“Técnicas salvavidas” en la
Implementación de ISO
Como evitar los
problemas en la
Implementación de ISO
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Photograph© 1985 George Siede and Donna Preis
Mouse in Innertube
©Palm Press, Inc. 1987
Tirarse al agua
Peligros
Ganar la carrera
Continuar el entrenamiento
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Tirarse al agua
Sobreponerse al
miedo al agua...
Meterse al agua
¡Está muy fría!
• Nadie quiere tirarse en una piscina fría y sin
gente.
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Meterse al agua
El equipo de Dirección debe
asegurarse de que el agua no esté
fría.
• Los directivos: deben ser los primeros en
echarse al agua.
• Deben asumir el compromiso y hacer que
este compromiso sea visible.
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Meterse al agua
La Gerencia debe:
• Ser los primeros en entrar …
– Aprendiendo sobre ISO
– Planificando el proyecto y asignando
responsabilidades
• Hacer el compromiso visible …
– Proveyendo recursos
– Recompensando la participación al proyecto ISO
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Meterse al agua
La Gerencia
• Estas consideraciones se ven bastante
obvias – pero, según un Certificador, el
mayor obstáculo es:
El que la Dirección haga suyo
el proyecto, y lo apoye
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Meterse al agua
El equipo directivo ha preparado el
camino, sin embargo muchos todavía
no quieren entrar en el agua...
• Estoy bien como estoy,
¿por qué debería de
hacer algo diferente?
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Meterse al agua
Hacer la idea apetecible
• Los colaboradores no querrán entran en el
proyecto, a menos que entiendan qué significa
para ellos y para el trabajo que llevan a cabo.
Hay que:
– Explicarles por qué ISO es importante para la
empresa
– Explicarles cómo facilitará hacer su trabajo
– Explicarles en qué será diferente su trabajo
– Y, al mismo tiempo, cómo será igual
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Meterse al agua
Entender que los colaboradores
pueden sentirse amenazados.
• “Si documento todo, haré todavía falta a la
empresa?”
• “¿Qué es esto de “acción correctiva”? Suena a “ir
a la oficina del director de la escuela”
• “¿Alguien hará una auditoría de mi desempeño”
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Meterse al agua
Eliminar la amenaza
• Involucra a tus empleados en el proceso de
desarrollo.
– Para desarrollar o modificar procesos para
cumplir con la norma, involucra a las personas
que normalmente trabajan en ese proceso.
– Capacita a todo el personal acerca de las
acciones correctivas y las auditorías internas;
enfatiza en el enfoque a la mejora de los
procesos.
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Peligros en el agua
¡Cuidado con los
peligros!...
Peligros en el agua
...la empresa no sabe nadar
• Procura organizar clases de natación
• Es imprescindible una introducción general
para todo el personal sobre ISO 9000
• Procura ofrecer un nivel superior de
preparación para el Jefe de Proyecto y
demás responsables del proyecto.
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Peligros en el agua
...mala interpretación del estándar
• Provoca una pérdida de tiempo y dinero:
– Tener que rediseñar los procesos muchas veces.
– Exagerar en la implementación – pedir más de lo
necesario en el sistema.
– Descubrir no conformidades mayores en la
auditoría interna, que retrasen la Certificación.
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Técnica salvavidas
Utiliza un Paquete de
Documentación y Capacitación
• Utiliza instrumentos y recursos
aptos para:
–
–
–
–
Planificar tu proyecto
Interpretar las normas
Aprovechar la experiencia de otros
Ahorrar tiempo
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Utiliza Herramientas:
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• Normas9000.com te ofrece un paquete que te
acompañará en todo el recorrido, incluyendo el servicio
de asistencia técnica realizado por expertos disponibles
para cualquier tipo de consulta. Este paquete incluye:
– Guía de Implementación del Proyecto
– Preparación del Jefe de Proyecto
– Lista de Control para el Análisis de Deficiencias (Gap
Analysis)
– Manual de Calidad, Procedimientos y Formularios
– Capacitación para los empleados
– Capacitación para Auditores Internos
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Peligros en el agua
Evita ahogarte en detalles …
• “El fin de este procedimiento es el de documentar las
actividades previamente mencionadas, las cuales en lo
sucesivo denominaremos tareas obligatorias de modo tal
que excluyan su ejecución de un modo inconsistente,
siempre y cuando dicha inconsistencia pueda
potencialmente resultar en que dichas tareas prescritas
produzcan un resultado no repetible o reproducible, bla bla
bla…”
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...o en Procedimientos
pobremente escritos
Peligros en el agua
• ¿Porque utilizar diez palabras si con una ya
es suficiente?
– “El objeto al cual nos referimos en algunos
casos responde de forma excesivamente inusual
a los parámetros establecidos.”
– “Los procedimientos hasta aquí especificados
son aplicables a todas las operaciones en los
siguientes departamentos dentro de sus ámbitos
funcionales.”
