Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
CRITERIOS PARA OTORGAR
RECONOCIMIENTOS A LA RAMA
LEGISLATIVA DEL GOBIERNO
julio y agosto de 2006
Sr. Jesús A. Rosario Morales
Sr. Norberto Sáez Ríos
Principios para lograr una administración
pública de excelencia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Adoptar normas y procedimientos por escrito
Mantener una Oficina de Auditoría Interna competente
Cumplir con los requisitos de agencias reguladoras
Adoptar un plan estratégico
Mantener un buen control presupuestario
Mantenerse al día con los avances tecnológicos
Mantener sistemas de archivo y control de
documentos
8. Cumplir con el PAC de la OCPR y las recomendaciones
de los auditores externos
9. Mantener sistemas adecuados para el capital humano
10.Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental (Código de
Ética del Cuerpo Legislativo)
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2
Evaluación de Criterios
•
Creación
•
Aplicación
•
Metodología
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3
Criterios para otorgar
reconocimientos
Incumplimiento con los requisitos
de participación
• No asistencia del funcionario principal a
la orientación – (5 puntos)
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5
Cont. Incumplimiento con los requisitos de
participación
• No envío o envío tarde de la
Certificación (Anejo 2 de la Carta
Circular OC-06-29 del 23 de junio de
2006) – (2 puntos)
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Registro de contabilidad, conciliaciones
bancarias e informes financieros
• Al 31 de diciembre de 2007 la
contabilidad de las cuentas y de los
fondos están al día (al menos al 31 de
octubre). (4 puntos)
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Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones
bancarias e informes financieros
• Al 31 de diciembre de 2007 las conciliaciones
bancarias de las siguientes cuentas están al
día (al menos al 31 de octubre):
– Cuenta Corriente (1 punto)
– Cuenta de Nómina (1 punto)
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Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones
bancarias e informes financieros
• Cuentas no reflejan sobregiros bancarios
al 31 de octubre:
– Cuenta Corriente (1 punto)
– Cuenta de Nómina (1 punto)
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Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones
bancarias e informes financieros
• Al 31 de diciembre de 2007 la entidad cumple a
la terminación del año fiscal con la preparación
de uno de los siguientes documentos: (25
puntos)
– Preparación
auditados.
de
los
estados
financieros
– Cuadre del presupuesto asignado con el
Departamento de Hacienda.
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Sobregiros en las asignaciones
presupuestarias
• Al cierre del año fiscal (30 de junio de 2007), la
entidad tiene:
– Medidas de control para evitar sobregiros o
insuficiencias
en
las
asignaciones
presupuestarias. (4 puntos)
– Asignaciones autorizadas para el año
económico: (4 puntos)
Aplicadas al pago de gastos incurridos
durante el respectivo año
No terminó en sobregiro
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Plan Estratégico
• Al cierre del año fiscal:
– La unidad gubernamental tiene preparado
un Plan Estratégico que
incluye:
(2 puntos)
Objetivos
Propósitos
– El Plan Estratégico contiene indicadores
para medir el cumplimiento del mismo.
(2 puntos)
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Cont. Plan estratégico
 Práctica a considerar:
Carta Circular OC-98-09 del 14 de abril de
1998, Diez Principios para lograr una
Administración Pública de Excelencia,
emitida por la OCPR
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Irregularidades y pérdidas de propiedad y
fondos públicos, y registro de contratos
• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo
principal designó por escrito a:
– un empleado o funcionario - efectuar las
notificaciones de las situaciones indicadas
en la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964,
según enmendada (2 puntos)
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Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos
públicos, y registro de contratos
Cont. Designación de funcionario o empleado para:
– Mantener el Registro de Contratos (Ley
Núm. 18 del 30 de octubre de 1975, según
enmendada)
– Que haya tomado el adiestramiento ofrecido
por la OCPR - Programa de Registro de
Contratos (Carta Circular Núm. OC-06-15
del 20 de diciembre de 2005) (2 puntos)
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Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos
públicos, y registro de contratos
• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal
sometió a la OCPR - no más tarde del 31 de
agosto:
– Certificación (OC-FSA-169) de cumplimiento
con: (2 puntos)
• las disposiciones del Reglamento Núm. 41,
emitido por la OCPR y
• la notificación de las irregularidades durante el año
fiscal objeto de cierre, según las disposiciones de
la Ley 96.
