RECINTO UNIVERSITARIO DE
MAYAGUEZ
DECANATO DE ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
OFICINA DE COMPRAS
PROCESO PARA LA ADQUISICION DE
EQUIPOS, MATERIALES Y SERVICIOS NO
PERSONALES
¿Qué reglamento regula las compras en
la Universidad de Puerto Rico?

Certificación Número 022, 1995-96


Reglamento General para la Adquisición de
Equipo,
Materiales
y
Servicios
No
Personales de la Universidad de Puerto
Rico.
Aprobado por la Junta de Síndicos
Disposicion General


El
Rector,
Decanos,
Directores
e
Investigadores
Principales
tendrán
la
autoridad para adquirir y facilitar el que se
provea el equipo, los materiales y servicios no
personales
que
requiera
la
actividad
académica, administrativa y de investigación
de apoyo en sus respectivas unidades.
El Rector establecerá su Oficina de Compras y
designará
los
empleados
que
estarán
autorizados a adquirir equipo, materiales y
servicios no personales en representación de
la Universidad.
Propósito


El propósito fundamental es asegurar que la
adquisición de equipo, materiales y servicios
no personales sea de óptima calidad con la
mayor eficiencia administrativa y académica y
que cumpla con las necesidades de la
Universidad, al menor costo posible.
Este
reglamento
aplica
a
los
fondos
administrados
o
custodiados
por
la
Universidad de Puerto Rico con excepción de
los fondos de mejoras permanentes y cualquier
otro
fondo
de
concesiones,
contratos,
donativos, legados, acuerdos cooperativos u
otros tipos de convenios, en donde las
transacciones se regirán por las condiciones
pactadas.
¿Qué oficina está autorizada a comprar?



La Oficina de Compras es la autorizada a
realizar transacciones de adquisición de
equipo,
materiales
y
servicios
no
personales.
Composición de la Oficina:
 Supervisor de Compras
 Agentes Compradores
6 (seis)
 Auxiliar de Compras y Suministros
 Asistente Administrativo
La misma está localizada en el Edificio
Térrats.
Unidad Solicitante
o
Cualquier
oficina,
división
o
subdivisión
administrativa
de
la
Universidad
con
responsabilidad presupuestaria que permita a su
supervisor solicitar y autorizar la adquisición de
equipo, materiales o servicios no personales.
(Decanatos,
Departamentos,
Proyectos
de
Investigación y Oficinas)
o
El
Decano(a),
Director(a)
o
Supervisor(a)
autorizará a una o varias personas a registrar las
requisiciones en el Módulo de Compras con la
información y especificaciones completas.
¿Quién puede registrar requisiciones en
el Módulo de Compras?
o
Toda persona autorizada por el Decano(a) o Director(a),
Investigador Principal (IP), entre otros.
o
Si es la primera ocasión que interesa autorizar acceso en el
Módulo de Compras para esta persona:
o
La otorgación del acceso a la persona designada se
llevará a cabo llenando el formulario “Solicitud Acceso
al Módulo de Compras”. El mismo debe ser firmado por
la persona designada y por el Director del
Departamento. Formulario Disponible en la Oficina de
Compras.
o
Dicho formulario será autorizado también
Supervisor de Compras y Director de Finanzas.
o
Una vez autorizado, la Oficina de Compras enviará
dicho formulario al Centro de Cómputos para la
otorgación de los accesos.
por
el
¿Quién puede registrar requisiciones en
el Módulo de Compras? - Continuación

Si la persona tiene autorización para
requisiciones en otras cuentas e interesa
cuentas adicionales, el proceso es el siquiente:



entrar
añadir
El Decano, Director o IP enviará al Director de Finanzas un
Correo electrónico autorizando a esta persona a entrar
requisiciones en la nueva cuenta. El correo electrónico del
Director de Finanzas es: [email protected]
En el correo electrónico debe indicar el nombre de la
persona, su número de operador, la(s) cuenta(s) en la(s)
cual(es) va a entrar requisiciones y una explicación breve
de las funciones que realizará.
Una vez el Director de Finanzas coteja que dichas cuentas
son las pertenecientes al Director que solicita el acceso,
un correo electrónico será enviado al Centro de Cómputos
para la otorgación de dichos accesos.
Información requerida en la preparación
de la requisición

La persona autorizada registrará la requisición
con la siguiente información:

Asigna número de requisición.

