Procedimientos y procesos
Experiencia en la Universidad Pública de Navarra
Joaquim Llansó Sanjuan
Jefe de la Sección de Gestión de
Documentos y Archivo General
Alicante, 4 junio 2009
Archivo General de la Universidad de Jaén
Archivo General de la Universidad Pública de Navarra
Procedimientos y procesos
• Marco regulador:
– Ley estatal: 17/2007
– Leyes autonómicas: Navarra LF 5/2007
• Referentes:
– ISO 9000
– Manuales de procedimientos
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Qué son
• Definiciones (ISO 9000:2005):
– Proceso (apartados 2.4, 3.4.1)
“Cualquier actividad o conjunto de actividades, que
utiliza recursos para transformar elementos de
entrada en resultados”
– Procedimiento (apartado 3.4.5)
“Forma especificada para llevar a cabo una actividad
o un proceso”
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Encaje para su definición
• Actores:
– Archivo General
• búsqueda de información y preparación del expediente
• comentario y acuerdo con la oficina responsable de la
ejecución del procedimiento
• diagramación y formalización en acciones
• actualización periódica
• elaboración y gestión del manual de procedimientos
– Comisión de Archivo de la Universidad
• aprobación de las propuestas y normalización institucional
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Punto de partida
• Vacío institucional en temas de definición de
procedimientos asociados a procesos de gestión
– La vertiente "organización" en la Universidad trabaja a
destajo en el EEES más en programas de ANECA
relacionados con las titulaciones
• No existe un programa de calidad enfocado a la
gestión
– Sí existe en el ámbito académico y del profesorado
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Punto de partida
• El único órgano que conoce en profundidad los
procedimientos administrativos, en el ejercicio de
sus funciones específicas, es la Comisión de
Archivo
– El conocimiento del procedimiento le es imprescindible
para tomar decisiones en la definición del ciclo de vida
de cada serie, especialmente en cuanto a su disposición
final.
• La Secretaria General es consciente del problema
y apoya la iniciativa
– Asume el compromiso de iniciar una reflexión al
respecto en el seno del equipo de gobierno.
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La ocasión
• Visita del Rector al Archivo General
– en el proceso de visitas a todas las oficinas una vez
obtenido su nombramiento
• Transmisión de una inquietud por "lo que no se
hace"
• El Rector entiende el problema, pero manifiesta
sus limitaciones en cuanto a articular una solución
– El Rector me propone asistir a una reunión del equipo
de gobierno (formado por el propio Rector, los
vicerrectores, la Secretaria General y el Gerente)
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La ocasión
• Tiene lugar la reunión del equipo
– Vista la importancia del problema, pide mi opinión al
respecto
– Hago una propuesta sencilla, con ejemplos
– Se me platea qué recursos serían necesarios
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La ocasión
• A las pocas semanas, se empiezan a dar las
circunstancias que favorecen el cambio de
coyuntura
– en octubre de 2008 se me confirma la posibilidad de
obtener los recursos que solicité: un técnico superior (se
incorpora a la plantilla del archivo el 8 de junio, una
vez finalizado el proceso selectivo)
– en la RPT de 2009, aprobada en diciembre de 2008, se
cambia el nombre de la unidad: Sección de Gestión de
Documentos y Archivo General
– en abril de 2009 se amplían las competencias de la
Comisión de Archivo, que a su vez incrementa el
número y especialización profesional de sus miembros:
técnico de organización
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Conclusiones
1. Importancia de identificar qué es un proceso
general
entendido como suma de procedimientos orientada a
una finalidad determinada
un procedimiento
que es la suma de acciones, documentos y procesos
menores
y un proceso
donde se define un responsable de proceso, un marco
temporal, los responsables de cada acción y los
indicadores asociados a cada acción identificada
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Conclusiones
2.
Importancia de relacionar la definición de
procedimientos con la formalización de procesos
de trabajo (identificación de acciones,
responsables e indicadores) y la conexión con
herramientas de work flow
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Conclusiones
3. Importancia de la formalización de los
procedimientos como punto de partida para la eAdministración
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Muchas gracias
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