Estructura y proceso de la presentación,
negociación e implementación de un Programa
con el FM
Matías Gómez
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
Actores
• Fondo Mundial
– Junta Directiva
– Panel de Revisión Técnica
– Secretariado
•
•
•
•
Mecanismo de Coordinación
Receptor principal
Sub receptores
Agente Local del Fondo
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
Actores
FM
PRT
ALF
RP
MCP
S
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
RS
S
R
R
Mecanismo de Coordinación
• Seis requerimientos mínimos
• Coordinar el proyecto Fondo Mundial con otras
intervenciones
• Presentar propuestas al FM (estrategia, presupuesto,
indicadores)
• Aprobar cambios materiales
• Firmar acuerdo de subvención como testigo
• Velar la implementación del proyecto
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
Receptor Principal
• Nominado por el MCP
• Firma acuerdo con el Fondo Mundial
• Prepara los documentos del proyecto
(presupuestos, indicadores, Plan de M&E, Plan
de Compras u otros)
• Responsable de la administración del proyecto
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
Sub receptores
• Elegidos por el MCP/ RP. Decisión final con el RP
• Reportan al RP sobre sus actividades
• Ejecutan actividades especificas
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
ALF
• Contratista del FM
• Antes: evaluación de la capacidad del RP, la revisión
presupuestos y los planes de trabajo propuestos,
colaboración proceso de negociación.
• Durante: supervisión de la ejecución. Esto incluye revisar
las solicitudes de fondos periódicas del RP, llevar a cabo
visitas de terreno para verificar los resultados, revisar el
informe anual de auditoría, reporte financiero mejorado.
• Labores realizadas en relación con la revisión de la Fase
2.
• Labores realizadas en relación con el fin de la subvención.
• Tareas ad hoc
Shortcut to Country TGF. lnk
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
No
•
•
•
•
•
•
•
Diseño del programa
Ejecución del programa
Asistencia técnica al RP o a los sub-beneficiarios
Desarrollo de capacidades
Decisiones sobre la subvención
Aprobar
Auditoria
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
Caso 1
Después de 10 meses desde el inicio del contrato los resultados de la
actividad 1 alcanzan solo el 25% de las metas establecidas
La responsabilidad para la ejecución de estas actividades es de la
organización ORGANIZAR, sub receptora del proyecto.
La causa del problema: la capacidad de ejecución del sub receptor es
limitada en el corto plazo, lo que limita el cumplimiento de las actividades.
1. Quien debería ser el primero en percibir y registrar el problema de
la baja ejecución?
2. Asignen las responsabilidades a cada actor, que tiene que hacer
cada uno de los 5 actores (MCP, RP, SR, LFA, FM)
3. Diseñen la línea de reporte/ flujo de información, que los actores
deberían seguir para encontrar una solución al problema
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
Caso 2
El Fondo Mundial ha enviado una carta a la presidenta del mecanismo de coordinación
informándola que las ultimas 2 solicitudes de desembolso contenían graves errores
en la parte financiera. El FM envío cartas de retro alimentación al RP, y no recibió
respuesta y los problemas continúa.
Los principales errores encontrados son:
El receptor principal no registra los adelantos de pagamento a proveedores, lo que
determina un saldo errado al final del periodo reportado.
1. El sub receptor A se equivoca en el utilizo de las categorías de gastos y registra
todo los gastos en la categoría de gastos administrativos
2. El sub receptor B entrega su registro de gasto con un mes de atraso.
Se registra además un problema adicional, el contador del receptor principal ha
aceptado una oferta de trabajo y dejara su trabajo actual con el Receptor Principal
al final del mes. El contador es la única persona que maneja el programa contable
del receptor principal, además el es el responsable de la relaciones con los sub
receptores (solo parte financiera) y de preparar el informe financiero semestral para
el Fondo Mundial.
1. Asignar las responsabilidades a cada unos de los cinco actores (MCP, PR, SR,
ALF, FM). En esta situación quien es responsable de acciones para corregir
los problemas? Que acciones/ Información deben pedir a los otros actores?
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
Gracias
Taller de gestión de proyectos
Ciudad de Panamá, Julio 2009
Descargar

Document