Guía para realizar un plan de proyecto
Iniciación del proyecto
Administración
de Proyectos

Creación del Plan de Proyecto
 Asignación de recursos y cálculo del costo
 Asignación de dependencias
 Calendario de trabajo
 Terminar la presentación






Características de los proyectos
Ciclo de vida de un proyecto
Diferencia entre Proyecto y Operaciones
Iniciación y Planeación de un proyecto
Características de la Administración de Proyectos
El administrador de proyectos
Inicio del Proyecto

Menús y botones

Definición de

Tareas

Gráfica de
Gantt
Inicio de la
aplicación
Al iniciar la aplicación
aparece la página
principal de Microsoft
Project
Se abre un proyecto nuevo
En el se definen los datos del
proyecto
- Por omisión Panel de
tareas
Vistas
2
Inicio del Proyecto – Datos críticos del proyecto Un proyecto puede programarse de
acuerdo a la fecha de inicio o de
terminación y el sistema calcula
automáticamente la fecha en que
debe iniciar o terminar
En el menú Proyect, seleccionar Project Information
 Proporcionar los datos solicitados:
 Fecha actual (Current date)
 Fecha de inicio (Start date)
 Fecha de Status (Status date)
 Fecha de terminación (Finish date)
 Tipo de calendario (Calendar)
 Programar según (Schedule from)



Fecha de inicio (Project Start date)
Fecha de terminación (Project finish date)


Estándar, 24 horas, Turnos
Prioridad del proyecto (Priority)
3
Inicio del Proyecto - Estadísticas del proyecto En la ventana de Project Information, seleccionar
 Aparecerá una ventana con las estadísticas resultantes del avance del proyecto:



Inicio / terminación
Duración, trabajo y costo
4
Inicio del Proyecto – Propiedades del proyecto Para definir las propiedades del proyecto se
selecciona la opción Properties del menú File
 En esta ventana se introducen los datos
relacionados con el proyecto y su administrador:










Nombre del proyecto (Title)
Materia o tópico (Subject)
Autor (Author)
Administrador (Manager)
Compañía (Company)
Categoría (Category)
Claves (Keywords)
Comentarios (Comments)
Hiperliga (Hiperlink base)
5
Inicio del Proyecto – Vistas del Proyecto Una vista es un formato para analizar la información del
proyecto o para introducir datos
 Existen tres formatos de vistas:




Hojas
Gráficas y diagramas
Formularios
Las vistas pueden combinarse mostrando dos vistas
individuales
Las vistas se seleccionan desde la barra de desplazamiento
que muestra las vistas más usadas o mediante la opción
More Views… del menú View
 La vista por omisión es la Gráfica de Gantt

6
Inicio del Proyecto – Gráfica de Gantt -





Muestra el avance del proyecto
Permite evaluar el estado individual de cada tarea
Cada tarea se representa en una barra relacionada con la escala de tiempo
Las líneas que conectan las tareas reflejan sus relaciones, llamadas
dependencias
Muestra el recurso asignado a una tarea
7
Inicio del Proyecto – Gráfica de Pert -




Es un diagrama de red
Permite enfocar la atención a las relaciones entre tareas más que al plan en sí
Cada tarea es un rectángulo llamado nodo que contiene información sobre la tarea
Usos del diagrama Pert:




Crear y afinar el calendario
Ligar las tareas y definir tiempos de inicio y terminación
Mostrar tareas no iniciadas, en avance y terminadas
Asignar personal y otros recursos
8
Almacenamiento – guardar / abrir archivos 

Para almacenar el archivo se selecciona
la opción Save del menú File
Cuando es la primera vez que se guarda
el archivo, aparecerá el siguiente cuadro
de diálogo:



El baseline es el plan inicial con el que
se comparará el avance del proyecto y
que permite analizar los cambios
Cuando la base del proyecto no ha
sido terminada, en cualquier otro
momento del avance puede
grabarse o eliminarse mediante la
siguiente opción:
Para abrir un archivo se selecciona
la opción Open del Menú File
9
Escala de tiempo – Ajuste 


Representa el tiempo en el que se realizan las tareas
Incluye una escala principal y una secundaria
Ajuste:


En la vista Gantt, seleccionar el botón
para reducir o aumentar la escala
O seleccionar la opción Timescale…. Del menú Format:
10
Impresión de informes