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Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos
públicos, y registro de contratos
Cont. Enviar por parte del funcionario principal
• Antes del 31 de agosto
• (OC-FSA-168) bajo juramento acreditando
haber cumplido con las disposiciones de la
Ley Núm. 18. (2 puntos)
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Plan de acción correctiva
Propósito - dar seguimiento al cumplimiento de
las recomendaciones de la OCPR
• Al cierre del año fiscal - al día con
la radicación de informes del PAC
(1 punto)
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Cont.
 Prácticas a considerar:
 Boletín Administrativo OE-1998-16 del 13 de junio de
1998, emitido por el Gobernador
 Reglamento Núm. 26 del 1 de julio de 1998, emitido
por la OCPR
 Carta Circular Núm. OC-99-01 del 1 de julio de 1998,
emitido por la OCPR
 Carta Circular Núm. OC-05-12 del 20 de enero de
2005, emitido por la OCPR
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Sistema de archivo y control de
documentos, y reglamentación
• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo
principal:
– Nombró a un funcionario o empleado Administrador de Documentos.
(2 puntos)
– Estableció un programa de administración de
documentos. (2 puntos)
– Promulgó normas para reglamentar un sistema
organizado de clasificación y archivo. (2 puntos)
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Sistema de archivo y control de
documentos, y reglamentación
Cont.
• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo
principal:
– creó una Unidad de Reglamentación o
designó por escrito a un funcionario que se
encargue de la reglamentación. (2 puntos)
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Cont.
Sistema de archivo y control de
documentos, y reglamentación
 Prácticas a considerar:
Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955,
según enmendada
Reglamento Núm. 4284 del 19 de julio
de 1990, Reglamento para la Administración
de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva, emitido ASG
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Cont.
Sistema de archivo y control de
documentos, y reglamentación
Cont. Prácticas a considerar:
Reglamento Núm. 23 del 15 de agosto
de 1988, Reglamento para la Conservación
de Documentos, según enmendado, emitido
por el Departamento de Hacienda
Reglamento Núm. 15 del 21 de julio de
1979, Reglamento de Administradores de
Documentos, según enmendado, emitido por
la ASG
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Tecnología de Información
• Al cierre del año fiscal:
– Se promulgaron normas y procedimientos
escritos para reglamentar el uso del
equipo computadorizado. (2 puntos)
– Se mantienen al día los datos, de manera
que los archivos maestros cumplen con
los requisitos de integridad. (1 punto)
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Cont.
Tecnología de Información
• Advertencias en las pantallas de las
computadoras sobre: (1 punto)
 Uso correcto
 Sanciones por uso impropio
Práctica a Considerar:
 Carta Circular Núm. OC-06-13 del 28 de noviembre
de 2005 emitida por la OCPR
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Cont.
Tecnología de Información
• Contraseñas de acceso (1 punto)
Individuales
Confidenciales
• Copias de reserva (backups)
Producidas diariamente (1 punto)
Mantenidas fuera de los predios del
edificio (1 punto)
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Cont.
Tecnología de Información
• Plan de Respuesta de Emergencias y
de Recuperación (Plan de Contingencia)
(1 punto)
– Aprobado por el funcionario principal
– Actualizado
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Cont.
Tecnología de Información
Prácticas a Considerar:
– Carta Circular Núm. OC-98-11 del 18 de
mayo de 1998 emitida por la OCPR
– Carta Circular Núm. 77-05 del 8 de
diciembre de 2004 emitida por la OGP
–Folleto “Las Mejores Prácticas
para la Adquisición, Desarrollo,
Utilización y Control de la
Tecnología de Información”
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Preguntas
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Contacto con la OCPR
Orlando Calderón Serrano
Director
División de Auditoría “B”
Jesús A. Rosario Morales
Gerente de Auditoría
(787) 754-3030, ext. 2308 ó 2309
PO Box 366069
San Juan, PR 00936-6069
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Contacto con la OCPR
INTERNET
www.ocpr.gov.pr
E-mail
[email protected]
Este adiestramiento tiene el propósito primordial,
entre otras cosas, de compartir información y
estrategias para lograr una sana administración
pública.
El mismo se ofrece independientemente del
resultado de auditorías en proceso o que
realicemos en el futuro, sobre el uso de la
propiedad y de los fondos públicos por parte de
esta entidad.
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CONTAMOS CON SU
COOPERACIÓN PARA MEJORAR
LA FISCALIZACIÓN Y
LA ADMINISTRACIÓN DE LA
PROPIEDAD Y DE LOS
FONDOS
PÚBLICOS
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33
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