA
Declaro bajo juramento que la relación de gasto que acompaño es verídica y conforme y que los mismos fueron efectuados
en asuntos del servicio oficial con motivo de la comisión cumplida en la(s) ciudad (es) de Abancay
Del
29/06/2008
Al
Suma Recibida S/.
345.00
Fecha
Total Gastos S/.
345.00
Menor Gastos
Mayor Gasto S/.
30/06/2008
0.00
0.00
RENDICION DE CUENTAS DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
Fecha
Clase de
Dcto.
tuua
B/VIAJE
FACTURA
FACTUIRA
29/06/2008
29/06/2008
29/06/2008
29/06/2008
Nº
152233333
001-0003
001-003
001-005
Descripción
TARIFA UNICA DE USO DE AEROPUERTO
PASAJE CUZCO –ABANCAY
ALIMENTACION- ALMUERZO
ALOJAMIENTO
Parcial
Importe Total
17.00
43.00
25.00
100.00
30/06/2008
B/V
001-006
ALIMENTACION
60.00
30/06/2008
B/VIAJE
001-0005
PASAJE ABANCAY-CUZCO
43.00
TARIFA UNICA DE USO DE AEROPUERTO
11.00
30/06/2008
TUUA
30/06/2008
154620
DECLARACION JURADA
TOTAL
S/.
AUTORIZACION Y/O APROBACION
COORDINADOR GENERAL DEL PROYECTO
46.00
345.00
Firma del Comisionado
Nota : El mayor gasto sólo se reconocerá cuando por razones especiales se autorice la prórroga de la estadía en el
lugar de la comisión.
FECHA
DIA
MES
AÑO
30
06
2008
DECLARACION JURADA
NOMBRES Y APELLIDOS
: VILMA GUTIERREZ
CARGO
: INVESTIGADORA
COMISION (LUGAR Y FECHA)
: ABANCAY DEL 29/06/2008 AL 30/06/2008
REF. (COMISION DE SERVICIO)
: RECOJO DE MUESTRAS
En aprobación a lo dispuesto en el articulo 51º de la Ley de General del Sistema Nacional de Tesoreria , declaro haber efectuado gastos por los conceptos que
se detallan a continuación, durante
RENDICION DE GASTOS
Nº
Fecha
001
29/06/2008
MOVILIDAD AL AEROPUERTO LIMA
Descripción
002
29/06/2008
MOVILIDAD DEL EROPUERTO CUZCO AL TERMINAL
Importe S/.
10.00
6.00
003
30/06/2008
MOVILIDAD LOCAL
20.00
004
30/06/2008
MOVILIDAD DE AEROPUERTO A DOMICILIO
10.00
TOTAL
S/.
46.00
En fe del cual firmo el presente documento
Miraflores
Comisionado
D.N.I .Nº __________________________
1.
Los viáticos solo serán utilizados para cubrir
gastos de alimentación, hospedaje y movilidad
local.
2.
El monto máximo de viáticos
permitido es S/.115.50 nuevos soles.
nacionales
3.
El comisionado deberá ser recurso humano al
servicio de la ejecución del proyecto.
4.
Los vuelos se realizaran únicamente en clase
económica.
1.
Toda rendición de viáticos deberá tener adjunto un informe
de actividades de la comisión.
2.
El plazo máximo para efectuar la rendición son 8 días
calendario después de concluida la comisión de servicio.
3.
La declaración jurada no debe exceder el 10% de la unidad
impositiva tributaria-UIT (S/.350.00) (movilidad local)
4.
5.
Cuando se quiera justificar gasto distintos a movilidad local
se deberá presentar la constancia de no emisión de
comprobantes de pago autorizados por SUNAT
Los documentos sustentatorios de la rendición de cuentas
de viáticos(facturas, boletas, ticket, etc.), no deben tener
borrones, correcciones ni enmendaduras y estarán visados
por el comisionado.