Para imprimir la información de la
vista se selecciona la opción Print del
menú File
Es conveniente analizar el número de
páginas y la forma en que se hará la
impresión, seleccionando la opción
Preview del menú File
Ms Project genera diversos tipos de
reportes mediante la opción Report
del menú View
Tipos de reportes:

Overview

Project summary
11
Creación del Plan – Introducción de tareas 
La introducción de tareas se puede
hacer en forma global o detallada


Golbal directamente en la vista Gantt
Detallada mediante la vista Task
sheet de More Views…







Cada tarea es asociada con un número
de identificación
Se hace clic en un campo de la columna
Task name y automáticamente se asigna
una duración a la tarea de 1 día
Puede introducirse la duración en este
momento o posteriormente
La tarea puede ser una actividad o un
resumen de un grupo de tareas que
genera un esquema
Para indicar que una tarea es parte
de un grupo se utiliza el botón de
identación a la derecha.
La identación a la izquierda genera
un grupo o tarea nueva
Las tareas se
apreciarán en forma de grupos:
12
Creación del Plan – Vista, edición y desplazamiento de tareas 
Para ver las tareas de un grupo:
 Se hace clic en el signo (+) de la
tarea, para cerrar el grupo, se
hace clic en el signo (-):

Para insertar una nueva tarea:



Para eliminar una tarea



O se seleccionan los botones
teniendo el cursor sobre la tarea
deseada
Para abrir todas las
tareas o niveles
determinados de ellas,
se selecciona el botón
Show
Estas funciones pueden ser realizados
En la opción Outline del menú Project


Se coloca el cursor en el nombre de
la tarea en donde se insertará la
nueva tarea
Oprimir la tecla Ins o seleccionar la
opción New Task del menú Insert
Se coloca el cursor en el nombre de
la tarea en donde se eliminará
Oprimir la tecla Del o seleccionar la
opción Delete Task del menú Edit
Para desplazar una tarea de una
posición a otra:


Seleccionar el identificador de la
tarea o de varias tareas
Desplazarla(s) a la posición deseada
(No se requiere insertar un renglón)
13
Creación del Plan – Tareas repetitivas y notas 


Las tareas repetitivas se presentan
consistentemente en un proyecto
Pueden representar juntas, reuniones
o revisiones del plan
Para introducirlas, se selecciona ls
opción Recurring Tasks del menú
Insert:


Las notas de las tareas contienen
información sobre la planeación de
la misma
Para introducir una nota se coloca el
cursor en la tarea y se selecciona la
opción Task Notes del menú Project,
o el botón
14
Creación del Plan – Información de la WBS 

Una WBS contiene la información de
las tareas en forma estructurada
Para crear la secuenciación de tareas:
 Se abre la vista Task Sheet del
menú More Views…
 Se inserta una nueva columna en la
que se colocará la secuenciación:


Se selecciona la opción WBS-Define
Code del menú Project:
Para asignar una nueva numeración,
se selecciona la opción WBSRenumbering del menú Project
15
Creación del Plan – Colocación de Milestones 


Un milestone es una tarea que no
tiene duración pero que identifica
eventos importantes del calendario,
por ejemplo, la terminación de una
fase mayor



Seleccionar Task Information y
la etiqueta Advanced
Ingresar la duración
Marcar la celda Mark task as
milestone
Para colocar un milestone, se
ingresa una tarea con duración cero
Si se quiere ingresar un milestone
con duración que represente un
evento especial como por ejemplo
una aprobación, se realiza lo
siguiente:

Se ingresa la tarea con duración 0
16
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Calendario y Jornadas de Trabajo 
Para asignar recursos y
representarlos, es necesario indicar
el calendario que será usado
 Seleccionar Options del menú
Tools
 Ingresar los datos en la ventana
de la etiqueta Calendar

Para definir el calendario estándar
del proyecto que representa las horas
de trabajo:
 Se selecciona la opción Change
Working Time del menú Tools
17
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Duración de las tareas 
La duración de las tareas puede
introducirse de la siguiente manera:
 En la columna Duration
correspondiente de la gráfica de
Gantt
 Colocando el cursor sobre la tarea
y seleccionando la opción Task
Information del menu Project o
mediante el botón
 Se introduce el tiempo estimado
en horas, días, semanas o meses
 La duración se introduce en
tareas individuales


