Capitulo 9
ACCOUNTING FOR
RECEIVABLES
Accounts
Receivable
Notes
Receivable

Types of
Receivables

Determining
maturity date

Recognizing
accounts receivable

Computing interest

Recognizing notes
receivable

Valuing notes
receivable

Disposing of notes
receivable


Valuing accounts
receivable
Disposing of
accounts receivable
Statement
Presentation and
Analysis of
Receivables

Presentation

Analysis
STUDY OBJECTIVE 1
................................
1 Identify the different types of
receivables.
RECEIVABLES
 El termino a cobrar (receivables) se refiere a las
cantidades adeudadas de individuos y otras compañías; son
reclamos que se esperan cobrar en efectivo
 Existen tres clases de “receivables” que son:
1 Cuentas por cobrar – cantidades adeudadas por
clientes que compran a crédito
2 Notas por Cobrar – reclamos por los cuales
un instrumento formal de crédito fue emitido
3 Otras a Cobrar – incluye “receivables” no
mercadéales Ejemplos de estos son los intereses
por cobrar y adelantos a los empleados
Cuentas por cobrar
Tres asuntos primarios de contabilidad están
asociados con las cuentas por cobrar:
1 Reconocer cuentas por cobrar
2 El Valorar cuentas por cobrar.
3 Disposición de las cuentas por
cobrar
Objetivo de estudio 2
................................
2 Explicar como cuentas por cobrar
se reconocen en las cuentas
RECOGNIZING ACCOUNTS
RECEIVABLE
General Journal
Date
July 1
Account Titles
Accounts Receivable – Polo Company
Sales
Debit
Credit
1,000
1,000
Cuando un negocio vende mercancia a un cliente a crédito. ,
Debito a Accounts Receivable y crédito a Sales
RECOGNIZING ACCOUNTS
RECEIVABLE
General Journal
Date
July 5
Account Titles
Sales Returns and Allowances
Accounts Receivable – Polo Company
Debit
100
Credit
Cuando un negocio recibe devoluciones de mercancía
When a business sells merchandise to a customer on credit,
vendida previamente a crédito, Se debita, Sales Returns and
Accounts Receivable is debited and Sales is credited.
Allowances y acreditamos Accounts Receivable de la
compañía que devolvió la mercancía
100
RECOGNIZING ACCOUNTS
RECEIVABLE
C a s h ($ 9 0 0 -$ 1 8 )
S a le s D is c o u n ts ($ 9 0 0 x .0 2 )
A c c o u n ts R e c e iva b le – P o lo C o m p a n y
882
18
900
(T o re c o rd c o lle c tio n o f A R )
Cuando cobramos de un cliente por la mercancía
When a business
previamente
vendida
sellsa merchandise
crédito durante
to un
a customer
periodo de
on credit,
Accounts Receivable
descuento,
Cash y Sales
is debited
Discounts
and son
Sales
debitados
is credited.
y
Accounts Receivable se acredita.
STUDY OBJECTIVE 3
................................
3 Distinguir entre los métodos y emisión
usados para valorar las cuentas por
cobrar.
VALUING ACCOUNTS
RECEIVABLE
 Para asegurarnos que los receivables no están
sobreestimados en el balance sheet, se registran a su
valor realizable en efectivo (cash realizable value).
 Valor realizable neto en efectivo (cash realizable value
es la cantidad neta que se espera recibir en efectivo y
excluye cantidades que la compañía estima que no va a
poder cobrar.
 Perdidas por morosidad son debitadas a Gastos de
Deuda Malos (Bad Debts Expense y se consideran un
riesgo normal y necesario de hacer negocios.
 Dos métodos para contabilizar las deudas
incobrables:
1 Direct write-off method (Método Directo)
2
Allowance method (Método Acumulación)
DIRECT WRITE-OFF METHOD
 Bajo el método directo (direct write-off method), las
perdidas por deudas malas no se anticipan y no se
hace alguna acumulación.
 No se hacen entradas para las deudas malas (bad
debts) hasta que la cuenta no se determina que es
incobrable que es en este momento que se carga a la
cuenta de Bad Debts Expense.
 Ningún intento de parear las bad debt a los ingresos
de ventas o para presentar un valor en efectivo
realizable en el Balance Sheet.
 Consecuentemente, a menos que las perdidas por
