METODOLOGIA PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
DE LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE
1. QUE SE DEBE HACER?
2. PARA QUE SIRVE ESTE PROCESO DE ORGANIZACION
DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y/O OFICINA ?
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Cuadro de Clasificación Documental - CDD
Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y
procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánicofuncional del fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base
especulativa, sino a
partir del conocimiento y análisis
de las funciones y
procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la
Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención
Documental - TRD se encuentra el
cuadro de clasificación documental
correspondiente.
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1.¿QUE SE DEBE HACER ?
1.1 Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental
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Los
documentos
propios
de
cada
dependencia, separarán y organizaran según el
Cuadro de Clasificación Documental
(CCD),
siendo una herramienta que
permite la
codificación e identificación de cada una de las
series, subseries y tipologías documentales en
cada dependencia. Ejemplo:
Documentos
que la
conforman
Ubicación: Vicerrectoria
Administrativa
Serie
Documental
Subserie
Documental
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1.2 Ordenación
•
La ordenación de cada carpeta se hará
según sea el caso cronológica o numérica.
•
Ordenación Cronológica se ubicaran los
documentos dentro de la carpeta en forma
ascendente por DIA, MES, AÑO
•
Ordenación Numérica se ordenaran en
forma numérica ascendente, donde el
primer número corresponde al primer
documento almacenado en la unidad de
conservación, generalmente se realiza para
documentos contables o que lleven un
número consecutivo asignado.
1
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1.3 Preparación Física
L
as carpetas deben ir con la documentación
completa, estar previamente seleccionados sin
borradores, notas marginales, formatos sin
diligenciar, recortes de prensa, manuscritos,
sobres de correo, material bibliográfico,
documentos duplicados, ganchos de grapadora,
clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos
que puedan causar deterioro físico
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1.4 Capacidad de Almacenamiento
C
ada carpeta tiene en el lomo la capacidad
estándar para el almacenamiento de los
documentos por favor no exceda su
capacidad.
E s c a s o v o lú m e n d o c u m e n ta l
m e n o s d e 5 0 fo lio s
E xc e s o v o lú m e n d o c u m e n ta l
m a s d e 1 2 0 fo lio s
C o rre cto v o lú m e n d o c u m e n ta l
e n tre 8 0 y 1 2 0 fo lio s
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1
U N IV E R S ID A D D E L A S A L L E
V IC E R R E C T O R IA A D M IN IS T R A T IV A
P R O Y E C T O D E A R C H IV O
Cada tipología
documental se
le debe asignar
un número en
forma
ascendente
haciendo la
respectiva
foliación por
cada documento
dentro de la
carpeta,
utilizando lápiz
negro.
2
MEMORANDO
U N IV E R S ID A D D E L A S A L L E
V IC E R R E C T O R IA A D M IN IS T R A T IV A
P R O Y E C T O D E A R C H IV O
PARA:
D r. O rla n d o P in zó n C h a c o n
J e f e D e p a rta m e n to d e P e rs o n a l
DE:
MEMORANDO
M a rie la A lv a re z R o d ríg u e z
ASUNTO :
S o lic itu d in fo rm a c ió n
FECHA:
1 4 d e m a rz o d e 2 0 0 2
PARA:
3
D r. O rla n d o P in zó n C h a c o n
J e f e D e p a rta m e n to d e P e rs o n a l
U N IV E R S ID A D D E L A S A L L E
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2 . N o m b re y a p e llid o (L is ta d o )
PARA:
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J e f e D e p a rta m e n to d ed e
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DE:
1 . N ú m e ro d e p e rs o n a s a a s is tir
M a rie
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A g ra d e z co m u c h oMsu
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C o n e l f in d e co n o c e r e l n ú m e ro d e pCeors
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s ig u ie n te s a s p e c toCs:o rd ia lm e n te ,
1.
2.
N ú m e ro d e p e rs o n a s a a s is tir
N o m b re y a p e llid o (L is ta d o )
M A R IE L A A L V A R E Z R O D R IG U E Z
C o n e l f in d e p re c is
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Caoroerd
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A p ro ve c h o la o p o rtu n id a d p a ra s u g e rir, s ig u ie n d o in stru c c io n e s d e l se ñ o r V ice re c to r e n e l
s e n tid o d e in fo rm a r a lo s d ire c tivo s y d e m á s je f e s d e ca d a se d e , so b re e l p ro ce d im ie n to
d e tra n sfe re n c ia s a tra vé s d e u n a ch a rla c o n d u ra c ió n d e tre in ta (3 0 ) m in u to s .