Task Information:
Cuando se tiene poca experiencia o
dudas en la estimación, puede
utilizarse la vista Pert – Network
Diagram 18
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Duración de las tareas 
La duración de las tareas puede
asignarse a nivel de grupos de
tareas:




Fecha de inicio sin dependencia:
Una tarea puede tener restricciones
para su duración:
Esto queda representado en la
gráfica:
Cuando sea necesario establecer la
fecha de inicio de una actividad, sin
depender de otra, sólo se indica la
fecha

Una restricción para finalizar en una
fecha límite se representa en el
diagrama:
19
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Duración de las tareas -
20
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Definición del recurso 



Uno de los recursos para realizar
una tarea, es el responsable de
realizarla
Cuando se asigna un recurso, por su
capacidad máxima para realizarla es
de 100% (omisión)
Es posible asignar dos o más
recursos a una tarea, colocando el
porcentaje de participación, por
ejemplo, 50%
Existen dos niveles de asignación




Definición del recurso:
 Opciones:
 Opción Resources-Assign
Resources del menú Tools
 O el botón

Aparecerá el cuadro de diálogo
para ingresar los nombres o la
especialidad:
La definición del recurso una sola vez
La asignación del recurso a las tareas
del proyecto
Si no se conoce el nombre del
recurso, puede colocarse la
especialidad
21
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Definición del recurso  Hoja de recursos






Permite introducir mayor
información de cada recursos
Para definir la información, se utiliza
la vista Resource Sheet:
El tipo de recurso puede ser Trabajo
o Material
Si se introduce un material se coloca
la etiqueta del mismo en la columna
Material Label
Automáticamente se coloca la inicial
de cada recurso en la columna
Initials
En la columna Groups se indica si el
recurso es un equipo de trabajo





Max. Units indica el número
máximo de unidades de tiempo en
el que el recurso puede ser
asignado
En Std. Rate se coloca el pago
por hora para el recurso
Ovt Rate significa el pago por
hora extra del recurso
En Cost/use se coloca el costo
por usar el recurso, normalmente
se aplica a materiales
En Accrue at se indica la forma
de aplicar el recurso: Inicio, final o
prorrateado
22
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Asignación del recurso 

Para asignar un recurso a una tarea se tienen varias opciones:
 Columna Resource Names de la vista Gantt
 Doble clic en la tarea para visualizar la información de la tarea
En ambos casos, se hace clic en la lista de desplegado para seleccionar el nombre y
se le asigna el porcentaje de participación:

En el caso de utilizar la columna
Resource Names, solo se
ingresará el nombre del
responsable y las unidades de
asignación serán en un 100% por
omisión
23
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Definición del recurso 
Detalles de los miembros del equipo
(Responsables)
 Abrir la ventana de asignación
de recursos:



Ingresar los datos en la ventana
de información.
En el caso de asignar dos
recursos a una misma tarea, se
ingresa el porcentaje de
participación de cada uno:
Hacer doble clic en el nombre
del responsable al que se le
actualizarán los datos
24
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea
- Asignación del recurso -
25
Asignación de dependencias



Por omisión, las dependencias entre dos
tareas es de fin a inicio
Es conveniente iniciar la vinculación entre
tareas con esta definición y
posteriormente identificar y modificar las
excepciones
Para definir una dependencia:
 Se seleccionan las tareas que
dependerán entre sí
 Se oprime el botón





O se selecciona la opción Link Tasks
del menú Edit
Otra opción es describirla en la
ventana Task Information

También pueden introducirse las
dependencias en la columna
Predecessors de la vista Gantt
Para eliminar una dependencia:
 Se seleccionan las tareas que
dependerán entre sí
 Se oprime el botón
Si las tareas no están contiguas, se
selecciona la primera tarea y
oprimiendo la tecla Ctrl se selecciona
la segunda
Pueden seleccionarse varias tareas
a la vez
26
Asignación de dependencias


Cuando se crea el calendario, MS Project
calcula la duración del proyecto a través
de las dependencias entre las tareas
predecesoras y sucesoras

Cuando se han definido las dependencias
de las tareas, éstas se representan en la
gráfica a través de líneas de unión

