JORNADA DE GESTIÓN ECONÓMICA
1.- Introducción
- Normas Ejecución
- Artículo 36
- Artículo 37
2.- Tramitación de Gastos
2.1.- Generales (Fungibles, Indemnizaciones, etc)
2.2.- Inventariables
3.- Gestión de Inventario
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Introducción
1.- Introducción
- Normas de Ejecución
- Artículo 36
- Artículo 37
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Introducción
ARTÍCULO 36:
Gastos Menores
Se consideran gastos menores:
a) Los derivados de suministros y servicios, por importe inferior a 18.000 €.
b) Los derivados de obras, por importe inferior a 50.000 €.
La tramitación de los expedientes contables derivados de los gastos que se establecen en los apartados
anteriores, se realizará directamente a través del Centro Gestor generador de dichos gastos, atendiendo a
las siguientes consideraciones:
SUMINISTROS
1.- Para gastos iguales o inferiores a 1.000€ en material fungible, o hasta 5.000€ en material
inventariable, se necesitará para su tramitación el documento contable ADO, la Memoria Explicativa
firmada por el Responsable del gasto y la factura original, conformada asimismo por el Responsable
del gasto.
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Introducción
ARTÍCULO 36 (Continuación):
2.- Para gastos superiores a 1.000€ en material fungible, salvo los asociados a proyectos de
investigación, o 5.000€ en material inventariable, se deberá aportar la siguiente
documentación: Memoria explicativa, acompañada de ofertas de, al menos, tres
empresas, firmada por el Responsable del gasto, junto con el visto bueno de la
Vicegerencia de Asuntos Económicos. El preceptivo documento contable AD.
Posteriormente se tramitará el documento O, con la factura original correspondiente, conformada
en la forma establecida en el punto 1.54
OBRAS
En lo que respecta a contratos menores para ejecución de obras, además, se solicitará el
presupuesto de la obra, sin perjuicio de la existencia de proyecto, cuando las normas específicas
así lo requieran.
SERVICIOS
En lo que respecta a este tipo de contratos, además de lo establecido en los apartados anteriores,
se acompañará la documentación acreditativa de la solvencia técnica del interesado mediante la
documentación adecuada, como pudiera ser a título enunciativo, la titulación, pertenencia a
gremio o colegio profesional, sometimiento al Impuesto de Actividades Económicas, inscripción
censal, etc...
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Introducción
ARTÍCULO 37
Requisitos generales de las facturas
Deberá ser siempre documento original, sin enmiendas ni tachaduras, conteniendo como mínimo los
siguientes datos:
-
Nombre o Razón Social, domicilio y Código de identificación Fiscal del proveedor.
Número y Fecha de Factura.
A nombre de UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS (Q2803011B).
Indicando el Campus, Departamento, Servicio o Proyecto de Investigación destinatario de la
factura.
- Descripción exacta y pormenorizada cuando sea necesario, e importe del suministro,
servicio prestado u obra realizada.
- Tipo e importe del IVA aplicado, o la expresión “IVA INCLUIDO” o “EXENTO”, según
corresponda, de acuerdo con la legislación vigente.
- Tipo e importe de las retenciones de IRPF efectuadas, cuando proceda, de acuerdo
con la legislación vigente.
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Introducción
ATENCIÓN
Según lo dispuesto en el artículo 36 de las Normas de Ejecución del 2014, que
para los suministros y servicios de importe superior a 1.000€ en material
fungible y 5.000€ en material inventariable se adjunten 3 presupuestos, así
como una memoria firmada por el responsable del gasto, con el visto bueno de
la Vicegerencia de Asuntos Económicos.
En ningún caso se puede proceder a la compra del material o a la
contratación de servicios antes de que el AD esté debidamente
autorizado.
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Tramitación de Gastos: Generales
TIPO DE GASTO
SI GASTO < 1.000€
SI 1.000€ < GASTO <
18.000€
DOCUMENTACIÓN A APORTAR
Memoria explicativa
Factura
Memoria explicativa con Vº Bº de
Vicegerente Asuntos Económicos
3 Presupuestos o Certificado de
exclusividad
Factura
NOTA: En ningún caso se puede
proceder a la compra del material
o a la contratación del Servicio
antes
de
que
el
AD
esté
debidamente autorizado.
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PLANTILLAS DOCUMENTOS
Memoria explicativa Gasto
(formato Word)
Memoria explicativa
(formato Word)
Tramitación de Gastos: Generales
TIPO DE GASTO
SI GASTO > 18.000€
GASTOS MAYORES
DOCUMENTACIÓN A APORTAR
Contactar con:
I/
Servicio Contratación para
promover concurso o compra
mediante sistema de Adquisición
Centralizada
de
bienes
del
Ministerio de Hacienda
II/ Servicio de Investigación para
adquisiciones a través de
Proyectos de Investigación.