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Técnica salvavidas
Haz “amigables” los Procedimientos
• Utiliza frases cortas, y de ser posible utiliza
la estructura: sujeto-verbo-predicado.
• Evita el uso de la forma pasiva. Explica en
detalles como se realiza una tarea.
• Utiliza espacios y líneas en blanco para que
sea más fácil la lectura de los textos.
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Peligros en el agua
Documentación
¿Demasiada? ¿Demasiado poca?
• Demasiada si hay:
– Instrucciones por escrito para cualquier cosa
– Superposición y repetición – Describir un mismo
proceso en más de una Instrucción de Trabajo.
• Demasiado Poca si hay:
– Falta de instrucciones de trabajo, lo cual da como
resultado procesos y calidad del producto no
consistentes.
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Técnica salvavidas
Documentación
• Recuerda que el objetivo es la consistencia
de tus procesos
• Si dos empleados realizarán la misma tarea,
¿la harán de la misma manera?
• Si la respuesta es “Quizá no”, quizá hará
falta redactar una Instrucción de Trabajo.
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Peligros en el agua
Departamentos que son “Diferentes”
• ¿Tienes departamentos que necesitan una
“licencia artística” para realizar su trabajo?
• Es posible que encuentres alguna resistencia
a la hora de documentar los procedimientos
en estas áreas.
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Técnica salvavidas
Ayúdales a ver como puede trabajar
por ellos un Procedimiento
• Es importante demostrar a estos departamentos
que el proceso debe ser consistente
• La creatividad tiene su lugar dentro del proceso
• Documenta el procedimiento describiendo los
pasos a seguir, y no para definir cada detalle del
trabajo a realizar
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Técnica salvavidas
Usa un equipo directivo
• Incluye tomadores de decisiones, y
proveedores de recursos en este equipo.
• El equipo debe:
–
–
–
–
Monitorear los tiempos de realización
Remover los obstáculos
Proporcionar los recursos
Coordinar esfuerzos entre los diferentes grupos
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Peligros en el agua
Comunica los avances del
proyecto a tus empleados
• A medida que el proyecto avance, mantén
informados a los empleados
– Los empleados deben conocer los nuevos
procesos.
– Mantén visible el proceso de implementación
– Periódico interno, reuniones, boletines y otras
herramientas de comunicación harán la
diferencia en cuanto a la participación y toma
de conciencia de los empleados
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Técnica salvavidas
¡Celebra!
• Involucra a tus empleados y mantén visible
el desarrollo del proyecto festejando los
avances y los éxitos.
– Reuniones
– Comidas, brindis
– Reconocimientos y agradecimientos al personal
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Gana la carrera
Certificación
Gana la carrera
Prepárate para ser auditado:
• Completa un ciclo de auditorías internas.
• Realiza una Revisión por la Dirección.
• Completa unos tres meses de Registros de
Calidad
• Como mínimo documenta un proyecto de
diseño de principio a fin.
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Gana la carrera
Prepárate para ser auditado:
• Haz que todo empleado sepa de la auditoría.
• Hazles saber tus expectativas.
• Haz un “barrido” de tus instalaciones para
descubrir equipo no calibrado, o
documentación no controlada.
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Continuar el entrenamiento
Sigue el ejemplo de nadadores
expertos
• Entrena
• Nunca nades solo
• Sigue las reglas
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Continuar el entrenamiento
¡Entrena!
• Utiliza el sistema que has desarrollado.
• Implementa acciones correctivas.
• Enfatiza la importancia de:
• Acciones Correctivas
• Revisiones por la Dirección
• Auditorías internas
• Continúa entrenando.
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Continuar el entrenamiento
¡No nades solo!
• El sistema no puede ser responsabilidad de
una sola persona.
– Asigna responsabilidades a distintas personas
No pienses que el Director de Calidad tiene que ser el
responsable de todo.
– Utiliza otras personas como coordinadores para
las acciones correctivas, el equipamiento, los
Registros de Calidad y las Auditorías Internas.
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Continuar el entrenamiento
¡Sigue las reglas!
•
•
•
•
•
•
•
No permitas que el agua se enfríe
La dirección debe ser la primera en entrar
Proporciona clases de natación
Usa harramientas
Haz procedimientos “amigables para el usuario”
Incluye a los departamentos “creativos”
Usa un equipo de dirección ISO
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Continuar el entrenamiento
¡Sigue las reglas!
• Celebra y comunica los progresos
• Involucra a las personas que llevan a cabo el
proceso
• Pon atención a las no conformidades más
usuales
• Prepárate para las auditorías
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¡Disfruta tu éxito!
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¡Deja que te ayudemos!
• ¡Mira los productos que te ofrecemos para
simplificar tu proyecto y asegurar tu éxito!