perdidas malas sean insignificantes este método NO
es aceptable para propósitos financieros
DIRECT WRITE-OFF METHOD
General Journal
Date
Dec. 12
Account Titles
Bad Debts Expense
Accounts Receivable – M.E. Doran
Debit
200
Credit
200
Warden Co. elimina el balance adeudado de M. E. Doran’s de
$200 como incobrable a diciembre 12. Cuando se usa el
método directo el gasto de Bad Debt va a presentar solo las
perdidas actuales de lo incobrable.
THE ALLOWANCE METHOD
El “allowance method” es
requerido cuando las deudas malas
son de cantidades materiales.
Cuentas incobrables son estimadas
y se llevan contra las ventas en el
mismo periodo de contabilidad que
las ventas ocurrieron.
THE ALLOWANCE METHOD
General Journal
Date
Dec. 31
Account Titles
Bad Debts Expense
Allowance for Doubtful Accounts
Debit
12,000
Deudas Incobrables son estimadas y se
debitan a Bad Debts Expense y se
acreditan a Allowance for Doubtful
Accounts al final de cada periodo.
Credit
12,000
THE ALLOWANCE METHOD
General Journal
Date
Account Titles
Mar. 1
Allowance for Doubtful Accounts
Accounts Receivable - R. A. Ware
Debit
Credit
500
500
Incobrables actuales son debitados a Allowance for Doubtful
Accounts y acreditadas a Accounts Receivable en el mismo
periodo especifico que se elimino la cuenta.
THE ALLOWANCE METHOD
General Journal
Date
July 1
Account Titles
Accounts Receivable – R. A. Ware
Allowance for Doubtful Accounts
Debit
Credit
500
Cuando se recupera una cuenta que ha sido eliminada:
1 Se reversa la entrada de eliminacion.
500
THE ALLOWANCE METHOD
General Journal
Date
Account Titles
July 1
Cash
Accounts Receivable
2 Registra el cobro de la manera usual.
Debit
Credit
500
500
BASES USED FOR THE
ALLOWANCE METHOD
 Las compañías usan uno de estos métodos
para la estimación de incobrables:
1 Porcentaje de ventas
2 Porcentaje de recibos
 Ambos métodos siguen los
GAAP; la decisión es de la gerencia
En cuanto a cual van a usar.
ILLUSTRATION 9-5
Comparasion de bases para los
metodos de incobrables
Percentage of Sales
Percentage of Receivables
M atch in g
C ash R ealizab le V alu e
A llo w a n c e
S a le s
B a d D e b ts
A c c o u n ts
fo r
Expense
R e c e iv a b le
D o u b tfu l
A c c o u n ts
Énfasis en relación de Estado de
Ingresos y Gastos
Énfasis en relación de Estado de
Situación
PERCENTAGE OF
SALES BASIS
 En el percentage of sales basis, gerencia estima
que porcentaje de sus ventas a créditos será
incobrable.
 Deudas incobrables
se determinan aplicando
el porcentaje a las ventas
del periodo corriente.
 Esta base parea mejor los gastos con los
ingresos.
PERCENTAGE OF
SALES BASIS
General Journal
Date
Dec. 1
Account Titles
Bad Debts Expense
Allowance for Doubtful Accounts
Debit
Credit
8,000
8,000
Si las ventas netas a crédito para el año son $800,000, el
estimado de deudas incobrables será de 8,000 (1% X $800,000).
PERCENTAGE OF
RECEIVABLES BASIS
 Bajo el percentage of receivables basis, la
gerencia estima que porcentaje de los
“receivable” va a resultar en una perdida por
cuentas incobrables.
 La cantidad de la entrada de ajuste es la
diferencia entre el balance requerido y el
balance existente de la cuenta de allowance
account.
 Esta base produce un mejor estimado para el
valor en efectivo realizable de los receivables.
PERCENTAGE OF
RECEIVABLES BASIS
General Journal
Date
Dec. 1
Account Titles
Bad Debts Expense
Allowance for Doubtful Accounts
Debit
Credit
1,700
1,700
Si el trial balance presenta una cuenta de Allowance for
Doubtful Accounts con un balance credito de $528, un ajuste
por $,1,700 ($2,228 - $528) es ncecesario.
STUDY OBJECTIVE 4
................................
4 Descripcion de las entradas para
registrar la disposicion de cuentas
por cobrar
DISPOSING OF
ACCOUNTS RECEIVABLE
 Compañías frecuentemente disponen de las
cuentas por cobrar de 2 maneras:
1 venden a un factor tal como una compañía
financiera o a un banco
2 hacen ventas a crédito
 Un factor compra los efectos