Cuadro Comparativo
NACIONALES
1.-Se solicita pasajes y viáticos mediante documento
2. Se verifica que se encuentre incluido en el formato E
3.Se verifica disponibilidad de saldo en cuenta corriente
4. Escala de viáticos: solo se acepta hasta un monto de
s/.115.50 nuevos soles diarios
4. Se elabora planilla de viáticos
5. Se procede al pago
6.Plazo de rendición: 8 días calendario
7. Declaración jurada hasta s/. 350.00 nuevos soles
8. Se presenta informe de actividades sobre
cumplimiento de objetivos y resultados esperados de la
comisión encomendada
9. El sustento del pago efectuado es la rendición
documentada y el informe
INTERNACIONALES
SIMILAR
SIMILAR
SIMILAR
Escala de viáticos internacionales
SIMILAR
SIMILAR
6.Plazo de rendición: 15 días calendario
7. Declaración jurada hasta el 30% de los viáticos
otorgados.
SIMILAR
SIMILAR
1.
Designar mediante un documento formal
(carta, oficio, resolución, etc.)
a)
b)
c)
d)
2.
3.
El nombre del responsable del manejo de la caja chica.
El monto por el que se apertura el fondo. (mínimo S/.500.00
máximo S/.3,000.00 nuevos soles)
Indicar que el monto máximo de cada adquisición no debe
superar los S/.500.00 Nuevos soles.
Quien será la persona encargada de realizar los arqueos
mensuales.
Verificar disponibilidad de saldo en la cuenta
corriente.
Se elabora el cheque y se procede al pago.
1.
La documentación sustentatoria es:
a)
b)
2.
Comprobante de pago (facturas, boletas de venta, tickets y otros
reconocidos por la R.S.Nº007-99-SUNAT y normas modificatorias).
Vale de movilidad por uso de transporte público.
La documentación sustentatoria debe contar
con lo siguiente:
a)
b)
c)
Firma de conformidad de la recepción del bien o de la atención
del servicio al reverso del comprobante de pago por parte del
solicitante.
Visto bueno del coordinador general del proyecto.
Visto bueno del encargado del manejo del fondo.

Enviar una carta dirigida al Director Ejecutivo
identificándose con el número del contrato

Justificación técnica y financiera del motivo de la
modificación

Anexo con documento modificado indicando
claramente los cambios y/u otro documento pertinente

FINCyT comunicará a la entidad ejecutora el resultado
de la revisión de la solicitud.
1.
La entidad ejecutora deberá entregar el informe financiero junto al
informe técnico de acuerdo al cronograma establecido en el POP
◦
◦
◦
◦
◦
2.
◦
2.
3.
1:
2:
3:
4:
5:
Rendición de Gastos
Estado de Gestión
Registro de Banco
Conciliación Bancaria
Gastos Ejecutados
El informe financiero será sustentado con:
◦
1.
FORMATO Nº
FORMATO Nº
FORMATO Nº
FORMATO Nº
FORMATO Nº
Fotocopias simples de los documentos originales del gasto, foliadas (numeradas) de acuerdo al número de
orden de la rendición de gastos.
Fotocopias simples y foliadas de los extractos bancarios.
El Informe Financiero y los documentos que sustenten el gasto
deberán contar con el visto bueno y sello - en cada hoja- del
coordinador general del proyecto.
Todos los recursos humanos involucrados en el proyecto deberán
presentar un informe de actividades mensual.
Nota: Todo documento original que sustente un gasto debe llevar un
sello que indique la palabra “FINCyT - CONTRATO Nº ___- 200_”.