Descripción específica de los materiales, equipos
o servicios.

Precio.

Documentos utilizados en la preparación de la
requisición.
o
o
o
o
o
Cotización
Catálogos
Internet
Orden anterior
Basada en estimado
Información requerida en la preparación
de la requisición - Continuación
o
Aprobación de la requisición en el Módulo de
Compras por el Director o persona autorizada.
o
Una vez aprobada la requisición por el Director
o persona autorizada,
la misma estará
disponible para ser trabajada por el Agente
Comprador asignado a su departamento.
o
El Agente Comprador le asignará un turno en
orden de llegada a la requisición para ser
trabajada.
Información requerida en la preparación
de la requisición - Continuación
o
Las requisiciones que tengan alguna necesidad
de ser trabajadas con urgencia o emergencia,
deberán ser notificadas y justificadas al Agente
Comprador.
o
Recuerda, debes enviar toda la información
necesaria que ayude al Agente Comprador en la
adjudicación de la Orden de Compra.
¿Que es un Agente Comprador?
o
Funcionario designado para realizar transacciones de
compra y a quién se le haya expedido nombramiento
oficial a tales propósitos.
o
Se regirá por criterios de necesidad, calidad, utilidad,
rendimiento y economía.
o
Toda adquisición
establecido en:
deberá
hacerse
conforme
a
lo
o
Reglamento General para la Adquisición de Equipo,
Materiales y Servicios No Personales de la
Universidad de Puerto Rico (Certificación Núm.
022, 1995-96).
o
O según pactado en los proyectos concernidos, y
cualquier otra reglamentación aplicable.
Responsabilidad del Agente Comprador
o
Evalúa la requisición y determina:
o
Tipo de orden
o
o
Subasta Informal (< de $25,000)
Subasta Formal (> de $25,000)
o
Posibles suplidores
o
Precios
o
Calidad
o
Garantía
o
Tiempo de entrega
Responsabilidad del Agente Comprador Continuación
o
Costo de transportación
o
Lugar de entrega
o
Términos de entrega
o
Otros términos requeridos por la unidad
o
Recomienda subastas formales de éstas ser
mayores de $ 25,000.
o
Prepara, verifica y firma las órdenes de compra.
Tipos de Subastas

Subasta Informal, compras de $ 1 a $ 25,000

Compras de menos de $ 1,000



Compra desde $ 1,000 a $ 10,000


Una cotización por teléfono, facsimil u otro
medio.
El
Agente
Comprador
ejercerá
mayor
discreción para la selección del suplidor.
No menos de (3) tres cotizaciones por teléfono,
facsimile u otro medio adecuado.
Compra desde $ 10,001 a $25,000

No menos de tres cotizaciones por escrito.
Tipos de Subastas - Continuación

Subasta formal, compras mayor de $ 25,000



Las subastas formales serán sometidas a la
Junta de Subastas por el Supervisor de
Compras.
Se solicitará la mayor participación
licitadores cualificados en la subasta.
de
En la invitación a subasta se fijará la fecha y
hora en que se cerrarán las licitaciones.
Además, la fecha, hora y sitio exacto en que
se abrirán los pliegos de licitaciones.
Tipos de Subastas - Continuación



La
invitación
a
subasta
contendrá
especificaciones completas y descripciones de
los equipos, materiales o servicios no
personales que se desea obtener, así como los
términos y condiciones de subasta, inspección
y fecha de entrega requeridos.
La invitación a subastas para compras en
cantidades estimadas mayores de $ 75,000
por renglón, se notificará mediante anuncio de
subasta por dos días en un diario de
circulación general en Puerto Rico y no menos
de diez días laborables de antelación a la
fecha límite para someter licitaciones.
Otras especificaciones.
Tipos de Subastas - Continuación


El Supervisor de Compras y los Agentes
Compradores tendrán la autoridad para emitir
órdenes de compra mediante el procedimiento
de subasta informal por una cantidad que NO
exceda los $ 25,000.
Podrán obtener menos de tres cotizaciones
solamente
cuando
no
haya
suficientes
licitadores cualificados.
Funciones de la Junta de Subastas




