PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA PARA
LA ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS
UNIVERSITARIOS
PONENTE:
Patricia Ríos García
Universidad de Sonora
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La planeación estratégica es una filosofía,
una metodología y un potente recurso para
inventar el futuro deseado, así como los
medios necesarios para alcanzarlo.
Se distingue de la planeación tradicional
por ser una metodología proactiva que
privilegia la construcción de utopías que
potencian del diseño de estrategias para
alcanzarlas.
MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
VISIÓN
MISIÓN
ANÁLISIS
INTERNO
DOFA
(F-D)
ANÁLISIS
EXTERNO
(O-A)
ESTRATEGIAS
PLANES
PROGRAMAS
PROYECTOS
ACCIONES
¿Qué es Archivo Universitario?
Se entiende por archivo universitario el conjunto de
documentos de cualquier fecha, forma o soporte
material, producidos o reunidos en el desarrollo de las
funciones y actividades de los diferentes miembros y
órganos universitarios, organizados y conservados para
la información y gestión administrativa, para la
investigación y para la cultura.
José Bernal Rivas Fernández
Control de flujo
documental
Conformación y
manejo de
expedientes
Gestión documental
OFICINAS:
PRODUCCIÓN
DESPACHO
RECEPCIÓN
Archivo de Trámite
Transferencia
Primaria
Archivo de
concentración
RESGUARDO
TEMPORAL
Archivo histórico
RESGUARDO
DEFINITIVO
Transferencia
Secundaria
¿Qué es la organización de archivos?
Es una de las funciones del archivo, que implica la
clasificación y la ordenación de los documentos
para el acceso expedito y oportuno a la información.
Se lleva a cabo mediante el cuadro clasificador,
que es la estructura jerárquica y lógica, que refleja el
quehacer de una institución, es decir sus funciones y
atribuciones.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
CLASIFICACIÓN
ORDENACIÓN
N IV E L E S D E C L A S IFIC A C IO N Y O R D E N A C IO N D E U N FO N D O
F O NDO
S E CCIO N
S E CCIO N
S U B S E C C IO N
S E R IE
S E RIE
P IE Z A DO CUME NTAL
P IE Z A DO CUME NTAL
S E RIE
S E R IE
E XP E DIE NTE
E XP E D IE N TE
E XP E DIE NTE
P IE Z A DO CUME NTAL
¿Qué es el cuadro clasificador?
Es el instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las
atribuciones y funciones de cada dependencia
o entidad.
Lineamientos generales para la organización y descripción de los
archivos de las dependencias o entidades de la administración pública
federal (DOF, 20 de febrero de 2004)
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - MÉXICO
CODIGO
SECCIONES
1C
LEGISLACION
2C
ASUNTOS JURIDICOS
3C
PROGRAMACION, ORGANIZACION Y PRESUPUESTACION
4C
RECURSOS HUMANOS
5C
RECURSOS FINANCIEROS
6C
RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA
7C
SERVICIOS GENERALES
8C
TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACION
9C
COMUNICACION SOCIAL
10C
CONTROL DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS
11C
PLANEACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLITICAS
12C
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA
A 100 Administración general y organización
B 100 Gestión de la información y de las comunicaciones
C 100 Representación y relaciones públicas
D 100 Gestión de los recursos humanos
F 100 Gestión de los recursos económicos
G 100 Gestión de los bienes muebles
H 100 Gestión de los bienes inmuebles
I 100 Normativa y asuntos jurídicos
J 100 Gestión de los recursos académicos
K 100 Gestión de la docencia
L 100 Gestión de la Investigación
M 100 Gestión de los servicios ofrecidos a la Comunidad
Universitaria

Primera etapa
◦ Identificación
◦ Jerarquización
 Fondo - sección – serie
◦ Codificación

Segunda etapa
◦
◦
◦
◦
Validación
Formalización
Supervisión y asesoría
Capacitación
Gestión
Es un conjunto de tramites que se llevan a
cabo para resolver un asunto, también se le
puede llamar: administración o gerencia.