FORMATO Nº 01
RENDICION DE GASTOS
NOMBRE DEL PROYECTO
CONTRATO Nº
RUC Nº
FECHA
:
:
:
:
MEJORA DEL PROCESO XXXXXXX
XXX - FINCYT -PITEA-2007
104383401
10 DE ABRIL DE 2008
IMPORTE
Nº DE
ORDEN
FECHA DE
CHEQUE
Nº CHEQUE
PROVEEDOR
CONCEPTO
FECHA DE
DOCUMENTO
DOCUMENTO
NETO
IGV
FUENTE.FTO
TOTAL
COFINANCI
AMIENTO
FINCYT
1
2
29 02 08
29 02 08
000001
000002
VILMA GUTIERREZ
PC PARTS
HONORARIOS PROFESIONALES
COMPRA DE 1 COMPUTADORA
GASTOS SEGÚN ESTADO DE
CUENTA BANCARIO (FEBRERO)
15.02.08
17.02.08
R H Nº 001-00000050
FACTURA Nº 2387
1,500.00
2,941.20
30.00
0.00
558.80
1,500.00
3,500.00
30.00
558.80
30.00
3
04.03.08
000003
JUAN PEREZ
APERTURA DE CAJA CHICA
03.03.08
1,000.00
0.00
1,000.00
0.00
1,000.00
4
15.03.08
000004
TRAVEL S.A.
COMPRA DE PASAJES
12.03.08
353.00
67.00
420.00
67.00
353.00
5
15.03.08
000005
VILMA GUTIERREZ
345.00
0.00
345.00
0.00
345.00
6
20.03.08
000006
BASH
VIATICOS COMISION DE SERVICIOS 12.03.08
(SEGÚN PLANILLA - ANEXO 2)
SET DE ELECTROFORESIS
18.03.08
2,512.61
477.39
2,990.00
2,990.00
0.00
7
28.03.08
000008
OPERON LAB SAC
COMPRA DE REACTIVOS ABC
CARTA DE
DESIGNACIÓN DE
RESPONSABLE
DOCUMENTO DE
COBRANZA Nº
000145
PLANILLA DE
VIATICOS
FACTURA Nº 0010029981
FACTURA Nº 0010002351
1,000.00
190.00
1,190.00
190.00
1,000.00
30.00
30.00
11,005.00
3,865.80
8
GASTOS SEGÚN ESTADO DE
CUENTA BANCARIO (MARZO)
26.03.08
30.00
1,500.00
2,941.20
……
……
……
TOTAL GASTADO
9,711.81
1,293.19
7,139.20
FORMATO Nº 02
ESTADO DE GESTION
CONTRATO Nº
RUC Nº
FECHA
XXX - FINCYT -PITEA-2007
104383401
10 DE ABRIL DE 2008
INGRESOS
SALDO ANTERIOR
0.00
APORTE FINCyT
10,000.00
APORTE COFINANCIAMIENTO
5,000.00
TOTAL INGRESOS
15,000.00
GASTOS
MAQUINARIAS, EQUIPOS E INSTRUMENTOS
3,500.00
RECURSOS HUMANOS PROPIOS E.S
0.00
RECURSOS HUMANOS PROPIOS E.C.
0.00
RECURSOS HUMANOS ADICIONALES
1,500.00
MATERIALES E INSUMOS
4,180.00
CONSULTORIAS Y SERVICIOS TECNOLOGICOS
0.00
OTROS GASTOS ELEGIBLES
1,765.00
TOTAL GASTOS
10,945.00
RESULTADO DE OPERACIÓN (I-G)
4,055.00
OTROS INGRESOS Y GASTOS
INGRESOS FINANCIEROS
0.00
GASTOS FINANCIEROS
60.00
TOTAL OTROS INGRESOS Y GASTOS
-60.00
RESULTADO DE OPERACION FINAL
3,995.00
FORMATO Nº 03
REGISTRO BANCO AL MES _FEBRERO
CONTRATO Nº
RUC Nº
FECHA
BANCO
Nº DE CUENTA CORRIENTE
FECHA
15.02.08
25.02.08
29 02 08
29 02 08
Nº DE
CHEQUE
000001
000002
XXX - FINCYT -PITEA-2007
104383401
10 DE ABRIL DE 2008
BANCO DE XXXXXXX
X-X-XXXXXXX
NOMBRE
DEBE
HABER
SALDO
DEPOSITO FINCYT 20%
DEPOSITO COFINANCIAMIENTO
VILMA GUTIERREZ
PC PARTS
MANTENIMIENTO DE CUENTA,
COMISIONES Y PORTES
10,000.00
5,000.00
TOTAL MES DE FEBRERO
15,000.00
5,030.00
9,970.00
MOVIMIENTO AL: 29/02/2008
15,000.00
5,030.00
9,970.00
1,500.00
3,500.00
30.00
FORMATO Nº 03
REGISTRO BANCO AL MES __MARZO
CONTRATO Nº
RUC Nº
FECHA
BANCO
Nº DE CUENTA CORRIENTE
FECHA
Nº DE
CHEQUE
XXX - FINCYT -PITEA-2007
104383401
10 DE ABRIL DE 2008
BANCO DE XXXXXXX
X-X-XXXXXXX
NOMBRE
SALDO ANTERIOR
04.03.08
15.03.08
15.03.08
20.03.08
28.03.07
28.03.08
000003
000004
000005
000006
000007
000008
DEBE
HABER
SALDO
9,970.00
JUAN PEREZ
TRAVEL S.A.