Nota: Excluidos de Concurso Público:
 Adquisiciones a cargo de
proyectos de investigación
subvencionados por proceso de
concurrencia competitiva, art. 4,
q) del RDL 3/11 de 14 de
noviembre, BOE de 16 de
noviembre.
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PLANTILLAS DOCUMENTOS
Tramitación de Gastos: Generales
TIPO DE GASTO
CONFERENCIAS
TRIBUNAL CUERPOS
DOCENTES
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DOCUMENTACIÓN A APORTAR
 Memoria explicativa:
 Conferencia :
 datos conferencia
 datos conferenciante
 datos bancarios y domicilio
completo del conferenciante
 Certificado impartición conferencia
 Solvencia técnica del conferenciante
 Memoria explicativa diferenciadas
(1 por pago)
 Fotocopia Boletín Oficial donde se
ha publicado la oposición
 Justificación gastos (billetes, recibos
taxis, metro, peajes, hoteles.
 Fotocopias DNI, pasaporte.
 Impreso abono dietas
 Certificado asistencia(s) firmado por
Secretario Tribunal
 Fecha celebración Tribunal
PLANTILLAS DOCUMENTOS
Memoria explicativa
(formato Word)
Autorización conferencia y
Certificado de impartición
(formato Word)
Memoria explicativa
(formato Word)
Impreso abono dietas
(formato Word)
Tramitación de Gastos: Generales
TIPO DE GASTO
BOLSAS VIAJE
DOCUMENTACIÓN A APORTAR
 Solicitud comisión servicios
 Memoria explicativa (1 por pago)
 Convocatoria
ayuda
movilidad
bolsas
viaje
(criterios
reparto
ayudas, carácter congreso, baremo.
 Resolución adjudicación bolsas de
viaje. (Beneficiarios, importe)
 Facturas
 Declaración itinerario:
 Destino
 Días, hora llegada y salida
 Kilometraje (si es vehículo
propio tarjeta técnica )
PLANTILLAS DOCUMENTOS
Memoria explicativa
(formato Word)
Impreso tarifas-dietas
(formato Word)
Comisión de Servicios
(formato Word)
Declaración de Itinerario
(formato Word)
Hoja liquidación de gastos
(formato Word)
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Tramitación de Gastos: Generales
TIPO DE GASTO
GASTOS POR
INDEMNIZACIÓN
TRIBUNAL TESIS DOCTORAL
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DOCUMENTACIÓN A APORTAR
 Facturas originales
 Memoria explicativa
 Declaración itinerario:
 Destino
 Días, hora llegada y
salida
 Kilometraje (si es
vehículo propio tarjeta
técnica )
 Comisión Servicios
 Memoria explicativa
diferenciadas 1 por pago y
persona, especificar fecha de
la lectura
 Resolución de composición del
Tribunal
 Justificación gastos (billetes,
recibos taxis, metro, peajes,
hoteles,…)
 Fotocopias DNI, pasaporte
 Impreso abono dietas
PLANTILLAS DOCUMENTOS
Memoria explicativa
(formato Word)
Declaración itinerario
(formato Word)
Comisión servicio
(formato Word)
Memoria explicativa
(formato Word)
Impreso abono dietas
(formato Word)
Tramitación de Gastos: Generales
FACTURAS
• Solo se admitirán Originales, sin enmiendas ni tachaduras.
• Debe llevar los Datos identificativos del proveedor:
 CIF
 Dirección completa
 Datos bancarios completos(IBAN)
 Tipo impositivo aplicado a las operaciones
 Pagos extranjeros: IBAN, SWIFT, Banco
• Los Datos Cliente siempre deben ser:
 Universidad Rey Juan Carlos (no se pagará ninguna factura que no
venga a nombre de la Universidad)
 CIF: Q-2803011-B
 C/ Tulipán s/n. 28933 Móstoles
• No se admitirán tickets como facturas.
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Tramitación de Gastos: Generales
PARA PAGOS A ESPAÑOLES
• Es necesario rellenar correctamente los datos personales y bancarios
(IBAN) con máximo detalle posible.
• Cuando sean pagos de gastos como taxis, aviones, hoteles, que haya
que abonar a las personas físicas (tribunales, conferenciantes,
dietas,…) es deseable que figuren todas las facturas originales posibles
para poder hacer el pago a la persona como cesionaria, ya que si lo
hacemos directamente le estamos cargando todos esos gastos como
ingresos personales con el consiguiente perjuicio que les podemos
estar ocasionando de cara a su relación con Hacienda.
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Tramitación de Gastos: Generales
PARA PAGOS AL EXTRANJERO:
Personas jurídicas:
• Son imprescindibles los siguientes datos en la factura:
– Datos fiscales de la empresa (Vat Number, dirección, país, divisa…)
– Datos Bancarios: (IBAN, Swif, nº cuenta..)
