OFIMÁTICA
EMPRESARIAL II
Clase 01
Ing. Eddye Aturo Sánchez Castillo
FUNDAMENTOS DE LA HOJA DE CALCULO
Introducción al manejo de la Hoja de Cálculo
Excel.
Creación de Fórmulas y
Uso de referencias absolutas y relativas
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula.
Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has
trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más
detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de
Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se
llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo
obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo
seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en
disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el
siguiente tema.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Coloca el cursor y haz clic sobre el
botón Inicio se despliega un
menú; al colocar el cursor sobre
Todos los programas, aparece
otra lista con los programas que
hay instalados en tu ordenador;
coloca el puntero del ratón sobre
la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic
sobre
Microsoft Excel, y se
iniciará el programa.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Al iniciar Excel aparece una pantalla
inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así
conoceremos los nombres de los
diferentes elementos. La pantalla
que se muestra a continuación puede
no coincidir exactamente con la que
ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada
momento, como veremos más
adelante
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Al iniciar Excel aparece una pantalla
inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así
conoceremos los nombres de los
diferentes elementos. La pantalla
que se muestra a continuación puede
no coincidir exactamente con la que
ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada
momento, como veremos más
adelante
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa
agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos
las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes
elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las
más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como
hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las
reconocerás porque tienen un color atenuado.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el
momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada
para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada
pantalla.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De
esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y
opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar
para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran
semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se
minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones
quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos
disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de
movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de
cálculo.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo
lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de
trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para
que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo
libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes
comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte
superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del
libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta
sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será
Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará
de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si
miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de
la forma Hoja1, Hoja2...
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos
de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas
aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar
cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada
por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Una columna es el conjunto de celdas
seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA,
AB,........IV
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de
un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se
denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a
continuación el número de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la
columna A y la fila 1 por lo tanto la celda
se llama A1.
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Cuando el cursor está posicionado en
alguna celda preparado para trabajar con
ésta, dicha celda se denomina Celda activa
De igual forma tenemos la fila activa, fila
de la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante es el de
Rango, que es un bloque rectangular de una
o más celdas. Los rangos son vitales en la
Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de
operaciones se realizan a base de rangos
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
Movimiento Rápido en la Hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que
las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder
desplazarse a través de la hoja son:
INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1
Primera celda de la columna activa
Última celda de la columna activa
Primera celda de la fila activa
Última celda de la fila activa
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
FIN FLECHA ARRIBA
FIN FLECHA ABAJO
FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
FIN FLECHA DERECHA
FÓRMULAS Y FUNCIONES
OPERADORES ARITMETICOS
Como Excel es una hoja de cálculo, es obvio que se empleen los
operadores Aritméticos para realizar operaciones.
A continuación muestro los operadores Aritméticos Básicos:
• + Se utiliza para las sumas
• - Se utiliza para las restas
• / Se utiliza para las divisiones
• * Se utiliza para las multiplicaciones
• ^ Se utiliza para elevar a una potencia
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
Para poder resolver un problema mediante una formula, es necesario que yo
lo resuelva en lo personal el problema y después aplicarlo a Excel, por
ejemplo so deseo saber los días vividos de una persona, primeramente debo
saber como sacar los míos. Es necesario saber cuantos días tiene el año para
poder resolver el problema, si no lo se, será imposible resolver el problema.
Entonces resolveremos el problema de sacar los días vividos, primero debo
saber que el año tiene 365 días y que mi edad son 35 años (estamos en el
2006), ¿ahora de aquí que sigue?, ¿Qué operación debo de realizar?, ¿suma,
resta, multiplicación o división?... Acertaste es necesario una multiplicación
para saber cuantos días vividos tengo, entonces quedaría así: 365*35 y el
resultado serán los días vividos, ahora si a aplicarlos a un ejercicio de Excel.
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
DECISIONES CON LA FUNCION =SI
Esta función juega un papel muy importante para la toma de
decisiones, imagínate si lo haces manual sin esta función, podrías
tardar mucho tiempo en resolver tus problemas que lleven decisiones,
por ejemplo si una persona llega puntual a su trabajo se le da el bono
de puntualidad, pero si llega tarde no se le da, por lo tanto tendrías
que usar 2 formulas, una para la puntualidad y otra para lo contrario,
entonces la función SI me evita estar cambiando la formula una y otra
vez.
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS Y FUNCIONES
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS
Una referencia en Excel identifica a una celda (o
rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y
le hace saber a Excel en dónde buscar los valores
que se quieren utilizar en una fórmula. Pero
¿Cuál es la diferencia entre las referencias
absolutas y las referencias relativas?
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS
Referencias relativas
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar
libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla
dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la
celda D1 es
=C1*2
y ahora arrastramos el controlador de relleno hacia abajo,
Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la
referencia se modifique automáticamente conforme va
avanzando la fila.
REFERENCIAS
ABSOLUTAS
Y
RELATIVAS
En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando
automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS
REFERENCIAS ABSOLUTAS
Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas.
Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede
ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de
fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen
constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se
definen utilizando el símbolo “$”.
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS
Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la
columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse
automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la
fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna
como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser
$A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando
hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula
de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:
=$C$1*2
REFERENCIAS
ABSOLUTAS
Y
RELATIVAS
En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando
automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.
GRACIAS
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