Evalúa y adjudica las especificaciones y
condiciones de las Subastas Formales (> de
$25,000).
Nombra los comités técnicos, asesores en los
procesos de preparación o adjudicación de las
subastas.
Decidir los asuntos relacionados con subastas
formales y otras compras que le sean referidas
por el Supervisor de Compras.
Solicitar a la unidad solicitante evaluaciones y
recomendaciones sobre las ofertas, previo a
emitir la adjudicación.
Funciones de la Junta de Subastas Continuación


Evalúa y pasa juicio sobre solicitudes para eximir
procesos de Subastas Formales.
Puede cancelar una subasta o parte de la misma,
antes o después de su adjudicación.
COMPOSICIÓN DE LA JUNTA DE SUBASTAS DE COMPRAS
Presidente
Autoridad
Nominadora
(Rector)
Secretario –
Supervisor de
Compras
Miembro
Miembro
•Todos serán nombrados por la autoridad nominadora.
•Quorum – El Presidente y dos de sus miembros.
Miembro
Alterno
Miembro
Alterno
No se celebrará subasta en los siguientes
casos:

Situaciones de emergencia.

Un solo licitador cualificado.


Cuando la compra se efectúe bajo los términos
de contratos o subastas realizadas previamente
por alguna unidad institucional o por alguna
agencia gubernamental.
Cuando los precios no estén sujetos a
competencia por estar reglamentados por ley o
por autoridad gubernamental.
No se celebrará subasta en los siguientes
casos: - Continuación



Compras a dependencias o instrumentalidades
públicas del Gobierno de Puerto Rico.
Piezas
de
respuesto,
accesorios,
equipo
adicional o servicios suplementarios para
equipos cuya reparación o servicio esté bajo
contrato.
Compra de materiales, piezas y equipo usado o
de segunda que no excedan de $ 5,000 por
renglón.
No se celebrará subasta en los siguientes
casos: - Continuación


La adquisición de equipos y materiales
científicos especializados que se soliciten para
uso en proyectos de investigación individual con
propuestas aprobadas.
Compra de objetos de arte, películas, video
cassettes, compra de libros, suscripciones,
revistas o publicaciones técnicas.
Adquisicion Mediante Acuerdos de Crédito
o Fondos Personales


Acuerdos de Crédito
 Tarjeta AMEX – Centro de Investigación y
Desarrollo.
Uso de Fondos Personales
 Los funcionarios podrán efectuar
directas con fondos personales.


compras
Para solicitar reembolso deberá utilizar el
formulario “Solicitud y Comprobante de
Desembolso de Pago Directo”.
Deberá justificar la razón por la cual no utilizó
el proceso ordinario de compra.
Adquisicion Mediante Acuerdos de Crédito
o Fondos Personales - Continuación

Autorización
Director de Finanzas hasta $ 150.00.
 Decano de Administración de $ 151.00
a $ 250.00.
 Rector de $ 251.00 en adelante.



Deberá estar respaldado con factura original o
cualquier otro documento que la justifique.
Bajo
ningún
concepto
se
usará
este
mecanismo para obviar los trámites ordinarios
de compras.
Información General



Los funcionarios y empleados de la Universidad
de Puerto Rico no podrán intervenir directa o
indirectamente con los licitadores en la
preparación de los pliegos de ofertas.
Cuando algún licitador haya actuado en común
acuerdo con un funcionario o empleado, podrá
ser eliminado del Registro de Licitadores sin
perjuicio en la acción legal que se considere
pertinente para el personal universitario.
Emergencia - Circunstancia que exige sin
dilación adquirir a corto plazo o inmediatamente
equipo, materiales o servicios no personales
para evitar que se afecten adversamente los
intereses institucionales, tales como:
la
programación, seguridad de la institución,
personal y estudiantes, entre otros.
Información General - continuación


Todo funcionario autorizado a gestionar o
aprobar la adquisición de equipo, materiales y
servicios no personales, se regirá por criterios
de necesidad, calidad, utilidad, rendimiento y
economía.
Cuando un suplidor incumple las condiciones
contractuales de una orden de compra o incurre
en una acción leciva a los intereses de la
Universidad, la unidad afectada notificará este
incidente al Rector, Oficina de Compras y a la
Oficina Legal para determinar si procede tomar
acción legal.
Información General - continuación


La entrega de equipos y materiales se llevará a
cabo en la Oficina de Recibo y Entrega del RUM.
El cierre de compra se llevará a cabo el próximo
lunes, 31 de enero de 2005.
Preguntas o dudas
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