VILMA GUTIERREZ
BASH
ANULADO
OPERON LAB SAC
MANTENIMIENTO DE CUENTA,
COMISIONES Y PORTES
TOTAL MES DE MARZO
1,000.00
420.00
345.00
2,990.00
9,970.00
5,975.00
3,995.00
MOVIMIENTO AL: 31/ 03/2008
9,970.00
5,975.00
3,995.00
1,190.00
30.00
FORMATO Nº 04
CONCILIACION BANCARIA AL MES DE FEBRERO
NOMBRE DE LA CTA.CTE.
CONTRATO Nº
RUC Nº
FECHA
AÑO
BANCO
CTA.CTE.M.N. Nº
: PCYT …..XXXXX-CONTRATO N° XXXXX
: XXX - FINCYT -PITEA-2007
: 104383401
: 10 DE ABRIL DE 2008
: 2008
: BANCO XXXXXX
: N° XXXXXXXX
S/.
SALDO ESTADO DE CTA. CTE. BANCARIO AL 29.02.08
9,940.00
MENOS:
*CHEQUES ENTREGADOS Y NO COBRADOS
0.00
*CHEQUES GIRADOS Y NO ENTREGADOS
0.00
MAS:
*IMPORTE CARGADO POR EL BANCO */
SALDO SEGÚN REGISTRO BANCO AL 29.02.08:
30.00
9,970.00
OBSERVACION:
* NOTAS DE CARGOS, MANTENIMIENO DE CUENTAS,COMISIONES,ITF,PORTES
*/ Si se registra en el Formato N° 03 el Mantenimiento de Cuenta, NO debe figurar en la
Conciliación En caso contrario SI debe figurar el importe cargado de Mantenimiento de
Cuenta
FORMATO Nº 04
CONCILIACION BANCARIA AL MES DE MARZO
NOMBRE DE LA CTA.CTE.
CONTRATO Nº
RUC Nº
FECHA
AÑO
BANCO
CTA.CTE.M.N. Nº
: PCYT …..XXXXX-CONTRATO N° XXXXX
: XXX - FINCYT -PITEA-2007
: 104383401
: 10 DE ABRIL DE 2008
: 2008
: BANCO XXXXXX
: N° XXXXXXXX
S/.
SALDO ESTADO DE CTA. CTE. BANCARIO AL 31.03.08
8,136.00
MENOS:
*CHEQUES ENTREGADOS Y NO COBRADOS
20.03.08
Nº 000006
BASH
28.03.08
Nº 000008
OPERON LAB SAC
2,990.00
1,190.00
4,180.00
*CHEQUES GIRADOS Y NO ENTREGADOS
MAS:
*IMPORTE CARGADO POR EL BANCO
SALDO SEGÚN REGISTRO BANCO AL 31.03.08:
30.00
3,986.00
OBSERVACION:
* NOTAS DE CARGOS, MANTENIMIENO DE CUENTAS,COMISIONES,ITF,PORTES
PRESUPUESTO PROGRAMADO VS EJECUTADO (S/.)