A g ra d e z co m u c h o su c o la b o ra c ió n
C o rd ia lm e n te ,
M A R IE L A A L V A R E Z R O D R IG U E Z
C o o rd in a d o ra P ro ye c to d e A rc h iv o
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1.6 Marcación
Las carpetas se identificaran con
un rótulo autoadhesivo el cual
debe de tener:
• Nombre dependencia
• Código de la dependencia /
Número de clasificación
• Título de la carpeta
• Año retrospectivo
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1.7 Registre en el formato de inventario
•
Se registra las carpetas en el formato de inventario en el orden que le da el Cuadro de
Clasificación documental, se deberá dejar una copia electrónica en la carpeta en el PC y otra
impresa.
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2. Verificación de la información contra la Tabla
de Retención Documental
• Se verifica la fecha de la
transferencia en el cronograma
•Se revisa contra la Tabla de
Retención Documental
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2.1 Almacene en Cajas
Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas en la Caja de Archivo de
izquierda a derecha. En las cajas de archivo.
Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por
ejemplo todos los comunicados entre dependencias.
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Microfilmación
•
La microfilmación es una forma de
hacer más útil, rápida, accesible e
íntegra la información al usuario,
dada las características y
garantías que ofrece, es utilizada
preferencialmente para sistemas
de archivos
•
Uno de los objetivos del archivo
es microfilmar los documentos
que la Universidad de La Salle
que considere de valor
permanente en una forma
ordenada y sistemática, con la
finalidad de asegurar la consulta y
la conservación del patrimonio
documental de la universidad.
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3. Servicios
•
3.1 ¿Cuál es el proceso solicitud
de información al Archivo Central ?
•
3.2 ¿Cuales son los usuarios?
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3.1 PROCESO DE
SOLICITUD
•
En la actualidad los mecanismos para
realizar solicitudes de servicios son:
Solicitud vía fax
Solicitud telefónica:
Solicitud al Correo electrónico
.
•
Para agilizar el proceso de respuesta
las dependencias pueden efectuar la
solicitud por vía telefónica, fax o
correo electrónico, sin embargo la
legalización del requerimiento requiere
que se envíe el formato original por
correspondencia.
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3.2 USUARIOS
•
GRUPO OCUPACIONAL
Comunidad de La Salle Directivos
Personal Administrativo Docentes
Estudiantes Usuarios Externos
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G
ESTION
DE
DOCUMENTOS
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CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Disco Duro C: Directorio Raiz
Nombre de la Dependencia
Subdirectorio
Nombre de la
Serie
Carpeta
Nombre de la
Subserie
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ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Ordenación Cronológica:
Ubicación de los documentos
electrónicos en el tiempo con
relación a este, los
documentos deben ser
colocados en forma
ascendente por año
DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
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Propiedades del Documento
Control de Cambios
Guardar Versión
Distribuir Documentos para su
Revisión
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Copias de RESPLADO
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RAZONES POR LAS QUE SE
PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC
¿Por qué se pierde
la Información?
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ALMACENAMIENTO
A pesar de que el disco duro de nuestro PC
o Servidor, pueda parecer de una capacidad
inagotable al principio, debe tenerse en
cuenta
que, más pronto o más tarde,
acabará
llenándose.
Directamente
relacionado con este tema se encuentra el
hecho de tener gran cantidad de pequeños
archivos en Directorios o Subdirectorios
dependiendo de la cantidad de Series y/o
Subseries Documentales asignadas a cada
una de las dependencias.
Si no suele acceder a ellos con demasiada
frecuencia, lo más recomendable es
comprimirlos todos en un único archivo que
identifique la Serie Documental ( con la
utilidad de Winzip.). De esa forma podrá
ganar el espacio que reduce la compresión
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IDENTIFICACION DE LA
COPIA DE SEGURIDAD
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BASES DE DATOS
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Correspondencia - SIDECO
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Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeros
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Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT
Pantalla inicial de la
Aplicación
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Sistema de Archivo - ARCHISOFT
Pantalla de Inventario de la Aplicación
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Base de Datos de Historias Clínicas CLINIHISTORIAS
CLINIHISTORIAS se encarga de
llevar a cabo el control operativo
de registro de las historias
activas, inactivas e históricas
como también de los traslados de
un estado a otro.
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D
OCUMENTO
E
LECTRONICO
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DOCUNET
• "Docunet " es un
sistema automatizado e
innovador que genera
un control dinámico de
la documentación
correspondiente a los
Actos Administrativos al
interior de la Secretaria
General, estableciendo
estándares de
clasificación, acceso,
Indexación y Retención
Documental.
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FORMULARIO DE BUSQUEDA
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