Manejo de Secretaría
y Programa Académico
Marta Pizzo
GT Group S.R.L.
Miembro de
CONGRESOS
• Herramientas
para transmitir el
conocimiento.
SEMINARIOS
JORNADAS
• Un canal de
comunicación
eficaz.
PLANIFICACIÓN + ESTRATEGIA
COMUNICACIÓN
transmitir con claridad
TECNOLOGÍA
facilitar
INMEDIATEZ
agilizar los tiempos
- optimizar
LA TECNOLOGÍA ES UNA ALIADA
PERO NO SUPLANTA LA ALTERNATIVA DEL “PERSONA A PERSONA”
Red de vectores comunicacionales
INSTITUCION CONTRATANTE
ORGANIZADOR PROFESIONAL
-OPC-
SECRETARÍA
CONCURRENTES - ASISTENTES - PUBLICO
Comité Ejecutivo
Roles
Responsabilidades
Toma de Decisiones
Interpretar
Organizador
objetivos y necesidades
Elaborar
un plan de trabajo
Desarrollar
técnicas y estratégias de
participación
Coordinar
las tareas operativas
SECRETARÍA;
EJE de la organización
CONCEPTOS OPERATIVOS
•
•
•
•
•
•
E
Planificar
Q
Organizar
U
Dirigir
I
Coordinar
P
Controlar
Manejo de riesgos O
META
Priorizar
Optimizar tiempo
trabajo
Secretaría
Pre Congreso
Secretaría
durante el
Congreso
Diagramación del cronograma
Información general
Recepción de inscripciones
RR.PP. Difusión y Prensa
Tareas Administrativas
Recepción de Asistentes
Ceremonial y Protocolo
Información general
Inscripciones in situ
Acreditaciones
Entrega de certificados
PROGRAMA ACADÉMICO
Elementos básicos:
Aspectos fundamentales:
 Por qué
 Para quién
 Cuándo
 Dónde
 Primer nivel
 Contenido temático
 Correcta selección de temas
 Elección de los oradores
Tipos de contenido de programa
•
•
•
•
•
Intercambio de conocimiento
Educación continua
Mercado empresarial
Promoción pública
Etc.
Tipos de comunicación
•
•
•
•
Visual
Verbal
Escrita
Etc.
¿Cómo se desarrolla
correctamente un programa?
• Planificar la sesiones cuidadosamente
• NO superponer las conferencias que se consideren de
sumo interés.
Puntualidad
• Duración de las sesiones y presentaciones individuales
• Duración de cada jornada en conjunto.
Quienes asisten
• INVITADOS ESPECIALES
• EXPOSITORES
• CONCURRENTES
Tipos de ponencias
•
•
•
•
SESION PLENARIA
CONFERENCIA
REUNIONES SATELITES
TRABAJOS LIBRES:
Presentación de ponencias
• Informar sobre recepción de ponencias con
anticipación
• Definir el idioma oficial del Congreso
• Indicar fecha límite para recepción de resumen
• Requerimientos técnicos para que el orador
pueda exponer con comodidad.
Certificación de Trabajos ó
Presentaciones
Confección de Libro de
Abstracts, Actas.
Finalización del Congreso
• Informe de resultados
• Perfomance del evento. (Análisis de
estadísticas, encuestas, etc.)
• Documentación: bases de datos, material
sobrante. Cartas de agradecimiento.
CONCLUSIONES
activan los cinco sentidos:
Los congresos y * Vista
* Olfato
convenciones
* Oído
* Gusto
* Tacto
incluyen actividades
de contacto directo
Trabajemos utilizando las nuevas
tecnologías con la percepción y la
creatividad puestas al servicio de
esta actividad.
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RESPONSABILIDAD PROFESIONAL EN PSIQUIATRIA