Periodo:
de
01/02/2008
a
31/03/2008
CUADRO 1. BIENES A ADQUIRIR PARA EL PROYECTO
MAQUINARIAS, EQUIPOS E INSTRUMENTOS
DESCRIPCION
COSTO TOTAL
A financiar por
el FINCyT
Cofinanciamient
o de Entidad
Solicitante
Ejecutado (durante el periodo del
informe)
FINCyT
1 COMPUTADORA CORE DUO
TOTAL:
Cofinanciamien
to
Acumulado (sumatoria de lo
ejecutado desde el inicio del
proyecto a la fecha)
FINCyT
Cofinanciamien
to
Saldo Acumulado (costo total acumulado)
FINCyT
Cofinanciamien
to
3,500.00
3,500.00
0.00
2,941.00
0.00
2,941.00
0.00
559.00
0.00
3,500.00
3,500.00
0.00
2,941.00
0.00
2,941.00
0.00
559.00
0.00
CUADRO 4: RRHH ADICIONALES REQUERIDOS POR E.S.
NOMBRE Y APELLIDOS
COSTO TOTAL
APORTE
FINCyT
Cofinanciamient
o de Entidad
Solicitante
Ejecutado (durante el periodo del
informe)
FINCyT
VILMA GUTIERREZ
TOTAL:
20,000.00
20,000.00
0.00
1,500.00
20,000.00
20,000.00
0.00
1,500.00
Cofinanciamien
to
Acumulado (sumatoria de lo
ejecutado desde el inicio del
proyecto a la fecha)
FINCyT
Cofinanciamien
to
1,500.00
0.00
1,500.00
0.00
Saldo Acumulado (costo total acumulado)
FINCyT
Cofinanciamien
to
18,500.00
0.00
18,500.00
0.00
CUADRO 6: MATERIALES E INSUMOS
Cofinanciamient
A financiar por
COSTO TOTAL
o de Entidad
el FINCyT
Solicitante
DETALLE
Ejecutado (durante el periodo del
informe)
FINCyT
SET DE ELECTROFORESIS
REACTIVOS ABC
TOTAL:
Cofinanciamien
to
Acumulado (sumatoria de lo
ejecutado desde el inicio del
proyecto a la fecha)
FINCyT
Cofinanciamien
to
Saldo Acumulado (costo total acumulado)
FINCyT
Cofinanciamien
to
3,000.00
15,000.00
0.00
15,000.00
3,000.00
0.00
0.00
1,000.00
2,990.00
0.00
0.00
1,000.00
2,990.00
0.00
0.00
14,000.00
10.00
0.00
18,000.00
15,000.00
3,000.00
1,000.00
2,990.00
1,000.00
2,990.00
14,000.00
10.00
CUADRO 7: OTROS COSTOS ELEGIBLES
Cofinanciamient
A financiar por
COSTO TOTAL
o de Entidad
el FINCyT
Solicitante
DESCRIPCION
Ejecutado (durante el periodo del
informe)
FINCyT
1 PASAJE LIMA-CUZCO-LIMA
VIATICOS PARA LA ESTADIA, ALIMENTACION Y
MOVILIDAD PARA VIAJES (3 VIAJES) Y
1 PASAJE TERRES CUZCO-ABANCAY-CUZCO
TOTAL:
Cofinanciamien
to
Acumulado (sumatoria de lo
ejecutado desde el inicio del
proyecto a la fecha)
FINCyT
Cofinanciamien
to
Saldo Acumulado (costo total acumulado)
FINCyT
Cofinanciamien
to
400.00
1,000.00
400.00
1,000.00
0.00
0.00
353.00
259.00
0.00
0.00
353.00
259.00
0.00
0.00
47.00
741.00
0.00
0.00
100.00
100.00
0.00
86.00
0.00
86.00
0.00
14.00
0.00
1,500.00
1,500.00
0.00
698.00
0.00
698.00
0.00
802.00
0.00
Observaciones frecuentes
1
Gastos Financieros no son pagados por la Entidad Ejecutora
2
Informes y documentos sin foliar, sin firmar por el CGP.