a cobrar de los negocios
por unos honorarios y
cobra los pagos directamente
a los clientes
SALE OF RECEIVABLES
General Journal
Date
Account Titles
Cash
Service Charge Expense (2% x $600,000)
Accounts Receivable
Debit
Credit
588,000
12,000
600,000
Hendrendon Furniture factura $600,000 de sus
efectos a cobrar a Federal Factors, Inc. Federal
Factors cobra un cargo por servicio de 2% del
total de los efectos a cobrar vendidos.
Ventas con tarjetas de
credito
 Tarjetas de Crédito usadas frecuentemente por
aquellos comerciantes que quieren evitar el
papeleo de emitir crédito.
 Comerciantes pueden recibir el dinero mas
rápido de los emisores de las tarjetas de crédito.
 Una venta de tarjetas de crédito ocurre cuando
una compañía acepta una tarjetas de crédito
nacionales tales como Visa, MasterCard,
Discover, y American Express.
CREDIT CARD SALES
 3 partes están envueltas en cuando se usan las
tarjetas de crédito para las ventas:
1 El emisor de la tarjeta,
2 El comerciante
3 El cliente
 El comerciante paga al emisor de la tarjeta unos
honorarios de un 2-6% del precio de la factura
por sus servicios.
 Desde un punto de vista de contabilidad, las
ventas usando Visa, MasterCard, y Discover son
tratadas diferente de las ventas usando American
Express.
VISA, MASTERCARD,
AND DISCOVER SALES
 Ventas en las que se uso VISA, MasterCard,
y Discover son consideradas ventas en
efectivo por el comerciante.
 Estas tarjetas son emitidas por los bancos.
 Al recibir el talonario de venta
con tarjeta de crédito del
comerciante, el banco
inmediatamente añade la
cantidad a la cuenta
del comerciante
VISA, MASTERCARD,
AND DISCOVER SALES
General Journal
Date
Account Titles
Cash
Service Charge Expense
Sales
Anita Ferreri compro unos
cuantos CD para su
restaurante de la compania
Karen Kerr Music Co. por
$1,000 using su VISA First
Bank Card. El cargo por
servicio del First Bank es 3%.
Debit
Credit
970
30
1,000
AMERICAN EXPRESS
SALES
 Ventas usando American Express
son reportadas como ventas a
crédito no como ventas en efectivo.
 La conversión en efectivo no
ocurre hasta que la compañía
remite la cantidad neta a l
comerciante
AMERICAN EXPRESS
SALES
General Journal
Date
Account Titles
Accounts Receivable – American Express
Service Charge Expense
Sales
Debit
Credit
285
15
300
NOTES RECEIVABLE
 Un pagare es una promesa escrita para
pagar una cantidad especifica de dinero
cuando se solicite o a un periodo
definido de tiempo.
 La parte haciendo la
promesa es el hacedor.
 La parte al que el
pago se hace el payee.
NOTES RECEIVABLE
 Cuando la vida de la nota se expresa
en terminos de meses, la fecha de
vencimiento se encuentra contando
los meses desde la fecha de emisión
Ejemplo: La fecha de
madurez de una nota
de 3 meses fechada
May 31 a Agosto 31.
STUDY OBJECTIVE 5
................................
5 Compute the maturity date of
and interest on notes receivable.
ILLUSTRATION 9-11
DETERMINING THE MATURITY
DATE
 Cuando la vida de la nota se expresa en
terminos de dias, necesitas contar el numero
de dias.
 Al contar, la fecha de emision se omite pero la
fecha de vencimiento se incluye.
 Ejemplo: La fecha de madurez de una nota
de 60-dias fechada en Julio 17 es:
Termino de nota
Julio 31 – 17
Agosto
Fecha de madurez
Septiembre
60
14
31
45
15
ILLUSTRATION 9-13
FORMULA FOR
COMPUTING INTEREST
The basic formula for computing
interest on an interest-bearing note is:
Face Value
of Note
X
Annual
Interest
Rate
X
Time
in Terms of
One Year
=
Interest
The interest rate specified on the note is
an annual rate of interest.
ILLUSTRATION 9-14
COMPUTATION OF INTEREST
T erm s o f N o te
$ 730, 18% , 120 d ays
$1,000, 15% , 6 m o n th s
$2,000, 12% , 1 year
In terest C o m p u tatio n
Face
X
R ate
X
T ime
$ 730
$1,000
$2,000
X
X
X
18%
15%
12%
X
X
X
120/360
6/12
1/1
=
=
=
=
Interest
$ 43.80
$ 75.00
$240.00
Helpful hint: The interest rate specified is the annual rate.