El conjunto de diligencias que se realizan
para desarrollar un proceso o para lograr
un producto determinado".
La gestión, administración o gerencia se
refieren a un proceso de "planear,
organizar, dirigir, evaluar y controlar" ...
H. Fayol al principio del siglo
GESTION UNIVERSITARIA Y DE LAS IES
IES
GESTION
ADMINISTRATIVA
GESTION
ACADEMICA
FUNCIONES SUSTANTIVAS
DOCENCIA
INVESTIGACION
EXTENSION
GESTIÓN
UNIVERSITARIA
DOCENCIA
INVESTIGACIÓN
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
EXTENSIÓN
GESTIÓN
ACADÉMICA
GOBIERNO
Y ÓRGANOS DE APOYO
COMISIONES ACADÉMICAS INTEGRADAS EN
ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS (DCEA),
UNIDAD REGIONAL CENTRO DE SONORA.
COMISIONES
FUNCIONES
BASE LEGAL
ORGANO
COMISIONES
PERMANENTES:
Comisiones
dictaminadoras:

Comisión dictaminadora
de la División de Ciencias
Económicas y
Administrativas.
Comisiones del H. Consejo
Divisional:

Comisión de asuntos
académicos de la DCEA.

Comisión de asuntos
estudiantiles de la DCEA.
Asignar el nivel de ingreso y Estatuto General, Consejo
Divisional
decidir acerca de la promoción Artículo 21,
del personal académico.
Fracción VIII: EPA,
Capítulo II.
Evaluar y dictaminar asuntos Estatuto General,
académicos presentados para Artículo 121.
su acuerdo al H. Consejo
Divisional.
Consejo
Divisional
Comisiones para la
evaluación de los proyectos
de investigación de la
División:

Comisión de evaluación de
proyectos de investigación
de la DCEA.
Evaluar y dictaminar los
proyectos de investigación
propuestos para su
aprobación y registro al
Consejo Divisional.
Consejo
Divisional
Estatuto General,
Artículo 21,
Fracción I.
Normatividad
Asuntos jurídicos
Planeación, programación
y presupuestación Inst
Admón institucional
Recursos humanos
Recursos financieros
Recursos materiales y
obra física
GESTIÓN ACADÉMICA
COMUNES ACADEMICAS
COMUNES INSTITUCIONALES
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Planeación educativa
Organización académica
Planeación, prog.ramación
y presupuestación
académica
Administración académica
Recursos humanos
Infraestructura académica
Servicios generales
Tecnologías educativas
Tecnología y servicios de
información
Acreditación de programas
y planes de estudio
Comunicación
Servicios escolares
Auditorías
Transparencia y acceso a
la información
Servicios al estudiante
Servicios al personal
académico
Proyectos de normatividad administrativa
Proyectos de normatividad académica
Leyes
Estatutos
Reglamentos
Acuerdos generales
Lineamientos
Políticas
Procedimientos
Criterios
EJES DE ORGANIZACION
SUSTANTIVAS
DOCENCIA, INVESTIGACION Y EXTENSION
• PROGRAMAS ESPECÍFICOS
• INNOVACION Y DESARROLLO
• EVALUACION
PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE APOYO ADMINISTRATIVO
NORMATIVIDAD Y ASUNTOS JURÍDICOS
PLANEACION, PROGRAMACION, PRESUPUESTACION Y EVALUACION
COMUNES
ADMINISTRACION INSTITUCIONAL
SERV ICIOS GENERALES Y CONSERVACION Y MANTENIMIENTO
TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE INFORMACION
COMUNICACIÓN,
AUDITORIAS Y
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION
RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES
1.