3
Formato N° 01 incompleto, Sin registrar el N° de Comprobantes de Pago, no incluyen la
relación de todos los cheques emitidos (anulados)
4
No presentan documentos sustentatorios de gastos (RPH, boletas, Facturas etc)
5
6
7
En las fotocopias de los documentos del gasto, no aparecen las visaciones
correspondientes, tampoco están acompañados de los formatos requeridos por el MOP
(requerimiento OC, Orden de servicio, etc). Actualmente deben ser sellados "Contrato
Nº XX 2007 FINCyT"
Facturas sin Guía de Remisión y/o sin sello de entregado a satisfacción del comprador,
facturas sin cancelar y/o mal llenadas, no cumplen con reglamento de comprobantes de
pago.
Recibos por Honorarios sin fecha de cancelación, no indican claramente el servicio, ni el
período al cual corresponde el pago.
8
Informe financiero sin VºBº del coordinador general del proyecto y sello del cargo.
9
Informes de viajes de comisión incompletos, Rendición de Viajes sin visar, uso de DJ sin
sustento, no refleja transparencia de gastos.
Observaciones frecuentes
No se presentan cotizaciones para servicios o compra de bienes
10 con monto superior a 1 UIT, tampoco se presentan los formatos de requerimientos,
Orden de compra, etc. de acuerdo al MOP
11 Se presenta un solo registro de bancos y una sola Conciliación Bancaria para todo el
periodo del Informe, cuando el manual lo establece en forma mensual.
12 Rendición de Viáticos, fuera del plazo establecido
Se giró cheques para efectuar varias compras. No se sigue el procedimiento para
13 efectuar las adquisiciones o contrataciones, que indica el maual Operativo para la
Ejecución de Proyectos
Bienes comprados son diferentes a los incluidos en el Formato E y/o se compran bienes
14
adicionales.
15 Viajes no incluido en el Plan del Proyecto.
16 Informe Técnico no evalúa el avance porcentual del proyecto. No
17 Comprobantes ilegibles y mutilados o dudosos
18 Las Entidades Ejecutoras realizan cambios sin consultar
xxxxxxxxxxxxxx




El informe deberá estar suscrito en cada hoja por el
Coordinador del Proyecto
Deberá adjuntar la documentación que sustente el
cumplimiento de los pasos críticos y metas
Las tablas de resultados deben ser consignadas de
acuerdo al periodo de monitoreo/visitas/pruebas
Presentar cuadro resumen de evaluación de logros
(indicadores de verificación logrados y donde ubicarlosmedios de verificación)



Los gastos efectuados deben mantener
correspondencia con los logros técnicos
Los informes financiero y técnico deben
incluir el POP y marco lógico comprometidos
y los ejecutados
El ajuste de estos detalles presenta un valor
agregado a los proyectos en desarrollo.
Caso de Observaciones a los logros técnicos
de un proyecto
Cuadro Nº. 1. Logros del proyecto "XXXXXXXXXXXXXXxl" Contrato Nº XXX-2007 PIBAP, correspondientes al I
trimestre 2008
Indice de
Sub-actividades
Observación
verificación
Evaluación de la información y
Indicar el Nº de bibliografía revisada para esta
determinación de las
actividad e incluir las mismas en anexo.
especificaciones de equipos,
Especificaciones
diseño experimental y flujo de
Indicar Nº de talleres o reuniones efectuadas
técnicas de
para determinar los equipos idónios
Diseño
y
adaptación
de
equipos
equipos para
para el proyecto, anexar los programas
1
extracción de
desarrollados en las reuniones.
componente
05 especificaciones técnicas seleccionadas de un
Adquisición
e
instalación
de
equipos
organico X
total de …..evaluadas. (Anexo 1,2,3,4,5)
Consultoría para la extracción
de compuesto organico X
03 consultores/trimestre (Anexar CV)
Ej. Cuadro resumen de logros técnicos de un proyecto que
involucra las sub-actividades comprometidas en el ML y POP.