• Visita nuestra página web:
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Implementación ISO 9001:2000
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• Hola. Estamos aquí
para proporcionarle la
información y
herramientas que
necesita para planear y
dirigir su proyecto de
manera profesional.
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• Por más de 15 años hemos diseñado
herramientas que han ayudado a
compañías en todo el mundo a lograr
la certificación sin necesidad de
incurrir en los gastos que ocasiona un
consultor.
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• Ahora usted puede usar nuestra versión en español para
planear, administrar y dirigir su proyecto.
• Todos nuestros productos están disponibles
individualmente o en paquetes económicos.
• Los productos pueden ser descargados inmediatamente
después de colocar su orden; también le enviamos por
correo un disco compacto con sus archivos.
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Capacitación del Jefe
• La mayoría de las personas desean comenzar el
proyecto ISO 9001 conociendo los requisitos y las
técnicas de implementación de ISO.
• Nuestro programa de capacitación para el gerente de
proyecto le proporcionará toda la información
necesaria sobre los requisitos y de cómo iniciar su
proyecto.
http://www.normas9000.com/cursos-iso-jefe.html
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Capacitación del Jefe
• Este conveniente
programa de capacitación
computarizado es una
introducción a las
técnicas de
implementación de la
norma y es de dos horas
de duración.
http://www.normas9000.com/cursos-iso-jefe.html
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PowerPoint Presentación
• Como paso siguiente, usted querrá informar a la
gerencia y a otros empleados que trabajarán con usted en
el proyecto. Use nuestra presentación en PowerPoint
completa con notas del presentador en qué es la norma y
lo que requiere.
http://www.normas9000.com/introduccion-a-iso-9001.html
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Análysis de la Situación
• Haga un análisis de brecha para averiguar qué hace
su compañía que actualmente esté en conformidad
con la norma y qué requisitos necesitarán ser
atendidos—lo cual es fácil de lograr usando la lista
de control que hemos preparado para usted.
http://www.normas9000.com/analisis-de-la-situacion.html
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Análysis de la Situación
• Simplemente vaya a los diferentes
departamentos de su compañía y haga las
preguntas de la lista de control. Registre lo
que ya está implementado, y lo que tiene
que abordar.
http://www.normas9000.com/analisis-de-la-situacion.html
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Cuaderno de Trabajo
http://www.normas9000.com/cuaderno-iso-9001.html
• Con esa información a
la mano, siga los pasos
de la guía para
gerentes de proyecto y
complete la plantilla
del plan de proyecto.
• La plantilla es incluido
en nuestro Cuaderno
de Trabajo.
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Cuaderno de Trabajo
• La plantilla le ayudará a
asignar responsabilidad
para diseñar las piezas del
sistema de gestión de
calidad ISO para los
equipos responsables de
procesos específicos.
También le ayudará a
completar el cronograma
del proyecto.
http://www.normas9000.com/cuaderno-iso-9001.html
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Manual de Calidad y
Procedimientos
• El paso siguiente es el diseño y documentación de
los procesos de conformidad de ISO. Nuestro
manual de calidad y procedimientos son el
anteproyecto que debe seguir su compañía
mientras construye su sistema.
http://www.normas9000.com/manual-de-calidad-iso.html
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Manual de Calidad y Procedimientos
• Cada procedimiento
describe un proceso que
cumple con los requisitos
de ISO. El equipo
responsable usa esto junto
con la información del
análisis de brecha para
mejorar sus procesos,
cumplir con los requisitos
de ISO y documentar el
proceso.
http://www.normas9000.com/manual-de-calidad-iso.html
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Capacitación de Empleados
• Contamos con dos diferentes herramientas para la
capacitación de sus empleados, capacitación
independiente o en grupo. Deje que cada empleado
complete la capacitación computarizada
independientemente o haga una presentación de
capacitación en grupo usando la presentación en
PowerPoint.
http://www.normas9000.com/cursos-iso-empleados.html
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Auditoría Interna
• El último paso de preparación para que su compañía esté lista
la para auditoría de certificación es poner en funcionamiento su
programa de auditoría interna. Capacite un equipo de auditoría
interna con nuestro Paquete de Materiales para Capacitación
del Auditor. Estos materiales contienen todo lo necesario para
que usted lleve a cabo una clase y capacite a sus auditores
internos..
http://www.normas9000.com/cursos-iso-auditoria-interna.html
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Paquete Todo-en-uno
• Todos nuestros productos son incluidos en esta
paquete.
• Con este paquete usted ahorra casi 30% del
precio original de nuestros productos
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• Visite nuestras páginas de productos para obtener una
descripción detallada de cada uno de ellos. Asegúrese
de revisar nuestros paquetes combinados, con ellos no
sólo obtendrá extraordinarios ahorros, sino que
encontrará el paquete adecuado para cubrir las
necesidades específicas de su compañía.
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