FORMULARIO DE
NOTIFICACIÓN
PREVIA
Por Sergio Cabezas A.
Gerente Exportaciones
Agencia de Aduanas E. Browne y Cía. Ltda.
¿Qué es la Notificación Previa?
• Es un formulario que se llena a través de Internet, en
el sitio definido por la FDA: www.access.fda.gov
• Este formulario entrega información básicamente
acerca del:
FABRICANTE
DEL
PRODUCTO
PRODUCTO
ENVIADO
COMPRADOR
TRANSPORTE
UTILIZADO
... qué es la Notificación Previa?
• Se creó con el objetivo de permitir a EE.UU dar
garantías a su población de que las instituciones
encargadas de la seguridad pública tienen los
mecanismos para monitorear los alimentos desde que
son fabricados hasta que llegan a la mesa de las
familias norteamericanas.
• Por lo anterior, la FDA no especifica quién debe
llenar este formulario; mientras el documento sea
remitido con la información y en los plazos
estipulados, a la FDA no le interesa si es el
importador, el exportador, el transportista, el agente
de aduanas, el agente FDA, etc., quien lo complete.
Cuántas NPs debo enviar?
• El número de NPs que usted tenga que ingresar
dependerá de bajo cuántos distintos códigos el FDA
registre sus productos. Es decir, se remitirán tantas
NPs como códigos FDA existan para mi embarque.
• Estos códigos son entregados por el sistema
computacional de la FDA, en el minuto en que se está
ingresando el tipo de alimento a enviar; basta con
ingresar el nombre comercial del producto para que el
sistema arroje un código FDA.
• Si usted requiere de más de 1 código, entonces
deberá hacer más de 1 notificación previa
Cómo se hace una NP
Primero debe crear un WEB ENTRY que equivale a una
de las carpetas que usa para archivar sus documentos en
Mis documentos de su computador:
• Es un archivo que usted deberá crear cada vez que
tenga un envío que despachar a EE.UU.
• En este archivo estarán todos los datos generales del
envío: Datos del fabricante, del transportista, la fecha y
hora en que llegará el embarque y el producto que esté
enviando. Además estarán los datos del comprador de su
mercadería y de la persona que será responsable de las
NPs que envíe, como también de quien llene el formulario
en Internet
... Cómo se llena una web entry
• Cuando usted ingrese al sistema de la FDA
deberá crear una cuenta similar a la de los correos
electrónicos: con ID y PASSWORD
• La PASSWORD debe tener como mínimo 8
caracteres, de los cuales al menos 1 debe ser en
MAYÚSCULAS, 1 en minúsculas, 1 debe ser
número, y 1 debe ser un símbolo como $ % # * (
) _ - + = [ : ; “ ? , @ ! No utilice < > & ‘
• Una vez creada la cuenta, usted podrá ingresar
al sistema de notificación previa de la FDA
... cómo se llena una web entry
Este archivo guardará toda la información general de su
embarque:
• Medio de transporte que lleva su mercadería
• Cuántas NPs necesita para este embarque
• El primer puerto de recalada
• El paso a través del cual cruzará la frontera, si lo conoce
• La fecha, mes, día y año en que llegará su embarque
• Los datos (nombre, calle, ciudad, país, estado) de quien
es responsable de las NPs, del importador (en su caso hay
que agregar código postal), y de la compañía transportista.
... de la web entry
Entonces:
• A partir de la información que ingresó en el archivo
general de su embarque, deberá confeccionar la NP
• Este archivo guardará todas las NPs que deba llenar
para anunciar su embarque
• Este archivo puede ser modificado todas las veces
que quiera, HASTA QUE REMITA LA PRIMERA NP
Recuerde:
WEB
ENTRY
¿En qué consiste la NP?
Consiste en entregar información específica del producto
que se envía:
• País de producción de la mercadería
• País desde el cual se despacha el producto
• Código FDA del alimento. Lo provee el sistema mediante
el ingreso de su nombre común
• Características del embarque: tipo de embalaje y
cantidad de producto embalado.
Ej. Vino= 360 botellas de vidrio / Un. base 0.75 lts. / el
sistema calcula la cantidad de producto que llegará a EE.UU.
... en qué consiste la NP?
• Número de registro FDA de la instalación que elaboró el
producto, nombre, dirección y ciudad
• Información de quien despacha la mercadería.
Si se trata
de la misma persona que fabricó el producto o que remite
el formulario, el sistema tiene la opción de indicar esto para
no repetir los mismos datos.
• Información del dueño de la mercadería al minuto de
enviar el formulario de NP. Tal como en el caso anterior, se
puede evitar repetir los datos
• Información sobre el consignatario final de la mercadería,
quien debe residir en EE.UU. Nombre de la empresa,
dirección, ciudad, estado, código postal.
NP lista para ser remitida
• Entregada toda la información señalada, verificado que
todos los datos son correctos, la NP puede ser remitida o
submitted
• Una vez hecho clic en “submitted”, la siguiente pantalla
que aparece avisa de cualquier información que se
hubiese omitido por error. Si no hay ningún error, la
pantalla muestra que la NP está ingresada al sistema en
calidad de remitida y muestra la información que se
despachó. Esta pantalla se llama CONFIRMACIÓN DE
NOTIFICACIÓN PREVIA REMITIDA
Confirmación de NP remitida
• En esta pantalla se entrega toda la información que se
despachó junta y ordenada.
• Además, aparece el nombre de quien transmitió la NP,
el número de confirmación del ingreso al sistema de
la NP
• La fecha y hora de llegada estipulada para la
mercadería ahí indicada
Quien reciba el embarque en EE.UU debe TENER LA
INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTA PANTALLA para
entregarla a la aduana al momento de retirar la
mercadería, si así le es solicitada
Fin del proceso
Una vez que usted haya completado la primera NP se
dará cuenta que es muy fácil llenar este formulario,
incluso lo podrá realizar en 5 MINUTOS, téngase fe.
Para esto necesita:
• Tener toda la información que le será solicitada, a
mano. Recuerde lo que le dice a sus hijos cuando los
manda a hacer la tarea, y haga lo mismo: asegúrese
de tener todos sus materiales en la mesa antes de
ponerse a trabajar.
• Asegúrese de que su computador cumpla con los
requisitos técnicos:
Explorer versión 5.5 ó 6.0 / Netscape versión 7.1
Recuerde
• Calcule bien el tiempo que tiene para enviar el
formulario: Debe ser entre 5 días, y 8 horas antes que
llegue la mercadería al puerto de destino en EE.UU.,
contando desde la fecha de arribo hacia atrás, si va por
buque. Entre 5 días y 4 horas antes si va por avión. Si no
está dentro de estos plazos, no podrá enviar el formulario
• Comience a completar el formulario con anticipación, ya
que no es necesario que lo envíe el mismo día que lo
empieza a llenar. Hágalo con calma y remítalo cuando
esté seguro.
• No se asuste si se cae el sistema durante el proceso
porque cada vez que usted termine de completar un
requerimiento la información queda guardada para que
pueda continuar más tarde
... recuerde
• Si una vez despachada la NP descubre que tiene un
error, no se asuste. Vaya a “NPs ya existentes”,
seleccione el documento y cancele. De esta forma
queda eliminada esa NP y usted podrá despachar una
nueva.
• No pierda su ID y PASSWORD o identidad y clave,
porque no se sabe aún qué hacer en esos casos
• Ante cualquier eventualidad, recurra a su Agente
FDA quien tiene la obligación de atender sus dudas. O
a las fuentes de información que estén a su alcance.
Manos a la obra!!!
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Notificación previa Ley de Bioterrorismo FDA-USA