Informe Técnico
Cuadro Nº. 1. Logros del proyecto "XXXXXXXXXXXXXXxl" Contrato Nº XXX-2007 PIBAP, correspondientes al I
trimestre 2008
Indice de
Ejemplo
Ejemplo
Sub-actividades
IVO
MV
verificación
Evaluación de la información y
Informe IT contrato
determinación de las
10 Revistas/actividad XXX, Anexo A, tabla
especificaciones de equipos, diseño
1
experimental y flujo de trabajo.
Especificaciones
técnicas de
equipos para
extracción de
componente
organico X
Diseño y adaptación de equipos
7 talleres/actividad,
Informe IT contrato
XXX, Anexo A,
tabla 2 (Programas
desarrollados en
cada taller)
1.1
Adquisición e instalación de equipos
5 especificaciones
técnicas/proceso de
extraccion
Informe IT contrato
XXX, Anexo A,
tabla 3 (Tabla X,
anexo XX)
Consultoría para la extracción
de compuesto organico X
03
consultores/actividad
y 01 protocolo
logrados/proceso
extracción
Informe IT contrato
XXX, Anexo A,
Tabla X, tabla XX
anexo XX).
Caso: UP. Cuadro resumen de logros técnicos del Proyecto
Contrato 017-2007-PIBAPque involucra las sub-actividades
comprometidas en el ML y POP.
CUADRO 2. EVALUACIÓN CUANTITATIVA DE LOGROS
DEL PROYECTO CONTRATO 017 PIBAB-2007 (ML-POP I TRIMESTRE 2008)
COMPONENTE 1º
Actividades y sub actividades
1. Nº ecotipos colectados
(Muestreo)
a. Muestreo de materia prima
b. Extracción del aceite
2. Nº de ecotipos a los que se
determino polifenoles totales
c. Preparación de la curva
patrón (Ac. Galico)
d. Preparación de la muestra
e. Determinación de
polifenoles totales (aceite)
f. Resultados (triplicado)
g. Análisis estadístico
(triplicado)
DETERMINACIÓN DE POLIFENOLES TOTALES
Nº Muestras
Nº
Fecha
Fecha
% Logro % Logros
proyectadas muestras proyectada ejecutada frente a lo
reales
obtenidas
proyectado
(MO)
35
100
100
27 al 29
febrero
A partir
15/03/08
100
100
100
100
Abr-08
02/04/2008
100
100
35
35
Mar-08
35
35
Mar-08
35
35
35
35
Abr-08
Abr-08
04/04/2008
07/04/2008
100
100
100
100
105
105
105
105
Abr-08
Abr-08
08/05/2008
09/05/2008
100
100
100
100
Nota: Las muestras proyectadas inicialmente fueron 40 pero fue modificada a 35 cuando realizamos el convenio
con INIA porque realmente no existe identificados más que 35 según el banco de germoplasma los que
presentamos en el informe. Asimismo se realizaron ensayos preliminares del método durante el mes de marzo.
Área de seguimiento de proyectos: Resultados de la Evaluación técnica al
proyecto contrato 017-2007-PIBAP

1.
2.
3.
4.
De acuerdo a lo señalado en el Cronograma de Desembolsos:
El informe de avance técnico y financiero, adjuntando toda la
documentación de sustento correspondiente
Sólo luego que FINCyT apruebe los informes presentados la
entidad ejecutora deberá presentar una carta solicitando el
monto del nuevo desembolso y la carta fianza o cheque de
gerencia por el 20% del monto solicitado
Previo al depósito del FINCyT, se verificará en la cuenta corriente
que la entidad ejecutora haya efectuado el depósito del aporte de
cofinanciamiento según el Cronograma de Desembolsos, si fuese
el caso
FINCyT efectuará el desembolso
Programa de Ciencia y Tecnología – FINCyT
Contrato de Préstamo BID Nº 1663/OC-PE