STUDY OBJECTIVE 6
................................
6 Explain how notes receivable
are recognized in the accounts.
RECOGNIZING NOTES
RECEIVABLE
General Journal
Date
May 1
Account Titles
Notes Receivable
Accounts Receivable – Brent Company
Debit
Credit
1,000
Wilma Company receives a $1,000, 2-month, 12% promissory
note from Brent Company to settle an open account.
1,000
STUDY OBJECTIVE 7
................................
7 Describe how notes receivable
are valued.
VALUING NOTES
RECEIVABLE
 Como las cuentas por cobrar, las notas
a corto plazo son reportadas a su valor
en efectivo cash (net) realizable value.
 The notes receivable
allowance account is
Allowance for
Doubtful Accounts.
STUDY OBJECTIVE 8
................................
8 Describe the entries to record the
disposition of notes receivable.
HONOR OF
NOTES
RECEIVABLE
O ct 1. C ash
N o te s R e c e iva b le
In te re s t R e ve n u e
(T o re c o rd c o lle c tio n o f H ig le y
In c . n o te )
10,300
10,000
300
 A note is honored when it is paid in full at its maturity date.
 For an interest-bearing note, the amount due at maturity is
the face value of the note plus interest for the length of time
specified on the note.
 Betty Co. lends Wayne Higley Inc. $10,000 on June 1,
accepting a 4-month, 9% interest-bearing note.
 Betty collects the maturity value of the note from Higley
on October 1.
HONOR OF
NOTES
RECEIVABLE
Sept 30.
In te re s t R e c e iva b le
In te re s t R e ve n u e
(T o a c c ru e 4 m o n th s ’ in te re s t)
300
300
If Betty Co. prepares prepares financial statements
as of September 30, interest for 4 months, or $300,
would be accrued.
HONOR OF
NOTES
RECEIVABLE
Oct. 1
Cash
10 300
Notes Receivable
Interest Receivable
(To record collection of note at
maturity)
When interest has been accrued, it is
necessary to credit Interest Receivable
at maturity.
10,000
300
DISHONOR OF
NOTES RECEIVABLE
General Journal
Date
Oct. 1
Account Titles
Accounts Receivable
Notes Receivable
Interest Revenue
Debit
Credit
10,300
10,000
300
 A dishonored note is a note that is not paid in full
at maturity.
 A dishonored note receivable is no longer
negotiable.
 Since the payee still has a claim against the maker
of the note, the balance in Notes Receivable is
usually transferred to Accounts Receivable.
STUDY OBJECTIVE 9
................................
9 Explain the statement presentation
and analysis of receivables.
BALANCE SHEET PRESENTATION OF
RECEIVABLES
En el balance sheet, los cobros a corto
plazo son reportadas en la seccion de
activos corrientes debajo de las
inversiones a corto plazo
Se reportan ambos la cantidad bruta
de los “por cobrar” y la cuenta de
reserva para cuentas dudosas
ILLUSTRATION 9-15
ACCOUNTS RECEIVABLE TURNOVER
RATIO AND COMPUTATION
 Coeficientes financieros son computados para evaluar
la liquidez de las cuentas por cobrar de la compania.
 La rotacion de las cuentas por cobrar es usada para
verificar la liquidez de los “por cobrar” .
 Si Kellogg tiene ventas netas a credito por $1,319.8
milliones para el año y el balance inicial de cuentas por
cobrar es de $21.1 milliones, su rotacion de cuentas por
cobrar se computa de la siguiente manera
Net Credit
Sales

$1,319.8
/
Average Net
Receivables
=
/ ( $21.1 + $17.8)/2 =
Accounts
Receivable
Turnover
68 times
ILLUSTRATION 9-16
AVERAGE COLLECTION PERIOD FOR
RECEIVABLES FORMULA AND
COMPUTATION
 El periodo promedio de cobro en dias es una variante
en el coeficiente de rotacion hace que la liquidez se
haga mas evidente.
 Esto es hecho al dividir el coeficente de trotacion en
365 dias. La regla general es que el periodo de cobro
no debe exceder el periodo de credito
 Kellogg’s turnover ratio is computed as:
Days in
Year
365 days
Accounts
Receivable
Turnover
/
/
68 times
=
Average
Collection
Period in Days
= 5.4 days
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Cuentas por Cobrar Capitulo 9