Personas físicas:
• Cumplimentar los datos personales, bancarios, etc.
• Indicar el país de residencia si no se corresponde con el documento
aportado (pasaporte, NIF, tarjeta residencia,…)
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Tramitación de Gastos: Generales
MEMORIAS EXPLICATIVAS:
• Deben explicar todo lo relativo al gasto ocasionado, con una
descripción exacta y pormenorizada de la necesidad de contraer el
gasto, indicando además número de factura, importe aproximado y
cualquier aclaración que se estime conveniente al objeto de justificar
adecuadamente los gastos.
• Cuando la factura haya sido previamente abonada, debe indicarse en
la misma todos los datos de a quién ha de reintegrársele el importe
(cesionario).
OTROS DOCUMENTOS:
• Se puede aportar cualquier otro documento que se estime conveniente
y sirva para el mejor entendimiento del gasto.
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Datos de la Universidad
Universidad Rey Juan Carlos
C. I. F. : Q 2803011 B
C/ Tulipán s/n, 28933
Móstoles/Madrid
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Tramitación de Gastos: Inventariable
TIPO DE GASTO
SI GASTO < 5.000€
SI 5.000€ < GASTO <
18.000€
Área de Gestión Económica
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DOCUMENTACIÓN A APORTAR
PLANTILLAS DOCUMENTOS
Memoria explicativa.
Factura
Certificado recepción
Memoria explicativa Gasto
(formato Word)
Memoria explicativa con el Visto
bueno de la Vicegerente de
Gestión Económica
3 Presupuestos o Certificado de
exclusividad.
Factura
Certificado recepción
Memoria explicativa Gasto
(formato Word)
NOTA: En ningún caso se puede
proceder
a
la
compra
del
material o a la contratación del
Servicio antes de que el AD esté
debidamente autorizado.
Certificado de recepción
(formato word)
Certificado de recepción
(formato Word)
Tramitación de Gastos: Inventariable
TIPO DE GASTO
SI GASTO > 18.000€
GASTOS MAYORES
DOCUMENTACIÓN A
APORTAR
Contactar con:
I/ Servicio Contratación para
promover concurso o compra
mediante
sistema
de
Adquisición Centralizada de
bienes del Ministerio de
Hacienda
II/ Servicio de Investigación
para adquisiciones a través
de Proyectos de
Investigación.
Nota: Excluidos de Concurso
Público:
 Adquisiciones a cargo de
proyectos de investigación
subvencionados por proceso
de concurrencia competitiva,
art. 4, q) del RDL 3/11 de 14
de noviembre, BOE de 16 de
noviembre.
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PLANTILLAS DOCUMENTOS
Conformidad para la
convocatoria de recepción formal
de bienes inventariables
(formato Word)
Conformidad para la
convocatoria de recepción formal
de bienes inventariables
(formato Word)
Tramitación de Gastos: Inventariable
TIPO DE GASTO
INVENTARIABLE
SOFTWARE
DOCUMENTACIÓN A APORTAR
PLANTILLAS DOCUMENTOS
 Memoria
 Certificado de Recepción
 Solicitud de Alta en Inventario de
Software
Memoria explicativa
(formato Word)
Certificado de recepción
(formato Word)
Solicitud Alta Inventario Software
(formato Word)
Área de Gestión Económica
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Gestión de Inventario
ACTUALIZACIÓN
INVENTARIO
DOCUMENTACIÓN A APORTAR
EQUIPOS
DESECHADOS Y/O
INSERVIBLES POR
DIFERENTES CAUSAS
 Relación equipos a dar de baja
 Parte de Baja
EQUIPOR
TRASLADADOS A
DIFERENTES
UBICACIONES
 Relación equipos cambiados
 Parte de Modificación
Área de Gestión Económica
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PLANTILLAS DOCUMENTOS
Parte de Baja
(formato Word)
Parte de Modificación
(formato Word)
Gestión de Inventario
TIPO DE GASTO
EQUIPOS INSTALADOS
FUERA DE LA U.R.J.C.
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DOCUMENTACIÓN A APORTAR
Solicitud
motivada
para
instalación de equipamiento
instalaciones
externas
a
Universidad Rey Juan Carlos
PLANTILLAS DOCUMENTOS
la
en
la
Alta/Reincorporación/Mejora
(SUPUESTOS DE UBICACIÓN
FUERA DE LA UNIVERSIDAD)
(formato Word)
JORNADA DE GESTIÓN ECONÓMICA
Cualquier consulta que tengáis o duda que os surja, por favor
contactar con:
- Servicio Gestión Económica
- Rosa Avilés. Extensión 7100
- Sagrario Martínez. Extensión 8310
- Inventario
- Ana Pérez. Extensión 7151
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Gracias por
vuestra asistencia
y atención
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