Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
Auditoría de Efectivo, Ingresos y
Cuentas por Cobrar
Nelsa L. Acevedo Meléndez
Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno
2 de mayo de 2008
Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones,
CEE-SA-08-8173
OBJETIVOS
Discutir:
• Reglamentación aplicable
• Objetivos de la auditoría
• Pruebas de cumplimiento
• Hallazgos más frecuentes
2
Contraloría a sus órdenes...
REGLAMENTACIÓN
• Ley Núm. 230 – Ley de Contabilidad del Gobierno
de Puerto Rico del 23 de julio de 1974, según
enmendada
• Ley Núm. 81 – Ley de Municipios Autónomos del
30 de agosto de 1991, según enmendada
• Reglamento Núm. 9 – Normas Básicas para los
Oficiales Pagadores Especiales nombrados por el
Secretario de Hacienda del 6 de abril de 2005,
según enmendado
3
Contraloría a sus órdenes...
Cont. REGLAMENTACIÓN
• Reglamento Núm. 25 – Recaudación, Depósito,
Control y Contabilidad de Fondos Públicos
Recaudados por Recaudadores Oficiales o
Sustitutos y sus Auxiliares del 7 de noviembre de
2006
• Reglamento Núm. 44 – Deudas no Contributivas
Existentes a Favor del Gobierno de Puerto Rico
del 12 de agosto de 1997
• Reglamentación interna de la unidad.
4
Contraloría a sus órdenes...
Programa de Auditoría
Efectivo, Recaudaciones y Conciliaciones
 Comprobar la existencia del efectivo en mano, los
certificados de depósitos e inversiones, y que
éstos son propiedad de la unidad.
- Efectúe arqueos de caja; verifique la
adquisición y cancelación de los valores
 El efectivo en caja, las cuentas bancarias, los
cheques y libros de recibos en blanco están
sujetos a los controles y procedimientos
adecuados de contabilidad.
- Realice un inventario físico de los cheques y
los recibos en blanco
5
Contraloría a sus órdenes...
Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES
 Los fondos recaudados son depositados
íntegramente y prontamente en las cuentas del
erario público.
- Verifique si los fondos recaudados se depositan
diariamente
 Los fondos de cambio y caja menuda, y sus
desembolsos están autorizados y justificados.
- Verifique si las reposiciones están debidamente
documentadas
6
Contraloría a sus órdenes...
Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES
 Las recaudaciones se registran con exactitud en
los libros de contabilidad y éstos a su vez
concuerdan con el banco o con terceros.
- Coteje las hojas de depósitos con el estado
bancario
 El importe del ingreso, según las transacciones y
los documentos justificantes, concuerdan con el
importe del recibo expedido.
- Verifique la información incluida en los recibos
7
Contraloría a sus órdenes...
EJEMPLO RECIBO DE
RECAUDACIÓN
8
Contraloría a sus órdenes...
PALABRAS
NÚMEROS
9
Contraloría a sus órdenes...
NO INDICA FECHA DE
RECAUDACIÓN
10
Contraloría a sus órdenes...
ANULADO SIN EXPLICACIÓN
11
Contraloría a sus órdenes...
CONTIENE BORRONES Y
TACHADURAS
12
Contraloría a sus órdenes...
NO INDICA EL TIPO DE VALOR
RECIBIDO
13
Contraloría a sus órdenes...
Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES
 El balance del efectivo, según presentado en los
informes financieros reflejan propiamente todo el
efectivo en la unidad, en tránsito o depositado con
terceras personas (Conciliaciones Bancarias).
Según la conciliación,
coteje los balances
presentados contra:
Mayor general
Estado bancario
14
Contraloría a sus órdenes...
Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES
 Los balances de efectivo reflejan un corte (cut off)
propio de recaudaciones y desembolsos.
- Determine la corrección de los ingresos,
cheques en circulación y cheques pagados.
 Las transacciones relacionadas con el efectivo son
anotadas con prontitud y exactitud en registros
detallados y adecuados.
- Verifique si las cuentas se concilian
mensualmente y son revisadas y aprobadas
15
Contraloría a sus órdenes...
HALLAZGOS FRECUENTES







Recaudaciones entregadas con tardanzas.
Sobregiros en fondos y cuentas bancarias.
Fondos y cuentas bancarias inactivas por más
de un año.
Conciliaciones bancarias preparadas
incorrectamente o con atrasos.
Recaudadores sin nombramiento.
Recibos con borrones y tachaduras.
Recibos anulados sin explicación.
16
Contraloría a sus órdenes...
Cont. HALLAZGOS FRECUENTES





Recibos en que el importe de las palabras no
es igual al importe en números.
Apropiación de fondos.
No existe un inventario perpetuo de los recibos
de recaudación en blanco y utilizados.
No se lleva un registro de las inversiones.
Cheques pendientes de pago por más de seis
meses.
17
Contraloría a sus órdenes...
Programa de Auditoría
Ingresos y Cuentas por Cobrar
 Ver que se cumple con las normas para el
otorgamiento de crédito y que las mismas sean de
conformidad con la ley.
- Determine si la evaluación de crédito fue
adecuada y debidamente aprobada
 Determinar que los despachos de bienes o la
prestación de los servicios estén debidamente
autorizados y facturados a los precios y términos
correctos.
- Compare las autorizaciones de despacho contra
las facturas en cuanto a cantidad y descripción
de bienes
18
Contraloría a sus órdenes...
Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
 Determinar que los ajustes en las facturas estén
autorizados.
- Identifique e investigue los ajustes reflejados en
las facturas
 Ver que las facturas, los ajustes y recaudaciones
estén registrados propiamente en las cuentas de
los clientes y en el período correcto.
- Concilie los totales del registro de ingresos
contra las cuentas de ingresos y las cuentas
por cobrar del mayor general
19
Contraloría a sus órdenes...
Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
 Determinar que los créditos (memorandos de
crédito, devoluciones y descuentos) estén
debidamente autorizados y registrados
correctamente.
- Verifique si se realizó la entrada
correspondiente en el subsidiario de cuentas
por cobrar y en el registro de inventario, las
devoluciones de bienes, descuentos y créditos
 Establecer la validez de las cuentas por cobrar y
declaradas incobrables.
- Envíe a los clientes confirmaciones de las
cuentas por cobrar
20
Contraloría a sus órdenes...
Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
 Determinar que las cuentas por cobrar sean
registradas y los saldos establecidos en los
registros financieros son correctos.
- Compare los balances de las cuentas contra el
subsidiario de las cuentas por cobrar
21
Contraloría a sus órdenes...
HALLAZGOS FRECUENTES




Falta de gestiones de cobro efectivas de las
cuentas por cobrar.
No se mantenía un registro de las facturas
pendientes de cobro.
Falta de información en los libros y registros.
Ausencia de segregación de deberes.
22
Contraloría a sus órdenes...
Información adicional
División de Auditorías de:
• Corporaciones Públicas: (787) 777-6080
• Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248
• Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249
23
Contraloría a sus órdenes...
¿PREGUNTAS?
Contraloría a sus
órdenes...