NORMATIVIDAD
Programas y proyectos normativos
Normatividad institucional
Leyes
Estatutos
Reglamentos
Acuerdos generales
Políticas
Lineamientos
Procedimientos
Circulares
Normatividad aplicable a la Universidad
(APOYO INFORMATIVO)
Disposiciones legales en la materia
Programas y proyectos externos
legislativos
Legislación internacional
Legislación federal
Legislación estatal
Legislación local
2 . ASUNTOS JURIDICOS
Juicios contra la dependencia
Juicios de la dependencia
Inscripciones en registros oficiales
Registro de la propiedad
Registro de la propiedad intelectual
Registro de patentes y marcas
Registro mercantil
Registro y certificación de firmas
Representación legal
Registro y certificación de firmas acreditadas
ante la Universidad
Convenios
Convenios generales de colaboración
Convenios específicos de colaboración
Educación continua y capacitación
Prácticas profesionales
Servicio social
Servicios profesionales
Movilidad académica
Coedición de libros con entidades no comerciales
Incubación y transferencia tecnológica
Convenios interinstitucionales
Convenios intrainstitucionales
Contratos
Servicios profesionales
Coedición de libros con entidades comerciales
Comodato
Derechos de autor
4.
RECURSOS HUMANOS
Selección de personal
Evaluaciones psicométricas
Comisiones dictaminadoras para ingreso de
personal académico
Banco de jurados
Nombramiento de jurados
Asignaciones de categoría y nivel académico
Promociones de categoría y nivel académico
Expediente de personal
Identificación y acreditación de personal (credenciales, constancias,..)
Control de asistencia (vacaciones, descansos, permisos sindicales, licencias e
incapacidades)
Seguridad e higiene
Condiciones de trabajo (calendario laboral, jornada laboral y horarios…)
Relaciones laborales (Ver gestión administrativa)
Prestaciones económicas
Guardería
Ortopédicos
Canastilla
Dote matrimonial
Apoyo funeral
Accidentes de tránsito
Recibos de pago de servicios a los trabajadores
Exenciones de pago de servicios universitarios
Vales de despensa
Prestaciones sociales
Expediente de servicio médico (altas, bajas ISSSTESON)
Expediente de pensiones y jubilaciones
Expediente de becas a hijos de trabajadores
Centro de Desarrollo Infantil
Prestaciones de salud
Gestión del consultorio médico
Seguro de gastos médicos mayores
Seguro de vida
Asuntos laborales
Bajas
Finiquitos
Investigaciones administrativas
Solicitudes Juzgados
Apoyo legal en accidentes de tránsito
Accidentes de trabajo
Supervisión control disciplinario
Capacitación continua y desarrollo humano
Análisis de necesidades de capacitación
Programa de capacitación y actualización administrativa
Formación y actualización Académica
Becas
Comisión mixta
PROMEP
Sistema de remuneraciones y pagos al personal
Tabulador de sueldos y salarios
Registro y control de puestos y plazas
Descuentos
Nóminas quincenales
Nóminas semanales
Nóminas eventuales
Nóminas especiales
Comisiones
Comisiones mixtas permanentes
Comisiones mixtas temporales
Estímulos y recompensas
Productividad en el trabajo
Evaluación del desempeño
13
ÓRGANOS Y AUTORIDADES
Gestión de la Junta Universitaria
Sesiones Junta Universitaria (convocatorias, actas, acuerdos y
comisiones)
Proceso de elección de rector (convocatoria, auscultación,
comisiones…)
Proceso de elección vicerrector
Designación de los miembros del Consejo Jurídico
Resolución de conflictos de autoridad entre órganos (análisis,
revisión y resol)
Integración de ternas para la renovación de los miembros de la
junta universitaria (para enviarse a Colegio Académico)
Integración de ternas para la renovación de auditor interno y
externo (para enviarse a Colegio Académico)
Gestión de Colegio Académico
Sesiones del Colegio Académico (convocatorias, actas y
acuerdos)
Planes de organización académica y planes y programas de
estudio (Comisión de asuntos académicos, proyectos
curriculares)
Normas y disposiciones reglamentarias (Comisión de asuntos
normativos)
Presupuesto anual de ingresos y egresos (Comisión de
asuntos presupuestales)
Renovación de miembros del Colegio Académico
Designación de miembros de la Junta Universitaria
Designación de auditor interno y externo
Comisiones especiales
Gestión de Rectoría
Representación legal
Seguimiento a la gestión de la Junta Universitaria
Seguimiento a la gestión del Colegio Académico
Seguimiento a la gestión de Consejo Académico (unidad regional)
Control de gestión de Vicerrectorías (por unidades regionales)
Control de gestión de Consejo Divisional (por área de conocimiento
y U.R.)
