Sistema de Atención al Ciudadano
Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación
Requerimientos vía Web.
Parte 1
Octubre 2 de 2013
INICIO
ANÁLISIS GASTOS
VIAJE
1.
Traslado terrestre ida y
regreso
• Tiquetes: S180.000
• Alimentación $ 60.000
• Tiempo: tres días de permiso
no remunerado ($120,000)
• Otros: 30.000
Total: 390.000
ANÁLISIS GASTOS
VIAJE
2. Traslado aéreo ida y regreso
• Tiquetes: $300.000
• Alimentación $ 20.000
• Tiempo: Un día de permiso no
remunerado ($40.000)
• Otros: 40.000
Total: 400.000
Líder SAC
Tengo un dilema los
ciudadanos casi no
radican vía Web
Líder SAC
¿Qué podemos
hacer?
Gerente de Modernización
¿Por donde iniciamos?
Gerente de Modernización
Hagamos una reunión
del área y realizamos una
lluvia de ideas
Líder SAC
SAC - MEN
Capacitemos a los
docentes de las
Instituciones
educativas
Hagamos
volantes
SAC - WEB
Estrategias
Estrategias
Pautemos en radio y
en televisión...
En el canal regional
Coloquemos un
video en la página
de la Secretaría
Líder SAC
Se
puede colocar
requerimientos vía
Web ?
Líder SAC
Dependencia de atención al ciudadano
Y ahora que hacemos?
Líder SAC
Creemos un plan de
divulgación básico
Gerente de Modernización
Y por donde
empezamos?
Líder SAC
Identifiquemos
grupos para trabajar
Gerente de Modernización
IDENTIFICANDO
GRUPOS
¿Qué orden vamos
a tomar ?
Tenemos que hacer un
análisis, para identificar
el orden del grupo,
ventajas y desventajas
Gerente de Modernización
Líder SAC
Gerente de Modernización
Líder SAC
Opción 1:
6. Ciudadanía en general
5. Entidades Privadas
4. Entidades Territoriales
3. Comunidad Educativa
2. Instituciones Educativas
1. Secretaría de Educación
Gerente de Modernización y líder SAC
Opción 1:
Iniciando desde Ciudadanía en general
hasta Secretarías de Educación
Estrategias:
Debemos buscar la mejor forma para que
todos los ciudadanos del departamento
se enteren rápidamente que pueden
hacer requerimientos en la
Secretaría vía Web
Gerente de Modernización y líder SAC
Estrategias:
1.
2.
3.
4.
Opción 1
Campañas de radio.
Pautemos en el canal regional.
Hagamos Volantes.
Coloquemos videos en las páginas
de la Alcaldía y la Gobernación.
Gerente de Modernización y líder SAC
Ventajas:
Opción 1
1. Llegamos a muchas personas
usando medios masivos de
comunicación
2. Llegamos a todos los lugares del
departamento.
3. Aumentamos el número de
requerimientos vía Web
Gerente de Modernización y líder SAC
Ventajas:
Opción 1
4. Al trabajar enfocados al grupo 6
(Ciudadanía en general) trabajamos
todos con todos los grupos al mismo
tiempo.
5. Este orden nos ahorra trabajo y
tiempo
Gerente de Modernización y líder SAC
Desventajas:
Opción 1
1. Puede que el nivel de radicación
vía Web se desborde y no
podamos dar un buen servicio.
2. No hay control del proceso.
Gerente de Modernización y líder SAC
La opción 1 tiene
muchas ventajas y nos
ahorra mucho tiempo
Gerente de Modernización
Si pero tiene un gran riesgo,
lo que nos implicaría muchas
perdidas
Líder SAC
Perdidas !!
¿ Qué perdidas?
* Las personas perderían
la confianza en el servicio Web y no
volverían a radicar vía.
* Se dañaría la imagen del servicio de la
Secretaría
*Perderíamos el trabajo realizado
Gerente de Modernización
Líder SAC
Analicemos la
opción 2
Gerente de Modernización
Si….. vamos
Líder SAC
Opción 2:
1. Secretaría de Educación
2. Instituciones Educativas
3. Comunidad Educativa
4. Entidades Territoriales
5. Entidades Privadas
6. Ciudadanía en general
Gerente de Modernización y líder SAC
Opción 2:
Opción 2
Iniciando desde Secretarías de
Educación hasta Ciudadanía en general
Estrategias:
Para cada grupo debemos generar una
estrategia de acuerdo a las
características y tamaño de cada grupo
Gerente de Modernización y líder SAC
Estrategias:
Opción 2
1. Capacitemos a los funcionarios de
la Secretaría, a directores y
administrativos de las Instituciones
Educativas.
2. Hagamos carteleras para las
Instituciones educativas.
Gerente de Modernización y líder SAC
Estrategias:
Opción 2
3. Hagamos una circular informativa
emitida por el Secretari@ de
Educación.