Existen tareas que dependen de
otras pero que requieren un tiempo
adicional adicional para su inicio. El
tiempo necesario se introduce en el
cuadro de demora –Lag-
Para cambiar el tipo de dependencia, se
hace doble clic en la línea y se selecciona
la deseada:

En el caso de requerir un adelanto en
el tiempo, el número introducido
deberá ser negativo
27
Asignación de dependencias
- Diagrama del Calendario -
28
Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades 
La duración de una tarea
depende de los recursos
asignados y al tipo de tarea,




Métodos de Programación
Tools -Options- Calculation
Por omisión la programación se
condiciona al esfuerzo
Se incrementa o disminuye la
duración de acuerdo a los
cambios en los recursos pero no
se modifica la duración de la tarea
El trabajo es la cantidad de
esfuerzo o numero de horas
dedicados por un recurso a
una tarea
29
Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades 
El tipo de la tarea influye en su
programación.
Hay tres tipos de tareas:





Unidades fijas
Duración fija
Trabajo fijo
Para consultar o modificar el tipo de
la tareas se utiliza la vista Task Entry
en More Views
Unidades fijas:




Unidades fijas
Si se agrega un nuevo recurso, la
duración de la tarea se reduce:
Es el tipo por omisión
Se modifica su duración
si se incrementan o reducen recursos
30
Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades 
Duración fija:



La duración de la tarea siempre es la
misma aún si se incrementan o
reducen recursos:
La tarea representa la impartición de
un curso en 24 horas, si se agrega un
recurso de apoyo, la duración del
curso será la misma:
Trabajo fijo


El trabajo total de la tarea será el
mismo y los cambios en recursos
modifican la duración y las unidades:
Si se agrega un nuevo recurso, la
duración de la tarea se reduce:
31
Calendario de trabajo – Vista Uso de recursos -
32
Calendario de trabajo – Vista Uso de tareas -
33
Calendario de trabajo – Cargas de trabajo 
La vista Hoja de recursos –
Resource Sheet- permite la
redistribución en caso de ser
necesario
 Un recurso está sobrecargado
cuando tiene asignado más
trabajo del que puede realizar en
un horario laboral
 Cuando un recurso está
sobreasignado el texto se muestra
en rojo y contiene un indicador:

Se puede utilizar la gráfica de
recursos – Resource Graph - para
apreciar el porcentaje de uso de
recursos:
34
Calendario de trabajo – Cargas de trabajo 

Para el balance de las cargas en forma manual se utiliza la opción Resource
Management de la barra de herramientas View– Toolbars –
Se divide la pantalla
Window-Split y se
señala el recurso que
se quiere administrar:
35
Calendario de trabajo – Cargas de trabajo 
El balance de las cargas de trabajo en forma automática puede ser realizado en
MS Project:
 Examina las sobreasignaciones, sus dependencias, tiempo de demora y
prioridades y determina si una tarea puede ser retrasada o dividida para
resolver un conflicto
 Se utiliza la opción
Level Resources del menú
Tools
36
Calendario de trabajo – Calendarios por recurso 
En Ms Project, existen dos tipos de
calendario:
 Calendario Estándar
 Calendario por recurso
 El calendario estándar es el
calendario por omisión para cada
recurso
 Pueden crearse calendarios
especiales para controlar la
disponibilidad del recurso
 Otros dos tipos de calendario
pueden asignarse a un recurso:
 Calendario 24 horas
 Calendario turno de noche

El calendario estándar se accesa
mediante la opción Tools-Options y
la etiqueta Calendar:
37
Calendario de trabajo – Calendarios por recurso 
Para asignar modificaciones
al realizar
 un
El calendario
se verán
Guía para
plan de especial,
proyecto
calendario estándar
de un recurso, se
reflejados los cambios, como días
 Iniciación del proyecto
selecciona la opción Change
laborables (No estándar) y días de
 Creación del Plan de Proyecto
Working Time del menú Tools
trabajo en los que no participará:
 Asignación de recursos y cálculo del costo
 Asignación de dependencias
 Calendario de trabajo
 Terminar la presentación
Administración de Proyectos
Características de los proyectos
 Ciclo de vida de un proyecto
 Diferencia entre Proyecto y Operaciones
Se indica el nombre del recurso
al en la siguiente actividad
Continúe
 un
Características
que se le hará
calendario especialde la Administración de Proyectos
 El administrador de proyectos


38
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Proyecto - Controlando riesgos