Control de gestión de Direcciones de división (por área de conoc. y
U.R.)
Control de gestión de Jefaturas depart. (Academias por ramas de la
disciplina)
Control y seguimiento de la gestión administrativa (todo lo que
abarca la función)
Control y seguimiento de la gestión académica
Gestión del Consejo Académico
(por unidad regional)
Sesiones del Consejo Académico (convocatorias, actas y acuerdos)
Planes y programas de estudio de la unidad (Comisión de asuntos
académicos, proyectos curriculares de licenciatura y posgrado)
Normas y disposiciones reglamentarias de la unidad (Comisión de
asuntos normativos)
Proyecto Presupuesto anual de la unidad (Comisión de asuntos
presupuestales)
Renovación de miembros del Consejo Académico (comisiones
especiales)
Proceso de elección de Directores de División
Comisiones especiales
14. ORGANIZACIÓN ACADEMICA
Consejo Académico de U.R.C. (ver órganos y
autoridades)
Gestión de la Vicerrectoría U. R. C.
Secretaría de Unidad Regional
División de Ciencias Biológicas y de la Salud
División de Ciencias Económico Administrativo
División de Ciencias Exactas y Naturales
División de Ingeniería
División de Ciencias Sociales
División de Humanidades y Bellas Artes
Diseño, desarrollo, control y evaluación de
planes y programas de estudio
Oferta educativa
Programación y evaluación educativa
Planes y programas de estudio
Innovación educativa
Acreditación y certificación de programas
educativos
Difusión y divulgación (VER EXTENSION)
Evaluación de la docencia
Organización de la investigación
Unidad integral de servicio a la
investigación y posgrados
Investigación básica
Investigación aplicada
Investigación conjunta
Desarrollo tecnológico
Transferencia de tecnología
Creación de parques tecnológicos y
científicos
PROGRAMA DE POSGRADO
Planes y programas de estudio de posgrado
Mejoramiento de la calidad de los programas
educativos de posgrado
Padrón Nacional de Posgrados (PNP)
Programa Integral de Fortalecimiento del
posgrado (PIFOP)
Programa de becas de posgrado
Proyectos específicos de investigación
Planes, programas y proyectos para el fomento a la
investigación
Programa de impulso y orientación de la investigación
(PRIORI)
Programa de apoyo a proyectos de investigación internos
Planta de investigadores
Registro de cuerpos académicos
Grupos de investigación
Líneas de generación y aplicación del conocimiento
Proyectos de investigación científica (seguimiento y
evaluación)
Producción científica y tecnológica
Desarrollo tecnológico de cómputo de alto rendimiento
Difusión y divulgación de resultados de la investigación (ver
extensión)
Evaluación de la Investigación
Organización de la extensión
Difusión y divulgación de los conocimientos y la cultura
Difusión y divulgación científica y tecnológica
Difusión y divulgación artística y humanística
Vinculación
Educación continua, presencial y a distancia
Consultoría y asesoría
Difusión de innovaciones y transferencia de tecnología
Egresados
Patrimonio cultural
Patrimonio arquitectónico histórico, mural y monumental
Patrimonio documental y bibliográfico
Patrimonio museográfico y arqueológico
Patrimonio artístico e iconográfico
Extensión de los servicios
Culturales, deportivos y de salud
Servicio social, prácticas profesionales y residencias
Escuelas incorporadas
Medios de difusión
Radio, televisión e Internet
Publicaciones
Gracias
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Diapositiva 1 - Universidad Autonoma de Sinaloa