4. En el encuentro de rectores
hagamos una actividad para que
ellos la repliquen a sus docentes
Gerente de Modernización y líder SAC
Opción 2
Estrategias:
5. Enviemos un comunicado a las
entidades territoriales y privadas.
6. Aquí ya podemos utilizar las
estrategias de la opción 1.
Gerente de Modernización y líder SAC
Ventajas:
Opción 2
1. Tenemos en cuenta las
características del grupo
2. Tenemos en cuenta el tamaño del
grupo.
Para cada grupo debemos generar una
3. Las estrategias van de acuerdo
estrategia de acuerdo a las
al punto 1 y 2
características y tamaño de cada grupo
Gerente de Modernización y líder SAC
Opción 2
Ventajas:
4. No se desborda el servicio.
5. Podemos generar estrategias por
cada grupo, ver el impacto en el
servicio, normalizar el servicio y
ver oportunidades de mejora, y
luego continuar con el siguiente
grupo, es gradual.
Gerente de Modernización y líder SAC
Opción 2
Ventajas:
Desventaja:
6. Garantiza los resultados.
7. Se puede tener mayor control del
proceso.
Para cada grupo debemos generar una
8.
Permitede
identificar
estrategia
acuerdo oportunidades
a las
de mejora. y tamaño de cada grupo
características
Gerente de Modernización y líder SAC
Desventajas:
Opción 2
1. Requiere de mucho tiempo.
2. Se debe hacer seguimiento
continuo.
Para cada
grupo debemos generar una
estrategia de acuerdo a las
características y tamaño de cada grupo
Gerente de Modernización y líder SAC
La opción 2 no me gusta
conlleva mucho tiempo
Gerente de Modernización.
Si pero… tiene pocas
desventajas y muchas
ventajas..
Adicional muchas
ganancias
Líder SAC
Ganancias !!
¿Qué Ganancias?
* Las personas tendrían mayor
confianza en el servicio al radicar vía Web.
*Aunque lleva mucho tiempo y trabajo, garantiza
los resultados.
* Nuestro indicador de radicación vía Web
aumentaría gradualmente y se mantendría
Gerente de Modernización.
Líder SAC
TRABAJAREMOS CON LA
OPCIÓN 2
Iniciando desde Secretarías
de Educación hasta
Ciudadanía en general .
Líder SAC
Gerente de Modernización.
Hay que realizar algo
en el sistema ??
Gerente de Modernización.
Si…
yo hablo con el
administrador y
trabajamos en el sistema
Líder SAC
Recuerdas la actividad que
estamos realizando para aumentar
los PQR radicados vía Web?
Líder SAC
Si claro, para eso fue la
última reunión de área
que tuvimos…donde
todos dimos ideas
Administrador del sistema
Si… quisiera saber
si tenemos que
hacer ajustes al
sistema??
Líder SAC
Si !!
Debemos actualizar la
información…
parametrizando !!
Administrador del sistema
Y…¿Qué vas a
parametrizar ?
Líder SAC
* Tramites y preguntas frecuentes.
* El encabezado e imagen central.
* La información de las páginas
principales
Administrador del sistema
En qué te puedo ayudar?
Líder SAC
Ayúdame a recoger
información por cada
dependencia de los
tramites y preguntas
frecuentes
Administrador del sistema
Ok… me voy a
trabajar con todas
las dependencias
Líder SAC
Yo voy a actualizar las
imágenes e información
de las páginas principales
Administrador del sistema
•Imagen de encabezado 
•Imagen central 
•Titulo_Texto 1, 2 3 y 4 
• Body_Texto 1, 2, 3 ,4 y 9 
Administrador del sistema
Por favor cada dependencia debe
enviar por correo electrónico, las
preguntas frecuentes y tramites
con sus respectivos formatos para
actualizar nuestro SAC
Líder SAC
Ya te envié un correo con
todos los tramites por
dependencia y las preguntas
frecuentes de cada una
Líder SAC
Ok… ya mismo voy a
parametrizar y actualizar el
sistema
Administrador del sistema
•Tramites 
•Preguntas frecuentes 
Administrador del sistema
RESULTADO
1.
2.
3.
Tramites ( Actualizados)
Preguntas frecuentes (Actualizadas)
Páginas principales (actualizadas)
TAREA FINALIZADA ESTAMOS LISTOS !!
Líder SAC
Administrador del sistema
Vamos a hacer un plan de
divulgación dirigido a que las
personas se enteren que
pueden radicar vía Web
Pueden contar con todo lo
que necesiten…Ustedes
saben que estamos
enfocados en trabajar para
toda la comunidad !!
Secretario de Educación
Gerente de Modernización, Líder y Administrador SAC
Líder funcional SAC
Desde enero ha
aumentado en 2.462,
sin embargo el % es
bajo
Líder funcional SAC
FIN
Invitamos a todas
las Secretarías de
Educación a
generar
estrategias para
aumentar los
requerimientos
radicados vía Web
PMSE
GRACIAS POR SU ATENCIÓN !!
Creado por: Andrea Rojas
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